4.4. Riconciliazione

Once transactions have been entered into GnuCash, it is important to verify that they agree with the records of your financial institution. This verification process is known as reconciliation, and it is key to determine whether your records are accurate. Most commonly, you will check transactions against bank statements, although you can use this process to verify any transaction.

GnuCash keeps track of the reconciliation status of each transaction. The reconciliation status of a transaction is shown by the reconciliation R field in a register: y indicates that a transaction has been reconciled, n indicates that it has not, and c indicates that it has been cleared, but not reconciled. A split marked cleared signifies that you got some kind of confirmation that the institution accepted the order (e.g. you have the restaurant's receipt for your credit card purchase). You can toggle the reconciliation status between n and c by clicking in the R field; you can set it to y by using Sezione 4.4.1, «Finestre di riconciliazione».

At the bottom of the account window, there are (among others) two running balances (the cleared and reconciled balance), and the total balance. The former balances should correspond to how much money the bank thinks you have in your account, while the latter includes outstanding transactions.

For example, when you write a check for something, you should enter the transaction into GnuCash. The reconciliation R field of the transaction will initially contain n (new). Your new entry will contribute to the total balance, but not to the cleared and reconciled balance. Later, if you got some confirmation that the check has been cashed, you might click on the transaction’s R field to change it to c (cleared). When you do this, the cleared balance will change to include this amount. When the bank statement arrives, you can then compare it to what you’ve recorded in GnuCash by opening the reconciliation window. There, you will be able to change the R field to y (reconciled).

Nota

You cannot reconcile directly in a register window by clicking in the R field. You must use the reconciliation window. Once a transaction has been marked reconciled, it can no longer be easily changed without breaking the Starting Balance of the next reconciliation.

Avvertimento

It is important to understand that reconciliation is done for a given date, and when you reconcile an account based on a statement from a given date, you are reconciling all transactions prior to that date. Therefore, if you add or modify transactions that predate your last reconciliation, your reconciled balances will be thrown off.

4.4.1. Finestre di riconciliazione

Le finestre di riconciliazione sono utilizzate per riconciliare un conto di GnuCash con l’estratto conto che la banca o un’altra istituzione ha inviato. La riconciliazione è utile non solo per controllare le proprie registrazioni nei confronti di quelle della banca, ma anche per avere un controllo sulle transazioni in sospeso come, per esempio, gli assegni non incassati.

Per aprire le finestre di riconciliazione, selezionare un conto dalla struttura dei conti e dirigersi in OperazioniRiconcilia. Apparirà una finestra in cui sarà possibile immettere le informazioni di riconciliazione.

Finestra di riconciliazione

La finestra iniziale di riconciliazione.

Nella finestra iniziale di riconciliazione, devono essere inserite alcune informazioni di riconciliazione

Data dell’estratto conto

La la data di emissione dell’estratto conto con cui verrà riconciliato il conto.

Suggerimento

Fare clic sulla freccia alla destra di questo campo per aprire un calendario

Saldo iniziale

Questa voce non è modificabile e visualizza il saldo della precedente riconciliazione. Dovrebbe corrispondere al saldo iniziale presente sull’estratto conto.

Avvertimento

Potrebbe capitare che il saldo iniziale in GnuCash non equivalga a quello presente sull’estratto conto. Ciò può accadere quando si riconcilia un conto per la prima volta o quando una transazione riconciliata in precedenza sia eliminata o la sua riconciliazione venga annullata.

Nota

Quando si riconcilia un conto per la prima volta, il saldo iniziale sarò pari a 0.00, e quindi probabilmente diverso dal bilancio di apertura del proprio conto. Quando il conto verrà riconciliato, il bilancio di apertura del conto verrà incluso nella riconciliazione, e il risultato finale dovrebbe essere in bilancio.

Suggerimento

Nel caso in cui venga de-reconciliata una transazione riconciliata in precedenza, è possibile riconciliarla con le transazioni presenti nell’ultimo estratto conto. Il risultato dovrebbe essere in bilancio.

Nel caso in cui una transazione già riconciliata venga eliminata, è più complesso; se non è possibile risalire alla transazione eliminata e ripristinarla nel registro, sarà necessario creare una transazione fittizia di pari importo per completare la riconciliazione.

Attenzione

While the latter case does not matter for your private accounting, you should have a really good explanation for your auditors, if you are the accountant of a club or a company.

Saldo finale

In questo campo dovrebbe essere inserito il saldo di chiusura così come appare nell’estratto conto.

Nota

GnuCash completa automaticamente questo campo con il saldo Attuale così come mostrato nella parte inferiore del registro del conto.

Includi i sottoconti

Check this option if you want to include in the reconciliation the transactions that belongs to the sub-accounts of the currently selected account. Note that all sub-accounts must be in the same commodity as the parent for the option to be enabled.

