Guida ai concetti e manuale di GnuCash

Indice

About the Author

I. Come Iniziare

1. In generale

Introduzione

Caratteristiche

Facile da usare

Registrare gli investimenti

Supporto internazionale

Supporto all’impresa

Caratteristiche di contabilità

Informazioni su questo documento

Getting More Help

Online Help

GnuCash Wiki

GnuCash On-line Assistance

Installazione

2. Le basi

Concetti di contabilità

I 5 conti di base

L’Equazione fondamentale della contabilità

Partita doppia

Concetti sull’immissione dei dati

File

Conti

Transazioni

Interfaccia

Suggerimento del giorno

Finestra della struttura ad albero del conto

Finestra del registro contabile

Pulsanti della barra degli strumenti

Tab Bar

Voci del menu

Scorciatoie per i menu

Ricevere aiuto

Manuale di aiuto

Accesso Web

Ricercare un argomento

Conservare i propri dati finanziari

Creare un file

Salvare i dati

Aprire i dati

Duplicare una struttura dei conti

Creare copie di sicurezza e recuperare i dati

File di backup (.gnucash)

File di log (.log)

File di blocco (.LNK e .LCK)

Gestire i file

Migrare i dati di GnuCash

Migrare i dati finanziari

Migrare le preferenze

In pratica

3. Conti

Concetti basilari di contabilità

Conti di bilancio

Conti per entrate e uscite

Conti di GnuCash

Conti di bilancio

Conti per entrate e uscite

Other Account Types

In pratica

Esempio semplice

I conti base di livello principale

Creare i sottoconti

4. Transazioni

Concetti base

Il registro contabile

Caratteristiche del registro del conto

Scegliere uno stile per il registro

Utilizzare le scorciatoie per l’immissione dei dati

Simple vs. Split Transactions

Simple Transaction Example

Split Transaction Example

Riconciliazione

Finestre di riconciliazione

Transazioni pianificate

Creazione dal libro mastro

Creazione dalla finestra dell’Editor transazioni pianificate

In pratica

Aprire un file di GnuCash

Bilanci d’apertura

Esempi di altre transazioni

Salvare il file

Resoconti

II. Managing Personal Finances

5. Libretto degli assegni

Configurare i conti

Immettere i depositi

Immettere i prelievi

ATM: prelievo di contanti

Riconciliare i conti

In pratica

Bilanci d’apertura

Aggiungere alcune transazioni

Bilanci d’apertura

Salvare il file

Resoconti

6. Expense Accounts

Concetti

Impostare i conti

Simple Expense Account Setup

Complex Expense Account Setup

Entering Expense Transactions

Other Considerations for Expense Accounts

7. Carte di credito

Concetti

Impostare i conti

Schema semplice

Schema completo

Immettere le spese

Immettere gli addebiti

In pratica

Aprire un file di GnuCash

Acquisti

Rimborso

Interessi

Riconciliazione

Pagamento

Salvare il file

Resoconti

8. Prestiti

Concetti base

Terminologia

Impostare i conti

Calcoli

Esempio: rate mensili

Esempio: durata del prestito

Avanzato: dettagli sui calcoli

Mutuo per la casa (come fare)

Prestito personale a un amico (come fare)

Caratteristiche del prestito

Conti per il prestito

Prestare il denaro

Ricevere il primo pagamento

Ricevere il secondo pagamento

Prestito per l’auto (come fare)

Riconciliazione con il resoconto del prestito (come fare)

Vendere una casa o un’auto (come fare)

Transazione semplice

Una transazione più complessa

9. Investimenti

Concetti base

Terminologia

Tipologie di investimento

Impostare i conti

Uso dei conti predefiniti per gli investimenti

Creazione manuale dei conti per gli investimenti

Esempio di conti personalizzati

Conti che maturano interessi

Impostare i conti

Esempio

Impostare il portafoglio dell’investimento

Impostare i conti per le azioni e per i fondi comuni

Esempio di conto per le azioni

Acquistare le quote

Immettere delle quote preesistenti

Acquistare nuove quote

Impostare il prezzo delle quote

Impostare per la prima volta l’editor dei prezzi

Impostazione manuale del prezzo delle azioni

Configurazione per la ricezione automatica delle quotazioni

Mostrare i valori delle quotazioni

Selezionare la «fonte del prezzo» nei resoconti del valore delle azioni

Vendere le azioni

Esempio - Vendita delle azioni in guadagno

Esempio - Vendere le azioni in perdita

Automatic Calculation of Capital Gain or Loss Using Lots

Dividendi

Dividendi liquidi

Dividendi reinvestiti

Return of Capital

Frazionamenti e fusioni

Frazionamento azionario semplice

Fusione azionaria moderatamente complessa

10. Resoconti

In generale

Saved Reports Configurations Concepts

Standard Reports Overview

Assets & Liabilities Group

Budget Group

Business Group

Income & Expense Group

Sample & Custom Group

Other Reports

11. Guadagni in conto capitale

Concetti base

Stimare il valore

Impostare i conti

Esempio

Guadagni non realizzati

Vendere

Tassazione

12. Valute multiple

Concetti base

Impostare i conti

Valute definite dall’utente

Recording and Updating Currency Exchange Rates

Aggiornare manualmente i tassi di cambio

Aggiornare automaticamente i tassi di cambio

Come disabilitare il recupero della valuta

Recording Purchases in a Foreign Currency

Purchase of an Asset with Foreign Currency

Purchasing Foreign Stocks

Tracking Currency Investments

Purchasing Currency

Vendere un investimento in valuta

Reconciling Statements in a Foreign Currency

III. Managing Business Finances

13. Business Features

Introduction to Business Features

Business Setup

Impostare i conti

Setting up Sales Tax Tables

Enter Company Information

Setting Business Preferences

Setting Billing Terms

Crediti correnti

Componenti del sistema

Cliente

Fattura

Lavori per un cliente

Procedere al pagamento

Cambiare l’aspetto della fattura

Debiti correnti

Componenti del sistema

Venditore

Ricevuta

Lavori per un venditore

Procedere al pagamento

Libro paga

Concetti base

Impostare i conti

Payroll Protocol Sample

Business Payroll Example

14. Bilanci

Concetti base

Terminologia

Creare un bilancio

Scegliere i conti per i quali creare il bilancio

Scegliere il periodo di bilancio

Come Iniziare

Inserire i valori di bilancio

Resoconti del bilancio

Budgeted Income Statement

Budgeted Balance Sheet

15. Altre attività

Concetti generali

Other Assets Described

Attività correnti

Long-term (Fixed) Assets

Attività correnti

Short-term Receivables

Spese rimborsabili

Travel Advances

Prepaid Premiums or Prepaid Rent

Suspense or Wash Accounts

Short or Long-term Assets

Long-term (Fixed) Assets

Terreni

Edifici

Leasehold Improvements

Veicoli o attrezzature

Intangibles

16. Deprezzamento

Concetti base

Finanze personali

Impresa

Stimare il valore

Schemi di svalutazione

Impostare i conti

Esempio

17. Python Bindings

18. Importare i dati dell’impresa

Importare fatture e ricevute

Note per gli autori Python

Una breve descrizione di ogni campo

Importare clienti e venditori

IV. Appendices

GnuCash Glossary

A. Guida alla migrazione

Usare i conti in luogo delle categorie

Organizazzione dei file QIF (Discussione)

Problemi comuni di duplicazione (Discussione)

Controllo dei dati QIF (Discussione)

Convertire i file XML di GnuCash

B. Formati di file ausiliari

File di formato per gli assegni (Check Format File *.chk)

In generale

Esempio di contenuto del file

Descrizione dei campi

Creare dei file di formato per gli assegni

C. Documentazione sulla licenza libera GNU (in inglese)

0. PREAMBLE

1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS

2. VERBATIM COPYING

3. COPYING IN QUANTITY

4. MODIFICATIONS

5. COMBINING DOCUMENTS

6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS

7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS

8. TRANSLATION

9. TERMINATION

10. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE

Addendum

Guida ai concetti e manuale di GnuCash

The GnuCash Documentation Team

Questa guida contiene un esempio pratico di utilizzo di GnuCash e descrive i concetti su cui GnuCash si basa.

Diritto d'autore © 2009-2023 Gruppo della documentazione di GnuCash

Diritto d'autore © 2010-2011 Yawar Amin

Diritto d'autore © 2010 Tom Bullock

Diritto d'autore © 2010-2011 Cristian Marchi

Diritto d'autore © 2006 Chris Lyttle

Diritto d'autore © 2003-2004 Jon Lapham

Diritto d'autore © 2002 Chris Lyttle

Diritto d'autore © 2001 Carol Champagne e Chris Lyttle

Diritto d'autore © 2011 Cristian Marchi (cri.penta@gmail.com)

Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License (GFDL), Version 1.1 or any later version published by the Free Software Foundation with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. You can find a copy of the GFDL at this link or in the file COPYING-DOCS distributed with this manual.

This manual is part of a collection of GNOME manuals distributed under the GFDL. If you want to distribute this manual separately from the collection, you can do so by adding a copy of the license to the manual, as described in section 6 of the license.

Many of the names used by companies to distinguish their products and services are claimed as trademarks. Where those names appear in any GNOME documentation, and the members of the GNOME Documentation Project are made aware of those trademarks, then the names are in capital letters or initial capital letters.

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2. UNDER NO CIRCUMSTANCES AND UNDER NO LEGAL THEORY, WHETHER IN TORT (INCLUDING NEGLIGENCE), CONTRACT, OR OTHERWISE, SHALL THE AUTHOR, INITIAL WRITER, ANY CONTRIBUTOR, OR ANY DISTRIBUTOR OF THE DOCUMENT OR MODIFIED VERSION OF THE DOCUMENT, OR ANY SUPPLIER OF ANY OF SUCH PARTIES, BE LIABLE TO ANY PERSON FOR ANY DIRECT, INDIRECT, SPECIAL, INCIDENTAL, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES OF ANY CHARACTER INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, DAMAGES FOR LOSS OF GOODWILL, WORK STOPPAGE, COMPUTER FAILURE OR MALFUNCTION, OR ANY AND ALL OTHER DAMAGES OR LOSSES ARISING OUT OF OR RELATING TO USE OF THE DOCUMENT AND MODIFIED VERSIONS OF THE DOCUMENT, EVEN IF SUCH PARTY SHALL HAVE BEEN INFORMED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.

Feedback

Per segnalare dei bug o proporre dei suggerimenti riguardanti questo programma o questo manuale, seguire le indicazioni fornite in GnuCash Bug Tracking System.

Diario delle Revisioni

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 5.5

17 December 2023

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 5.4

24 September 2023

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 5.2

25 June 2023

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 5.1

30 April 2023

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 5.0

26 March 2023

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.14

26 March 2023

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.903

12 March 2023

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.900

8 January 2023

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.13

18 December 2022

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.12

25 September 2022

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.11

26 June 2022

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.10

27 March 2022

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.9

19 December 2021

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.8

28 September 2021

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.7

26 September 2021

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.6

27 June 2021

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.5

28 March 2021

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide 4.4

28 December 2020

Multiple authors

GnuCash Documentation Team

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v4.3

27 December 2020

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v4.2

27 September 2020

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v4.1

26 July 2020

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v4.0

28 June 2020

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v3.11

28 June 2020

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v3.10

11 April 2020

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v3.8

29 December 2019

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v3.7

8 September 2019

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v3.6

30 June 2019

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v3.1

28 April 2018

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v3.0

1 April 2018

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v2.6.20

1 April 2018

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v2.6.15

18 December 2016

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v2.6.11

11 January 2016

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v2.6.8

27 September 2015

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v2.6.7

28 June 2015

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v2.6.3

30 March 2014

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v2.6.2

2 March 2014

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione GnuCash Tutorial and Concepts Guide v2.6.1

26 January 2014

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash V2.6.0

29 Dicembre 2013

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash v2.4.2

17 Novembre 2012

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash v2.4.1

1 Luglio 2011

Autori multipli

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash v2.3.16

7 Novembre 2010

Jon Lapham

Bengt Thuree

Dave Herman

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash v2.0.0

Luglio 2006

Jon Lapham

Bengt Thuree

Dave Herman

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash v1.8.3

Agosto 2003

Jon Lapham

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash v1.8.2

Agosto 2003

Jon Lapham

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash v1.8.1

Maggio 2003

Chris Lyttle

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida ai concetti e manuale di GnuCash v1.8.0

Gennaio 2003

Chris Lyttle

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida dell’utente di GnuCash v1.6.5

Giugno 2002

Chris Lyttle

Gruppo della documentazione di GnuCash

Revisione Guida dell’utente di GnuCash v1.6.0

Ottobre 2001

Carol Champagne

Gruppo della documentazione di GnuCash

About the Author

The GnuCash Documentation Team is a self-designated group of GnuCash users and developers who have volunteered to write this documentation for the benefit of the broader user base. People who are interested in joining this group are encouraged to express their interest on the GnuCash lists (gnucash-users and gnucash-devel) for further direction.

Contributors on the team so far have been: Yawar Amin , J. Alex Aycinena , Tom Bullock , Carol Champagne , Frank Ellenberger , Mike Evans , Chris Good Dave Herman , Geert Janssens , Jon Lapham , Chris Lyttle , Cristian Marchi , John Ralls , Robert Ratliff , Christian Stimming , Bengt Thuree , and David T. .

Parte I. Come Iniziare

Capitolo 1. In generale

Introduzione

GnuCash è un pacchetto software di gestione delle finanze personali. È sufficientemente versatile per tenere traccia di tutte le transazioni finanziarie, dalle più semplici a quelle più complesse; è uno dei pochi software finanziari che supporta tutte le valute del mondo ed è l’unico a codice aperto. Se questo non bastasse, è anche molto semplice imparare a usarlo.

GnuCash permette di tenere traccia delle transazioni finanziare con il livello di dettaglio che si preferisce. Se si è all’inizio, è possibile utilizzare GnuCash per tenere traccia dei propri assegni. In seguito si potrà decidere di considerare anche le spese sostenute con la carta di credito per meglio conoscere dove il denaro viene speso. Quando si inizierà a investire, sarà possibile utilizzare GnuCash per monitorare le proprie azioni. Si sta per comprare un’auto o una casa? GnuCash aiuterà a pianificare l’investimento e a registrare le rate dell’eventuale mutuo. Se le transazioni finanziarie che si eseguono sono a livello globale, GnuCash offre tutto ciò che serve per gestire le valute di ogni parte del mondo.

Questa immagine mostra le finestre dei conti e dei resoconti di GnuCash con valute multiple e investimenti.

Anche se GnuCash si presta alla gestione delle finanze personali, è anche sufficientemente potente per un utilizzo professionale. GnuCash presenta infatti diverse caratteristiche dedicate all’impresa: dall’integrazione del sistema dei conti per debiti e crediti correnti, alla costruzione di tabelle per le tasse. Queste e molte altre funzioni dedicate all’attività professionale risulteranno sorprendentemente potenti e facili da usare.

Caratteristiche

Facile da usare

In pochi minuti si potranno inserire le proprie informazioni finanziarie personali e creare dei grafici colorati che rappresentino la propria situazione finanziaria. Se si è in grado di utilizzare il registro presente sul libretto degli assegni allora si è anche in grado di usare GnuCash! Scrivere direttamente sul registro, scorrere tra i campi di inserimento e usare la funzione di completamento veloce per completare le transazioni. L’interfaccia del programma è personalizzabile direttamente dal menu dedicato.

- Menu facili da usare: i menu di GnuCash sono conformi alle disposizioni dell’interfaccia Human di GNOME; questo significa che sono semplici e appaiono simili a tante altre applicazioni dell’ambiente GNOME;

- documentazione: GnuCash vanta una sezione di aiuto incorporata nel software e una estesa guida dell’utente;

- metodi di importazione: GnuCash supporta diversi modi per creare delle transazioni oltre a quello manuale. Se si possiede l’accesso al conto bancario via internet, risulterà molto utile dato che la maggior parte delle banche e delle compagnie di carte di credito supportano uno dei seguenti metodi di importazione. Si risparmierà, in questo modo, tempo all’immissione dati per dedicarlo all’analisi dei risultati;

- importazione di file Quicken (QIF): GnuCash permette di importare i file Quicken in formato QIF, utilizzato da programmi a pagamento per la gestione delle finanze personali;

- Open Financial Exchange (OFX): GnuCash è il primo programma libero a fornire supporto al protocollo Open Financial Exchange. Molte istituzione finanziarie si stanno attrezzando per questo formato;

- Home Banking Computer Interface (HBCI): GnuCash è il primo software libero a supportare il protocollo Tedesco Home Banking Computer Interface. Questo protocollo permette lo scaricamento di estratti conto, l’avvio di trasferimenti bancari e rende possibile l’addebito diretto;

- resoconti: GnuCash è fornito con oltre 30 resoconti che includono un sommario del conto, entrate, uscite, resoconto della transazione, bilancio patrimoniale, profitti e perdite, valutazione del portafoglio e tanti altri. I resoconti permettono anche la visualizzazione grafica dei dati tramite istogrammi, dispersioni e grafici a torta. I resoconti possono essere esportati in file di formato HTML e sono facilmente personalizzabili;

- transazioni pianificate: GnuCash è ora in grado di creare e inserire automaticamente delle transazioni o ricordare all’utente quando queste stanno per scadere permettendo di scegliere se inserirle, posticiparle o rimuoverle;

- assistente per il rimborso di ipoteche e mutui: utile per impostare il pagamento di un prestito variabile tramite delle transazioni pianificate;

- facile riconciliazione dei conti: la riconciliazione è integrata in GnuCash in modo che riconciliare i propri conti di GnuCash con gli estratti conto risulti semplice ed efficace;

- Multi-platform Compatibility: GnuCash is supported on a variety of platforms and operating systems. The list of fully supported operating systems (and platforms) for GnuCash 2.6.14 is: Linux (x86, x86_64), FreeBSD (x86, x86_64), OpenBSD (x86, x86_64), and macOS (Intel). Previous versions of GnuCash have been known to work with, SGI IRIX (MIPS), IBM AIX 4.1.5 (RS/6000), Unixware 7 (Intel), SCO OpenServer 5.0.4 (Intel), and Solaris (SPARC), but their current status is unknown.

Registrare gli investimenti

GnuCash includes a number of investment features that allow you to track all your investments. With GnuCash you can track stocks individually (one per account) or in a portfolio of accounts (a group of accounts that can be displayed together).

GnuCash supports online stock and mutual fund quotes. This means you no longer need to look up stock prices one at a time. The process can be automated, and you can see the latest value of your stocks.

Supporto internazionale

GnuCash è un’applicazione dedicata veramente agli utenti di tutto il mondo; presenta infatti diverse funzioni per facilitare l’interazione con il mondo internazionalizzato in cui oggi viviamo.

- Native Languages: GnuCash has been fully translated into 12 languages: Chinese, Czech, Dutch, English, French, German, Italian, Portuguese, Russian, Slovak, Spanish and Swedish. More than 25 other languages are partially supported.

- International Format Handling: GnuCash understands that different countries display the date and numbers differently. You are able to work with the date and number formats you are accustomed to.

- Multiple Currencies and Currency Trading: Multiple currencies are supported and can be bought and sold (traded). Currency movements between accounts remain fully balanced if "Trading Accounts" is enabled.

- Tassi di cambio online: con GnuCash, non sarà più necessario controllare ogni volta tutti i tassi di cambio; il processo può essere automatizzato in modo che il programma fornisca in ogni momento i valori del conto convertiti nella valuta che si preferisce usando i più recenti tassi di cambio.

Supporto all’impresa

GnuCash presenta molte caratteristiche che possono risultare utili a tutti coloro che devono tenere la contabilità della propria attività.

- Conti per debiti e crediti correnti: GnuCash fornisce un sistema integrato di conti per debiti e crediti correnti. È possibile registrare clienti, venditori, fatturazione e pagamento delle ricevute oltre a poter utilizzare diversi termini per la tassazione e per le ricevute in una piccola impresa.

- Deprezzamento: GnuCash è in grado di tenere traccia del deprezzamento del patrimonio.

- Resoconti: GnuCash offre un’ampio ventaglio di resoconti pronti all’uso.

Caratteristiche di contabilità

Per coloro che si intendono di contabilità, di seguito è riportata una lista di caratteristiche supportate da GnuCash.

- Partita doppia: ogni transazione deve addebitare un conto e accreditarne un altro di uno stesso importo. Questo principio assicura «l’equilibrio dei libri» cioè che la differenza tra entrate e uscite sia esattamente uguale alla somma di tutti i depositi bancari, liquidi, azioni e altri patrimoni.

- Suddivisione delle transazioni: una singola transazione può essere suddivisa in diverse parti al fine di registrare tasse, parcelle e altre voci composte.

- Strutture dei conti: un conto principale può contenere una struttura di conti di dettaglio. Questo permette di raggruppare in unico conto come, per esempio, quello delle «Attività» conti simili tra loro quali liquidi, banca o azioni.

- Libro mastro generale: una finestra di registro permette di visualizzare più conti contemporaneamente; questa peculiarità permette di ridurre i problemi derivanti da errori di battitura e di compilazione. La finestra fornisce anche un utile modo di visualizzare un portafoglio di azioni, mostrando tutte le transazioni presenti nel portafoglio stesso.

- Tipi di conti (categorie) per entrate e uscite: classificano i flussi di denaro e, quando usati correttamente con la partita doppia, forniscono un accurato resoconto di profitti e perdite.

Informazioni su questo documento

Lo scopo di questo manuale è di far risparmiare tempo introducendo l’utente all’utilizzo di GnuCash il più velocemente possibile.

Ogni capitolo segue uno schema molto semplice. Inizia con la discussione dei «concetti» che introducono l’argomento e la terminologia adottata nel capitolo stesso. In seguito c’è una sezione «come fare per…» che descrive la procedura da adottare nel programma per mettere in atto i concetti riportati nella sezione precedente; infine una sezione «in pratica» conclude il capitolo e fornisce dettagliati esempi di applicazione.

I neofiti troveranno le sezioni sui «concetti» molto utili dato che forniscono una guida su come tenere correttamente traccia delle proprie finanze e introducono ai concetti di contabilità e alla terminologia finanziaria. Gli utenti più esperti potranno invece saltare direttamente alle sezioni sul «come fare per…» per imparare subito le procedure descritte passo passo. Le sezioni «in pratica» forniscono delle lezioni sull’utilizzo del programma presentando degli esempi pratici. Iniziando con la creazione di un progetto nel Capitolo 2, Le basi, ogni capitolo successivo prosegue il lavoro realizzato in quello precedente.

Questo manuale è diviso in 3 parti:

- Come Iniziare

- Managing Personal Finances

- Managing Business Finances

Getting Started provides you with the most basic information needed to begin using GnuCash. The chapters in this section explain concepts that are fundamental to using GnuCash. New users of GnuCash should familiarize themselves with the information in these chapters to get you up and running:

- Capitolo 1, In generale - (this chapter) gives a general overview of GnuCash

- Capitolo 2, Le basi - gives users a very brief introduction to accounting principles, and then provides information about how GnuCash structures its data. There is also information on basic interface elements in GnuCash. Finally, this chapter explains how GnuCash stores and manages your data.

- Capitolo 3, Conti - gives further information about accounts and how to organize them.

- Capitolo 4, Transazioni - gives basic information about transactions and how to enter them.

Managing Personal Finances addresses common applications and features of GnuCash in greater detail. You will see more specific cases, based on frequently asked questions about applying GnuCash to everyday situations. Here are the applications and features covered in this part:

- Capitolo 5, Libretto degli assegni

- Capitolo 7, Carte di credito

- Capitolo 8, Prestiti

- Capitolo 9, Investimenti

- Capitolo 11, Guadagni in conto capitale

- Capitolo 12, Valute multiple

Managing Business Finances discusses the use of GnuCash in business accounting:

- Capitolo 13, Business Features

- Capitolo 14, Bilanci

- Capitolo 15, Altre attività

- Capitolo 16, Deprezzamento

- Capitolo 17, Python Bindings

- Capitolo 18, Importare i dati dell’impresa

This manual also includes several appendices, which contains extra information you might want to know:

- GnuCash Glossary - Glossary of terms used in GnuCash

- Appendice A, Guida alla migrazione - Guida per gli ex utenti di Quicken®, MS Money o altri utilizzatori di file QIF

- Appendice B, Formati di file ausiliari

- Appendice C, Documentazione sulla licenza libera GNU (in inglese)

In ultimo un glossario e l’indice permettono di trovare facilmente gli argomenti che si stanno cercando.

Getting More Help

Online Help

The online help is the counterpart to this guide. It provides the detailed instructions for using GnuCash's menus, windows, and controls. To open online help, select Help → Contents .

GnuCash Wiki

An immense amount of less-formal documentation, both of GnuCash itself and its maintenance and development may be found in the GnuCash Wiki; the Frequently Asked Questions page should be a first stop whenever you encounter difficulty using GnuCash.

GnuCash On-line Assistance

Mailing List

The primary source of user support is the user mailing list. If you prefer a web forum-like presentation, you can use it via Nabble. One must subscribe before posting, even if using Nabble.

IRC

Several of the developers monitor the #gnucash channel at irc.gimp.net. They're usually doing something else, too, and of course aren't always at their computers. Log in, ask your question, and stay logged in; it may be several hours before your question is noticed and responded to. To see if you missed anything check the IRC logs.

The GnuCash web site has more details on these channels. You will also find pointers there to additional useful resources such as the GnuCash wiki and bug tracking system.

Installazione

Installation of GnuCash is usually simple.

The GnuCash download page contains detailed instructions on how to install GnuCash for each operating system supported.

Capitolo 2. Le basi

Questo capitolo introduce all’utilizzo di base di GnuCash e se ne consiglia la lettura per intero prima di iniziare qualsiasi progetto reale con GnuCash. Il capitolo successivo a questo mostrerà degli esempi pratici di utilizzo.

