4.3. Einfache oder mehrteiligen Buchungen

Jede Buchung in GnuCash hat zumindet zwei Teilbuchungen, aber eine Buchung kann mehr als zwei Teilbuchungen haben. Eine Buchung mit nur zwei Teilbuchungen wird eine einfache Buchung genannt, weil nur das laufende Konto und ein einzelnes entferntes Konto beteiligt ist. Eine Buchung mit drei oder mehr Konten wird eine mehrteilige Buchung genannt.

In der einfachen Ansicht sehen Sie eine Zusammenfassung der Teilbuchungen bezogen auf das laufende Konto. für einfache Buchungen zeigt die Spalte Buchen das andere Konto, von dem das Geld überwiesen wird. Für eine Teilbuchung zeigt die Spalte Buchung –– Mehrteilige Buchung ––. Sie können die einzelnen Teilbuchung jeder Buchung sehen, indem Sie das Teilbuchungen-Symbol in der Werkzeugleiste anklicken, während Sie die Buchung ausgewählt haben.

Bei Teilbuchungen ist die erste Zeile einer Buchung die Buchungszeile. Sie enthält das Datum, optional die Nr. (wie die Überweisungsnummer), Buchungs-Beschreibung, Gesamtbetrag für das laufende Konto(Gesamt Soll oder Gesamt Aufwand hier), und den aktuellen Konten-Saldo nach der aktuellen Buchung. Beachten Sie, dass in der erweiterten Ansicht der Spaltenkopf der Buchungsspalte verschwindet und es gibt keinen Kontennamen in diesem Feld. Diese Zeile zeigt Ihnen nur eine Zusammenfassung der Auswirkung der Buchung auf dem laufenden Konto. Für mehr Informationen können Sie in die einzelnen Teilbuchungen schauen, die die mehrteilige Buchung ausmachen.

Anmerkung

Anmerkung: Ein Kontenblatt zeigt eine Buchung an, wenn eine Teilbuchung dieser Buchung diesem Konto zugeordnet ist. Wenn eine gegebene Buchung mehr als eine (Teil-)Buchung hat, die einem einzelnen Konto zugeordnet ist, dann wird diese Buchung in der Buchungsansicht einmal für jede Teilbuchung erscheinen, die diesem Konto zugeordnet ist. Im Bucungsjournal wird eine solche Buchung nur einmal angezeigt.

Die eingerückten Zeilen unter der Buchungszeile sind die Teilbuchungszielen. Sie sind grauen Zeilen unterteilt. Wenn Sie eine der Teilbuchungszeilen hervorheben, wechseln die Spaltenköpfe, um die teilbuchungsrelevanten Felder zu benennen:

Wie sich Spaltenüberschriften für Teilbuchungen ändern

Dieses Bild zeigt, wie sich Spaltenüberschriften für Teilbuchungen ändern.

Jeder Teilbuchungen enthält ein optionales Feld Aktion oder Art der Teilbuchung, welches Sie entweder durch eintippen, oder durch Auswahl in einer Auswahlliste eingeben können. Weiterhin enthält er ein optionales Feld Buchungstext, welches die Teilbuchung beschreibt. Jede Teilbuchung beeinflusst ein Konto, welches aus einer mit Ihren Kontenbezeichnungen gefüllten Auswahlliste gewählt werden kann. Das Feld J zeigt an, ob eine Teilbuchung schon abgeglichen wurde. Die letzten zwei Spalten zeigen den Betrag des Teilbuchung, und ob das Geld auf das Konto (Soll), oder von dem Konto (Haben) transferiert wurde.

