2.5. Armazenar os seus dados financeiros

O GnuCash é capaz de armazenar os seus dados financeiros em ficheiros ou bases de dados SQL para que possam ser abertos e modificados posteriormente. Mas primeiro tem de criar um contentor para os seus dados.

2.5.1. Criar um ficheiro

Para criar um novo ficheiro do GnuCash faça o seguinte:

  1. Na barra de menu do GnuCash, escolha FicheiroNovo ficheiro. Inicia-se o assistente Nova hierarquia de contas.

    Nota

    Se está a executar o GnuCash pela primeira vez, verá o diálogo Boas vindas ao GnuCash!. Este diálogo é descrito em detalhe no manual do GnuCash.

  2. Configure as suas preferências no assistente e mova-se entre os ecrãs com os botões Avançar, Cancelar e Recuar.

2.5.2. Gravar dados

Siga estes passos para gravar o ficheiro com o seu nome preferido:

  1. Escolha FicheiroGravar como... na barra de menus ou clique no botão Gravar na barra de ferramentas. O GnuCash abre o diálogo de gravação.

  2. Selecione o formato dos dados do ficheiro que está a gravar na lista pendente. A seleção predefinida é XML, mas se tiver um motor de base de dados configurado, pode mudar para esse formato.

    Dependendo do formato de dados selecionado, a janela pode mudar, como descrito a seguir.

    • Se selecionou XML ou sqlite3 verá um ecrã como este:

      Figura 2.2. Ecrã de gravação quando seleciona XML ou sqlite3.

      O ecrã de gravação

      Esta imagem mostra o ecrã Gravar como... quando o formato dos dados é XML ou sqlite3.


      Digite o nome escolhido no campo Nome. Não é necessário especificar uma extensão.O GnuCash adiciona a extensão .gnucash automaticamente ao ficheiro.

      Nota

      A extensão .gnucash foi introduzida na série 2.3 do GnuCash. Para ficheiros já existentes,a extensão nunca será alterada. Assim, se abrir um ficheiro chamado MeuFichAntigo, esse nome não é alterado quando gravar o ficheiro. Pode usar o comando Gravar como... e dar um novo nome ao ficheiro para o ter gravado com a extensão .gnucash.

      Selecione o caminho onde o ficheiro será gravado navegando na árvore nos três painéis inferiores.

      Dica

      Clique em Criar pasta para criar uma nova pasta com um nome personalizado no caminho escolhido.

    • Se selecionou mysql ou postgres para formato de dados verá um ecrã como este:

      Figura 2.3. Ecrã de gravação quando seleciona mysql ou postgres.

      O ecrã de gravação

      Esta imagem mostra o ecrã Gravar como... quando o formato dos dados é mysql ou postgres.


      Insira nesta janela a informação de ligação à base de dados: Máquina, Base de dados, Utilizador e Senha.

      Atenção

      Gravar como mysql ou postgres requer as permissões adequadas para a base de dados, ou seja, tem de ter permissão para criar uma nova base de dados com o nome indicado, ou tem de ter permissão de escrita numa base de dados existente com o nome indicado.

  3. Clique em Gravar como para gravar o ficheiro.

Se está a controlar as finanças de uma única família, só precisa de um ficheiro. Mas se também controla as finanças da empresa, ou quer manter dados separados por alguma razão, precisará de mais de um ficheiro.

Antes de terminar uma sessão do GnuCash, certifique-se que grava as alterações, usando FicheiroGravar ou o botão Gravar na barra de ferramentas.

Nota

Dado que é muito importante gravar frequentemente os seus dados para não os perder por qualquer motivo, o GnuCash pode gravar automaticamente o ficheiro aberto em determinados períodos de tempo. Este intervalo pode ser definido no separador Geral indo a EditarPreferências (GnuCashPreferências em Mac OS X). Lembre-se que esta opção só é relevante se estiver a gravar em formato XML. Se trabalha com uma base de dados, o botão Gravar e o item de menu Gravar estarão em cinzento, dado que as alterações são imediatamente gravadas.

2.5.3. Abrir dados

Para abrir um ficheiro ou base de dados existente, selecione FicheiroAbrir na barra de menus. Na janela que surge, selecione o formato de dados. Se selecionou Ficheiro escolha o ficheiro que quer abrir, navegando pelas pastas nos painéis inferiores. Senão, insira a necessária informação para ligação à base de dados.

Dica

O GnuCash mantém uma lista de ficheiros recentemente abertos. Abra o menu Ficheiro e verá essa lista, em baixo. Clique no nome desejado para o abrir.

2.5.4. Duplicar a hierarquia de contas

Nalguns casos, poderá ser útil duplicar a estrutura de um ficheiro de dados existente. Por exemplo, pode querer experimentar uma nova técnica de contabilização sem corromper o ficheiro atual, ou pode precisar de começar o ano com um novo conjunto de livros.

O GnuCash permite criar uma cópia vazia do plano de contas simplesmente selecionando FicheiroExportarExportar contas. Quando seleciona este comando, é-lhe pedido que forneça um nome para o novo ficheiro vazio e o GnuCash cria um novo ficheiro de dados contendo só a árvore de contas (ou seja, não há dados de transações). Uma vez gravado, o novo ficheiro pode ser aberto tal como qualquer outro ficheiro de dados do GnuCash.