Concetti di contabilità

GnuCash è abbastanza semplice da utilizzare e comprendere anche in assenza di una approfondita conoscenza dei principi della contabilità. Comunque, nulla toglie che la conoscenza di alcuni concetti base risulta indispensabile dato che GnuCash è stato creato sulla base di questi principi. Si consiglia caldamente di comprendere a fondo questa sezione prima di procedere nella lettura dei capitoli successivi.

I 5 conti di base

Le leggi della contabilità raggruppano tutti gli strumenti finanziari in 5 tipi fondamentali di «conti». In pratica tutto quello con cui i contabili hanno a che fare può essere inserito in uno dei seguenti 5 gruppi:

Tipi di conto

Attività

Tutto ciò che si possiede.

Passività

I debiti.

Capitali

Valore totale netto.

Entrate

Aumentano il valore del conto.

Uscite

Diminuiscono il valore del conto.

È ora più chiaro come sia possibile catalogare il mondo finanziario in questi 5 gruppi. Per esempio il denaro sul proprio conto bancario fa parte dei beni, il mutuo è un debito, il salario/stipendio è un’entrata mentre il costo della cena di ieri sera è un’uscita.

L’Equazione fondamentale della contabilità

Definiti i 5 conti fondamentali, resta da spiegare come siano in relazione tra loro. In che modo un tipo di conto ne influenza un altro? Prima di tutto il capitale netto è definito a partire dalle attività e dalle passività. Matematicamente parlando, il capitale netto è la differenza tra il valore delle proprie attività e quello delle proprie passività:

attività - passività = capitale netto

In aggiunta, è possibile aumentare il capitale attraverso le entrate e diminuirlo con le uscite. Questo è intuitivo dato che quando si riceve un assegno si diventa più «ricchi» e quando si offre una cena si diventa più «poveri». Matematicamente questo concetto è espresso dall’EQUAZIONE DELLA CONTABILITÀ:

attività - passività = capitale + (entrate - uscite)

L’equazione deve sempre essere rispettata; questo è vero se i movimenti di denaro avvengono sempre da un conto verso un altro. Per esempio, se si riceve del denaro come entrata, deve esserci un corrispondente aumento del capitale. Come altro esempio si può avere un aumento del proprio patrimonio se a esso corrisponde un aumento delle passività.

Figura 2.1. La relazione fondamentale della contabilità

Visualizzazione grafica della relazione che intercorre tra i 5 tipi fondamentali di conti. Il capitale netto si accresce grazie alle entrate e diminuisce a causa delle uscite. Le freccie rappresentano la direzione del valore.

Partita doppia

L’equazione di bilancio appena descritta costituisce il cuore di un sistema di registrazione a partita doppia. A ogni cambio di valore di un termine dell’equazione deve corrispondere la variazione di un altro termine per rispettare l’uguaglianza. Questo concetto è noto con il nome di principio del bilancio ed è di fondamentale importanza per capire come funziona GnuCash ma anche gli altri programmi che usano uno schema a partita doppia. Quando si lavora con GnuCash, si dovranno sempre considerare almeno due conti al fine di mantenere equilibrata l’equazione fondamentale della contabilità

Si ricordano ancora i termini debito e credito discussi nella sezione chiamata «Concetti di contabilità»? Contrariamente a quanto si possa credere e alle definizioni sui dizionari, debiti e crediti non significano «diminuzione» o «aumento». L’unica definizione costante di debiti e crediti è che i debiti sono inseriti nella colonna di sinistra (chiamata anche dare) mentre i crediti in quella di destra (chiamata anche avere). Infatti entrambi possono far aumentare certi tipi di conti e farne diminuire altri. Nei conti delle attività e delle uscite, i debiti ne aumentano il saldo mentre i crediti lo diminuiscono. Nei conti delle passività, del capitale e delle entrate, i crediti ne aumentano il saldo mentre i debiti lo diminuiscono.

In traditional double-entry accounting, the left column in the register is used for debits, while the right column is used for credits. Accountants record increases in asset and expense accounts on the debit (left) side, and they record increases in liability, revenue, and equity accounts on the credit (right) side. GnuCash follows this convention in the register.

Nota

This accounting terminology can be confusing to new users, which is why GnuCash allows you to use the common terms Deposit and Withdrawal. If you prefer the formal accounting terms, you can change the account register column headings to use them in the Accounts tab under Preferences (see the GnuCash Help Manual for more information on setting preferences).

Avvertimento

Common use of the words debit and credit does not match how accountants use these words. In common use, credit generally has positive associations; in accounting, credit means affecting the right column of the ledger sheet of an account. This is associated with a decrease in asset and expense, but an increase of income, liability and equity accounts.

For more details see https://en.wikipedia.org/wiki/Debits_and_credits.

Concetti sull’immissione dei dati

Quando si inseriscono dei dati in GnuCash, occorre avere ben presente i 3 livelli in cui GnuCash li organizza: file, conti e transazioni. Questi livelli sono in ordine di complessità; un file contiene diversi conti e un conto contiene più transazioni. Questa suddivisione è di fondamentale importanza per capire come utilizzare

File

GnuCash immagazzina le informazioni al livello più alto nei file. Un file può essere conservato sul proprio computer o come un singolo file XML (in tutte le versioni di GnuCash) o in un database SQL (in GnuCash versione 2.4 o superiore).

Nota

SQL si pronuncia «sequel», quindi nel linguaggio parlato e scritto si dice «un database SQL».

Con il formato XML, GnuCash immagazzina i propri dati finanziari in un file di estensione .xml, generalmnete in formato compresso (aqnche se questa impostazione può essere cambiata nella scheda Generali delle Preferenze di GnuCash).

Con l’immagazzinamento SQL, GnuCash conserva i propri dati finanziari in un database SQL nell’applicazione per i database selezionata (SQLite3, MySQL o PostgreSQL).

È necessario avere un file o database principale per ogni gruppo di conti che si vuole mantenere. Per sapere come creare e gestire i file di GnuCash, consultare sezione chiamata «Conservare i propri dati finanziari».

Nota

Se fosse necessario più di un gruppo di conti, si consiglia di rivolgersi a un contabile professionista prima di procedere. La maggior parte degli utenti avranno bisogno di un singolo file dei dati.

GnuCash genera automaticamente dei file di backup e di log quando necessario. Questi tipi di file sono discussi in sezione chiamata «Creare copie di sicurezza e recuperare i dati».

Conti

Un conto tiene traccia di ciò che si ha, di ciò che si deve, di quello che si spende o riceve. Ogni file di GnuCash contiene un numero qualsiasi di conti, e ognuno può contenere diversi sottoconti per un numero qualsiasi di livelli. Questa semplice funzionalità fornisce a GnuCash la maggior parte della sua abilità nella gestione delle finanze, come verrà mostrato nei capitoli successivi.

Esempi di conti sono: il conto corrente, il conto dei risparmi, il conto della carta di credito, i mutui e i prestiti. Ogni conto di GnuCash tiene traccia dell’attività relativa al conto «reale» e fornisce informazioni sul suo stato.

Inoltre i conti sono utili per categorizzare il denaro ricevuto o speso. Per esempio, è possibile creare dei conti delle uscite per tracciare il denaro che si spende per i servizi o per i generi alimentari. Anche se per questi conti non si riceve un estratto conto, permettono comunque di determinare quanto denaro vieno speso in ogni area.

I conti verranno discussi in dettaglio in Capitolo 3, Conti.

Transazioni

Una transazione consiste nel movimento di denaro tra conti. Spendere, ricevere o trasferire denaro tra conti, rappresentano tutte delle transazioni.

Esempi di transazioni sono: pagare la bolletta del telefono, trasferire denaro dal conto bancario al proprio portafoglio, prelevare denaro, depositare un assegno. L’inserimento delle transazioni è discusso in Capitolo 4, Transazioni

In double entry accounting, transactions always involve at least two accounts–a source account and a destination account. GnuCash manages this by inserting a line into the transaction for every account that is affected, and recording the amounts involved in each line. A line within a transaction that records the account and amount of money involved is called a split. A transaction can contain an arbitrary number of splits.

Nota

Le suddivisioni per le transazioni verranno descritte in sezione chiamata «Split Transaction Example»

Interfaccia

All’apertura di GnuCash per la prima volta, verrà mostrata la finestra di Benvenuto in GnuCash!. Da qui, GnuCash propone altri strumenti di aiuto per trovare facilmente ciò che si sta cercando. Di seguito sono riportate le schermate e le finestre che si possono incontrare più frequentemente in

Suggerimento del giorno

GnuCash è dotato di una finestra del Suggerimento del giorno che fornisce consigli utili per l’utilizzo del programma:

Questa immagine mostra il suggerimento del giorno.

Questi suggerimenti forniscono utili informazioni in particolar modo agli utenti inesperti. Per vedere altri consigli premere il tasto Avanti. Se si desidera che questa finestra non venga mostrata all’avvio del programma, togliere la spunta all’opzione Mostra i suggerimenti all’avvio. Terminata la lettura dei suggerimenti, premere il tasto Chiudi per chiudere la finestra dei suggerimenti.

Finestra della struttura ad albero del conto

Ora dovrebbe essere visibile la finestra dei conti che si presenta come mostrato più sotto. La conformazione dell’albero dei conti dipende dalla scelta effettuata nella terza finestra dell’assistente per la creazione della struttura dei conti. In questo esempio è mostrata la struttura associata alla scelta Conti comuni.

Questa immagine mostra la schermata dei Conti

The Account Tree window (also known as a Chart of Accounts, or CoA) provides an overview of the data contained in the current file. It contains a list of account names and their current balances.

From this window, you can open the register of any account either by double-clicking the account name, right clicking the account name and selecting Open Account from the menu, or by using the Open button on the toolbar. GnuCash allows you to have as many account registers open as you wish. For more information on using account registers, see sezione chiamata «Finestra del registro contabile».

Suggerimento

Clicking the small triangle to the left of an account that has children will expand the tree view showing child accounts.

At the top of this window is the Titlebar, which displays the file name for this set of accounts (once you have saved the file.) Below that is the Menubar. You can access the menu options by either clicking on these menu headings or by using shortcuts and access keys (see sezione chiamata «Scorciatoie per i menu»). Next is the Toolbar, which contains buttons for the most common functions.

L’albero dei conti è posto al si sotto della barra degli strumenti. Una volta creati dei conti, i nomi a essi assegnati verranno inseriti in questa finestra. È possibile scegliere quali intestazioni delle colonne visualizzare utilizzando la freccia-giù all’estrema destra posizionata immediatamente sopra alla struttura ad albero.

Nella parte inferiore si trova la barra di stato che fornisce informazioni su cosa si possiede (attività nette) e quanto denaro è stato guadagnato (profitto).

Finestra del registro contabile

Account Register windows are used to enter and edit your account data. As the name suggests, they look similar to a checkbook register.

Questa immagine mostra il registro del conto corrente in cui sono presenti alcune transazioni.

In Capitolo 4, Transazioni sono fornite ulteriori informazioni sulle finestre del registro e su come immettere i dati in esse. Per ora, si noti che le parti che compongono una finestra del registro di un conto sono simili a quelle di cui è composta la finestra della struttura dei conti descritta precedentemente. La barra del titolo in alto contiene il nome del conto; sotto di questa, la barra del menu contiene delle opzioni relative al registro del conto. La barra degli strumenti semplifica l’esecuzione delle operazioni più comuni. La barra di stato nella parte bassa della finestra, mostra alcuni saldi del conto descritti in Capitolo 4, Transazioni. In basso nella finestra del registro del conto, vengono visualizzate delle informazioni sulla posizione occupata in quel momento dal cursore.

Nota

In the register windows, you can resize the various columns that GnuCash displays, but keep in mind that the Description and Balance columns behave differently from other columns.

The Description column is designed to expand automatically to fill all unused horizontal screen space. Therefore you should set the widths of all your other columns before setting the Description column width.

The Balance column must be resized by double-clicking on the column heading.

Pulsanti della barra degli strumenti

Sia la finestra con la struttura dei conti che quella del registro, contengono dei pulsanti sulla barra degli strumenti. Questi pulsanti forniscono un rapido accesso alle funzioni più comunemente usate quali Salva e Apri, nella finestra della struttura ad albero dei conti, e Registra e Cancella nella finestra del registro. Se non si è sicuri sulla funzione di un pulsante, è sufficiente spostare il puntatore del mouse su di esso per far apparire la descrizione della funzione.

Di seguito si riporta una lista dei pulsanti presenti nella finestra della struttura ad albero dei conti.

Pulsanti della finestra della struttura dei conti

Salva

Salva sul disco il file corrente

Chiudi

Chiude la scheda attiva.

Apri, Modifica, Nuovo e Cancella

Si tratta di funzioni relative ai conti e sono discusse in Capitolo 3, Conti.

Register-specific buttons are discussed in Capitolo 4, Transazioni.

Tab Bar

GnuCash uses a tabbed model that allows you to open multiple account registers and reports simultaneously. Each open window (which can include account registers, reports, or Scheduled Transactions windows) is given a tab on this bar that you can click to view that window. Tabs can be configured in Preferences to appear along any side of the GnuCash window.

To see the full name for a tab, hover the mouse pointer over an account window tab.

If more screens are open than can be displayed across the screen, some tabs will not display. You can move through all tabs by clicking the arrows on either end of the tab bar. A complete list of tabs can be viewed by right-clicking the Tab Bar and any tab can be selected by clicking it.

Voci del menu

La finestra della struttura ad albero dei conti e la finestra del registro contengono entrambe le intestazioni dei menu in una barra del menu. Facendo clic su una intestazione si aprirà una tendina che mostra le voci associate a quella del menu aperto.

È possibile fare clic sulle intestazioni della barra del menu nella finestra della struttura conti e poi spostare il puntatore del mouse su ogni voce per vedere cosa fa. Al muoversi del puntatore su di una voce del menu, viene fornita una descrizione della funzione nell’angolo in basso a sinistra della finestra (nella barra di stato). Per selezionare una voce di menu, fare clic semplicemente su di essa.

È anche possibile accedere alle voci di menu più comunemente utilizzate premendo il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della finestra. Nella finestra della struttura conti, si aprirà una tendina contenente funzioni relative ai conti mentre, nella finestra del registro, appariranno funzioni per la gestione delle transazioni.

Altri modi per accedere alle voci del menu consistono nell’utilizzo delle scorciatoie da tastiera e nelle chiavi di accesso, descritte di seguito.

Scorciatoie per i menu

Tutte le voci del menu hanno associata una lettera per l’accesso veloce identificata da una sottolineatura. Premendo simultaneamente Alt e la lettera sottolineata associata alla voce desiderata del menu principale, comparirà un sotto-menu con altre voci che hanno un carattere sottolineato. Ora è sufficiente premere la lettera sottolineata associata al comando che si vuole eseguire per completare l’operazione. Per esempio premendo Alt+F nella finestra principale, si apre il menu File, e poi premendo S è possibile salvare il file. Queste lettere, che fungono da scorciatoia, sono fisse, nel senso che l’utente non può modificarle a proprio piacimento.

Alcune delle funzioni più comunemente usate sono associate a dei tasti scorciatoia che eseguono direttamente il comando desiderato senza dover attraversare la struttura del menu. Queste scorciatoie utilizzano tipicamente il tasto Ctrl, sebbene sia possibile utilizzare qualsiasi combinazione. Le scorciatoie per i comandi del menu sono indicate alla fine del nome del comando stesso nel menu.

Ricevere aiuto

GnuCash offre aiuto in diversi modi. È già stato trattato il Suggerimento del giorno che fornisce informazioni utili all’avvio della sessione di GnuCash. GnuCash offre però anche un esteso manuale di aiuto.

Manuale di aiuto

Once you have opened GnuCash, you will see the Account Tree window Help menu heading, which opens the Help manual. The Help manual is organized by topic, and you can expand each topic into its subtopics.

Gli argomenti sono visualizzati nel lato destro. Selezionando un argomento od un sotto argomento, si aprirà sul lato sinistro il testo descrittivo. Utilizzare i pulsanti Indietro ed Avanti per navigare fra gli argomenti.

Accesso Web

La finestra dell’Aiuto di GnuCash può funzionare anche come un semplice browser web in modo da permettere l’apertura di un sito internet per ottenere ulteriori informazioni. È possibile aprire un sito internet in questa finestra selezionando il pulsante Apri dalla barra degli strumenti e inserendo l’indirizzo. Utilizzare i pulsanti Indietro, Avanti, Aggiorna, Stop e Stampa come se si stesse utilizzando un normalissimo browser web.

Il sito internet di GnuCash contiene informazioni utili sul programma e su ogni suo aggiornamento. Fornisce anche i collegamenti alle liste di discussione di GnuCash per sviluppatori e utenti dove è possibile effettuare ricerche negli archivi delle liste di discussione di GnuCash per trovare le discussioni relative a un particolare argomento. Se non si ottiene la risposta che si sta cercando, è comunque possibile inviare la propria domanda alla lista dell’utente di GnuCash, e sicuramente qualcuno tenterà di rispondere.

L’ultima versione della FAQ di GnuCash è anche reperibile qui: GnuCash FAQ website; questa pagina fornisce le risposte alle domande più frequenti su GnuCash.

Ricercare un argomento

Il manuale online fornisce anche una funzione di ricerca. Per cercare un argomento particolare, fare clic sulla sheda Cerca in basso nella finestra di aiuto e inserire l’argomento da ricercare. Fare clic sul pulsante Cerca per completare la ricerca. Una lista di scelta apparirà al di sotto. Facendo clic su di una scelta verrà aperto il testo relativo nella finestra di destra.

Conservare i propri dati finanziari

GnuCash è in grado di conservare i propri dati finanziari in file o in database SQL in modo che possano essere aperti e modificati in tempi successivi. Prima di tutto è però necessario creare un «contenitore» per i propri dati.

Creare un file

Per creare un nuovo file di GnuCash procedere nel seguente modo:

1. Dalla barra del menu di GnuCash, selezionare File → Nuovo File . L’assistente per la Creazione di una nuova struttura dei conti verrà avviato.

Nota

If you are running GnuCash for the first time, you will be presented with the Welcome to GnuCash! screen. This screen is described in detail in the GnuCash manual.

2. Impostare le proprie preferenze nell’assistente spostandosi tra le schermate con i pulsanti Avanti, Annulla e Indietro.

Salvare i dati

Seguire i passi seguenti per salvare il file con un nome preferito:

1. Selezionare File → Salva come… dalla barra del menu oppure premere il pulsante Salva sulla barra degli strumenti. GnuCash presenterà la finestra di salvataggio.

2. Selezionare il Formato dati del file che si sta per salvare dalla lista a comparsa. La selezione predefinita è il formato XML ma se è stato impostato un backend per un database è possibile selezionare quest’ultimo formato

A seconda del Formato dati selezionato, la finestra può cambiare come descritto nel seguito.

- Se è stato selezionato XML o sqlite3 verrà mostrata una finestra questa come questa:

Figura 2.2. Schermata di salvataggio quando è stato selezionato il formato XML o sqlite3

Questa immagine mostra la schermata di salvataggio quando il Formato dati selezionato è XML o sqlite3.

Digitare nel campo del Nome il nome da assegnare al file. Non è necessario specificare un’estensione quando si scrive il nome del file; GnuCash aggiungerà automaticamente l’estensione .gnucash al file.

Nota

L’estensione .gnucash è stata introdotta a partire dalla serie 2.3 di GnuCash. per i file già esistenti, l’estensione non verrà cambiata. Quindi se viene aperto un file esistente denominato ilmiovecchiofile, questo nome non cambierà se il file viene salvato. Usare il comando Salva come… e dare al file un nuovo nome per salvarlo con l’estensione .gnucash.

Selezionare il percorso in cui salvare il file sfogliando la struttura delle cartelle nel riquadro inferiore.

Suggerimento

Premere il pulsante Crea Cartellai per caricare una nuova cartella con un nome personalizzato nel percorso selezionato

- Se è stato selezionato il Formato dati mysql o postgres. verrà mostrata una schermata come questa:

Figura 2.3. Schermata di salvataggio quando è selezionao mysql o postgres.

Questa immagine mostra la schermata di salvataggio quando il Formato dati selezionato è mysql o postgres.

Inserire in questa finestra le informazioni di Connessione al database: Host, Database, Nome utente e Password.

Avvertimento

Salvare in formato mysql o postgres richiede i relativi permessi nel database; cioè occorre avere i permessi per creare un nuovo database con il nome fornito, oppure si deve avere il permesso di accesso in scrittura a un database esistente con il nome fornito.

4. Fare clic sul pulsante Salva per salvare il file.

Se si sta tenendo traccia delle finanze di una singola famiglia, sarà sufficiente un unico file. Se, invece, si sta tenendo traccia anche della propria attività o se si desidera tenere dei dati separati per qualsiasi ragione, allora sarà necessario creare più file.

Prima di terminare ogni sessione di GnuCash, assicurarsi di aver salvato le modifiche effettuate utilizzando la voce del menu File → Salva o il pulsante Salva sulla barra degli strumenti.

Nota

Salvare frequentemente i propri dati finanziari è molto importante per evitare di perderli per una qualsiasi ragione e per questo GnuCash è in grado di salvare automaticamente il file aperto a intervalli regolari di tempo. L’ampiezza di questo intervallo può essere impostata nella scheda Generali raggiungibile tramite il menu Modifica → Preferenze ( GnuCash → Preferenze su macOS). Questa opzione ha rilevanza esclusivamente se si salva nel formato XML. Se si sta lavorando con un database, il pulsante Salva e la voce di menu Salva saranno disabilitati dato che le modifiche vengono immediatamente applicate al database.

Aprire i dati

Per aprire un file o un database esistenti, selezionare File → Apri dal menu. Nella finestra che si aprirà, selezionare il Formato dati. Se è stata selezionata l’opzione File, scegliere il file da aprire sfogliando le cartelle nel riquadro inferiore. Diversamente, inserire le informazioni di Connessione al database richieste.

Suggerimento

GnuCash conserva un elenco dei file aperti di ricente. Aprire il menu File per vedere l’elenco dei file aperti recentemente. Fare clic sul nome del file che si vuole aprire per caricarlo in GnuCash.

Duplicare una struttura dei conti

In some cases, it might be useful to duplicate the structure of an existing data file in a new file. For example, you might want to try out new accounting techniques without corrupting your actual accounting data, or you might need to follow accounting guidelines that require you to close your books at the end of the year and begin each year with a fresh set of books.

GnuCash allows you to create an empty copy of your Chart of Accounts simply by selecting File → Export → Export Accounts . When you select this command, you are asked to provide the name for the new empty file, and GnuCash creates a new data file that contains only your account hierarchy (that is, there is no transaction data). Once saved, the new file can be opened like any other GnuCash data file as described above.

Creare copie di sicurezza e recuperare i dati

GnuCash crea diversi tipi di file per assicurarsi che i dati non vadano persi. Controllando nella cartella in cui è stato salvato il proprio file, saranno probabilmente presenti altri file generati automaticamente da GnuCash con le seguenti estensioni: .gnucash, .log, .LCK, .LNK. La descrizione delle caratteristiche fornite da ogni formato è riportata di seguito.

Nota

Le seguenti sezioni hanno rilevanza solamente se si stanno salvando i propri dati finanziari nel formato XML.

$ ls

myfile.gnucash

myfile.gnucash.20100414185747.gnucash

myfile.gnucash.20100414223248.log

myfile.gnucash.20100415114340.gnucash

myfile.gnucash.20100415154508.log

myfile.gnucash.20100415173322.gnucash

myfile.gnucash.20100415194251.log

myfile.gnucash.7f0982.12093.LNK

myfile.gnucash.LCK

File di backup (.gnucash)

Ogni volta che si salva un file dei dati, viene creata anche una copia di sicurezza con estendione .YYYYMMDDHHMMSS.gnucash. Questo file è una copia completa del file dei dati precedente e il suo nome fa riferimento al nome del file dei dati, all’anno, al mese, al giorno e all’ora del backup. Per esempio, il file di nome ilmiofile.gnucash.20100414185747.gnucash indica che si tratta di una copia di sicurezza del file miofile salvata nell’anno 2010, il 14 Aprile alle 18:57:47.

Per recuperare un vecchio file di backup, basta aprire il file .YYYYMMDDHHMMSS.gnucash con la data che si desidera ripristinare. Assicurarsi di salvare il file con un nome differente una volta aperto.

Nota

.YYYYMMDDHHMMSS.xac instead of the actual extension .YYYYMMDDHHMMSS.gnucash. So if you upgrade from the 2.2 series to the 2.4 series, you may end up with both .YYYYMMDDHHMMSS.xac and .YYYYMMDDHHMMSS.gnucash backup files in your directory.

File di log (.log)

Ogni volta che viene aperto un file in GnuCash, GnuCash crea un file di log che contiene le modifiche effettuate sul file dei dati. Il file di log utilizza un nome simile a quello dei file di backup: .YYYYMMDDHHMMSS.log. I file di log non sono dei file di backup completi: registrano semplicemente i cambiamenti fatti al file dei dati nella sessione corrente di GnuCash.

Nel caso GnuCash terminasse inaspettatamente, per esempio a causa di un blackout elettrico o di un blocco del sistema, sarà possibile recuperare la maggior parte del lavoro svolto dall’ultima volta che il file di GnuCash è stato salvato, utilizzando il file di log. Questa è la procedura da seguire:

1. Aprire l’ultimo salvataggio del file GnuCash.

2. Andare in File → Importa → Ripeti file .log di GnuCash e selezionare un file di estensione .log con la stessa data del file salvato aperto precedentemente. Assicurarsi di aver selezionato il file di log esatto per scongiurare il verificarsi di gravi problemi nella struttura e nei valori dei conti.

La ripetizione del file di log permette di recuperare ogni transazione che ha variato il saldo immesso dall’ultimo salvataggio, incluse quelle create dalle transazioni pianificate e dalle funzioni per l’impresa (fatture, ricevute, ecc…).