Wie schon in Kapitel Abschnitt 2.1, „Grundlagen der Buchführung“ besprochen, muss für jede Buchung die Gesamt-Zunahme (Beträge in der linken Spalte oder das Soll) gleich der Gesamt-Abnahme (Beträge in der rechten Spalte oder Haben) sein. Im oben oben gezeigten Beispiel ist die Gesamt-Zunahme gleich der Gesamt-Abnahme, die Buchung ist also ausgeglichen. Wie Sie feststellen können, ist der Geldbetrag in der Buchungszeile derselbe wie unter Teilbuchung Girokonto. Warum wird dieser zweimal gezeigt? Weil die Buchungszeile lediglich eine Zusammenfassung des Effekts der Buchung auf das zur Zeit angezeigte Konto darstellt. Die Buchungszeile derselben Buchung in der Buchungsansicht eines anderen Kontos würde den Effekt der Buchung auf das jeweilige Konto anzeigen. Sie können das sehen, indem Sie einen anderen Teilbuchung markieren und auf den Knopf Gegenbuchung in der Werkzeugleiste klicken.

Wenn Sie in diesem Beispiel zur Gegenbuchung im Konto Ertrag:Gehalt gehen, zeigt Ihnen GnuCash dieselbe Buchung in der Buchungsansicht des Kontos Ertrag:Gehalt:

Die Gegenbuchung im Ertrag:Gehalt Konto

Dieses Bild zeigt Ihnen das Konto Ertrag:Gehalt.

Beachten Sie, dass die Buchungszeile jetzt die Zusammenfassung der Auswirkungen auf das Konto Ertrag:Gehalt und nicht mehr auf das Konto Aktiva:Girokonto darstellt, da Sie jetzt die Buchungsansicht des Kontos Ertrag:Gehalt betrachten. Die Teilbuchungen sind dieselben, aber die Buchungszeile stellt jetzt den Einfluss auf das Konto Ertrag:Gehalt dar.

4.3.1. Einfache Buchung

Für unser Beispiel benutzen wir den Kontenrahmen, den wir in dem vorherigen Kapitel erstellt haben (test.gnucash). Mit einem Doppelklick auf das Konto Girokonto öffnen Sie die Buchungsansicht. Jetzt wollen wir eine einfache Buchung auf dem Girokonto eingeben. Normalerweise geben sie einem Konto bei der Einrichtung in GnuCash einen Anfangskontostand.

In der ersten Buchungszeile geben Sie bitte das Datum der Buchung ein (zum Beispiel den 01.03.2015), eine Beschreibung (zum Beispiel Anfangskontostand). Ein Klick auf Buchen öffnet ein Pop-Up Menü in dem sie jetzt Eigenkapital:Anfangsbestand auswählen. Geben Sie eine Einzahlung von 1000 € ein, und drücken Sie die Enter Taste. Die Buchungsansicht sollte jetzt folgendermaßen aussehen:

Buchungsansicht - Girokonto

Die Abbildung zeigt die Buchungsansicht des Kontos Aktiva:Girokonto - nach Eingabe eines Anfangskontostandes.

Die Eingabe eines Anfangskontostandes ist ein Beispiel für eine einfache Buchung zwischen zwei Konten. In unserem Beispiel beeinflusst sie die Konten Aktiva:Girokonto und Eigenkapital:Anfangsbestand.

Als weiteres Beispiel für eine Buchung zwischen zwei Konten wollen wir jetzt eine Buchung eingeben, die einen Lebensmitteleinkauf von 45,21 € beschreibt. Der Betrag wurde Bar bezahlt, deshalb geben wir diese Buchung in der Buchungsansicht des Kontos Aktiva:Bargeld ein. Wählen Sie bei dieser Buchung im Feld Buchen den Eintrag Aufwand:Lebensmittel. Die Buchungsansicht sollte jetzt folgendermaßen aussehen:

Buchungsansicht - Girokonto

Die Abbildung zeigt die Buchungsansicht des Kontos Aktiva:Bargeld - nach Eingabe einer Buchung für Lebensmittel.

