2.5. Conservare i propri dati finanziari

GnuCash è in grado di conservare i propri dati finanziari in file o in database SQL in modo che possano essere aperti e modificati in tempi successivi. Prima di tutto è però necessario creare un «contenitore» per i propri dati.

2.5.1. Creare un file

Per creare un nuovo file di GnuCash procedere nel seguente modo:

  1. Dalla barra del menu di GnuCash, selezionare FileNuovo File. L’assistente per la Creazione di una nuova struttura dei conti verrà avviato.

    Nota

    If you are running GnuCash for the first time, you will be presented with the Welcome to GnuCash! screen. This screen is described in detail in the GnuCash manual.

  2. Impostare le proprie preferenze nell’assistente spostandosi tra le schermate con i pulsanti Avanti, Annulla e Indietro.

2.5.2. Salvare i dati

Seguire i passi seguenti per salvare il file con un nome preferito:

  1. Selezionare FileSalva come... dalla barra del menu oppure premere il pulsante Salva sulla barra degli strumenti. GnuCash presenterà la finestra di salvataggio.

  2. Selezionare il Formato dati del file che si sta per salvare dalla lista a comparsa. La selezione predefinita è il formato XML ma se è stato impostato un backend per un database è possibile selezionare quest’ultimo formato

    A seconda del Formato dati selezionato, la finestra può cambiare come descritto nel seguito.

    • Se è stato selezionato XML o sqlite3 verrà mostrata una finestra questa come questa:

      Figura 2.2. Schermata di salvataggio quando è stato selezionato il formato XML o sqlite3

      La schermata per il salvataggio

      Questa immagine mostra la schermata di salvataggio quando il Formato dati selezionato è XML o sqlite3.


      Digitare nel campo del Nome il nome da assegnare al file. Non è necessario specificare un’estensione quando si scrive il nome del file; GnuCash aggiungerà automaticamente l’estensione .gnucash al file.

      Nota

      L’estensione .gnucash è stata introdotta a partire dalla serie 2.3 di GnuCash. per i file già esistenti, l’estensione non verrà cambiata. Quindi se viene aperto un file esistente denominato ilmiovecchiofile, questo nome non cambierà se il file viene salvato. Usare il comando Salva come... e dare al file un nuovo nome per salvarlo con l’estensione .gnucash.

      Selezionare il percorso in cui salvare il file sfogliando la struttura delle cartelle nel riquadro inferiore.

      Suggerimento

      Premere il pulsante Crea Cartellai per caricare una nuova cartella con un nome personalizzato nel percorso selezionato

    • Se è stato selezionato il Formato dati mysql o postgres. verrà mostrata una schermata come questa:

      Figura 2.3. Schermata di salvataggio quando è selezionao mysql o postgres.

      La schermata per il salvataggio

      Questa immagine mostra la schermata di salvataggio quando il Formato dati selezionato è mysql o postgres.


      Inserire in questa finestra le informazioni di Connessione al database: Host, Database, Nome utente e Password.

      Avvertimento

      Salvare in formato mysql o postgres richiede i relativi permessi nel database; cioè occorre avere i permessi per creare un nuovo database con il nome fornito, oppure si deve avere il permesso di accesso in scrittura a un database esistente con il nome fornito.

  3. Fare clic sul pulsante Salva per salvare il file.

Se si sta tenendo traccia delle finanze di una singola famiglia, sarà sufficiente un unico file. Se, invece, si sta tenendo traccia anche della propria attività o se si desidera tenere dei dati separati per qualsiasi ragione, allora sarà necessario creare più file.

Prima di terminare ogni sessione di GnuCash, assicurarsi di aver salvato le modifiche effettuate utilizzando la voce del menu FileSalva o il pulsante Salva sulla barra degli strumenti.

Nota

Salvare frequentemente i propri dati finanziari è molto importante per evitare di perderli per una qualsiasi ragione e per questo GnuCash è in grado di salvare automaticamente il file aperto a intervalli regolari di tempo. L’ampiezza di questo intervallo può essere impostata nella scheda Generali raggiungibile tramite il menu ModificaPreferenze (GnuCashPreferenze su Mac OS X). Questa opzione ha rilevanza esclusivamente se si salva nel formato XML. Se si sta lavorando con un database, il pulsante Salva e la voce di menu Salva saranno disabilitati dato che le modifiche vengono immediatamente applicate al database.

2.5.3. Aprire i dati

Per aprire un file o un database esistenti, selezionare FileApri dal menu. Nella finestra che si aprirà, selezionare il Formato dati. Se è stata selezionata l’opzione File, scegliere il file da aprire sfogliando le cartelle nel riquadro inferiore. Diversamente, inserire le informazioni di Connessione al database richieste.

Suggerimento

GnuCash conserva un elenco dei file aperti di ricente. Aprire il menu File per vedere l’elenco dei file aperti recentemente. Fare clic sul nome del file che si vuole aprire per caricarlo in GnuCash.

2.5.4. Duplicare una struttura dei conti

In some cases, it might be useful to duplicate the structure of an existing data file in a new file. For example, you might want to try out new accounting techniques without corrupting your actual accounting data, or you might need to follow accounting guidelines that require you to close your books at the end of the year and begin each year with a fresh set of books.

GnuCash allows you to create an empty copy of your Chart of Accounts simply by selecting FileExportExport Accounts. When you select this command, you are asked to provide the name for the new empty file, and GnuCash creates a new data file that contains only your account hierarchy (that is, there is no transaction data). Once saved, the new file can be opened like any other GnuCash data file as described above.