Avvertimento

Attenzione: le modifiche alle transazioni pianificate, alle fatture o alle ricevute NON verranno recuperate, e le loro transazioni che sono state recuperate potrebbero non essere correttamente associate con esse; andrebbero quindi ricontrollate. In particolar modo per le transazioni di impresa, potrebbe essere necessario cancellarne alcune e ricrearne di altre. Senza questa operazione, anche se il saldo sarà esatto, alcuni resoconti potrebbero non esserlo.

File di blocco (.LNK e .LCK)

Occasionalmente possono comparire dei file .LNK e .LCK. Questi non contengono alcun dato, ma sono creati solamente per impedire che due o più utenti possano aprire lo stesso file contemporaneamente. Questi file sono creati automaticamente all’apertura di un file per bloccarlo in modo che nessun altro possa accedervi. Quando si chiude GnuCash o si apre un altro file, GnuCash sblocca il primo file dei dati cancellando i file .LNK e .LCK.

Se GnuCash si arresta improvvisamente quando è aperto un file di dati, i file .LCK e .LNK non vengono cancellati. La prossima volta che che GnuCash verrà aperto, sarà presentato un avviso in cui si dice che il file è bloccato. Questo messaggio appare poiché i file .LNK e .LCK sono ancora nella cartella. Si può premere tranquillamente il pulsante Sì per aprire il file, ma si dovrebbero cancellare i file .LNK e .LCK (usando il terminale o il gestore dei file). Una volta cancellati questi file, non verrà più presentato alcun avviso a meno che GnuCash non venga interrotto di nuovo in modo improvviso.

Gestire i file

Quali file è bene quindi conservare? quelli principali dei dati, naturalmente. È anche buona consuetudine conservare i file di backup .YYYYMMDDHHMMSS.gnucash più recenti mentre si possono tranquillamente rimuovere i file .log dato che non rappresentano delle copie complete dei propri dati.

Nota

Se GnuCash è stato aggiornato da una versione precedente alla 2.4, potrebbero essere presenti dei file di backup nel vecchio formato .xac. Per questi file è possibile applicare gli stessi principi descritti in precedenza per i file di backup del tipo .YYYYMMDDHHMMSS.gnucash.

Anche i file .LCK e .LNK che rimangono nella cartella dopo la chiusura di GnuCash possono essere rimossi. Se si decide di effettuare una copia di sicurezza manualmente su un altro disco, è sufficiente copiare i file dei dati principali; non i file di backup del tipo .YYYYMMDDHHMMSS.gnucash

Nota

GnuCash cancella automaticamente qualsiasi file di backup .log e .YYYYMMDDHHMMSS.gnucash più vecchio di 30 giorni. Questo comportamento può essere modificato dalle preferenze di GnuCash nella scheda Generali raggiungibile dal menu Modifica → Preferenze ( GnuCash → Preferenze su macOS).

Migrare i dati di GnuCash

A volte si può avere la necessità di spostare i propri dati finanziari e le impostazioni di GnuCash su un’altra macchina; casi tipici di questa situazione si verificano quando si acquista un nuovo computer o quando si vogliono utilizzare le stesse impostazioni su due sistemi operativi diversi in dual boot.

Migrare i dati finanziari

La migrazione dei dati di GnuCash si esaurisce con la semplice copia dei file con estensione .gnucash utilizzando un gestore di file se si conosce la posizione in cui i file risiedono. Se questa non è nota, ma il file viene aperto in GnuCash, è sufficiente salvare questo file in un percorso conosciuto.

I restanti file nella cartella consistono in file per copie di sicurezza (file di backup) o registrazione di eventi (file di log). Fondamentalmente non fa alcuna differenza copiare o non copiare anche questi.

Migrare le preferenze

Preferences are stored in three different locations: one for GnuCash preferences, one for reports, and one for online banking settings. Preferences are managed by gsettings, reports are managed by GnuCash itself, and online banking is managed by aqbanking. If you do not use online banking, then you will not have this folder on your machine.

Where the GnuCash preferences are stored varies depending on your operating system (see Tabella 2.1, «Posizione delle impostazioni dell’applicazione», Tabella 2.2, «Posizione dei resoconti salvati», and Tabella 2.3, «Posizione delle impostazioni per l’Online Banking»). To back up and transfer your entire installation, you must copy these preferences as well.

Tabella 2.1. Posizione delle impostazioni dell’applicazione

Sistema operativo

cartella

Unix

GnuCash preferences are stored in dconf. You can use the commands dconf dump /org/gnucash/ on the old machine and dconf load /org/gnucash/ on the new machine to migrate your preferences.

macOS

~/Library/Preferences/gnucash.plist

Finestre

The preferences are stored in the Windows registry HKEY_CURRENT_USER/software/GSettings

Tabella 2.2. Posizione dei resoconti salvati

Sistema operativo

cartella

Unix

~/.gnucash

macOS

~/Library/Application Support/gnucash

Finestre

Documents and Settings/Nomeutente/.gnucash or Users/Username/.gnucash

Tabella 2.3. Posizione delle impostazioni per l’Online Banking

Sistema operativo

cartella

Unix

~/.aqbanking

macOS

~/.aqbanking

Finestre

Documents and Settings/Nomeutente/.aqbanking

Nota

Nei sistemi Unix e macOS, queste cartelle non sono generalmente visualizzate nel gestore dei file. Per poterle vedere il gestore dei file deve essere impostato in modo da visualizzare i file e le cartelle nascoste.

Suggerimento

Nei sistemi Unix e macOS, il simbolo ~ rappresenta un’abbreviazione della cartella home

In pratica

Nota

In questa sezione si inizia un esempio che procederà attraverso tutto questo documento. Alla fine di ogni capitolo, è presente una sezione denominata in pratica che riporta degli esempi che illustrano i concetti discussi in questa sezione. Ogni sezione in pratica è basata sulla precedente, per questo è importante assicurarsi di aver salvato il file per potervi accedere facilmente e continuare il lavoro.

Si parte!

1. Prima di tutto si deve creare un file per conservare i propri dati finanziari. Aprire GnuCash e selzionare File → Nuove file dalla barra del menu. Verrà avviato l’assistente per l’Impostazione di una nuova struttura dei conti che permette di creare più conti in una sola volta.

Nota

Se si sta eseguendo GnuCash per la prima volta, verrà visualizzata la finestra denominata Impossibile trovare i valori predefiniti descritta nel dettaglio nel manuale di GnuCash.

Questa immagine mostra la prima schermata dell’assistente per l’Impostazione di una nuova struttura dei conti.

La prima schermata dell’assistente fornisce una descrizione dell’assistente stesso. Premere il pulsante Avanti per procedere alla schermata successiva.

2. Nella seconda schermata, selezionare dalla lista a comparsa la valuta da utilizzare per i nuovi conti. Premere poi il pulsante Avanti.

Nota

La valuta selezionata in questa fase, verrà assegnata a tutti i conti creati con questo assistente.

Questa immagine mostra la seconda schermata dell’assistente per l’Impostazione di una nuova struttura dei conti dove è possibile selezionare la valuta.

3. In the third screen, set the New Book Options, then press the Forward button. You can also update these options later using File → Properties . For details of these options, see the GnuCash Help manual, chapter Customizing GnuCash, Book Options.

This image shows the third screen of the New Account Hierarchy Setup assistant where you select the book options.

4. In the fourth screen select the Common Accounts group in the Categories pane. Then press the Forward button to proceed.

Nota

Selezionare uno o più gruppi predefiniti di conti. Per avere maggiori informazioni sui tipi di conti, consultare sezione chiamata «Conti di GnuCash».

This image shows the fourth screen of the New Account Hierarchy Setup assistant where you choose the various accounts.

5. In the fifth screen you will be able to set an Opening Balance on each of the accounts, as well as indicate if the account should be a Placeholder. As these features will be described in next chapters, leave all as configured by GnuCash and click Forward to open the last screen of the assistant.

This image shows the fifth screen of the New Account Hierarchy Setup assistant where you can set Opening Balance.

6. Nell’ultima schermata dell’assistente, premere Applica per creare tutti i conti e uscire dall’assistente.

Questa immagine mostra l’ultima schermata dell’assistente per l’Impostazione di una nuova struttura dei conti.

7. Dopo aver premuto il pulsante Applica nella finestra precedente, verrà visualizzata la finestra di salvataggio. Selezionare il Formato dati XML, inserire il Nome gcashdata_1 per il file, selezionare la cartella dove salvarlo (è importante ricordarla perché questo file dei dati verrà utilizzato negli altri esempi all’interno di questa guida) e infine premere il pulsante Salva come.

La finestra principale dovrebbe ora assomigliare a questa:

Capitolo 3. Conti

Questo capitolo analizza alcuni concetti fondamentali riguardanti l’organizzazione dei conti; dato che GnuCash non impone alcun tipo di struttura dei conti, si è liberi di creare la struttura che si desidera. Esistono comunque dei concetti fondamentali che sarebbe bene seguire per ottimizzarne la fruibilità.

Concetti basilari di contabilità

As we saw in the previous chapter, accounting is based on 5 basic account types: Assets, Liabilities, Equity, Income and Expenses. We will now expand on our understanding of these account types, and show how they are represented in GnuCash. But first, let’s divide them into 2 groups, the balance sheet accounts and the income and expense accounts. As the name says the balance sheet accounts can be summarized in the balance of what you own and owe at a point in the time, while the income and expense accounts can be summarized in the Profit & Loss report, which shows the change of values in a period of time like the economic year

Prima di procedere con l’approfondimento, si ricorda l’equazione della contabilità introdotta al capitolo precedente (attività - passività = capitale + (entrate - uscite)):

Visualizzazione grafica della relazione che intercorre tra i 5 tipi fondamentali di conti. Il capitale netto si accresce grazie alle entrate e diminuisce a causa delle uscite. Le freccie rappresentano la direzione del valore.

Conti di bilancio

The three so-called Balance Sheet Accounts are Assets, Liabilities, and Equity. Balance Sheet Accounts are used to track the things you own or owe.

Attività è l’insieme dei beni che si posseggono. Le attività possono includere l’auto, i contanti, la casa, le azioni o qualsiasi altro bene che ha un valore commerciale.

Passività è l’insieme dei debiti. Questo conto può comprendere le rate dell’auto o della scuola, un mutuo, il margine di investimento e comunque qualsiasi altro bene o servizio che prima o poi si deve ripagare.

Capitale ha lo stesso significato del valore netto. Rappresenta ciò che rimane sottraendo al valore delle attività l’ammontare delle passività. Si può anche pensare come la porzione del patrimonio sul quale non grava alcun debito e che quindi realmente si possiede.

Conti per entrate e uscite

I conti entrate e uscite vengono utilizzati per aumentare o diminuire il valore del capitale. Mentre i conti di bilancio rappresentano semplicemente il valore di ciò che si possiede e dei propri debiti, entrate e uscite permettono di variare il valore di quei conti.

Entrate rappresentano il compenso che si riceve per il proprio tempo, per i servizi che si forniscono, o per l’utilizzo del proprio denaro. Quando si riceve lo stipendio, per esempio, viene pagato il lavoro fornito al proprio datore di lavoro. Altri esempi di entrate possono essere le mance, i dividendi provenienti da azioni e gli interessi sul denaro depositato in banca. Le entrate contribuiscono sempre ad aumentare il valore delle attività e di conseguenza quello del capitale.

Expense refers to money you spend to purchase goods or services provided by someone else for early consumption. Examples of expenses are a meal at a restaurant, rent, groceries, gas for your car, or tickets to see a play. Expenses will always decrease your Equity. If you pay for the expense immediately, you will decrease your Assets, whereas if you pay for the expense on credit you increase your Liabilities.

Conti di GnuCash

Questa sezione ha l’intento di mostrare come le definizioni di conti che GnuCash propone, rientrino nei 5 tipi fondamentali.

But first, let’s begin with a definition of an account in GnuCash. A GnuCash account is an entity which contains other sub-accounts, or that contains transactions. Since an account can contain other accounts, you often see account trees in GnuCash, in which logically associated accounts are grouped together within a common parent account.

Un conto in GnuCash deve avere un nome unico (che è possibile assegnare) e una tipologie a scelta fra quelle che il programma prevede. Sono presenti, in totale, 12 tipi di conti in GnuCash basati sui 5 tipi fondamentali descritti in precedenza. La ragione per cui esistono in

Questi conti di GnuCash sono descritti in dettaglio nel seguito.

Conti di bilancio

Il primo conto a essere esaminato è quello dello attività che, come ricordato nelle sezioni precedenti si riferisce a ciò che si possiede.

Per aiutare l’utente a organizzare il proprio patrimonio e per semplificare l’inserimento delle transazioni, GnuCash supporta diversi tipi di conti per le attività:

1. liquidi: usare questo conto per registrare il denaro contante che si ha, per esempio, nel portafoglio, nel salvadanaio, sotto al materasso o dovunque si decida di tenerlo. Questo denaro è quello che viene utilizzato più facilmente;

2. banca: questo conto serve a tenere traccia del denaro depositato presso delle istituzioni quali le banche, le unioni di credito, le società di risparmio o di mediazione: dovunque qualcun altro si occupa del denaro. Questo conto è secondo solamente ai liquidi come facilità di utilizzo del denaro perché può essere facilmente convertito in contanti;

3. azioni: registrare le azioni e le obbligazioni utilizzando questo tipo di conto. Il registro per le azioni fornisce delle colonne aggiuntive per immettere le quote e il prezzo degli investimenti. Questo tipo di beni non si presta a essere facilmente convertito in liquidi dato che prima è necessario trovare un acquirente e inoltre non viene garantito il riottenimento per intero del capitale investito;

4. fondi comuni: questo tipo di conto è simile al precedente, tranne per il fatto che deve essere utilizzato per registrare i fondi. Il registro di immissione dati prevede due colonne per l’inserimento delle quote e dei prezzi. I fondi rappresentano delle proprietà comuni di investimenti e, come le azioni, non garantiscono un valore minimo del capitale;

GnuCash treats account types Stock and Mutual Fund the same.

5. crediti correnti: questo conto è dedicato tipicamente alla gestione dell’impresa e in esso vengono registrati i crediti. È considerato come un capitale dato che si dovrebbe poter contare sull’arrivo di questo denaro.

Transactions involving an Accounts Receivable account should not be added, changed or deleted in any way other than by using

- post/unpost bill/invoice/voucher or

- process payment

6. Asset No matter how diverse they are, GnuCash handles many other situations easily. The account type «Asset», covers all assets not listed above.

GnuCash treats account types Cash, Bank and Asset the same.

I conti sono contenitori di informazioni utilizzati per tracciare e registrare tutte le azioni correlate al motivo per cui il conto è stato creato.

Per le imprese, le attività da tracciare e di cui effettuare i resoconti, sono spesso suddivise con maggiore dettaglio rispetto a quanto considerato finora. Per una discussione più approfondita delle possibilità, riferirsi alle nozioni descritte nella Capitolo 15, Altre attività di questa guida.

For personal finances a person can follow the business groupings or not, as they seem useful to the activities the person is tracking and to the kind of reporting that person needs to have to manage their financial assets. For additional information, consult Capitolo 15, Altre attività of this Guide.

Il secondo tipo di conto di bilancio è quello delle passività che, come si ricorderà, si riferisce a ciò che si deve, al denaro che si è preso in prestito e si è obbligati a restituire prima o poi dato che colui che ha prestato il denaro ha il diritto di essere ripagato. Tenere traccia del bilancio delle passività permette di conoscere in qualsiasi momento quale sia l’ammontare del proprio debito.

GnuCash permette di scegliere fra tre conti per le passività:

1. carta di credito: utilizzare questo conto per registrare le ricevute e per riconciliare l’estratto conto della carta di credito. Le carte di credito rappresentano un prestito di breve durata che si è obbligati a pagare alla compagnia a cui appartiene la carta di credito. Questo conto può anche essere utilizzato per altri prestiti a breve durata;

2. debiti correnti: questo è un conto utilizzato tipicamente per la gestione dell’impresa dove vengono registrati i debiti che devono ancora esser saldati;

Transactions involving an Accounts Payable account should not be added, changed or deleted in any way other than by using

- post/unpost bill/invoice/voucher or

- process payment

3. passività: utilizzare questo conto per tutti gli altri prestiti, generalmente di entità maggiore e di durata superiore come un mutuo o le rate dell’auto. Questo conto aiuta anche a conoscere quanto denaro si deve ancora e quanto è stato già restituito.

GnuCash treats account types Credit Card and Liability the same.

Suggerimento

Le passività in contabilità agiscono in modo opposto alle attività (o patrimonio netto): gli accrediti (avere) (valori immessi nella colonna di destra) aumentano il saldo del conto mentre gli addebiti (dare) (valori immessi nella colonna di sinistra) lo diminuiscono (consultare la nota più avanti in questo capitolo).

Il conto finale del bilancio patrimoniale è quello del capitale, che è sinonimo di valore netto o capitale netto. Rappresenta ciò che rimane dopo aver sottratto le passività dalle attività, ed è quindi la porzione di patrimonio che si possiede e sulla quale non grava alcun debito. In GnuCash si consiglia di utilizzare questa tipologia di conto come fonte per i bilanci di apertura dei conti bancari, dato che questo saldo rappresenta il valore netto iniziale.

There is usually only a single GnuCash equity account, called naturally enough, Equity. For companies, cooperatives etc. you can create a subaccount for each partner.

Suggerimento

Nel capitale netto, gli accrediti aumentano il saldo del conto e i debiti lo diminuiscono (consultare la nota più avanti in questo capitolo).

Nota

L’equazione della contabilità che lega i conti di bilancio è attività = passività + capitale o anche attività - passività = capitale. Di conseguenza, semplicemente parlando, ciò che si possiede meno ciò che si deve è uguale al valore netto.

Conti per entrate e uscite

Entrate: è il denaro che si riceve per l’impiego del proprio tempo, per i servizi che si forniscono o per l’uso del proprio denaro. In GnuCash un conto di tipo entrate è utilizzato per registrare questi guadagni.

Suggerimento

Gli accrediti aumentano il saldo del conto entrate mentre i debiti lo diminuiscono. Come descritto nella sezione chiamata «Concetti di contabilità», gli accrediti rappresentano un trasferimento di denaro da un conto; così in questi conti speciali per le entrate, quando si trasferisce denaro dal conto entrate a un altro conto (accredito o avere), il saldo del conto entrate aumenta. Per esempio, quando si deposita un assegno e si registra la transazione come un trasferimento di denaro dal conto entrate al conto bancario, il saldo di entrambi aumenta.

Uscite: si riferisce al denaro che viene utilizzato per acquistare beni o servizi forniti da terzi. In GnuCash si utilizza un conto uscite per registrare le proprie uscite.

Suggerimento

Gli addebiti aumentano il valore delle passività mentre gli accrediti lo diminuiscono. (consulta la nota più avanti in questo capitolo).

Nota

Quando si sottraggono alle entrate totali le uscite totali in un certo periodo di tempo, si ottengono le entrate nette. Questa grandezza viene indicata nello stato patrimoniale con la dicitura utili non distribuiti, che è un tipo di conto del capitale.

Qui sotto vengono mostrati i conti standard per le entrate e per le uscite così come vengono creati scegliendo l’opzione conti comuni nell’assistente per l’impostazione di una nuova struttura dei conti ( Operazioni → Nuova struttura conti… ).

Questa immagine mostra i conti predefiniti delle Entrate

Questa immagine mostra alcuni conti predefiniti per le Uscite

Other Account Types

There are some special other account types.

Trading Multiple currency transactions have splits in «Trading» accounts to make the transaction balance in each currency as well as in total value. See Capitolo 12, Valute multiple for more information.

Money Market and Credit Line are used only in the OFX importer, apparently for completeness with the specification.

In pratica

Si procederà ora a descrivere il processo di creazione di una struttura dei conti per la gestione delle finanze personali utilizzando le informazioni apprese in questo capitolo. Una struttura dei conti è semplicemente un nuovo file di GnuCash in cui i propri conti vengono raggruppati per tenere traccia delle proprie finanze. Per realizzare la struttura, il primo passo consiste nel dividere le voci che si vogliono controllare nei 5 conti base della contabilità.

Esempio semplice

Si assuma di avere acceso presso la banca un conto corrente e un conto di risparmio, e di essere assunti in un’azienda ricevendo quindi uno stipendio. Si ipotizzi inoltre di possedere una carta di credito (Visa) e di pagare, con cadenza mensile, dei servizi quali affitto, telefono ed elettricità. È inoltre indispensabile fare acquisti almeno di alimentari. Per ora non è necessario sapere quanto denaro si ha in banca, quanto si deve pagare per la carta di credito ecc… Si vuole, per ora, solo realizzare la struttura che contiene tutti questi conti.

Le attività saranno costituite dal conto corrente e dai risparmi in banca. Le passività saranno invece imputabili alla carta di credito. Il capitale sarà invece la somma tra i conti bancari e la carta di credito (non si hanno ancora a disposizione gli importi per essi, ma si sa che esistono). Si ha anche una entrata sotto forma di stipendio, e delle uscite identificabili come spese varie in negozi, affitto, elettricità, telefono e tasse (statali, assistenza sanitaria ecc…) che gravano sullo stipendio.

I conti base di livello principale

Occorre ora decidere come raggruppare i conti. Probabilmente si vorranno raggruppare i conti delle attività in uno unico, così come anche quelli delle passività, del capitale, delle entrate e delle uscite. Questo rappresenta il metodo più ovvio per creare una struttura dei conti in GnuCash e si raccomanda di ragionare comunque sempre in questi termini.

Si parta da un un nuovo file vuoto di GnuCash selezionando File → Nuovo file dal menu. Verrà avviato l’assistente per l’Impostazione di una nuova struttura dei conti. Premere il pulsante Annulla dato che non si intende utilizzare una delle strutture predefinite; verr selezionare VisualizzaNuova pagina dei conti dal menu: verrConti. Selezionare quindi OperazioniNuovo conto… dal menu.

Si è ora pronti per costruire questa semplice struttura dei conti

1. Nome conto Attività (tipo di conto Attività, conto padre nuovo conto di livello principale)

Questa immagine mostra la finestra di creazione di un conto delle attività

2. Nome conto Passività (tipo di conto Passività, conto padre nuovo conto di livello principale)

3. Nome conto Capitali (tipo di conto Capitali, conto padre nuovo conto di livello principale)

4. Nome conto Entrate (tipo di conto Entrata, conto padre nuovo conto di livello principale)

5. Nome conto Uscite (tipo di conto Uscita, conto padre nuovo conto di livello principale)

Quando tutti i conti di livello principale sono stati creati, la pagina principale dei conti in GnuCash dovrebbe essere simile a questa:

Questa immagine mostra i conti base di livello principale.

Creare i sottoconti

A questo punto si può creare la struttura ad albero dei conti partendo dai conti di livello principale e aggiungendo dei sottoconti in grado di contenere delle transazioni. Si noti come i conti per le tasse siano tutti inseriti in un sottoconto denominato Tasse. I conti e i sottoconti possono infatti a loro volta contenere altri sottoconti: questo è utile quando si considera un gruppo di conti appartenenti a una stessa categoria (come i conti per le tasse in questo esempio).

Suggerimento

In vece di selezionare Operazioni → Nuovo conto… dal menu, è anche possibile creare un nuovo sottoconto di un conto facendo un clic con il tasto destro del mouse sul nome del conto principale e selezionando la voce Nuovo conto… nel menu che comparirà. Verrà così aperta una finestra simile a quella rappresentata in sezione chiamata «I conti base di livello principale» e in cui il nuovo conto sarà già impostato come sottoconto del conto principale.

1. Account name Cash (account type Cash, parent account Assets)

2. Nome conto Conto corrente (tipo di conto Banca, conto padre Attività)

3. Nome conto Conto risparmio (tipo di conto Banca, conto padre Attività)

4. Nome conto Visa (tipo di conto Carta di credito, conto padre Passività)

5. Nome conto Stipendio (tipo di conto Entrata, conto padre Entrate)

6. Nome conto Telefono (tipo di conto Uscita, conto padre Uscite)

7. Nome conto Elettricità (tipo di conto Uscita, conto padre Uscite)

8. Nome conto Affitto (tipo di conto Uscita, conto padre Uscite)

9. Nome conto Alimentari (tipo di conto Uscita, conto padre Uscite)

10. Nome conto Imposte (tipo di conto Uscita, conto padre Uscite)

11. Nome conto Statali (tipo di conto Uscita, conto padre Uscite:Imposte)

12. Nome conto Previdenza sociale (tipo di conto Uscita, conto padre Uscite:Imposte)

13. Nome conto Assistenza sanitaria (tipo di conto Uscita, conto padre Uscite:Imposte)

14. Nome conto Bilancio di apertura (tipo di conto Capitale, conto padre Capitali)

Dopo la creazione dei sottoconti aggiuntivi, il risultato finale dovrebbe assomigliare a quello riportato di seguito:

Questa immagine mostra una semplice struttura dei conti.

Salvare ora la struttura dei conti creata con il nome gcashdata_3, e anche come gcashdata_3emptyAccts, dato che si continuerà a utilizzare questi file nei capitoli successivi.

È stata appena creata una struttura di conti per tenere traccia delle spese familiari. Con questa ossatura in posizione, si può procedere a popolare i conti con delle transazioni; il prossimo capitolo si occuperà approfonditamente di questo argomento.

Capitolo 4. Transazioni

Questo capitolo fornisce le conoscenze necessarie per poter utilizzare le transazioni in GnuCash. Mentre i conti rappresentano l’ossatura e la struttura di un diagramma dei conti, le transazioni costituiscono i dati che completano ogni conto.

Concetti base

A transaction in a double entry accounting system such as GnuCash is an exchange between at least 2 accounts. Thus, a single transaction must always consist of at least two parts, a from and a to account. The from account is transferring value to the to account. Accountants call these parts of a transaction Ledger Entries. In GnuCash, they are called Splits.

A split identifies the account to which it refers, the amount of money specifically moved to or from that account, and can contain a few other specific pieces of information if needed. GnuCash supports multiple splits in a single transaction, and the splits can move money into or out of the involved accounts arbitrarily.