4.3.2. Mehrteilige Buchung

Die Notwendigkeit für drei oder mehr Teilbuchungen in einer Buchung ergibt sich, wenn Sie bei einer Buchung entweder mehrere Von- oder mehrere Nach- Konten angeben wollen. Ein klassisches Beispiel dafür ist eine Gehaltsbuchung. Das Geldbetrag, welchen Sie ausgezahlt bekommen, ist normalerweise geringer als Ihr Bruttoverdienst. Der Unterschied kommt durch Lohnabzüge wie Steuern, Rentenversicherung, Krankenkasse etc. zustande. Die einfache Buchung Ihres Gehaltes beeinflusst deshalb neben Aktiva:Girokonto und Ertrag:Gehalt auch andere Konten.

Um die Gehaltszahlung in der Buchungsansicht des Kontos Aktiva:Girokonto einzugeben klicken Sie auf eine neue Buchungszeile und klicken dann auf Vollständig. Geben Sie jetzt in der ersten Zeile die Beschreibung der Buchung ein (zum Beispiel Employers ALDI). In die darunterliegenden Zeilen geben Sie nacheinander die verschiedenen Teilbuchungen ein, aus denen die Buchung besteht. Wählen Sie zuerst das Konto, und geben danach den auf dieses Konto zu transferierenden Betrag ein. Dann klicken Sie auf die nächste Zeile und wiederholen den Vorgang. Beachten Sie , dass sich in der Aktivakontoansicht, der Betrag in der linken Spalte das Saldo erhöht und der Betrag in der rechten Spalte das Saldo erniedrigt (mehr finden Sie unter Abschnitt 2.2.3, „Buchungen“). Nach Tab oder durch klicken kommen Sie in die nächste Zeile der Teilbuchungen und wiederholen den Prozess. Beachten Sie, dass wenn Sie die Tastatur zur Navigation durch die Buchungen benutzen, nutzen Sie Tab , um sich von einem Feld zum anderen zu bewegen, wie die Nutzung der Enter-Taste die Buchungen bestätigt und Teilbuchungen auf das Ausgleichskonto erzeugt.

Anmerkung

Wenn Sie eine Buchung in GnuCash erzeugen, können die Teilbuchungen in beliebiger Reihenfolge eingegeben werden. Jedoch wenn die Buchung beendet wird (entweder durch Verlassen der Buchung oder durch Drücken der Enter Taste), machen alle Soll-Teilbuchungen einen Sprung vor die Haben-Teilbuchungen.

In diesem Beispiel wählen Sie als Konto für die Einzahlungen das Konto (Aktiva:Girokonto) und geben dann unter Einzahlung (Soll) den eingezahlten Geldbetrag an (zum Beispiel 670 €). Nachfolgend geben sie die Beträge für die verschiedenen Abgaben ein: Konto Aufwendungen:Steuern:Einkommensteuer 180 €; Konto Aufwendungen:Steuern:Krankenversicherung 90 €; und Konto Aufwendungen:Steuern:Rentenversicherung 60 €. Zum Schluss geben Sie den Bruttobetrag ihres Gehalts (1000 € in diesem Beispiel) als Abhebung (Haben) von ihrem Konto Ertrag:Gehalt ein.

Die komplette mehrteilige Buchung sollte jetzt folgendermaßen aussehen Abbildung 4.1, „Eingabe einer mehrteiligen Buchung“. Vergessen Sie nicht, nach Eingabe der Teilbuchungen, die Buchung durch Druck der Taste Enter abzuschließen. Die Ansicht der Buchung wechselt durch Druck auf die Taste Enter wieder auf die einzeilige Darstellung. Die Einträge der Teilbuchungen sind noch vorhanden, und können durch klicken auf Vollständig wieder angezeigt werden. Siehe auch Abschnitt 4.2.1, „Funktionen der Buchungsansicht“ für weitere Einzelheiten.

Abbildung 4.1. Eingabe einer mehrteiligen Buchung

Buchungsansicht - mehrteilige Buchung