Immissione pagamento interessi

Premendo questo pulsante verrà aperta una finestra che permette di inserire una transazione per gli interessi nel conto che sta per essere riconciliato.

Suggerimento

The Interest Payment window might be opened automatically when you start a reconciliation for an account of the type Bank, Credit, Mutual, Asset, Receivable, Payable, and Liability. If you want to disable this behavior for any of the previous accounts, go to the Register tab of the GnuCash Preferences and uncheck the Automatic interest transfer option. Alternatively, to disable this behavior only for the selected account, press the No Auto Interest Payments for this Account button in the Interest Payment window.

Premere poi il pulsante Ok e verrà visualizzata la lista delle transazioni nella finestra di riconciliazione:

Finestra di riconciliazione

La lista delle transazioni nella finestra di riconciliazione.

I due riquadri chiamati Fondi in ingresso e Fondi in uscita elencano tutte le transazioni non riconciliate. La colonna R mostra se le transazioni sono state riconciliate.

Si esamini ora ogni voce dell’estratto conto e si ricerchi l’elemento corrispondente nella finestra di riconciliazione.

Se non si è in grado di trovarne una, è probabile che ci si sia dimenticati di immetterla oppure non si era al corrente della transazione. È possibile utilizzare il pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti, o la voce di menu TransazioneNuovo, per aprire la finestra del registro e inserire la transazione mancante. La nuova transazione apparirà nella finestra di riconciliazione alla pressione del pulsante Inserisci dopo aver immesso la transazione.

Quando si trova la voce corrispondente nella finestra di riconciliazione, confrontarne l’importo con quello che compare sull’estratto conto. Nel caso fossero diversi, potrebbe essere stato commesso un errore nell’immissione della transazione in GnuCash. È possibile utilizzare il pulsante Modifica nella barra degli strumenti o la voce del menu TransazioneModifica, per aprire la finestra del registro e correggere la transazione.

Se gli importi corrispondono, fare clic sull’elemento nella finestra di Riconciliazione. Apparirà un segno di spunta nella colonna R a fianco della transazione selezionata. GnuCash aggiornerà automaticamente gli importi nel riquadro di ripilogo in basso a destra.

Suggerimento

È possibile utilizzare i tasti delle freccie su/giù per scorrere gli elementi, la barra spaziatrice per marcare l’elemento come riconciliato e il tasto Tab per cambiare riquadro.

Ripetere quindi queste operazioni per ogni voce presente nell’estratto conto della banca, verificando che l’importo corrisponda con quello in GnuCash e marcando le transazioni in GnuCash quando sono riconciliate.

Suggerimento

You can check or uncheck the reconcile status of all transactions in either pane by clicking on a transaction in the required pane then clicking Ctrl-A followed by space. This will toggle the reconcile status of all transactions in the pane to either checked or unchecked state. This procedure can be repeated to achieve the desired status for the transactions in the pane.

In basso nella finestra di riconciliazione viene riportata la Differenza, che dovrebbe visualizzare €0,00 quando la riconciliazione è terminata. Se riporta qualche altro valore, o si è dimenticata una o più transazioni oppure alcuni importi potrebbero essere errati in GnuCash (o, più difficilmente, la banca ha fatto un errore).

Nota

Under some circumstances, it may be difficult or impossible to determine why an account will not reconcile. If you are unable to correct the discrepancy between your books and a statement, GnuCash includes a Balance button on the Toolbar that will automatically create a balancing entry for you in the amount that cannot be reconciled.

To use this, carry out the full reconciliation (marking all transactions that you can identify) and then click this button. GnuCash will create a balancing entry for the remaining discrepancy that uses the Special Accounts:Orphan-XXX account (where "XXX" represents your currency). The Reconcile window will close; re-opening it will allow you to check the newly-created balancing entry and finish the process.

When you have marked off all the items on the bank statement and the difference is 0.00, press the Finish button on the Toolbar or select ReconcileFinish from the menu. The Reconcile window will close. In the register window, the R field of the reconciled transactions will change to y.

In questo caso, non sono state ancora ricevute tutte le informazioni, così è stato premuto il pulsante Posticipa, in modo da poter proseguire in un secondo momento. Si osservi che la colonna R indica che sono state liquidate (l) due transazioni. Non sono state ancora riconciliate, ma si è verificata la loro riscossione e quindi sono state marcate come liquidate. Osservando la barra di stato in fondo al registro del conto, si noterà un sommario di ciò che è stato riconciliato e di ciò che è stato liquidato (Liquidato:€ 954.79; Riconciliato:€ 0.00)

Conto corrente

Il conto corrente dopo aver posticipato la riconciliazione.