Per esempio, si consideri lo stipendio che si riceve e che viene depositato nel proprio conto di risparmio in banca. La transazione avviene poiché il conto di risparmio (appartenete alle attività) riceve il denaro dal conto delle entrate. Due conti sono interessati dall’operazione e, in questo caso, si verifica anche un aumento del capitale.

Le operazioni con le transazioni in GnuCash avvengono in quello che viene denominato registro contabile; a ogni nuovo conto che viene creato è automaticamente associato un registro contabile. Il registro apparirà familiare dato che è molto simile al registro per tenere traccia degli assegni.

The account register is explained in the upcoming section, sezione chiamata «Il registro contabile».

Il registro contabile

The account register is the GnuCash window, which allows you to view or edit preexisting transactions, or add new transactions for a particular account. To open an account register from the Account Tree, double-click the account name, right click the account name and select Open Account from the menu, or use the Open button on the toolbar. GnuCash will display the account register window.

Caratteristiche del registro del conto

The Titlebar of the account register displays the account name. Below the Titlebar, the Menubar displays the menu items available within the account register, and the Toolbar contains handy buttons that help you work with the account register.

In basso a sinistra nella finestra del registro, GnuCash visualizza degli utili messaggi mentre ci si muove nel registro. A destra, invece, è possibile leggere il saldo attuale del conto e il totale delle suddivisioni liquidate.

Scegliere uno stile per il registro

GnuCash offers several options for viewing your registers. The default style is Basic Ledger mode, which displays only the summary of splits affecting the current account. This is the style that most closely resembles other popular personal financial packages. You can choose a different register style from the View menu. There are two other view modes:

- View → Auto-Split Ledger style expands the current transaction automatically. As you highlight a new transaction in the register, the transaction automatically expands to show all splits.

- View → Transaction Journal style shows all splits for all transactions in the register, which is more like an accounting journal.

All styles permit you to view your data in either single-line or double-line format. Select View → Double Line , and you will see your transaction line expand to two register lines. Double-line mode will also display the transaction-level Notes field.

Below are screenshots that demonstrate how the Basic Ledger and Transaction Journal views differ.

For this example, let’s assume that you have purchased 3 pair of Jeans for $1,000, and have recorded the purchase as a split transaction with each pair entered on a separate split.

The below screenshots illustrate the different view modes.

First let’s view the Jeans transaction from your checking account:

Questa immagine mostra la transazione suddivisa per l’acquisto di 3 Jeans

Now, let's open the Expenses:Clothes account, and look at it in Basic view.

Questa immagine mostra il conto Uscite:Abbigliamento nella modalità a libro mastro basilare.

Three entries appear here, but there was only the single split entry in the checking account. Further examination shows that each row has a different amount, $200, $300, and $500. This demonstrates that each row in this view reflects a single split from the original transaction.

Changing to Transaction Journal mode will display only the original split transaction.

Questa immagine mostra il conto Uscite:Abbigliamento nella modalità giornale della transazione.

Utilizzare le scorciatoie per l’immissione dei dati

GnuCash provides several time-saving shortcuts for entering your data. When you type the first few characters of a description that you have used before, the QuickFill feature automatically fills in the rest of the transaction as you last entered it. When you type in the first characters of an account name in either the Transfer field of the transaction line or the Account field of the split line, QuickFill will automatically complete the name from your account list. It also helps you with entering sub-accounts in these fields: simply type the first characters of the parent account name followed by a : (colon) and the first characters of the sub-account name. For example, to enter Assets:Checking, you might type A:C and let GnuCash fill in the rest.

Avvertimento

Because : is the account separator symbol, you can not use it in your account names.

Suggerimento

If you really need the colon in your account names, you can select another symbol by Edit → Preferences → Accounts+Character .

Anche le scorciatoie da tastiera per il registro permettono di risparmiare tempo e GnuCash ne fornisce diverse. Nel campo della data si può premere:

- + o = per aumentare la data e - o _ per diminuire la data

- ] o } per aumentare il mese e [ o { per diminuire il mese

- M o m per inserire la prima data del mese

- H o h per inserire l’ultima data del mese

- Y o y per inserire la prima data dell’anno

- R o r per inserire l’ultima data dell’anno

- T o t per inserire la data odierna

Suggerimento

These date shortcuts not only work in the account register but everywhere you can enter a date.

Suggerimento

Specifically for dates there's another way you can save time: you can enter partial dates. For example if you only enter one number, GnuCash will interpret it as the day in the current month of the current year. If you only enter a day and month, GnuCash will automatically append the year. The default this to take such a date in a sliding window starting 11 months before the current month. This means that if you enter 1/5 (January 5th) as date while the current date is in December 2015, the date will be completed as 1/5/16. This default can be changed via Edit → Preferences → Date/Time+Date Completion . You can change it to either always evaluate a date in the current calendar year or change the start of the sliding window.

Nel campo Nr. nella linea di una transazione, è possibile premere + per incrementare il numero della transazione, mentre premendo - verrà diminuito il numero. Questo funzionerà anche nel campo Operazione nella linea della suddivisione, se si sceglie di immettere i numeri della suddivisione qui. Il campo Operazione supporta anche Quickfill: se si digitano i primi caratteri di una operazione comune (come Deposito), GnuCash completerà il resto.

Il campo Trasferimento supporta il Quickfill dei nomi dei conti. Iniziando a digitare il nome di un conto, GnuCash completerà la parte restante del nome con quello di un conto esistente. Digitando il carattere separatore in qualsiasi momento, verrà completato il livello corrente del nome del conto, lasciando il cursore posizionato all’inizio del successivo livello di nomi di conti. Digitando, per esempio, A : C con il gruppo standard di conti, verrà selezionato il conto Attività:Conto corrente. Si possono anche selezionare i tasti Menu o Ctrl+Giù in questo campo per visualizzare la lista a comparsa dei nomi dei conti.

In ognuno dei campi per l’importo, si può usare una calcolatrice incorporata. Digitare semplicemente il primo valore, seguito da un +, -, * o /, poi inserire il secondo valore. GnuCash eseguirà i calcoli e restituirà il valore risultante nel campo dell’importo alla pressione del tasto Tab.

Per tutte le voci del menu sono definite delle chiavi di accesso che sono indicate da caratteri sottolineati nei nome del menu. Premere Alt + [carattere sottolineato] per aprire il menu desiderato e selezionare poi una voce digitando il carattere sottolineato corrispondente. Per esempio, premere Alt+T per far comparire il menu Operazioni, poi premere S per suddividere la transazione. Alcune delle voci del menu hanno anch’esse delle scorciatoie che immediatamente invocano il comando (normalmente utilizzando il tasto Ctrl). Queste scorciatoie sono riportate a fianco della voce.

Per muoversi nel registro, utilizzare questi tasti per risparmiare tempo:

- Tab per spostarsi al prossimo campo, Maiusc+Tab per spostarsi nel campo precedente

- Home per spostarsi all’inizio del campo, Fine per spostarsi alla fine del campo

- Invio o ↓ per spostarsi alla transazione successiva, ↑ per spostarsi alla transazione precedente

- Pag Sù per muoversi verso l’alto di una schermata, Pg giù per muoversi verso il basso di una schermata

- Maiusc+Pag Sù per raggiungere la prima transazione, Maiusc+Pag Giù per raggiungere l’ultima transazione

Nella finestra Riconcilia possono essere usate le seguenti scorciatoie da tastiera:

- Tab sposta al riquadro successivo e Maiusc+Tab sposta al riquadro precedente

- La barra spaziatrice alterna lo stato tra riconciliata e non riconciliata

- ↑ e ↓ permettono di spostarsi tra gli elementi nel riquadro selezionato

Simple vs. Split Transactions

Every transaction in GnuCash has at least two splits, but a transaction can have more than two splits. A transaction with only two splits is called a simple transaction, since it only involves the current account and a single remote account. A transaction with three or more accounts is called a split transaction.

When the register is in Basic view, you will see a summary of the splits affecting the current account. For a simple transaction, the Transfer column will display the other account from which money is transferred. For a split transaction, the Transfer column will display -- Split Transaction --. You can see the individual splits of each transaction by clicking the Split button in the Toolbar while selecting the appropriate transaction.

Per le transazioni suddivise, la prima linea rappresenta la linea della transazione; essa contiene una Data, un Nr. opzionale (ad esempio il numero dell’assegno), la Descrizione della transazione, l’importo totale che interessa il conto selezionato (Deposito Tot in questo caso) e il Saldo aggiornato dopo la transazione corrente. Si noti che nella vista espansa, l’intestazione della colonna Trasferimento scompare, e non viene visualizzato nessun nome di conto in questo campo. Questa riga mostra solamente un sommario degli effetti della transazione sul conto selezionato. Per avere informazioni più dettagliate, occorre visualizzare le suddivisioni che compongono la transazione.

Nota

An account register displays a transaction when that transaction has a split assigned to the account. If a given transaction has more than one split assigned to a single account, then in Basic and Auto-Split view modes that transaction will appear in the register one time for each split assigned to that account. In Transaction Journal mode, such a transaction will only appear once in the register.

Le righe parziali sotto a quella della transazione, sono le righe delle suddivisioni e sono separate da linee grigie. Quando si seleziona una delle linee di suddivisione, l’intestazione della colonna cambia, visualizzando le voci relative ai campi della suddivisione:

Questa immagine mostra come le intestazioni cambino per una suddivisione.

Ogni suddivisione contiene un campo Operazione opzionale o del tipo di suddivisione, che può essere immesso digitandolo oppure scegliendolo da una lista a comparsa. La suddivisione presenta anche un campo per il Promemoria per descrivere la suddivisione stessa. Ogni suddivisione coinvolge un Conto, che può essere selezionato da una lista a comparsa che comprende tutti i propri conti. Il campo R indica se la suddivisione è stata riconciliata. Le ultime due colonne riportano l’importo della suddivisione e se il denaro è in entrata o in uscita dal conto.

Come discusso nella sezione chiamata «Concetti di contabilità», gli addebiti totali (o dare, inseriti nella colonna di sinistra) devono eguagliare gli accrediti totali (o avere, inseriti nella colonna di destra) per ogni transazione. Nell’esempio mostrato sopra, gli addebiti totali sono pari agli accrediti totali e la transazione è quindi bilanciata. Si noti che la riga della transazione contiene lo stesso importo in addebito presente nella riga della suddivisione Conto corrente. Perché viene mostrata due volte? perché la riga della transazione è semplicemente un sommario degli effetti della transazione sul conto a cui appartiene. La stessa transazione in un conto diverso, avrebbe una linea della transazione differente che mostra gli effetti su quel particolare conto. Questo si può vedere selezionando un’altra riga di suddivisione e premendo il pulsante Salta sulla barra degli strumenti.

In questo esempio, se si salta al conto Entrate:Stipendio, GnuCash mostra la stessa transazione nel registro del conto Entrate:Stipendio:

Questa immagine mostra un salto al conto Entrate:Stipendio.

Si noti che il totale nella riga della transazione, somma gli effetti sul conto Entrate:Stipendio invece che sul Conto corrente, perché si sta guardando il registro del conto Entrate:Stipendio. Le suddivisioni sono esattamente le stesse, ma la riga della transazione rispecchia ora l’accredito al conto Entrate:Stipendio.

Simple Transaction Example

Starting with the chart of accounts we created in the previous chapter gcashdata_3, double click on the Checking asset account. Let’s add a simple transaction to the checking account. When you first create your accounts in GnuCash, it is common to start them off with an initial balance.

Nella prima riga delle transazioni, inserire una data (es: 1 Marzo 2006), una descrizione (es: «Bilancio di apertura»), selezionare il menu a tendina del trasferimento e selezionare Capitali:Bilanci d’apertura, aggiungere un deposito del valore di €1.000, e premere Invio. Il registro contabile dovrebbe apparire simile a quello in figura:

Questa immagine mostra il registro del conto Attività:Conto corrente dopo aver inserito una transazione per il valore iniziale.

Impostare il bilancio di apertura di un conto è un esempio di una semplice transazione che coinvolge due conti: in questo caso i conti Attività:Conto corrente e Capitali:Bilanci d’apertura.

Per fare un altro esempio di semplice transazione a due conti, se ne aggiunga un’altra per registrare l’acquisto di 45.21€ di alimentari. Dal conto Attività:Conto corrente, devono essere trasferiti a Uscite:Alimentari. Ora il registro contabile dovrebbe apparire così:

Questa immagine mostra il registro del conto Attività:Conto corrente dopo aver inserito una transazione per l’acquisto di alimentari.

Split Transaction Example

Il bisogno di una transazione che coinvolge 3 o più conti sorge quando è necessario suddividere o il conto «da» o il conto «a» in una transazione in più conti. L’esempio classico di questa situazione si verifica quando si riceve lo stipendio. Il compenso che si riceve è sicuramente inferiore allo stipendio lordo a causa delle imposte, del fondo pensione e altre voci. Perciò la singola transazione relativa alla ricezione dello stipendio coinvolge altri conti oltre a quelli di Attività:Conto corrente e Entrate:Stipendio.

To add the paycheck split transaction from the Assets:Checking account register window, click on a new transaction line and click Split. Note that if you have set your register view to Auto-Split or Transaction Journal, the splits will be opened for you. Enter the description of this transaction on the first line(e.g. “Employers R Us”). In the split lines below this, enter the various splits that make up this transaction, one by one. To enter the splits, first choose the account, then enter the amount by which to change the account. Keep in mind that when in an asset account register, amounts entered in the left column increase the account balance, while amounts entered in the right column decrease the balance (for more about this, see sezione chiamata «Transazioni»). Tab or click the next split line and repeat the process. Note that if you are using the keyboard to navigate the transaction, use Tab to move from field to field, as using Enter will commit the transaction and create splits to an Imbalance account.

Nota

When creating a transaction in GnuCash, splits can be entered in any order. However, when the transaction is closed (either when leaving the transaction, or when pressing the Enter key), all debit splits will jump ahead of all credit splits.

Per questo esempio, selezionare il conto di deposito (Attività:Conto corrente) e inserire l’importo da depositare (per esempio €670). Inserire poi l’importo delle varie tasse: Uscite:Tasse:Statali €180, Uscite:Tasse:Servizio sanitario €90 e Uscite:Tasse:Previdenza sociale €60. Infine, inserire il totale lordo del proprio stipendio (€1000 in questo esempio) come un trasferimento dal conto Entrate:Stipendio.

La suddivisione finale dovrebbe assomnigliare a quella riportata in Figura 4.1, «Inserire una transazione suddivisa». È importante ricordare di premere Invio al termine dell’immissione. È anche importante notare che premendo Invio, le suddivisioni verranno chiuse in una semplice vista della transazione. Le suddivisioni sono ancora presenti; basta premere il pulsante Suddivisione sulla barra degli strumenti per farle ricomparire. Per maggiori dettagli consultare sezione chiamata «Caratteristiche del registro del conto».

Figura 4.1. Inserire una transazione suddivisa

Riconciliazione

Once transactions have been entered into GnuCash, it is important to verify that they agree with the records of your financial institution. This verification process is known as reconciliation, and it is key to determine whether your records are accurate. Most commonly, you will check transactions against bank statements, although you can use this process to verify any transaction.

GnuCash keeps track of the reconciliation status of each transaction. The reconciliation status of a transaction is shown by the reconciliation R field in a register: y indicates that a transaction has been reconciled, n indicates that it has not, and c indicates that it has been cleared, but not reconciled. A split marked cleared signifies that you got some kind of confirmation that the institution accepted the order (e.g. you have the restaurant's receipt for your credit card purchase). You can toggle the reconciliation status between n and c by clicking in the R field; you can set it to y by using sezione chiamata «Finestre di riconciliazione».

At the bottom of the account window, there are (among others) two running balances (the cleared and reconciled balance), and the total balance. The former balances should correspond to how much money the bank thinks you have in your account, while the latter includes outstanding transactions.

For example, when you write a check for something, you should enter the transaction into GnuCash. The reconciliation R field of the transaction will initially contain n (new). Your new entry will contribute to the total balance, but not to the cleared and reconciled balance. Later, if you got some confirmation that the check has been cashed, you might click on the transaction’s R field to change it to c (cleared). When you do this, the cleared balance will change to include this amount. When the bank statement arrives, you can then compare it to what you’ve recorded in GnuCash by opening the reconciliation window. There, you will be able to change the R field to y (reconciled).

Nota

You cannot reconcile directly in a register window by clicking in the R field. You must use the reconciliation window. Once a transaction has been marked reconciled, it can no longer be easily changed without breaking the Starting Balance of the next reconciliation.

Avvertimento

It is important to understand that reconciliation is done for a given date, and when you reconcile an account based on a statement from a given date, you are reconciling all transactions prior to that date. Therefore, if you add or modify transactions that predate your last reconciliation, your reconciled balances will be thrown off.

Finestre di riconciliazione

Le finestre di riconciliazione sono utilizzate per riconciliare un conto di GnuCash con l’estratto conto che la banca o un’altra istituzione ha inviato. La riconciliazione è utile non solo per controllare le proprie registrazioni nei confronti di quelle della banca, ma anche per avere un controllo sulle transazioni in sospeso come, per esempio, gli assegni non incassati.

Per aprire le finestre di riconciliazione, selezionare un conto dalla struttura dei conti e dirigersi in Operazioni → Riconcilia . Apparirà una finestra in cui sarà possibile immettere le informazioni di riconciliazione.

La finestra iniziale di riconciliazione.

Nella finestra iniziale di riconciliazione, devono essere inserite alcune informazioni di riconciliazione

Data dell’estratto conto

La la data di emissione dell’estratto conto con cui verrà riconciliato il conto.

Suggerimento

Fare clic sulla freccia alla destra di questo campo per aprire un calendario

Saldo iniziale

Questa voce non è modificabile e visualizza il saldo della precedente riconciliazione. Dovrebbe corrispondere al saldo iniziale presente sull’estratto conto.

Avvertimento

Potrebbe capitare che il saldo iniziale in GnuCash non equivalga a quello presente sull’estratto conto. Ciò può accadere quando si riconcilia un conto per la prima volta o quando una transazione riconciliata in precedenza sia eliminata o la sua riconciliazione venga annullata.

Nota

Quando si riconcilia un conto per la prima volta, il saldo iniziale sarò pari a 0.00, e quindi probabilmente diverso dal bilancio di apertura del proprio conto. Quando il conto verrà riconciliato, il bilancio di apertura del conto verrà incluso nella riconciliazione, e il risultato finale dovrebbe essere in bilancio.

Suggerimento

Nel caso in cui venga de-reconciliata una transazione riconciliata in precedenza, è possibile riconciliarla con le transazioni presenti nell’ultimo estratto conto. Il risultato dovrebbe essere in bilancio.

Nel caso in cui una transazione già riconciliata venga eliminata, è più complesso; se non è possibile risalire alla transazione eliminata e ripristinarla nel registro, sarà necessario creare una transazione fittizia di pari importo per completare la riconciliazione.

Attenzione

While the latter case does not matter for your private accounting, you should have a really good explanation for your auditors, if you are the accountant of a club or a company.

Saldo finale

In questo campo dovrebbe essere inserito il saldo di chiusura così come appare nell’estratto conto.

Nota

GnuCash completa automaticamente questo campo con il saldo Attuale così come mostrato nella parte inferiore del registro del conto.

Includi i sottoconti

Check this option if you want to include in the reconciliation the transactions that belongs to the sub-accounts of the currently selected account. Note that all sub-accounts must be in the same commodity as the parent for the option to be enabled.

Immissione pagamento interessi

Premendo questo pulsante verrà aperta una finestra che permette di inserire una transazione per gli interessi nel conto che sta per essere riconciliato.

Suggerimento

The Interest Payment window might be opened automatically when you start a reconciliation for an account of the type Bank, Credit, Mutual, Asset, Receivable, Payable, and Liability. If you want to disable this behavior for any of the previous accounts, go to the Register tab of the GnuCash Preferences and uncheck the Automatic interest transfer option. Alternatively, to disable this behavior only for the selected account, press the No Auto Interest Payments for this Account button in the Interest Payment window.

Premere poi il pulsante Ok e verrà visualizzata la lista delle transazioni nella finestra di riconciliazione:

La lista delle transazioni nella finestra di riconciliazione.

I due riquadri chiamati Fondi in ingresso e Fondi in uscita elencano tutte le transazioni non riconciliate. La colonna R mostra se le transazioni sono state riconciliate.

Si esamini ora ogni voce dell’estratto conto e si ricerchi l’elemento corrispondente nella finestra di riconciliazione.

Se non si è in grado di trovarne una, è probabile che ci si sia dimenticati di immetterla oppure non si era al corrente della transazione. È possibile utilizzare il pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti, o la voce di menu Transazione → Nuovo , per aprire la finestra del registro e inserire la transazione mancante. La nuova transazione apparirà nella finestra di riconciliazione alla pressione del pulsante Inserisci dopo aver immesso la transazione.

Quando si trova la voce corrispondente nella finestra di riconciliazione, confrontarne l’importo con quello che compare sull’estratto conto. Nel caso fossero diversi, potrebbe essere stato commesso un errore nell’immissione della transazione in GnuCash. È possibile utilizzare il pulsante Modifica nella barra degli strumenti o la voce del menu Transazione → Modifica , per aprire la finestra del registro e correggere la transazione.

Se gli importi corrispondono, fare clic sull’elemento nella finestra di Riconciliazione. Apparirà un segno di spunta nella colonna R a fianco della transazione selezionata. GnuCash aggiornerà automaticamente gli importi nel riquadro di ripilogo in basso a destra.

Suggerimento

È possibile utilizzare i tasti delle freccie su/giù per scorrere gli elementi, la barra spaziatrice per marcare l’elemento come riconciliato e il tasto Tab per cambiare riquadro.

Ripetere quindi queste operazioni per ogni voce presente nell’estratto conto della banca, verificando che l’importo corrisponda con quello in GnuCash e marcando le transazioni in GnuCash quando sono riconciliate.

Suggerimento

You can check or uncheck the reconcile status of all transactions in either pane by clicking on a transaction in the required pane then clicking Ctrl-A followed by space. This will toggle the reconcile status of all transactions in the pane to either checked or unchecked state. This procedure can be repeated to achieve the desired status for the transactions in the pane.

In basso nella finestra di riconciliazione viene riportata la Differenza, che dovrebbe visualizzare €0,00 quando la riconciliazione è terminata. Se riporta qualche altro valore, o si è dimenticata una o più transazioni oppure alcuni importi potrebbero essere errati in GnuCash (o, più difficilmente, la banca ha fatto un errore).

Nota

Under some circumstances, it may be difficult or impossible to determine why an account will not reconcile. If you are unable to correct the discrepancy between your books and a statement, GnuCash includes a Balance button on the Toolbar that will automatically create a balancing entry for you in the amount that cannot be reconciled.

To use this, carry out the full reconciliation (marking all transactions that you can identify) and then click this button. GnuCash will create a balancing entry for the remaining discrepancy that uses the Special Accounts:Orphan-XXX account (where "XXX" represents your currency). The Reconcile window will close; re-opening it will allow you to check the newly-created balancing entry and finish the process.

When you have marked off all the items on the bank statement and the difference is 0.00, press the Finish button on the Toolbar or select Reconcile → Finish from the menu. The Reconcile window will close. In the register window, the R field of the reconciled transactions will change to y.

In questo caso, non sono state ancora ricevute tutte le informazioni, così è stato premuto il pulsante Posticipa, in modo da poter proseguire in un secondo momento. Si osservi che la colonna R indica che sono state liquidate (l) due transazioni. Non sono state ancora riconciliate, ma si è verificata la loro riscossione e quindi sono state marcate come liquidate. Osservando la barra di stato in fondo al registro del conto, si noterà un sommario di ciò che è stato riconciliato e di ciò che è stato liquidato (Liquidato:€ 954.79; Riconciliato:€ 0.00)

Il conto corrente dopo aver posticipato la riconciliazione.

Transazioni pianificate

Le transazioni pianificate sono utili per assistere nell’immissione di operazioni ripetitive con il denaro quali sottoscrizioni, assicurazioni e tasse. Utilizzando le transazioni pianificate, basta inserire la transazione in oggetto una sola volta, impostare alcuni parametri come la data di inizio, la frequenza e una breve descrizione, e poi GnuCash avvertirà ogniqualvolta sarà pronto a creare una nuova transazione oppure la creerà automaticamente.

In questa guida pratica, si considererà una sottoscrizione mensile al servizio internet di 20 Euro che viene pagata il 28 di ogni mese.

In GnuCash, si possono creare delle transazioni pianificate in due modi: dal libro mastro o dall’Editor transazioni pianificate.

Creazione dal libro mastro

Inserire nel registro la prima occorrenza della propria transazione da pianificare. Nel campo Trasferimento per questa transazione, digitare Uscite:Internet come mostrato nell’immagine seguente.

Passo 1: creazione della transazione pianificata dal libro mastro

Nota

Dato che non è ancora stato creato il conto Uscite:Internet, GnuCash ne richiederà la creazione.

Fare clic poi con il tasto destro sulla transazione e selezionare Pianifica…

Passo 2: creazione della transazione pianificata dal libro mastro

Verrà visualizzata una finestra come questa:

Passo 3: creazione della transazione pianificata dal libro mastro

Si compilino i valori richiesti; la sottoscrizione è prelevata il 28 di ogni mese e la successiva sarà per il mese prossimo (dato che quella per questo mese è stata inserita manualmente):

Inserimento dei dati nella transazione pianificata

Premere il pulsante OK e la transazione verrà pianificata. GnuCash ha ora memorizzato la transazione pianificata e, il 28 del mese prossimo, presenterà una finestra in cui verrà richiesto se la transazione deve essere creata (un’immagine di questa finestra è riportata qui sotto).

Creazione dalla finestra dell’Editor transazioni pianificate

Un altro modo per inserire una transazione pianificata è dalla finestra dell’Editor transazioni pianificate; questo metodo può essere più veloce se si devono creare più transazioni in una sola volta.

Dalla finestra principale dei conti selezionare Operazioni → Transazioni pianificate → Editor transazioni pianificate sulla barra del menu. Verrà così aperta una nuova scheda denominata Transazioni pianificate come quella riportata di seguito:

Scheda Transazioni pianificate vuota

Questa scheda contiene un elenco, per ora vuoto, di tutte le transazioni pianificate. Crearne una nuova premendo il pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti; si aprirà una nuova finestra come questa:

Edit Scheduled Transaction window, Overview tab

Inserire dapprima un nome per la nuova transazione pianificata nell’apposito campo nella parte superiore della finestra.

Nota

Il nome identifica la transazione solamente nell’Editor transazioni pianificate, non apparirà mai nel registro.

Nel riquadro Opzioni della scheda Generali sono disponibili quattro opzioni:

Attiva

Imposta lo stato della transazione pianificata.

Crea automaticamente

Se abilitata, la transazione verrà inserita nel libro mastro senza che venga richiesta alcuna conferma (vedere nel seguito). Se necessario, è possibile essere avvisati al momento dell’inserimento della transazione abilitando l’opzione Notifica quando creata.

Crea in anticipo di

Imposta il tempo in anticipio con cui la transazione pianificata verrà creata.

Ricorda in anticipo di

Imposta l’anticipo con cui notificare la scadenza della transazione. È utile, per esempio, quando si deve pagare con un assegno; GnuCash può ricordare l’incombenza una settimana prima così da poter inviare l’assegno prima della scadenza.

Il riquadro Scadenze permette di dire a GnuCash che questa transazione non durerà per sempre; per esempio se si sta ripagando un prestito, si può selezionare la data di termine del prestito o il numero di rate rimanenti.

Selezionare poi la scheda della Frequenza nell’Editor transazioni pianificate. Qui è possibile impostare le opzioni relative al tempo per la transazione.

Edit Scheduled Transaction window, Frequency tab

Frequenza

Imposta la frequenza di base della transazione; selezionare un valore tra una volta,quotidiana,settimanale,quindicinale e mensile. In questo esempio verrà impostata a mensile

Nota

È possibile impostare delle scadenze a intervalli diversi da quelli elencati nell’elenco delle Frequenze, modificando le impostazioni della voce Ogni (vedere nel seguito).

Data d’inizio

Imposta l’inizio della transazione. Nell’esempio, questa sarà l’inizio del mese prossimo.

Ogni

Questa opzione permette di pianificare letransazioni in periodi multipli del valore impostato come Frequenza. Per esempio, per creare una transazione pianificata ogni 3 settimane, impostare la Frequenza a settimanale e il campo Ogni a 3.

Poi il e a eccezione dei fine settimana

Imposta il giorno del mese in cui è pianificata la transazione e controlla il comportamento di GnuCash quando la scadenza coincide con un giorno del fine settimana.

Nota

La sottoscrizione è prelevata il 28 di ogni mese, quindi la Data d’inizio sarà il 1° Novembre 2003 (assumendo che Novembre sia il mese prossimo) e la Frequenza sarà mensile; verrà quindi prelevata il 28 di ogni mese. Dato che nell’esempio l’abbonamento internet viene prelevato automaticamente dal conto, non sarà necessario né creare la transazione in anticipo né impostare una data finale.

Quando le voci di questa scheda sono state completate, GnuCash evidenzierà le scadenze future nel calendario sulla parte inferiore della finestra.

Infine, selezionare la scheda del Modello di transazione e inserire la transazione nella parte bassa come si farebbe nel libro mastro, con la sola differenza che non è richiesta una data.

Ora, si dovrebbe avere una finestra come questa:

Edit Scheduled Transaction window, Template Transaction tab

Si ricordi di premere il pulsante Inserisci, per convalidare e immettere la transazione.

Premendo Ok, si tornerà alla scheda delle Transazioni pianificate, ora con un elemento nella lista delle Transazioni:

Transazione pianificata inserita

Suggerimento

Facendo clic nel calendario in corrispondenza del primo giorno del mese, una piccola finestra, che seguirà il mouse, mostrerà ciò che è pianificato in quel giorno. Per far scomparire la finestra è sufficiente fare clic su di essa una volta.

Ora è possibile chiudere la scheda Transazioni pianificate e salvare il proprio lavoro.

Nota

Quello mostrato di seguito è solo a titolo esemplificativo e non deve essere immesso nel file di GnuCash in questa fase. Avendo questo esempio come base, la finestra più sotto apparirà quando la transazione pianificata è impostata per essere inserita.

D’ora in poi, quando si avvia GnuCash e se è in scadenza o se deve essere inserita una transazione pianificata, potrebbe essere visualizzata la finestra Dall’ultimo avvio che riassume le operazioni pendenti relative alle transazioni pianificate (Promemoria, Da creare ecc… una descrizione di ogni opzioni è fornita nel manuale di GnuCash):

Finestra di promemoria per la transazione pianificata

È possibile fare clic nella colonna Stato per modificare lo stato della transazione pianificata, se necessario. Fare poi clic sul pulsante Ok per chiudere la finestra Dall’ultimo avvio… e applicare le eventuali modifiche. Selezionare Annulla per scartare le operazioni impostate.

Se il campo Stato era già (o è stato impostato) a Da creare, se si controlla nel registro del conto bancario, si noterà che la transazione è stata creata:

Suggerimento

Abilitando l’opzione Controlla le transazioni create nella parte inferiore destra della finestra Dall’ultimo avvio…, GnuCash aprirà, dopo aver premuto il pulsante Ok, la scheda del registro di ogni conto in cui sono state inserite automaticamente le transazioni pianificate.

Nota

Se la transazione per il 28 Aprile è stata inserita in questa fase, ritornare all’ultimo file salvato di GnuCash. Andare in File → Apri e selezionare gcashdata_3

In pratica

Nelle sezioni precedenti di questo capitolo sono stati discussi i concetti e la meccanica di lavoro con le transazioni di GnuCash. Questa sezione si svilupperà a partire dalla struttura dei conti creata nel precedente capitolo aggiungendo dei bilanci di apertura, delle transazioni e delle transazioni pianificate.

Aprire un file di GnuCash

Si inizi aprendo il file dei dati salvato in precedenza, gcashdata_3emptyAccts, e lo salvare come gcashdata_4 da subito. La finestra principale dovrebbe assomigliare a questa:

Questa immagine mostra il punto di partenza per questa sezione.

Bilanci d’apertura

Come mostrato per il conto Attività:Conto corrente, i bilanci di apertura di un conto sono tipicamente assegnati a un conto speciale denominato Capitali:Bilanci d’apertura. Per cominciare a popolare la struttura dei conti, si impostino i bilanci di apertura dei conti. Si assuma anche che ci siano €1.000 nei risparmi e €500 di addebito per la carta di credito.

1. Aprire il registro del conto Attività:Conto risparmio. Selezionare Visualizza dal menu e controllare di aver impostato lo stile del registro a libro mastro basilare. Si vedranno le transazioni nelle altre due modalità in seguito; per ora è sufficiente creare una semplice transazione utilizzando lo stile predefinito di base.

2. Dalla finestra del registro del conto Attività:Conto risparmio, inserire una semplice transazione tra 2 conti per impostare il bilancio di apertura a €1.000, trasferito da Capitali:Bilanci d’apertura. Si ricorda che una transazione semplice trasferisce denaro da un conto sorgente ad un conto di destinazione. Registrare la transazione (premere invio o fare clic sul pulsante Inserisci).

3. Dalla finestra del registro del conto Attività:Conto corrente, inserire una transazione tra 2 conti al fine di impostare il bilancio di apertura a €1.000, trasferiti da Capitali:Bilanci d’apertura.

4. Dalla finestra del registro del conto Passività:Visa, inserire una transazione tra due conti per impostare il bilancio di apertura a €500, trasferiti dal conto Capitali:Bilanci d’apertura. Questo si ottiene inserendo €500 come addebito nel conto Visa (o diminuzione nel conto dei bilanci di apertura), dato che si tratta di denaro chiesto in prestito. Registrare infine la transazione (premere Invio o fare clic sul pulsante Inserisci).

Si dovrebbero ora avere 3 conti con i relativi bilanci di apertura impostati: Attività:Conto corrente, Attività:Conto risparmio e Passività:Visa.

Questa immagine mostra i bilanci di apertura .

Esempi di altre transazioni

Si aggiungano ora altre transazioni per simulare delle spese mensili. Durante il mese, €78 sono spesi per l’elettricità, €45 per il telefono ed €350 per l’affitto; si supponga che venga tutto pagato con il conto corrente. Si spendano inoltre €45,21 in generi alimentari, si riceva uno stipendio di €670 e si paghi una tariffa per il servizio internet. Si spostino poi €100 dal conto dei risparmi al conto corrente.

1. Aprire il registro del conto Uscite:Elettricità e inserire una transazione per pagare €78 per la bolletta elettrica alla fine del mese corrente (esempio: 28 Marzo 2006). Inserire una descrizione (esempio: Società elettrica) e il numero dell’assegno (esempio: 102). Il conto di trasferimento dovrebbe essere Attività:Conto corrente.

2. Aprire il registro del conto Attività:Conto corrente e inserire una transazione per pagare €45 di bolletta telefonica alla fine del mese corrente (esempio: 28 Marzo 2006). Inserire una descrizione (esempio: il nome della compagnia telefonica) e il numero dell’assegno (esempio: 103). Il conto di Trasferimento dovrebbe essere Uscite:Telefono. Si noti che è possibile inserire le transazioni sia dal lato dell’accredito (conto delle uscite) che dal lato dell’addebito (il conto delle attività).

3. Aprire il registro del conto Uscite:Affitto e inserire una transazione per pagare €350 di affitto alla fine del mese corrente (esempio: 28 Marzo 2006). Inserire una descrizione (esempio: affitto Aprile) e il numero dell’assegno (esempio: 104). Il conto di Trasferimento dovrebbe essere Attività:Conto corrente.

4. Si duplichi ora questa transazione utilizzando il pulsante Duplica sulla barra degli strumenti. Iniziare facendo clic nella transazione selezionata per l’affitto e premendo poi il pulsante Duplica. Inserire la data della transazione un mese più avanti (esempio: 28 Aprile 2006). Si noterà la comparsa di una linea separatrice di colore blu che GnuCash utilizza per separare le transazioni correnti da quelle future. In questo modo è possibile inserire delle transazioni prima che avvengano.

È anche possibile impostare una transazione pianificata per pagare l’affitto dato che l’importo della rata è probabilmente costante nel futuro prossimo.

- Si inizi selezionando la transazione per l’affitto (28 Aprile) e si prema l’icona Pianifica.

- Modificare in Mensile, cambiare la descrizione se necessario e premere OK

5. Per trasferire denaro dal conto dei risparmi al conto corrente, aprire il conto Attività:Conto risparmio e aggiungere una nuova transazione impostando il trasferimento a Attività:Conto corrente di un importo pari a €100 (datato 6 Marzo 2006).

6. Come ulteriore esempio di semplice transazione a due conti, si aggiunga una nuova transazione per registrare un acquisto di generi alimentari per €45,21 effettuato il 5 Marzo. Dal conto Attività:Conto corrente impostare un Trasferimento a Uscite:Alimentari. Il registro del conto dovrebbe apparire così:

7. Per aggiungere una transazione per la busta paga dalla finestra del registro del conto Attività:Conto corrente, selezionare una nuova riga per la transazione e fare clic sul pulsante Suddivisione. Nella prima riga inserire la descrizione della transazione (per esempio: «Employers R Us») e la data (14 Marzo). Al di sotto di questa, nella riga della «suddivisione», inserire l’importo del deposito nel conto Attività:Conto corrente (per esempio: €670). In seguito inserire i depositi per le imposte (Attività:Conto corrente (per esempio: €670), Uscite:Imposte:Statali (per esempio: €180), Uscite:Imposte:Assistenza sanitaria (per esempio: €90), Uscite:Imposte:Previdenza sociale (per esempio: €60) e, in ultimo, il totale lordo dello stipendio (per esempio: €1000) come prelievo dal conto Entrate:Stipendio.

8. Si deve anche pagare la sottoscrizione internet di 20 Euro il giorno 28.

Questa immagine mostra il saldo finale dopo il Capitolo 4, Transazioni.

Salvare il file

Prima di procedere alla sezione sui resoconti, salvare il file di GnuCash (nome gcashdata_4).

Resoconti

Avere a disposizione i dati solo tramite lo schermo del computer non è sempre sufficiente. Per questo GnuCash mette a disposizione dell’utente un grande numero di resoconti ampiamente personalizzabili.

Si analizzeranno ora i resoconti per il Flusso di liquidi e il Resoconto delle transazioni.

1. Per primo verrà analizzato il resoconto del Flusso di liquidi per il mese di Marzo.

Selezionare il resoconto dei flussi di liquidi da Resoconti → Entrate e uscite → Flusso di liquidi .

Questa immagine mostra il resoconto dei flussi di liquidi dopo il Capitolo 4, Transazioni.

Per ottenere questo resoconto personalizzato, fare clic con il tasto destro del mouse nel resoconto e scegliere Opzioni resoconto. Impostare poi il periodo e specificare quali conti si vogliono includere nel resoconto.

2. Controllare ora il resoconto delle transazioni per il conto corrente.

Selezionare il resoconto delle transazioni dal menu Resoconti → Resoconto delle transazioni .

Questa immagine mostra il resoconto delle transazioni per il conto corrente nel mese di Marzo.

3. Cambiare ora il resoconto delle transazioni in modo da mostrare solamente i vari conti delle uscite.

Questa immagine mostra il resoconto delle transazioni per i vari conti delle uscite nel mese di Marzo.

Parte II. Managing Personal Finances

Capitolo 5. Libretto degli assegni

Questo capitolo fornisce tutte le informazioni necessarie per gestire con GnuCash il proprio libretto degli assegni. Gestire il proprio libretto degli assegni costituisce il primo passo per tenere traccia delle proprie finanze e GnuCash lo rende più facile di quanto sia mantenere un registro cartaceo.

Tanto per cominciare, come discusso nel Capitolo 4, Transazioni, l’immissione di transazioni comuni è praticamente fatta da GnuCash, grazie alla funzione di auto-completamento. GnuCash mantiene un saldo corrente per ogni conto rendendone la riconciliazione più semplice. Il metodo della partita doppia aiuta a contabilizzare le proprie spese richiedendo un conto di trasferimento per i prelievi in modo da conoscere facilmente quanto denaro è stato speso in differenti settori.

Una volta acquistata confidenza con l’utilizzo di GnuCash per il conto corrente e gli altri conti bancari, si potrebbero voler tracciare altri conti finanziari. I capitoli dal 6 al 9 esaminano i metodi per gestire gli altri conti.

Configurare i conti

Il primo passo per gestire il proprio libretto degli assegni consiste nell’impostare i conti necessari, o utilizzando quelli predefiniti di GnuCash o creandone dei nuovi. Per maggiori dettagli su come creare un nuovo conto, consultare sezione chiamata «I conti base di livello principale». Per informazioni su come importare i conti da un altro programma, assegni consultare il manuale di GnuCash.

Per partire si avrà bisogno di diversi conti. Un conto del tipo Banca per ogni conto bancario reale di cui si desidera tenere traccia. Se si sta utilizzando una struttura dei conti personalizzata oppure quella predefinita di GnuCash, occorre assicurarsi di avere una transazione per il bilancio di apertura associata a ogni conto bancario che si possiede. Il metodo migliore per impostare questo valore, è di utilizzare come bilancio di apertura il saldo dell’ultimo estratto conto fornito dalla propria banca. È possibile inserirlo direttamente nella finestra delle informazioni del conto dell’assistente per l’Impostazione di una nuova struttura conti oppure si può inserire manualmente una transazione direttamente nel conto. In quest’ultimo caso è sufficiente creare una transazione dal conto Bilanci di apertura (della categoria capitale) al conto bancario.

I più frequenti conti bancari da includere nelle registrazioni sono:

- Conto corrente - qualsiasi conto istituzionale che fornisce la facoltà di emettere assegni.

- Conto risparmi - un conto istituzionale che matura interessi utilizzato normalmente per mantenere il denaro per tempi più lunghi rispetto al conto corrente.

Le transazioni comuni che interessano questa tipologia di conti sono i pagamenti e i depositi. I pagamenti sono trasferimenti di denaro dal conto bancario, generalmente verso un conto delle uscite. I depositi sono trasferimenti di denaro verso il conto bancario, generalmente proveniente da un conto delle entrate. È necessario impostare i conti di entrate e uscite per tracciare la provenienza e la destinazione del denaro. Si ricordi che una transazione bilanciata richiede il trasferimento di una uguale somma di denaro da almeno un conto verso almeno un conto. Così, se si deposita del denaro sul conto corrente, si deve anche indicare da quale conto il denaro proviene. Se si paga una spesa prelevando dal conto corrente, è necessario specificare il conto verso cui il denaro è stato speso.

Immettere i depositi

La maggiorana delle transazioni di deposito avvengono sotto forma di trasferimento da un conto delle entrate a un conto bancario. Le entrate possono derivare da varie fonti ed è buona norma impostare un conto di tipo entrate per ogni diversa fonte. Per esempio, le entrate possono provenire per la maggior parte dalla busta paga, ma possono anche essere dovute alla maturazione di interessi sui propri risparmi. In questo caso, si dovrebbero creare due conti per le entrate: uno per lo stipendio ed un uno per gli interessi maturati.

Suggerimento

È importante assicurarsi di aver selezionato l’opzione relativo alle tasse nella finestra delle Informazioni sulle imposte sulle entrate ( Modifica → Opzioni del resoconto delle imposte ), quando vengono impostati dei conti tassabili. Alcuni tipi di entrate, come per esempio i regali, possono non essere considerati tassabili ed è quindi necessario controllare le regole sulla tassabilità per determinare cosa è tassabile. Per la descrizione delle modalità di tracciamento delle entrate dovute ai guadagni di capitale, fare riferimento a Capitolo 11, Guadagni in conto capitale.

Prima di iniziare a inserire i depositi dello stipendio, è bene decidere con quale livello di dettaglio si intende registrarli. Il livello base consiste nell’inserire lo stipendio netto proprio come si farebbe su un registro cartaceo. Questo è il metodo più semplice, ma si possono ottenere maggiori dettagli se si inserisce in GnuCash lo stipendio lordo e le sue detrazioni. Questo metodo richiede più impegno ma inserendo tutte le informazioni sulle trattenute durante tutto l’arco dell’anno, consente di ottenere degli utili resoconti sulle tasse in in qualsiasi momento. Questi resoconti possono aiutare a determinare se si stanno trattenendo tasse a sufficienza e permettono di stimare le tasse da pagare in futuro. Se non si è sicuri sul livello di dettaglio, conviene iniziare inserendo semplicemente lo stipendio netto. Sarà sempre possibile tornare indietro e modificare le transazioni in un secondo momento se si decidesse di optare per un dettaglio maggiore.

Immettere i prelievi

Quando si preleva per una qualsiasi ragione una somma dal conto bancario, si sta trasferendo del denaro dal conto bancario verso un’altra destinazione. In GnuCash, quest’altra destinazione è registrata come un conto. Più conti di dettaglio si creano e utilizzano per le uscite, maggiori saranno le informazioni disponibili sulla destinazione del proprio denaro.

I prelievi possono assumere diverse forme. I prelievi da ATM rappresentano le transazioni più diffuse. Scrivere assegni è un altro modo per prelevare denaro al fine di pagare le bollette, per fare acquisti o per fare beneficenza. In funzione della banca, si possono avere anche costi di servizio in cui la banca preleva denaro dai conti. I trasferimenti di denaro verso un altro conto rappresentano anch’essi dei prelievi. Di seguito si tratterà ogni tipo di prelievo e se ne descriverà la procedura di inserimento in GnuCash.

ATM: prelievo di contanti

I prelievi di contanti sono trattati come trasferimenti da un conto bancario a un conto dei liquidi. GnuCash fornisce conti speciali per i Liquidi in grado di tenere traccia dei prelievi di contanti, così è necessario impostare un conto per i contanti allo scopo di registrare i propri prelievi sia con ATM che con altre modalità.

I conti per i liquidi possono essere utilizzati con diversi livelli di dettaglio. Al livello più semplice, si trasferisce semplicemente il contante dal conto corrente. Questo però indica solamente la quantità di denaro prelevata dal conto corrente in un determinato giorno, ma non fornisce informazioni sulla destinazione del denaro. Con poco impegno in più, è possibile utilizzare il conto per i liquidi per registrare anche gli acquisti in contanti in modo da poter conoscere la destinazione precisa del denaro. Questi acquisti verranno registrati come trasferimenti di denaro dal conto dei liquidi al conto delle uscite.

Alcune persone registrano ogni acquisto in contanti, ma questo richiede molto lavoro. Un metodo più semplice consiste nel registrare gli acquisti per i quali si ha una ricevuta, aggiustando poi il saldo del conto in base a quanto rimane nel portafoglio.

Si consiglia di impostare almeno un conto dei liquidi per registrare i propri prelievi. Se poi si decidesse di registrare anche la destinazione del proprio denaro, è sempre possibile inserire delle transazioni per il denaro speso. L’utente è libero di scegliere il dettaglio di livello che preferisce.

Riconciliare i conti

GnuCash rende molto semplice la riconciliazione del proprio conto bancario con l’estratto conto mensile. In sezione chiamata «Riconciliazione» vengono fornite le istruzioni necessarie a riconciliare le proprie transazioni con l’estratto conto mensile inviato dalla propria banca. Questa rappresenta la principale operazione di riconciliazione che dovrebbe essere eseguita ogni mese.

Ma allora cosa fare di tutti i conti che sono stati creati? Dovrebbero essere riconciliati anche loro? Se si riceve un estratto conto per un determinato conto, allora sarebbe bene riconciliarlo. Degli esempi possono essere l’estratto conto del conto corrente, dei risparmi e della carta di credito. Le transazioni e l’estratto conto per la carta di credito sono descritti in Capitolo 7, Carte di credito, quindi, se si è interessati a tracciare le carte di credito con GnuCash, leggere le istruzioni contenute in quel capitolo.

I conti per le entrate e per le uscite non vengono normalmente riconciliati dato che non esiste nessun documento che permette di controllarne il saldo. Per la stessa ragione è impossibile anche riconciliare i conti del denaro liquido. Con un conto per i liquidi, però, è possibile correggere il saldo di tanto tanto, in modo che il denaro contante a disposizione corrisponda al saldo nel conto dei liquidi. L’aggiustamento del saldo è trattato nella sezione successiva.

In pratica

Nel Capitolo 4, Transazioni, sono state inserite alcune transazioni nel conto corrente. In questo capitolo, verranno aggiunte altre transazioni e poi si procederà alla loro riconciliazione.

Bilanci d’apertura

Si cominci aprendo il file salvato nell’ultimo capitolo (gcashdata_4). La struttura dei conti dovrebbe assomigliare a questa:

Questa immagine mostra la struttura dei conti.

Aggiungere alcune transazioni

1. Aprire ora il conto corrente dalla finestra principale. Nel precedente capitolo, sono state inserite alcune transazioni per lo stipendio come depositi nel conto corrente. Ora si immetterà un altro tipo di deposito: un trasferimento di denaro dai risparmi al conto corrente. In una riga vuota, immettere una transazione per trasferire €500 da l conto dei risparmi al conto corrente (in questo caso, la data dell’ultima transazione era il 28 Marzo, ma questa transazione di trasferimento è avvenuta il 24). Il conto di trasferimento sarà quello dei risparmi dato che ci si trova nel conto corrente. Quest’ultimo dovrebbe ora assomigliare a questo:

Questa immagine mostra il registro del conto corrente.

2. Si proceda quindi all’inserimento di alcuni assegni in questo conto. Dapprima inserire un assegno a favore di HomeTown alimentari per €75 (5 di Marzo). Il conto di trasferimento è Alimentari, dato che tutto il denaro è stato impiegato per acquistare dei generi alimentari. Poi inserire un assegno di €100 per ABC Hardware (6 di Marzo) e suddividere questo importo in due uscite: €50 per Casalinghi e €50 per Attrezzi. Sarà necessario creare un conto di tipo Uscite per ognuna di esse e in seguito inserire la suddivisione. Il conto corrente dovrebbe ora assomigliare a questo:

Questa immagine mostra il registro del conto corrente dopo l’inserimento di altri assegni.

3. Si supponga ora di dover prelevare del denaro. Nella struttura dei conti, non è ancora presente un conto per i liquidi, così sarà necessario crearne uno. Creare quindi il conto come Liquidi nella categoria di livello principale Attività. Dal registro del conto corrente, inserire un prelievo da ATM per trasferire €100 dal Conto corrente al conto Liquidi in data 25 Marzo.

Questa immagine mostra il registro del conto corrente con un prelievo da ATM.

Bilanci d’apertura

A questo punto è possibile procedere alla riconciliazione del conto corrente, utilizzando questo semplice estratto conto:

Questa immagine mostra un semplice estratto conto.

1. Selezionare Operazioni → Riconcilia dal menu e inserire il bilancio di chiusura di €1.451,79. Premere OK per iniziare la riconciliazione del conto. Marcare le voci come appaiono nell’estratto conto. Quando tutte le voci sono state marcate, la finestra di riconciliazione dovrebbe assomigliare a questa:

Questa immagine mostra la finestra di riconciliazione con una differenza di €5,00.

Si noti che il saldo riconciliato differisce dal saldo finale di €5,00. Se si osserva l’estratto conto della banca, si noterà la presenza di un costo di servizio di €5,00 che non è stato aggiunto nel conto corrente.

2. Si deve quindi inserire nel registro del conto corrente un costo di servizio di €5,00. In una riga vuota del registro del conto corrente, inserire una transazione che trasferisca €5,00 dal conto corrente a un conto per i costi di servizio (sarà necessario creare questo conto nella categoria delle Uscite). Utilizzare la data di emissione dell’estratto conto come data per la transazione. Il conto corrente dovrebbe ora assomigliare a questo:

Questa immagine mostra il registro del conto corrente con l’aggiunta del costo di servizio.

3. Tornando alla finestra di riconciliazione, dovrebbe ora essere visualizzata la tassa di servizio sotto la voce Fondi in uscita. Fare clic su di essa per marcarla come riconciliata; si noti come l’importo della differenza sia ora pari a 0,00. Premere il pulsante Termina nella barra degli strumenti per completare la riconciliazione. La colonna di riconciliazione R nel registro del Conto corrente, dovrebbe ora mostrare una s per ogni transazione appena riconciliata. Si osservi anche che la riga delle informazioni nel basso della finestra riporta Riconciliato: EUR 1.451,79.

Questa immagine mostra il registro del conto corrente riconciliato.

Salvare il file

Tornare ora alla finestra principale del programma e salvare il file con il nuovo nome gcashdata_5. La struttura dei conti sta costantemente crescendo e dovrebbe essere simile a questa:

Questa immagine mostra la struttura dei conti.

Resoconti

Come è stato fatto nel precedente capitolo, si dia uno sguardo ai resoconti Flusso di liquidi e Resoconto delle transazioni.

1. Per primo verrà analizzato il resoconto del Flusso di liquidi per il mese di Marzo.

Selezionare il resoconto dei flussi di liquidi da Resoconti → Entrate e uscite → Flusso di liquidi .

Questa immagine mostra il resoconto del flusso di liquidi dopo il Capitolo 5, Libretto degli assegni.

2. Si controlli ora il corrispondente resoconto delle transazioni per i conti del patrimonio.

Selezionare il resoconto delle transazioni dal menu Resoconti → Resoconto delle transazioni .

Questa immagine mostra il resoconto delle transazioni per i conti del patrimonio nel mese di Marzo.

3. Cambiare poi il resoconto delle transazioni in modo da mostrare solamente i vari conti delle Uscite.

Questa immagine mostra il resoconto delle transazioni per i vari conti delle uscite nel mese di Marzo.

Un solo conto, presente nella struttura dei conti realizzata finora, non è ancora stato utilizzato: quello della Carta di credito. Ora che si è in grado di tenere traccia del conto bancario e dei contanti in GnuCash, si potrebbe voler iniziare a tenere traccia anche della propria carta di credito. GnuCash fornisce un particolare tipo di conto per le carte di credito che sarà discusso nel prossimo capitolo.

Capitolo 6. Expense Accounts

If managing your checkbook is the first step in tracking your finances, then using expense accounts to see where you are expending money is a close second step. This chapter will give you an understanding of how GnuCash uses expense accounts to help you keep track of many different categories of transactions.

Concetti

An expense type account is used to allow you to track how much you spend on specific expenses. Technically, expense accounts are not a part of traditional accounting, but have become common with the increased capabilities of computer-based accounting systems. Many people's first experience with tracking expenses comes from Quicken(tm), where transactions can be assigned to one or more categories. In GnuCash, these categories are set up as separate accounts, which are designated as Expense type accounts. This allows GnuCash to apply the rules of double-entry accounting consistently. Expense accounts can be as detailed or as general as you need. Some users need only a few accounts for personal expense tracking. Others use GnuCash expense accounts to manage their expenses in great detail. The level of detail you choose is up to you. Keep in mind that with GnuCash, you can change accounts for transactions, so if your needs change later on, it is possible to move transactions around.

Impostare i conti

Simple Expense Account Setup

For many users, the easiest way to set up expense accounts is to check the "Common Accounts" when you create a new Account Hierarchy. This will establish many of the most common expense accounts that users need. See "New Account Hierarchy Setup" in Chapter 3 of the Help guide for more information.

Complex Expense Account Setup

If you have different expense accounting needs, you can refer to Capitolo 4, Transazioni, or Chapter 5.4 in the Help manual for instructions on how to create accounts.

Typical reasons for adding new or different expense accounts include: to track expenses for particular business purposes (e.g., specific types of supply expenses), to track expenses for particular tax purposes (e.g., tax expenses that must be reported to others), or simply to track expenses that are meaningful to you (e.g., payments made to a particular charity).

Entering Expense Transactions

While it is possible to enter transactions directly into expense accounts, it is not normally how these are entered. For most people, transactions for an expense account are added when the user is entering data into the other account in the transaction. In other words, if you have an expense account for Charitable Donations (e.g., Expenses:Charity), you will typically add a transaction to the expense account by assigning a check in your checking account register to the Charity account.

If you open an expense account, you will see a register similar to most others you find in GnuCash. The informal column headings for the transaction amounts are slightly different, however. The left (debit) column will read Tot Expense, while the right (credit) column will read Tot Rebate.

Other Considerations for Expense Accounts

Because expense accounts are generated entirely by you, there are no statements against which you would reconcile your data. Therefore, there is technically nothing to reconcile. You can, of course use the reconcile process for expense accounts, which will lock the transactions for future editing.

One point to consider is that as your use of GnuCash continues, the balances in these accounts will grow, since there are usually very few credit transactions that reduce the balances. There is nothing wrong with this situation, but some users may wish to clear the balances in their expense accounts periodically. Zeroing transactions can be entered that transfer the balance of the account to an Equity account. GnuCash includes a Closing Books procedure that includes zeroing out expense accounts. Keep in mind that this is not necessary, and that if you need to gather information on a given expense account, you can use various reports to extract that data without zeroing the account out.

Capitolo 7. Carte di credito

Questo capitolo mostra come gestire una carta di credito con GnuCash.

Concetti

Dato che probabilmente è capitato di scrivere un assegno o effettuare un pagamento elettronico alla compagnia della carta di credito ogni mese, si potrebbe pensare che la carta di credito rappresenti una uscita; in realtà non la è. Perché? Un conto per la carta di credito è un prestito a breve termine: si possono fare degli acquisti da questo conto e poi si deve restituire il denaro speso, con gli interessi (il carico finanziario a proprio conto). Gli acquisti che si effettuano con la carta di credito sono le vere uscite.

È possibile percorrere due diverse strade quando si vuole immettere una transazione avvenuta con la carta di credito: la scelta dipende dal livello di dettaglio che si desidera ottenere. Il metodo più semplice consiste nel registrare solamente i pagamenti mensili alla compagnia della carta di credito. Dal proprio conto bancario, immettere un trasferimento di denaro ogni mese al conto delle uscite della carta di credito. Questo permetterà di visualizzare l’importo che si paga ogni mese alla compagnia della carta di credito, ma non fornirà alcuna informazione sul saldo della carta di credito o sugli acquisti effettuati con la carta di credito.

Un metodo più completo per tracciare la carta di credito in GnuCash consiste nell’inserire ogni acquisto e ogni pagamento come una transazione separata. Utilizzando il registro del conto della carta di credito, è possibile inserire le ricevute per tutto il mese. Quando si riceve l’estratto conto della carta di credito, è possibile riconciliarlo con il conto della carta di credito e i pagamenti sono inseriti come un trasferimento di denaro dal conto corrente al conto della carta di credito. Questo metodo fornisce maggiori informazioni sul saldo durante il mese e fa emergere ogni discrepanza durante la riconciliazione, ma è necessario inserire una maggior quantità di dati.

Impostare i conti

Per iniziare a gestire la propria carta di credito con GnuCash, si deve impostare un conto delle Passività di livello principale e al suo interno creare tanti conti figli del tipo carta di credito quante sono le carte che si vogliono tracciare. Per registrare solamente i pagamenti effettuati alla compagnia della carta di credito, tutto quello di cui si ha bisogno è un conto per la banca e uno per la carta di credito dove immettere le transazioni.

Le spese effettuate con la carta di credito sono delle uscite ed è quindi necessario impostare questi conti come figli di un conto di livello principale denominato Uscite. Se si decide di utilizzare un maggiore livello di dettaglio degli acquisti, sarà necessario creare un conto uscite per ogni tipo di acquisto che si effettua. Dato che sarà anche necessario riconciliare il saldo con l’estratto conto della carta, sarà utile impostare un bilancio di apertura per ogni conto di carta di credito. Il metodo più semplice per farlo consiste nell’utilizzare come bilancio di apertura, il saldo dell’ultimo estratto conto.

Schema semplice

Se non si desidera registrare ogni spesa sostenuta con la carta di credito, è sufficiente creare una semplice struttura dei conti come questa:

-Attività

-Banca

-Passività

-Carta di credito

-Uscite

-Carta di credito

In questo esempio, si immette l’importo totale addebitato ogni mese come una transazione tra il conto Passività:Carta di credito e il conto Uscite:Carta di credito. Quando si effettua un pagamento si deve inserire una transazione tra Attività:Banca e Passività:Carta di credito.

La limitazione ovvia di questo semplice schema per la carta di credito, risiede nel fatto che non è possibile vedere dove il denaro viene impiegato. Tutte le spese effettuate con la carta di credito sono inserite nel conto delle uscite per la carta di credito. Comunque, questo sistema è facilmente configurabile e aggiornabile.

Schema completo

Se si desidera registrare le spese in modo più completo, occorre impostare più conti per le uscite denominati a seconda dei vari tipi di acquisti che si possono effettuare. Ogni addebito sulla carta di credito è immesso come una transazione separata tra il conto delle passività della carta di credito e il conto specifico per l’uscita. Di seguito si riporta un esempio di struttura dei conti per questo caso:

-Attività

-Banca

-Passività

-Carta di credito

-Uscite

-Cibo

-Auto

-Vestiti

-Intrattenimento

-Interessi

-Servizi

Chiaramente, è necessario inserire delle uscite specifiche a seconda delle proprie abitudini di acquisto. L’unica differenza tra questo schema e quello semplice, riguarda le uscite che ora sono suddivise in gruppi. Si noti anche la presenza di una uscita denominata «Interessi»; questa è utilizzata quando la carta di credito richiede il pagamento degli interessi sul denaro che mensilmente non è ancora stato restituito. Il conto delle uscite denominato «Servizi» permette di tenere traccia delle spese di servizio associate all’utilizzo della carta di credito, quali il costo fisso annuo di utilizzo se esiste. Con questo schema, si sarà in grado di controllare dove il denaro viene speso ogni mese e raggrupparlo in funzione dei conti delle uscite.

Il resto di questo capitolo assumerà che si stia utilizzando lo schema completo.

Immettere le spese

Inserire le proprie spese, fornisce un quadro più dettagliato delle proprie abitudini di acquisto. Le spese effettuate con la carta di credito sono registrate come transazioni tra il conto passività della carta di credito e l’appropriato conto delle uscite.

When you pay for goods or services with your credit card, you are telling the credit card company to pay the merchant for you. This transaction will increase the amount of money you owe the credit card company, and the credit card balance will increase. The other side of these transactions will in most cases be an expense account. For example, if you buy clothing from a store with your credit card for $50, you would be transferring that money from the credit account into Expenses:Clothing.

Entering these transactions into GnuCash allows you to track how much you owe the credit card company, as well as provides you a better picture of your overall accounts. It also allows you to monitor your account and ensure that fraud is avoided.

Adding transactions to a credit card account is similar to entering transactions in other accounts. You can enter them manually, or import them from your credit card company using a compatible import format.

For assistance with entering transactions, see Chapter 6 of the Help manual and Capitolo 4, Transazioni.

Immettere gli addebiti

La maggior parte dei pagamenti in favore della carta di credito sono immessi come transazioni da un conto bancario (attività) al conto della carta di credito (passività). Quando si paga la ricevuta mensile, si sta prelevando denaro da un conto bancario per far diminuire il saldo della carta di credito. Questa transazione contribuisce alla diminuzione sia del saldo del conto bancario, sia dell’importo dei debiti che si hanno verso la carta di credito.

Quando si restituisce un acquisto, si riceve un rimborso sulla carta di credito. Questa rappresenta un altro tipo di pagamento nel senso che fa diminuire l’importo dei debiti che si hanno verso la compagnia della carta di credito. Se l’acquisto originale è stato registrato con un trasferimento dal conto della carta a quello delle uscite, si può semplicemente invertire la transazione: ritrasferire indietro il denaro dal conto delle uscite a quello della carta di credito. Questa transazione provoca la diminuzione del saldo sia del conto delle uscite, sia del conto della carta di credito. Per esempio, se è stato registrato un acquisto di vestiario avvenuto con la carta di credito, la transazione associata consiste in un trasferimento dal conto della carta di credito al conto delle uscite per il vestiario. Se poi si restituisce questa merce per un rimborso, è sufficiente trasferire il denaro indietro dal conto delle uscite per il vestiario al conto della carta di credito.

Nota

Un errore comune è quello di inserire il rimborso come una entrata. Non è infatti un’entrata ma una «uscita negativa». Questo è il motivo per cui si deve trasferire il denaro dal conto delle uscite a quello della carta di credito quando si riceve un rimborso.

Per rendere più chiaro il concetto, si procede all’illustrazione di un esempio. Si acquistano dei Jeans con la carta di credito per un importo di €74.99; il giorno dopo ci si accorge che sono troppo larghi e si decide di restituirli. Fortunatamente il negoziante accetta e viene rimborsata la carta di credito.

1. Si inizi aprendo il file salvato in precedenza (gcashdata_5), e lo salvare da subito con il nome gcashdata_6.

2. Aprire il registro del conto Passività:Visa e inserire una transazione a due conti per pagare l’acquisto di Jeans per €74.99. Il conto di Trasferimento sarà Uscite:Abbigliamento e verrà addebitato il proprio conto Visa con €74.99.

Nota

Dato che il conto Uscite:Abbigliamento non è stato creato in precedenza, GnuCash ne richiederà la creazione. Si ricordi solo di crearlo come conto della categoria Uscite

3. Inserire poi il rimborso in uno dei seguenti modi.

- Inserire la stessa transazione utilizzata per l’acquisto, ma invece di un importo in Addebito, inserire un importo in Pagamento nel registro del conto della carta di credito.

- Selezionare la transazione di acquisto che si vuole rimborsare (cioè la transazione per i Jeans nel caso analizzato) e selezionare Transazione → Aggiungi transazione di inversione . Modificare la data come necessario.

Dopo aver invertito la transazione, il conto della carta di credito dovrebbe assomigliare a questo:

Questa immagine mostra il registro del conto Passività:Carta di credito dopo l’inversione della transazione per l’acquisto.

E il registro del conto Uscite:Abbigliamento dovrebbe assomigliare a questo

Questa immagine mostra il registro del conto Uscite:Abbigliamento dopo l’inversione della transazione di acquisto.

4. Salvare il file dei dati di GnuCash.

In pratica

Ora che sono stati affrontati i concetti di base che stanno dietro le varie transazioni che si devono effettuare per tracciare correttamente la propria carta di credito in GnuCash, si procederà alla illustrazione di un esempio: si effettueranno degli acquisti con la carta di credito, si rimborseranno due di essi, si pagheranno gli interessi sull’importo non pagato, si riconcilierà il conto della carta e, infine, si effettuerà un pagamento parziale della carta di credito.

Aprire un file di GnuCash

Si inizi aprendo il file dei dati salvato in precedenza, gcashdata_5 e lo salvare come gcashdata_6 da subito. La finestra principale dovrebbe assomigliare a questa:

Struttura dei conti iniziale per il tracciamento di una carta di credito nell’esempio pratico.

Acquisti

Si supponga di effettuare degli acquisti con la carta Visa. Si inizi acquistando €25 di cibo dal Greasy Spoon Cafe, €100 di capi di vestiario da Faux Pas Fashions, €25 di carburante da Premium Gasoline, €125 di generi alimentari e casalinghi da Groceries R Us (suddivisi in €85 di alimentari ed €40 in oggetti per la casa) e infine, €60 di articoli per la casa da CheapMart.

Si ripeta anche l’esercizio del capitolo precedente, acquistando un paio di Jeans per €74.99 il 3 Aprile, e si restituiscano due giorni dopo.

La finestra del registro per le passività della carta di credito dovrebbe assomigliare a questa:

Acquisti iniziali con la carta di credito.

Rimborso

Si supponga ora che il 15 Aprile siano stati restituiti i vestiti acquistati l’11 Aprile da Faux Pas Fashions e che sia stato rimborsato il costo sulla carta di credito. Inserire una transazione per il rimborso della carta di credito per l’intero importo di €100. È necessario utilizzare lo stesso conto di trasferimento utilizzato per l’acquisto, e inserire l’importo nella colonna del pagamento. GnuCash automaticamente completerà il nome e il conto di trasferimento, ma immetterà anche automaticamente i €100 nella colonna dell’addebito. Sarà necessario reinserire l’importo nella colonna dei pagamenti. La transazione sarà come questa:

Restituzione dei vestiti a Faux Pas Fashions, rimborso sulla carta di credito.

Interessi

Dopo il mese di acquisti, sfortunatamente, arriva per posta la ricevuta della carta di credito oppure si accede a essa tramite internet. Si scopre che sono stati addebitati €20 di interessi nell’ultimo giorno di Aprile a causa del saldo del mese precedente. Questo viene immesso come una spesa nel conto della carta di credito.

Interessi.

Riconciliazione

All’arrivo della ricevuta della carta di credito, si dovrebbe riconciliare il conto della carta di credito con questo documento. Questo può essere fatto utilizzando l’applicazione di riconciliazione fornita da GnuCash. Evidenziare il conto della carta di credito e selezionare Operazioni → Riconcilia… . Questa procedura di riconciliazione è descritta dettagliatamnete in sezione chiamata «Riconciliazione», ma comunque ne verrà descritto il processo anche qui. Per questo esempio, si assuma che l’estratto conto della carta di credito sia datato 1 Maggio, con un saldo finale di €455. Inserire questi valori nella finestra iniziale di riconciliazione come mostrato qui.

Finestra iniziale di riconciliazione del conto.

Durante il processo di riconciliazione, si devono marcare tutte le transazioni nel conto quando si è certi che esse compaiono sia nel conto di GnuCash, sia nell’estratto conto della carta. In questo esempio, come mostrato nella figura più sotto, c’è una differenza di €300 tra i conti di GnuCash e il documento della carta di credito.

Finetsra principale di riconciliazione del conto, dove è visualizzata una differenza di €300.

Dopo alcune analisi, si scopre di aver dimenticato di registrare un pagamento effettuato il 5 Marzo in favore della compagnia della carta di credito per un importo di €300; questo pagamento deve essere inserito con una transazione dal conto corrente bancario al conto della carta di credito. A questo punto il documento della carta di credito e il conto di GnuCash possono essere riconciliati, con un saldo di €455.

Pagamento

Nell’ipotesi che sia stata completata la riconciliazione del conto della carta di credito, è necessario effettuare un pagamento alla compagnia della carta di credito. In questo esempio, si è in debito di €455 ma si restituiranno solamente €300 ancora per questo mese. Per fare questo, inserire una transazione dal proprio conto bancario al conto della carta di credito, per una somma di €300, che dovrebbe diminuire il saldo della carta di credito portandolo a €155. Il registro del conto della carta di credito dovrebbe ora assomigliare a questo:

Registro del conto dopo la riconciliazione e il pagamento.

Tornare alla finestra principale e salvare il file (gcashdata_6). La struttura dei conti sta continuamente crescendo e dovrebbe assomigliare a questa:

Struttura dei conti di GnuCash dopo la riconciliazione e il pagamento.

Salvare il file

In ultimo, salvare il file dei dati di GnuCash (gcashdata_6).

Resoconti

Come è stato fatto nel precedente capitolo, si darà uno sguardo ai resoconti per il Flusso di liquidi e per le Transazioni.

1. Dapprima si analizzi il resoconto del Flusso di liquidi per il conto Visa delle passività per il mese di Marzo.

Selezionare il resoconto dei flussi di liquidi da Resoconti → Entrate e uscite → Flusso di liquidi .

Questa immagine mostra il resoconto del flusso di liquidi dopo il Capitolo 7, Carte di credito.

2. Controllare ora il corrispondente resoconto delle transazioni per il conto Visa.

Selezionare il resoconto delle transazioni dal menu Resoconti → Resoconto delle transazioni .

Questa immagine mostra il resoconto delle transazioni per il conto Visa nei mesi di Marzo e Aprile.

3. Cambiare ora il resoconto delle transazioni in modo da mostrare solamente i vari conti delle uscite.

Questa immagine mostra il resoconto delle transazioni per i vari conti delle uscite nel mese di Aprile.

Capitolo 8. Prestiti

Questo capitolo spiega come gestire un mutuo con GnuCash.

Concetti base

Un prestito è definito come una transazione finanziaria in cui una parte paga per l’utilizzo del denaro fornito da un’altra parte. Esistono molti esempi comuni di prestiti: le carte di credito, le rate dell’auto, i mutui per la casa o un prestito per l’impresa.

Terminologia

Prima di discutere specificatamente come vengono trattati i prestiti inGnuCash, è utile presentare un glossario sulla terminologia. I termini riportati più sotto, costituiscono alcuni dei concetti base riguardanti i prestiti. Si raccomanda di prendere familiarità con questi termini o, almeno, fare riferimento a questa lista se si incontrassero dei termini non conosciuti nelle sezioni successive.

- Piano di ammortamento - il progetto di ripagamento per assicurare che il prestito verrà interamente restituito, tipicamente utilizzando delle rate mensili costanti. Questi pagamenti sono normalmente suddivisi in una parte per ripagare il principale e in una parte relativa agli interessi; l’importo del principale aumenta con l’avanzare delle rate mentre gli interessi diminuiscono.

- Debitore - l’individuo o la società che riceve in prestito il denaro.

- Insolvenza - quando il debitore non è in grado di pagare il prestito nei termini stabiliti con il creditore.

- Rinvio - un ritardo temporaneo nel rimborso di un prestito.

- Mora - è il termine che si riferisce ai pagamenti ritardati.

- Montante - importo del prestito pagato al debitore. Alcuni prestiti prevedono pagamenti multipli, nel senso che il debitore non riceve l’importo totale del prestito in una volta sola.

- Interesse - il prezzo praticato dal creditore al debitore per l’uso del denaro prestato. Generalmente si esprime in percentuale annua sul capitale prestato, denominato tasso annuo nominale o TAN.

- Creditore - la società o la persona che presta il denaro al debitore.

- Tassa per il prestito - un tassa per le operazioni prelevata dal capitale nel momento in cui il debitore riceve il prestito.

- Somma capitale o principale - l’importo originale del prestito, o l’importo del prestito originale ancora da pagare. Quando si paga una rata del prestito, una parte del denaro è per pagare gli interessi e una parte è per pagare il capitale.

- Pagherò - il contratto legale tra debitore e creditore relativo al prestito.

Impostare i conti

Quando un debitore ottiene un prestito, normalmente ha l’intenzione di acquistare un oggetto di un certo valore. Infatti, alcuni prestiti richiedono che il contraente acquisti un determinato bene, come una casa. Questo bene rappresenta un’assicurazione per il creditore nei riguardi dell’insolvenza del debitore. Esistono tuttavia esempi di prestiti che non hanno necessariamente associato un bene di grande valore: per esempio i prestiti per gli studi.

Per la struttura dei conti presentata nel seguito, si assumerà che il prestito sia utilizzato per acquistare un bene di valore.

Il prestito è una passività, l’interesse risultante dal prestito è un’uscita in corso mentre ogni tassa amministrativa che sia necessario pagare rappresenta un’altra uscita; infine, l’oggetto acquistato con il denaro prestato, è un patrimonio. Con questi parametri, si può costruire una struttura di base dei conti per un prestito:

Struttura di conti elementare per un prestito

-Attività

-Beni mobili

-conto risparmio

-Beni immobili

-beni acquistati

-Passività

-Prestiti

-Mutuo

-Uscite

-Interessi

-Interessi sul mutuo

-Tasse amm. del mutuo

GnuCash possiede un certo numero di strutture di conti per prestiti predefinite, quali i prestiti per l’auto e il mutuo per la casa. Per accedere a queste strutture predefinite selezionare File → Nuova struttura conti e selezionare il tipo di prestito a cui si è interessati.

Calcoli

Determinare i piani di ammortamento per un prestito, gli importi delle rate, il valore totale o i tassi di interesse può risultare a volte complesso. Per assistere l’utente in questo tipo di calcoli, GnuCash incorpora un calcolatore di prestiti. Per accedervi, selezionare la voce Strumenti → Calcolatore di prestiti .

Il calcolatore di prestiti di GnuCash.

Il calcolatore di prestiti può essere utilizzato per calcolare ognuno di questi parametri: Numero di rate, Tasso di interesse, Valore attuale, Rata , o Valore futuro, ammesso che gli altri quattro siano stati definiti. Sarà inoltre necessario specificare l’interesse composto e il metodo di pagamento.

- Numero di rate - il numero di rate in cui è suddiviso il prestito.

- Tasso di interesse - il tasso di interesse nominale del prestito, per esempio il tasso annuo di interesse.

- Valore attuale - il valore a oggi del prestito, per esempio l’importo ancora da versare per estinguere il prestito.

- Rata - l’importo da pagare come rata.

- Valore futuro - il valore futuro del prestito, per esempio l’importo ancora da versare alla scadenza del prestito.

- Interesse composto - esistono due metodi per calcolare l’interesse composto, discreto o continuo. Per l’interesse composto discreto, selezionare la frequenza dal menu a tendina con un intervallo variabile da annuale a quotidiano.

- Rata - il menu a tendina permette la scelta della frequenza di pagamento con un intervallo che va dall’anno al giorno. Si può anche scegliere se il pagamento avviene all’inizio od alla fine del periodo. Ai pagamenti all’inizio del periodo viene applicato il tasso di interesse can also select whether your payments occur at the beginning or end of the period. Payments made at the beginning of the payment period have interest applied to the payment as well as any previous money paid or money still owed.

Esempio: rate mensili

Quale sarebbe la rata mensile per un prestito di €100.000 da restituire in 30 anni a un tasso costante del 4% composto mensilmente?

Questa situazione è mostrata nell’immagine d’esempio più in alto. Per eseguire questo calcolo, si deve impostare il numero di rate a 360 (12 mesi per 30 anni), il tasso di interesse a 4, il valore attuale a 100.000, lasciare vuoto il capo della rata e impostare il valore futuro a 0 (si desidera estinguere completamente il prestito e non avere altro da pagare alla fine del mutuo). L’interesse composto va impostato a mensilmente, le rate sono anch’esse mensili assumendo il pagamento alla fine del periodo e l’interesse composto discreto. Premere quindi il pulsante Calcola. Il risultato dovrebbe essere €-477.42.

Risposta: la rata mensile ammonterebbe a €477.42.

Esempio: durata del prestito

Per quanto tempo si dovrebbe pagare un prestito di €20.000 al tasso fisso del 10% composto mensilmente e pagando una rata mensile di €500?

Per eseguire questo calcolo, lasciare vuoto il campo del numero di rate, impostare il tasso di interesse a 10, il valore attuale a 20.000, l’importo della rata a -500 e il valore futuro a 0 (si desidera estinguere completamente il prestito e non avere altro da pagare alla fine dello stesso). L’interesse composto va impostato a mensilmente, le rate sono anch’esse mensili assumendo il pagamento alla fine del periodo e l’interesse composto discreto. Premere quindi il pulsante Calcola. Il risultato dovrebbe essere 49.

Risposta: si dovrà pagare il prestito per 4 anni e 1 mese (49 mesi).

Avanzato: dettagli sui calcoli

Per poter discutere le formule matematiche utilizzate dal calcolatore di prestiti, è necessario definire prima di tutto alcune variabili.

n  == numero di rate

%i  == tasso di interesse nominale applicato TAN

PV  == valore attuale

PMT == rata

FV  == valore futuro

CF == frequenza di composizione per anno

PF == frequenza di pagamento per anno

Valori comuni per CF e PF sono:

1   == annuale

2   == semestrale

3   == quadrimestrale

4   == trimestrale

6   == bimestrale

12  == mensile

24  == quindicinale

26  == bisettimanale

52  == settimanale

360 == giornaliero

365 == giornaliero

Conversione fra tasso di interesse nominale e effettivo

Quando si ha bisogno della soluzione per n, PV, PMT o FV, Il tasso di interesse nominale «i» deve prima essere convertito in quello effettivo «ieff». Quest’ultimo è poi utilizzato per calcolare la variabile selezionata. Quando si vuole invece conoscere il valore di «i», il calcolo fornisce il tasso di interesse efficace «ieff». Quindi, occorre conoscere la relazione che lega i valori di «i» e di «ieff».

Per calcolare «i» noto «ieff», vengono utilizzate le seguenti espressioni:

Interesse discreto:     ieff = (1 + i/CF)^(CF/PF) - 1

Interesse continuo: ieff = e^(i/PF) - 1 = exp(i/PF) - 1

Per calcolare «ieff» noto «i», vengono utilizzate le seguenti espressioni:

Interesse discreto:      i = CF*[(1+ieff)^(PF/CF) - 1]

Interesse continuo: i = ln[(1+ieff)^PF]

Nota

Nelle equazioni seguenti per le transazioni finanziarie, tutti i tassi di interesse indicati sono effettivi cioè «ieff». Per maggiore brevità si utilizzerà comunque il simbolo «i» come abbreviazione di «ieff».

L’equazione fondamentale della finanza

Una sola equazione lega tutte e 5 le variabili. Questa formula è nota come l’equazione fondamentale della finanza:

PV*(1 + i)^n + PMT*(1 + iX)*[(1+i)^n - 1]/i + FV = 0

Dove: X = 0 per i pagamenti alla fine del periodo, e

X = 1 per i pagamenti all’inizio del periodo

Partendo da questa equazione, possono essere ricavate le relazioni che esplicitano ogni variabile. Per una spiegazione più dettagliata su come vengono ricavate queste equazioni, consultare il file src/calculation/fin.c nel codice sorgente di

A = (1 + i)^n - 1

B = (1 + iX)/i

C = PMT*B

n = ln[(C - FV)/(C + PV)]/ln((1 + i)

PV = -[FV + A*C]/(A + 1)

PMT = -[FV + PV*(A + 1)]/[A*B]

FV = -[PV + A*(PV + C)]

The solution for interest is broken into two cases.

The simple case for when  PMT == 0 gives the solution:

i = [FV/PV]^(1/n) - 1

Il caso in cui PMT != 0 è piuttosto complesso e non verrà discusso in questa sede. Invece di prevedere una funzione esplicita, la determinazione del tasso di interesse quando PMT !=0, prevede un metodo iterativo. Consultare il file sorgente src/calculation/fin.c per una spiegazione dettagliata.

Esempio: rate mensili

Ricalcolare sezione chiamata «Esempio: rate mensili», usando però le formule matematiche anziché il calcolatore di prestiti. Quale sarebbe la rata mensile per un prestito di €100.000 da restituire in 30 anni a un tasso costante del 4% composto mensilmente?

Si definiscano per prime le variabili: n = (30*12) = 360, PV = 100000, PMT = incognita, FV = 0, i = 4%=4/100=0.04, CF = PV = 12, X = 0 (pagamento alla fine del periodo).

Il secondo passo consiste nel convertire il tasso di interesse nominale «i» in quello effettivo «ieff». Dato che l’interesse è composto mensilmente ed è discreto si utilizza la formula: ieff = (1 + i/CF)^(CF/PF) - 1, che fornisce ieff = (1 + 0.04/12)^(12/12) - 1, quindi ieff = 1/300 = 0.0033333.

È ora possibile calcolare A e B. A = (1 + i)^n - 1 = (1 + 1/300)^360 - 1 = 2.313498. B = (1 + iX)/i = (1 + (1/300)*0)/(1/300) = 300.

Noti A e B, si può calcolare PMT. PMT = -[FV + PV*(A + 1)]/[A*B] = -[0 + 100000*(2.313498 + 1)] / [2.313498 * 300] = -331349.8 / 694.0494 = -477.415296 = -477.42.

Risposta: la rata mensile ammonterebbe a €477.42.

Mutuo per la casa (come fare)

Un mutuo per la casa può essere impostato usando la struttura del conto descritta nella sezione chiamata «Impostare i conti».

Come esempio, si assuma di avere €60.000 nel proprio conto bancario e si supponga di acquistare una casa di valore pari a €150.000. Il mutuo applica un APR del 6% e ha dei costi amministrativi (ad esempio costi di chiusura ecc…) del 3%. Si decida di versare €50.000 e di chiedere in prestito i restanti €103.000, che rimarranno €100.000 dopo il pagamento dei costi di chiusura (3% di €100.000).

I conti prima di chiedere in prestito il denaro:

I conti prima di ricevere il prestito

L’acquisto della casa è registrato con una transazione suddivisa nel conto Attività:Casa, con €50.000 provenienti dalla banca (ad esempio: l’anticipo) e €100.000 provenienti dal mutuo. Si possono inserire anche i 3.000€ di costi di chiusura nella stessa suddivisione aumentando così l’importo del prestito a €103.000.

Tabella 8.1. Transazione suddivisa per l’acquisto di una casa

Conto

Aumento

Diminuzione

Attività:Beni immobili:Casa

€150.000

Attività:Attività correnti:Banca

€50.000

Passività:Prestiti:mutuo

€103.000

Uscite:Imposte amministrative per il mutuo

€3.000

La suddivisione assomiglierà a questa nel conto Attività:Beni immobili:Casa:

Transazione suddivisa per il mutuo

Mentre la struttura dei conti sarà come questa:

Conti per il mutuo

Prestito personale a un amico (come fare)

Il denaro non si chiede in prestito esclusivamente alla banca; a volte si può richiedere anche a dei famigliari o amici; addirittura può essere un amico a chiedere in prestito del denaro. In questo capitolo verrà descritto come comportarsi nel caso si voglia prestare del denaro.

L’esempio descritto sarà basato sulla seguente struttura dei conti.

-Asset

-Bank

-Bank Account

-Money owed to you

-Person

-Income

-Interest Income

-Person

Questo esempio mostrerà come gestire un prestito personale di 2.000 EUR (valuta predefinita) al proprio amico di nome Mario

Caratteristiche del prestito

Mario desidera avere in prestito €2.000 e prevede di poter ripagare il prestito mensilmente nei 18 mesi seguenti. Dato che è un amico, (ma non così tanto) si decide di applicare un tasso di interesse annuale del 5%.

In conclusione si hanno i dati seguenti:

- Importo del principale - €2.000

- Termini - 18 mesi con 12 pagamenti per ogni anno

- Tasso di interesse annuale: 5%

- Importo del pagamento mensile: ??

Come calcolare il pagamento mensile (cioè la rata) che Mario deve versare?

Sono disponibili diverse opzioni quali carta e penna, la calcolatrice di Linux, Il modulo Calc di Open Office, ma il metodo più semplice consiste nell’utilizzare il calcolatore di prestiti incorporato in GnuCash. Esso fornisce un valore della rata pari a 115,56 €.

Per tenere una contabilità rigorosa è necessario conoscere la frazione che compete al principale e la frazione che compete agli interessi. A questo scopo occorre uno strumento più potente come il modulo Calc di OpenOffice e in particolare la funzione PMT.

Vista dettagliata del prestito personale in favore di Mario

Conti per il prestito

Si inizi con i conti seguenti (tutti i conti hanno la stessa valuta, in questo caso EUR)

Attività:Banca:EUR

Attività:Denaro prestato:Mario

Entrate:Interessi in entrata:Mario

Capitale:Bilanci di apertura:EUR

Prestare il denaro

When you have lent money to your friend, you have in fact moved money from an Asset account (like Bank, Checking or similar) to your Asset account Money owed to you. To record this you enter the following transaction into the Assets:Money owed to you:Friend account.

Tabella 8.2. Prestito personale a un amico

Conto

Aumento

Diminuzione

Attività:Denaro prestato:Amico

€2.000

Attività:Banca:EUR

€2.000

Struttura dei conti dopo aver dato in prestito il denaro

Ricevere il primo pagamento

Alla ricezione del primo pagamento (€115,56), sarà necessario determinare la quota che compete al principale e quella di competenza degli interessi.

- Importo del prestito da restituire per il mese corrente = €2,000

- Pagamento mensile = €115,56

- Scomposizione del pagamento

- 5%/12 x €2.000 = €8,33 Interesse

- €115,56 - €8,33 = €107,23 Principale

In GnuCash questi dati sono inseriti come nel seguito

Vista dettagliata del primo pagamento

Il saldo del prestito di Mario è ora €2.000 - €107,23 = €1.892,77

Ricevere il secondo pagamento

Al ricevimento del secondo pagamento (€115,56), sarà di nuovo necessario determinare le quote che competono al principale e agli interessi.

- Importo del prestito da restituire per il mese corrente = €1.892,77

- Pagamento mensile = €115,56

- Scomposizione del pagamento

- 5%/12 x €1.892,77 = €7,89 Interesse

- €115,56 - €7,89 = €107,67 Principale

In GnuCash questi dati sono inseriti come nel seguito

Vista dettagliata del secondo pagamento

Il saldo del prestito a Mario è ora di €1.892,77 - €107,67 = €1.785,10

La struttura dei conti è ora come questa

La struttura dei conti dopo la seconda rata

Come si nota, l’importo degli interessi e del principale cambiano ogni mese; così per ogni pagamento che si riceve è necessario calcolare gli importi corretti per le varie suddivisioni da inserire nella transazione.

L’importo dell’interesse diminuirà per ogni pagamento che si riceve (essendo calcolato su un valore del prestito sempre più piccolo), fino all’ultima rata in cui l’importo degli interessi sarà prossimo allo zero. Si esamini la figura dell vista dettagliata del prestito personale a Mario per maggiori dettagli.

Prestito per l’auto (come fare)

Il prestito per l’acquisto di un’auto è trattato più o meno allo stesso modo del mutuo per la casa; le uniche differenze risiedono in una nomenclatura diversa dei conti e in un differente tasso di interesse.

Semplice struttura dei conti per un prestito per l’acquisto di un’auto

-Attività

-Attività correnti

-Conto risparmio

-Beni immobili

-Auto

-Passività

-Prestiti

-Prestito per l’auto

-Uscite

-Interessi

-Interessi sul prestito per l’auto

-Imposte amm. sul prestito per l’auto

Per maggiori informazioni, consultare la sezione chiamata «Mutuo per la casa (come fare)»

Riconciliazione con il resoconto del prestito (come fare)

La riconciliazione con il resoconto del prestito avviene allo stesso modo della riconciliazione di un conto bancario con l’estratto conto.

Durante tutto il periodo dovrebbero essere state registrate tutte le transazioni relative al prestito per l’auto e ognuna di esse dovrebbe aver interessato il conto Passività:Prestiti:Prestito. In pratica, il pagamento di una rata del prestito, diminuisce il saldo del conto bancario e aumenta il saldo del conto del prestito, del conto degli interessi del prestito ed eventualmente del conto delle imposte amministrative sul prestito.

Avendo sott’occhio il resoconto cartaceo del prestito, aprire il conto del prestito, avviare la procedura di riconciliazione e spuntare tutte le transazioni registrate. Al termine di questa operazione, la differenza di riconciliazione deve essere pari a 0 e, se non lo è, controllare che tutte le transazioni presenti nel resoconto cartaceo siano riportate anche in GnuCash ed eventualmente individuare le differenze. Quando finalmente la differenza è nulla, il conto è riconciliato ed è possibile terminare la riconciliazione.

Per avere maggiori informazioni sul processo di riconciliazione, consultare la sezione chiamata «Riconciliazione»

Vendere una casa o un’auto (come fare)

Per registrare in GnuCash l’acquisto della propria casa, si hanno diverse possibilità. Nel seguito ne verranno analizzate due: una in cui è stato registrato solamente l’importo dell’acquisto e ora l’importo di vendita, l’altra in cui è stato seguito l’andamento del mercato immobiliare e sono stati registrati i vari guadagni non realizzati con il passare del tempo.

Transazione semplice

In questo modo si registrerà solamente il prezzo di vendita.

Nel seguito verranno presentati due esempi di vendita di una casa; uno con profitto e uno in perdita. Per vendere invece un’auto, basta sostituire i conti per la casa con quelli per l’auto.

-Attività

-Beni immobili

-Casa

-Attività correnti

-Conto risparmi

-Entrate

-Guadagni in capitale (lungo)

-Casa

- Si supponga di aver acquistato tempo fa una casa per €300.000, e che ora si riesca venderla per €600.000. Come registrarlo in GnuCash?

È necessario aumentare il saldo del conto bancario di €600.000 e diminuire il saldo di un altro conto di €600.000. Il conto per la casa contiene solamente €300.000 cioè il prezzo di acquisto, così questo importo deve essere spostato nel conto bancario. Mancano ancora però €300.000; questi devono essere prelevati dal conto Entrate:Guadagni in capitale (lungo):Casa. La transazione suddivisa inserita nel proprio conto della banca (Attività:Beni immobili:Conto risparmio) dovrebbe assomigliare a questa.

Tabella 8.3. Vendere un bene (casa) con un profitto

Conto

Aumento

Diminuzione

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€600.000

Attività:Beni immobili:Casa

€300.000

Entrate:Guadagni in capitale (lungo):Casa

€300.000

- Si supponga di aver acquistato tempo fa una casa per €300.000 ma, a causa della costruzione di un aeroporto nelle vicinanze, sia ora possibile venderla per soli €230.000. Come registralo in GnuCash?

Per poterlo registrare il conto bancario deve aumentare di €230.000 e un altro conto deve diminuire della stessa cifra. Il conto per la casa contiene €300.000 che è un valore superiore a quello di vendita; spostare solamente €230.000 da questo conto verso quello bancario. Rimangono ancora €70.000 sul conto della casa che devono essere rimossi spostandoli nel conto Entrate:Guadagni in capitale (lungo):Casa come perdita. La transazione suddivisa da inserire nel conto della casa (Attività:Beni Immobili:Casa) dovrebbe essere come questa.

Tabella 8.4. Vendere un bene (casa) in perdita

Conto

Aumento

Diminuzione

Attività:Beni immobili:Casa

€300.000

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€230.000

Entrate:Guadagni in capitale (lungo):Casa

€70.000

Una transazione più complessa

In questo esempio verranno illustrati alcuni concetti di contabilità più complessi. Per maggiori dettagli sul questo argomento, consultare Capitolo 11, Guadagni in conto capitale

Nel seguito si ipotizzerà che che sia stato accuratamente stimato il valore della propria casa. Negli altri casi (sovra e sottostima), si consulti il Capitolo 11, Guadagni in conto capitale.

-Attività

-Beni immobili

-Casa

-Costo

-Guadagni non realizzati

-Attività correnti

-Conto risparmi

-Entrate

-Guadagni realizzati

-Casa

-Guadagni non realizzati

-Casa

Si supponga di aver acquistato in passato una casa per €300.000 e che sia stato tenuto sotto controllo il mercato immobiliare registrando il valore della casa a una certa data. Al momento di venderla, è stato determinato un valore di mercato pari a €600.000.

La differenza tra €600.000 (valore di mercato stimato) e €300.000 (costo di acquisto) è l’attuale valore del guadagno non realizzato. Quindi si ha un valore totale di €300.000 nel proprio conto Attività:Beni immobili:Casa:Guadagni non realizzati.

Come registrare questa transazione di vendita?

Per registrala si dovrà aumentare il saldo del conto bancario di €600.000 e diminuire il saldo di un altro conto di €600.000. Prima di tutto occorre cambiare il conto delle entrate da guadagni non realizzati a guadagni realizzati. Infine è sufficiente trasferire l’intero importo dal sottoconto Attività:Beni immobili:Casa.

La transazione inserita nel conto Entrate:Guadagni realizzati:Casa dovrebbe assomigliare a questa.

Tabella 8.5. Vendere un bene (casa) con un profitto

Conto

Aumento

Diminuzione

Entrate:Guadagni realizzati:Casa

€300.000

Entrate:Guadagni non realizzati:Casa

€300.000

La transazione inserita nel conto Attività:Attività correnti:Conto risparmio dovrebbe assomigliare a questa.

Tabella 8.6. Vendere un bene (casa) con un profitto 2

Conto

Aumento

Diminuzione

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€600.000

Attività:Beni immobili:Casa:Costo

€300.000

Attività:Beni immobili:Casa:Guadagni non realizzati

€300.000

Dopo la registrazione della transazione, si noterà che il conto della Casa ha un valore nullo, il Conto risparmi è aumentato di €600.000 e, in ultimo, il conto Entrate:Guadagni realizzati è aumentato di €300.000.

Capitolo 9. Investimenti

Questo capitolo spiega come gestire i propri investimenti con GnuCash. La maggior parte delle persone ha un piano di investimento, sia che si tratti di certificati di deposito o di un piano sponsorizzato dalla società in cui si lavora, sia che si tratti di acquistare e vendere azioni e bond attraverso una società di mediazione. GnuCash fornisce degli strumenti utili per gestire questi investimenti quali l’Editor prezzi che permette di registrare le variazioni dei prezzi delle azioni che si posseggono.

Concetti base

Un investimento è qualsiasi bene che viene acquistato nella speranza che generi un’entrata, o che si desidera vendere in futuro a un prezzo maggiore di quello con cui è stato acquistato. Partendo da questa semplice definizione, molte cose possono essere considerate degli investimenti: la casa in cui si abita, un quadro di valore, le azioni di una società vendute pubblicamente, il conto dei risparmi in banca o un certificato di deposito. Queste tipologie di investimento verranno discusse in questo capitolo per quanto riguarda la loro registrazione in GnuCash.

Terminologia

Prima di discutere specificatamente degli investimenti, è utile avere presente un glossario sulla terminologia relativa agli investimenti. I termini presentati più sotto, rappresentano alcuni dei concetti di base e specifici degli investimenti. Si consiglia di acquisire familiarità con essi o, almeno, rifarsi a questa sezione se si incontrassero dei termini dubbi nelle sezioni successive.

Capital gains

The difference between the purchase and selling prices of an investment. If the selling price is lower than the purchase price, this is called a capital loss. Also known as realized gain/loss.

Commissionie

The fee you pay to a broker to buy or sell securities.

Azione ordinaria

A security that represents a certain fractional ownership of a company. This is what you buy when you «buy stock» in a company on the open market. This is also sometimes known as capital stock.

Interesse composto

The concept that the reinvested interest can later earn interest of its own (interest on interest). This is often referred to as compound interest.

Dividendi

Sono dei pagamenti in contanti che una società versa ai propri azionisti. L’importo di questi pagamenti è generalmente determinato come una frazione dei profitti della società. Si noti che non tutte le azioni ordinarie forniscono i dividendi.

Capitali

Sono investimenti in cui l’investitore diviene parte o unico possessore della proprietà di un bene. Sono comprese le azioni di una società or real estate.

Interesse

What a borrower pays a lender for the use of their money. Normally, this is expressed in terms of a percentage of the principal per year. For example, a savings account with 1% interest (you are the lender, the bank is the borrower) will pay you $1 for every $100 you keep there per year.

Liquidità

A measure of how easily convertible an investment is to cash. Money in a savings account is very liquid, while money invested in a house has low liquidity because it takes time to sell a house.

Somma capitale

The original amount of money invested or borrowed.

Guadagni e perdite realizzati o non realizzati

Le perdite e i guadagni non realizzati si hanno quando si verifica una variazione del prezzo di un bene. La perdita o il guadagno si realizzano nel momento in cui il bene viene venduto. Consultare anche guadagno e perdita in conto capitale.

Profitto

The total income plus capital gains or losses of an investment. See also Yield.

Rischio

The probability that the return on investment is different from what was expected. Investments are often grouped on a scale from low risk (savings account, government bonds) to high risk (common stock, junk bonds). As a general rule of thumb, the higher the risk the higher the possible return.

Azionista

A shareholder is a person who holds common stock in a company.

Frazionamento azionario

Occurs when a company offers to issue some additional multiple of shares for each existing stock. For example, a «2 for 1» stock split means that if you own 100 shares of a stock, you will receive an additional 100 at no cost to you. The unit price of the shares will be adjusted so there is no net change in the value, so in this example the price per share will be halved.

Valuation

The process of determining the market value or the price the investment would sell at in a «reasonable time frame».

Rendimento

A measure of the amount of money you earn from an investment (IE: how much income you receive from the investment). Typically this is reported as a percentage of the principal amount. Yield does not include capital gains or loses (see Return). Eg: A stock sells for $100 and gives $2 in dividends per year has a yield of 2%.

Tipologie di investimento

Di seguito vengono proposti alcuni dei tipi più diffusi di investimenti e, per ognuno di essi, degli esempi.

- Conti o documenti che fruttano interessi

Questo tipo di investimenti permette generalmente di accedere immediatamente al denaro; tipicamente vengono pagati degli interessi mensili sulla base del denaro depositato. Esempi sono il conto bancario per i risparmi (e alcuni conti correnti che fruttano anche degli interessi) e i conti liquidi presso la società di intermediazione. Essi rappresentano degli investimenti a rischio molto basso: negli Stati Uniti questi conti sono assicurati contro le perdite fino a un limite determinato.

A volte, gli investimenti che producono interessi, sono bloccati temporalmente. Questo tipo di investimenti richiede che il denaro venga investito per un certo periodo di tempo nel quale si riceve un tasso di guadagno predefinito. Generalmente, maggiore è la durata e maggiore è il tasso di interesse. Se si preleva del denaro prima della data di maturazione, occorre pagare una penale. Si tratta di investimenti a rischio relativamente basso. Esempi sono i certificati di deposito o alcuni bond governativi. Altri tipi di bond possono avere un rendimento più elevato sulla base del maggior rischio dovuto alla qualità del «tasso di credito» dell’ente che li ha emessi.

- Azioni e fondi comuni

Questo tipo di investimenti avviene in favore di una società di cui si diviene proprietari di una quota. Generalmente non sussistono limiti di tempo per le azioni scambiate pubblicamente, ma potrebbero esserci delle variazioni sulle tasse da pagare per i guadagni in conto capitale a seconda del tempo in cui si è rimasti proprietari dell’azione. Quindi le azioni, sono tipicamente abbastanza liquide dato che è possibile riavere il possesso del proprio denaro piuttosto velocemente. Questi investimenti comportano un alto rischio perché non viene garantito il prezzo futuro dell’azione.

Un fondo comune rappresenta un meccanismo di investimento a gruppo in cui è possibile acquistare diverse azioni contemporaneamente. Per esempio, un «S&P 500 index fund» è un fondo che acquista tutte le 500 azioni elencate nell’indice «Standard and Poor’s». Quando si acquista una quota di questo fondo, si acquista di fatto un piccolo importo di ognuna di queste azioni contenute nel fondo. I fondi comuni sono trattati esattamente come una singola azione sia per quanto riguarda la tassazione che per quanto concerne la contabilità.

- Beni immobili

I beni che aumentano il loro valore nel tempo rappresentano un’altra forma di investimento. Ne sono degli esempi la casa, un appezzamento di terreno o un quadro di valore. Il valore di questo tipo di investimenti è difficile da quantificare fino al momento della vendita. Il carico di tasse derivante dalla vendita varia in funzione del bene. Per esempio, si può usufruire di detrazioni d’imposta nella vendita di una casa se questa è la residenza principale, ma questo tipo di agevolazione potrebbe non essere applicata alla vendita di un quadro.

Gli investimenti in beni immobili sono discussi in Capitolo 11, Guadagni in conto capitale e Capitolo 16, Deprezzamento. Generalmente non c’è molto da fare per la contabilità degli investimenti in beni immobili tranne registrarne le transazioni di acquisto e di vendita.

Impostare i conti

Per impostare i conti per gli investimenti in GnuCash, si possono utilizzare le strutture predefinite o creare la propria struttura personalizzata. Il minimo da fare per tracciare gli investimenti consiste nell’impostare un conto per ogni investimento. Comunque, come già visto nei precedenti capitoli, è generalmente più logico creare un diagramma dei conti strutturato in modo da raggruppare gli investimenti tra loro correlati. Per esempio, si potrebbero voler raggruppare tutte le proprie azioni scambiate pubblicamente sotto un unico conto padre con il nome della società di mediazione utilizzata per l’acquisto delle azioni stesse.

Nota

Indipendentemente da come è stata impostata la struttura dei conti, è sempre possibile spostare i conti in seguito (senza perdere il lavoro svolto fino a quel punto); la struttura dei conti non deve quindi essere perfetta da subito.

Uso dei conti predefiniti per gli investimenti

The Investment Accounts option of the New Account Hierarchy Setup assistant will automatically create a basic investment account hierarchy for you. To access the predefined investment accounts hierarchy, you must make sure your GnuCash file is open, switch to the Accounts tab, and choose Actions → New Account Hierarchy . This will run the New Account Hierarchy Setup assistant and allow you to select additional accounts to add to your account hierarchy. Choose the Investment Accounts option (along with any others you are interested in). Assuming only investment accounts were selected, this will create an account hierarchy as shown below.

Suggerimento

É anche possibile eseguire l’assistente per l’Impostazione di una nuova struttura dei conti creando un nuovo file di GnuCash.

Questa immagine mostra la schermata della scheda Conti dopo la creazione di un nuovo file e la scelta dei soli conti investimenti predefiniti.

Probabilmente sarà necessario aggiungere almeno un conto di tipo Banca alla famiglia Attività e anche un conto Capitali:Bilanci d’apertura, come è già stato spiegato nei capitoli precedenti. Non si dimentichi di salvare il nuovo file creato con un nome adatto.

Creazione manuale dei conti per gli investimenti

If you want to set up your own investment accounts hierarchy, you may of course do so. Investments usually have a number of associated accounts that need to be created: an asset account to track the investment itself; an income account to track dividend transactions; and expense accounts to track investment fees and commissions.

In a typical account structure, security accounts are sub accounts of an asset account representing an account at a brokerage firm. The brokerage account would be denominated in your local currency and it would include sub accounts for each security that you trade there.

Related purchases, sales, income and expense accounts should also be in the same currency as the brokerage account.

The security sub accounts would each be configured to contain units of a single security selected from the master (user defined) security list and they are expected to use the same currency as the brokerage account.

Security prices are kept in a separate area of GnuCash (the Price Database - Tools → Price Editor ). This contains prices for individual securities (not security accounts). All prices for an individual security are in a single currency. If a security is traded in multiple currencies, then a separate security and separate accounts should be set up of each currency.

Esempio di conti personalizzati

È anche possibile impostare la propria struttura dei conti personalizzata. Quella riportata di seguito, rappresenta un esempio un po’ più complicato di impostazioni di GnuCash per tenere traccia dei propri investimenti; questa impostazione presenta il vantaggio di raggruppare ogni investimento a seconda della società di mediazione che si occupa dell’investimento. In questo modo risulterà più facile confrontare i documenti che si ricevono dalla società di mediazione con i conti che si hanno in GnuCash e individuare subito le eventuali discrepanze.

Attività

Investimenti

Conto brokeraggio

I*Trade

Azioni

ACME Corp

Fondi del mercato monetario

I*Trade Municipal Fund

Cash

Brocker

Fondi del mercato monetario

Active Assets Fund

Titoli governativi

Treas Bond xxx

Treas Note yyy

Fondi Comuni

Fondo A

Fondo B

Liquidi

Entrate

Investimenti

Conto brokeraggio

Guadagni in capitale

I*Trade

Brocker

Dividendi

I*Trade

Tassabile

Non-tassabile

Brocker

Tassabile

Non-tassabile

Interest Income

I*Trade

Tassabile

Non-tassabile

Brocker

Tassabile

Non-tassabile

Uscite

Spese dell’investimento

Commissioni

I*Trade

Brocker

Costi di gestione

I*Trade

Brocker

Suggerimento

Non esiste una soluzione unica per l’impostazione della struttura dei conti per gli investimenti. Occorre provare disposizioni differenti fino a quando non si trova la soluzione che suddivide i conti degli investimenti nel modo che si ritiene personalmente più logico.

Conti che maturano interessi

Gli investimenti che presentano un tasso di interesse fisso o variabile, rappresentano una delle più semplici e diffuse forme di investimenti disponibili. Gli investimenti che fruttano interessi comprendono il conto in banca, i certificati di deposito o qualsiasi altra forma di investimento in cui si riceve un interesse sulla somma capitale. Questa sezione descriverà come trattare questi tipi di investimenti in GnuCash.

Impostare i conti

Quando si acquista un investimento fruttifero, è necessario creare un conto delle attività per registrare l’acquisto dell’investimento stesso, un conto delle entrate per registrare il guadagno derivante dall’interesse e un conto delle uscite per immettere le spese bancarie. Più sotto è riportato un esempio di struttura in cui si ha un conto di risparmio che matura interessi e un certificato di deposito (CD) in banca.

Attività

Banca ABC

CD

Risparmio

Uscite

Banca ABC

Spese

Entrate

Interessi

CD

Risparmio

Come prima, questa struttura dei conti rappresenta solo un esempio; ognuno dovrebbe creare i conti nella forma che rispecchia al meglio la propria situazione attuale.

Esempio

Con questo esempio si intende utilizzare dei numeri per rendere più reale quello descritto finora. Si assuma di partire con €10.000 sul proprio conto bancario che fornisce l’1% di interessi; si acquisti poi un certificato di deposito di €5.000 con una durata di 6 mesi e un rendimento del 2%. Naturalmente è molto meglio investire il proprio denaro nel certificato di deposito che non nel conto di risparmio. Dopo l’acquisto iniziale, i conti dovrebbero assomigliare a questi:

Questa immagine mostra il registro del conto dopo la creazione e l’investimento di denaro in un certificato di deposito.

Durante i sei mesi successivi, si riceverà un estratto conto della banca che descriverà l’attività sul conto. Nell’esempio considerato, non viene eseguita nessuna operazione in questa banca e quindi le uniche attività saranno le entrate dovute agli interessi e le spese bancarie; queste ultime ammontano a €2. Trascorsi i 6 mesi, le finestre del registro per il certificato di deposito (CD) e del conto risparmio dovrebbero presentarsi così:

Questa immagine mostra il registro del conto per il certificato di deposito, trascorsi i 6 mesi.

Questa immagine mostra il registro del conto di risparmio, trascorsi i 6 mesi.

E questa è la finestra principale dei conti di GnuCash:

Questa immagine mostra i conti dopo 6 mesi.

Nell’immagine della finestra principale di GnuCash, è presente un interessante sommario di ciò che è successo agli investimenti nell’arco dei sei mesi. Mentre il rendimento del certificato di deposito è doppio rispetto a quello del conto dei risparmi, il guadagno con il certificato di deposito è stato di €50,21 contro i €13,03 del conto dei risparmi: in pratica il quadruplo. Questo è dovuto alla fastidiosa commissione bancaria di €2 che interessa il conto di risparmio (in 6 mesi la commissione ammonta a €12).

Dopo il periodo di 6 mesi, il certificato di deposito è maturato; questo significa che è possibile venderlo senza dover pagare alcuna penale. per farlo, è sufficiente trasferire i €5.050,21 dal conto del certificato al conto dei risparmi.

Impostare il portafoglio dell’investimento

Now that you have built an account hierarchy in the previous section, this section will show you how to create and populate the accounts with your investment portfolio. After this initial setup of your portfolio, you may have shares of stock purchased from before you started using GnuCash. For these stocks, follow the instructions in the Entering Preexisting Shares section below. If you have just purchased your stocks, then use the Buying New Shares section.

Impostare i conti per le azioni e per i fondi comuni

Questa sezione mostrerà come aggiungere dei conti per le azioni e per i fondi comuni in GnuCash. In questa sezione, si ipotizzerà di utilizzare la struttura dei conti di base introdotta nella sezione precedente, ma i principi qui descritti potranno essere applicati a qualsiasi struttura dei conti.

Si dovrebbe avere, all’interno del conto di livello principale Attività, un conto denominato Azioni. Espandere la struttura ad albero dei conti facendo clic sull’«indicatore a triangolo che punta verso destra» a fianco del nome del conto fino a raggiungere la profondità della struttura desiderata. A questo punto occorre creare un sottoconto (di tipo azioni) del conto delle azioni per ogni azione che si possiede: ogni azione ha un conto separato. La denominazione di questi conti è generalmente assegnata utilizzando l’abbreviazione ticker dell’azione, anche se il nome assegnato può anche essere qualsiasi parola che sia chiara per gli utilizzatori. Per esempio, è possibile nominare i conti come AMZN, IBM e NST per le proprie azioni Amazon, IBM e NSTAR rispettivamente. Sotto è riportato un esempio schematico di disposizione (che mostra solamente i sottoconti del conto delle attività).

Attività

Investimenti

Conto brokeraggio

Bond

Fondi comuni

Indice di mercato

Azioni

AMZN

IBM

NST

Nota

Se si desidera registrare le entrate (dividendi, interessi, guadagni in conto capitale) per singola azione e per ogni fondo comune, sarà necessario creare i conti Entrate:Dividendi:SIMBOLO AZIONE, Entrate:Guadagni in capitale (Lungo):SIMBOLO AZIONE, Entrate:Guadagni in capitale (breve):SIMBOLO AZIONE e Entrate:Interessi:SIMBOLO AZIONE per ogni azione che si possiede e che fornisce interessi e dividendi.

Esempio di conto per le azioni

Come esempio, si assuma di possedere attualmente 100 azioni di Amazon. Creare quindi il conto AMZN evidenziando il conto Azioni e selezionando la voce del menu File+Nuovo conto . Verrà mostrata la finestra per l’impostazione del nuovo conto; seguire la procedura descritta di seguito per impostare il nuovo conto delle azioni.

Finestra per il nuovo conto

1. Nome del conto - normalmente, utilizzare l’abbreviazione del simbolo ticker, per esempio: «AMZN»

2. Codice del conto - è un campo opzionale; utilizzare il codice CUSIP, il simbolo riportato sui giornali, l’ID della famiglia dei fondi comuni o un codice di propria scelta.

3. Descrizione - campo opzionale che può contenere una descrizione dettagliata della commodity o dell’azione. Si noti che questo campo è mostrato di default nella finestra della struttura dei conti.

4. Tipo di conto - selezionare la tipologia di conto che sta per essere creato dalla lista in basso a sinistra.

5. Conto padre - selezionare il conto padre per il nuovo conto dalla lista in basso a destra. È possibile espandere la lista se necessario.

6. Creazione del nuovo titolo - per utilizzare una nuova azione, è necessario creare l’azione come una nuova commodity

Nota

Be sure to first select Account Type Stock or Mutual Fund so that the Select… button brings up the list of securites rather than currencies.

- Selezionare Titolo/valuta - premere il pulsante Seleziona … alla fine della riga del campo Titolo/valuta. Occorre cambiare il titolo dal valore predefinito (la valuta predefinita) a quello dell’azione. Verrà quindi aperta la finestra di Selezione del titolo.

- Type - Select the exchange where the security/commodity is traded (in this example NASDAQ).

Premere il pulsante Nuovo per aprire la finestra del Nuovo titolo.

Finestra di scelta del titolo

- Creare il titolo - premere il pulsante Nuovo… e inserire le informazioni appropriate per l’azione nel modulo Nuovo titolo.

- Il Nome completo: è «Amazon.com».

- Il Simbolo/abbreviazione: è «AMZN». Il simbolo è l’identificativo utilizzato dalla fonte delle quotazioni impostate alcune righe più sotto nel modulo. Si noti che diverse fonti possono utilizzare simboli differenti; un esempio è Ericsson: nella borsa di Stoccolma è identificato dal simbolo ERIC-B mentre su Yahoo è ERRICB.ST

- The Type: should already be NASDAQ, because this is what was selected in the security selector, but you can change it here, including adding more categories. More information about this can be found in the Help Manual in section 8.7, «Security Editor».

- Il Codice ISIN, CUSIP o altro consente di inserire un altro codice numerico o del testo (lasciare vuoto in questo esempio).

- La Frazione scambiata: dovrebbe essere impostata alla frazione minima del titolo che può essere scambiata, generalmente 1/100 o 1/10000.

- L’opzione «Ricevi quotazioni online» e i campi della fonte delle quotazioni e del fuso orario devono essere selezionati per definire la fonte per l’aggiornamento online dei prezzi. Consultare anche la sezione «Impostare automaticamente il prezzo delle azioni».

Nota

Se il pulsante Ricevi quotazioni online non è selezionabile, allora il pacchetto Finance::Quote non è installato. Consultare la «Installare Finance::Quote».

Più sotto è riportata un’immagine di come dovrebbe apparire la finestra quando il processo è terminato:

Finestra del nuovo titolo

- Salvataggio del titolo - premere il pulsante OK per salvare il nuovo titolo; verrà chiusa la finestra del Nuovo titolo e si ritornerà alla finestra del Nuovo conto.

7. Selezione del titolo - si dovrebbe ora vedere il nuovo titolo creato come voce della lista a comparsa di Titolo/valuta. Selezionarlo (probabilmente lo è già) e premere OK.

8. Frazione minima - specificare la minima frazione scambiata dell’azione o della commodity.

9. Note - inserire qui qualsiasi messaggio o nota relativo a questo titolo o commodity.

10. Relativo alle tasse - andare in Modifica → Opzioni Reseconto Tasse per abilitare questa opzione se le transazioni in questo conto sono tassabili come entrate.

11. Segnaposto - abilitare l’opzione se questo conto è un «Segnaposto», cioè se non potrà contenere delle transazioni.

12. Fine - ora si dovrebbe essere automaticamente tornati alla finestra del nuovo conto, con la riga simbolo/abbreviazione: impostata a «AMZN (Amazon.com)». Premere OK per salvare questo nuovo conto delle azioni.

È stato creato il conto per le azioni Amazon e la finestra dei conti dovrebbe assomigliare a questa (si noti che sono presenti anche altri conti: un conto bancario e un conto per i capitali):

Questa immagine è successiva alla creazione del primo conto per le azioni (AMZN)

Aprire la finestra del registro per il conto AMZN (doppio clic su di esso). Qui è mostrata la vista del Portafoglio. Essa fornisce una panoramica del portafoglio delle azioni incluso il numero di unità (quote per un’azione o un fondo comune) acquistate e vendute, il prezzo unitario per unità e l’importo totale. Ovviamente, non sono ancora state acquistate o vendute delle azioni, e quindi il portafoglio non contiene alcuna transazione.

Acquistare le quote

Immettere delle quote preesistenti

Per registrare le iniziali 100 quote dell’azione acquistate precedentemente, inserire, nella prima riga della transazione, la data di acquisto (es: 1° Gennaio 2001), una descrizione (es: Acquisto iniziale), il trasferimento da Capitali:Bilanci d’apertura, le quote (es: 100), e il prezzo (es: €20). Non è necessario compilare la colonna Compra, dato che verrà completata automaticamente. In questo esempio si è ipotizzato, per semplificare la procedura, che non ci siano delle commissioni da pagare. Il portafoglio per l’azione AMZN dovrebbe essere simile a questo:

Questa immagine mostra il registro delle transazioni per il conto AMZN dopo il primo «acquisto» delle quote.

Si noti che il Saldo è espresso con l’unità della commodity (quote AMZN) e non con quella della valuta. Quindi, il saldo ammonta a 100 (unità AMZN) invece di €2000. È così che dovrebbe essere.

Acquistare nuove quote

L’unica differenza tra l’impostazione dei conti per un nuovo acquisto di azioni e la configurazione per un acquisto preesistente descritto nella sezione precedente, consiste nel fatto che invece di trasferire il denaro dal conto Capitali:Bilanci d’apertura, si utilizza il proprio conto Attività:Banca ABC.

Si acquisteranno ora €5000 di azioni IBM, con una commissione di €100. Il primo passo consiste nella creazione del conto delle azioni IBM. Verrà anche utilizzato il conto già esistente Uscite:Commissioni. Se si desidera tracciare le commissioni separatamente per ogni azione, occorrerà creare un sottoconto aggiuntivo.

Per la transazione, nella prima riga della transazione, inserire la data di acquisto (es: 3 Gennaio 2005), una descrizione (es: Acquisto iniziale IBM), saltare il campo delle quote (che verrà calcolato) e infine inserire il prezzo (es: €96,60) e l’acquisto (€5,000). Non è necessario compilare il campo delle Quote, dato che verrà calcolato automaticamente. La riga seguente nella transazione suddivisa, sarà per il conto Uscite:Commissioni in cui si inserirà nel campo compra il valore €100. La terza linea sarà per il trasferimento dal conto Attività:Banca ABC:Risparmi di €5,100 per bilanciare la transazione. Il portafoglio IBM dovrebbe apparire simile a questo:

Questa immagine mostra il registro delle transazioni per il conto IBM dopo il primo «acquisto» con commissione.

Impostare il prezzo delle quote

Il valore di una commodity, come quello di un’azione, deve essere impostato. I conti per le azioni tengono traccia della quantità di azioni in proprio possesso, ma il valore dell’azione è impostato nella finestra dell’Editor prezzi. I valori impostati nell’editor prezzi possono essere aggiornati manualmente o automaticamente.

Impostare per la prima volta l’editor dei prezzi

To use the Price Editor to track a stock value, you must initially insert the stock. To do so, open the Price Editor ( Tools → Price Editor ) and click on Add button. The first time a Commodity/Stock is entered this window will be blank except for the control buttons on the bottom. Select the appropriate Commodity you want to insert into the Price Editor. At this point, you can input the price of the commodity manually. There are 6 fields in the New Commodity window:

Nome

Il mercato in cui il titolo/commodity è scambiato (NASDAQ in questo esempio).

Titolo

Il nome della commodity, deve essere scelto dall’elenco che compare premendo il pulsante Seleziona….

Valuta

La valuta con cui è espresso il prezzo.

Data

Data di validità del prezzo.

Tipo

One of: Bid (the market buying price), Ask (the market selling price), Last (the last transaction price), Net Asset Value (mutual fund price per share), or Unknown. Stocks and currencies will usually give their quotes as one of bid, ask or last. Mutual funds are often given as net asset value. For other commodities, simply choose Unknown. This option is for informational purposes only, it is not used by GnuCash.

Prezzo

Il prezzo di una unità di questa commodity.

Esempio di come aggiungere la commodity AMZN dall’Editor prezzi, con un valore iniziale di €40,50 per azione.

Aggiunta della commodity AMZN all’editor prezzi, impostando un valore iniziale di €40,50 per azione.

Premere OK al termine. Una volta eseguita l’impostazione iniziale della commodity nell’editor prezzi, non sarà necessario effettuarlo di nuovo, anche nell’eventualità che si utilizzi questa commodity in un altro conto.

Nota

If you have online retrieval of quotes activated (see sezione chiamata «Configurazione per la ricezione automatica delle quotazioni»), you can initialize a commodity without manually making an entry. When you initially add the security in the Security Editor, check Get Online Quotes and save the security. Then, in the Price Editor, click Get Quotes, and the new security will be inserted into the price list with the retrieved price.

Impostazione manuale del prezzo delle azioni

Se il prezzo della commodity (azione) cambia, è possibile aggiustarne il valore dall’Editor prezzi, selezionando poi la commodity, premendo il pulsante Modifica e inserendo il nuovo prezzo.

La finestra principale dell’editor prezzi, che mostra la lista di tutte le commodity inserite.

Configurazione per la ricezione automatica delle quotazioni

Se si hanno più di un paio di titoli o azioni ci sis tancherà presto di aggiornarne il prezzo costantemente. GnuCash è in grado di recuperare automaticamente il prezzo più recente per le proprie commodity utilizzando una connessione a internet. Questo è reso possibile dal modulo Finance::Quote di Perl, che deve essere installato per poter abilitare questa funzionalità.

Per determinare se il modulo di Perl Finance::Quote è già installato sul proprio sistema, scrivere nel terminale perldoc Finance::Quote e controllare se è disponibile la documentazione. Se questa è presente, allora il modulo è installato, contrariamente no.

Installare Finance::Quote

Windows:

- Chiude GnuCash.

- Eseguire Installa la funzione di ricerca delle quotazioni online nella cartella GnuCash del menu «Start».

macOS: è necessario avere installato XCode. XCode è un elemento opzionale del DVD di installazione della distribuzione di macOS. Eseguire l’applicazione Aggiorna Finance Quote nel dmg di GnuCash. È possibile eseguirla dal dmg o copiarla nella stessa cartella in cui è stato copiato GnuCash. Verrà aperta una finestra del terminale ed eseguito uno script che porrà diverse domande. Accettare le risposte predefinite a meno che non si conoscano gli effetti di ogni risposta.

>Linux:

- Chiudere qualsiasi istanza di GnuCash in esecuzione.

- Trovare il percorso in cui è installato GnuCash ricercando il termine gnc-fq-update.

- Spostarsi in quella cartella e aprire una shell di root.

- Eseguire il comando gnc-fq-update

Verrà lanciata una sessione di aggiornamento Perl CPAN che si collegherà a internet e installerà il modulo Finance::Quote sul proprio sistema. Il programma gnc-fq-update è interattivo, comunque, nella maggior parte dei sistemi, si dovrebbe essere in grado di rispondere «no» alla prima domanda «Are you ready for manual configuration? [yes]». L’aggiornamento continuerà da questo punto in modo automatico.

Quando l’installazione è terminata, eseguire il programma di test «gnc-fq-dump», nella stessa cartella, distribuito con GnuCash per verificare se Finance::Quote è installato e funziona correttamente.

Nota

Se non ci si sente sicuri nell’esecuzione di questi passaggi, è possibile contattare la lista di discussione degli utenti di GnuCash (<gnucash-user@gnucash.org>) per chiedere aiuto o andare nell GnuCash su #gnucash canale di irc.gimp.net. È anche possibile saltare questi passaggi e aggiornare manualmente i prezzi delle proprie azioni.

Impostare i titoli per le quotazioni online

Con il modulo Finance::Quote installato e correttamente funzionante, si devono impostare i propri titoli in GnuCash al fine di utilizzare questa funzione per ottenere automaticamente le informazioni aggiornate sui prezzi. Ogni qualvolta si intende creare dei nuovi titoli o modificarne di già esistenti, utilizzare la funzione Strumenti → Editor titoli , per modificare il titolo e abilitare l’opzione Ricevi quotazioni. Sarà quindi possibile modificare l’impostazione per il Tipo di fonte, aprendo il menu a comparsa per indicare le fonti specifiche e selezionare il Fuso orario per le quotazioni. Al termine delle modifiche, premere Chiudi per chiudere la finestra dell’editor titoli e tornare all’editro prezzi; premere poi il pulsante Ricevi quotazioni per aggiornare i prezzi delle azioni tramite internet.

Il comando gnucash --add-price-quotes $HOME/gnucash-filename può essere utilizzato per prelevare il prezzo corrente delle proprie azioni. Il file specificato $HOME/gnucash-filename dipende dal nome e della posizione del proprio file dei dati. Questo può essere determinato dal nome visualizzato nella cornice in alto della finestra di GnuCash, prima del simbolo «-». Il nome del file può anche essere rintracciato nel menu File: il primo elemento della lista, a cui è associato il numero 1, è il nome del file attualmente aperto.

Questa procedura può essere automatizzata creando un comando di crontab. Per esempio, per aggiornare il proprio file il venerdì sera (alle 16:00) dopo la chiusura della borsa (l’orario può essere diverso a seconda del fuso), è possibile aggiungere il comando seguente alla propria lista di crontab:

0 16 * * 5 gnucash --add-price-quotes $HOME/nome-del-file-di-gnucash > /dev/null 2>&1

È importante ricordare che i «prezzi» dei fondi comuni rappresentano dei «valori di capitale netto» (NAV) e richiedono diverse ore dopo la chiusura dei mercati per essere disponibili. Se i NAV vengono scaricati prima del giorno in cui vengono determinati, si riceveranno i valori del giorno precedente.

Mostrare i valori delle quotazioni

La finestra principale del conto, di default, mostra esclusivamente la quantità di ogni commodity che si possiede, nella colonna con l’intestazione Totale. Nel caso delle azioni, questa commodity è rappresentata dal numero di quote. Spesso, comunque, si desidera visualizzare il valore delle proprie azioni in termini di valuta. Questo è possibile selezionando la scheda denominata conti, facendo clic sul pulsante Opzioni nella barra del titolo (la piccola freccia verso il basso nel lato destro della finestra principale) e selezionando l’opzione di visualizzazione del campo «Totale (EUR)». Verrà inserita una nuova colonna, nella finestra principale, intitolata Totale (EUR) che esprimerà il valore di tutte le commodity nella valuta del resoconto.

Visualizzazione del valore di un’azione nella finestra principale utilizzando il Totale nelle opzioni della valuta del resoconto.

Selezionare la «fonte del prezzo» nei resoconti del valore delle azioni

La maggior parte dei resoconti per le attività forniti da GnuCash, presentano diverse opzioni che premettono di configurare e modificare un certo numero di parametri. La finestra delle opzioni viene visualizzata selezionando la scheda del resoconto e selezionando il pulsante Opzioni sulla barra degli strumenti o selezionando il menu Modifica → Opzioni resoconto . La scheda Generale nella finestra che verrà aperta, contiene vari parametri relativi al resoconto; uno di questi è la Fonte del prezzo che permette di scegliere fra tre metodi alternativi per determinare il prezzo delle azioni riportato nel resoconto:

Nota

Nell’esempio seguente, il resoconto è una personalizzazione del resoconto di Bilancio medio presente nel sottomenu di Attività e passività.

Determinazione del valore di un’azione in un resoconto impostando l’opzione della fonte del prezzo.

- Media pesata - fornisce un grafico del prezzo pesato su tutte le transazioni. NON verrà considerato il prezzo definito nell’ editor prezzi.

- Più recente - visualizza il valore delle azioni nel tempo basandosi unicamente sul prezzo più recente disponibile dall’editor dei prezzi. Il prezzo che figura nelle transazioni NON è considerato.

- Più vicino temporalmente - il grafico è basato esclusivamente sui prezzi disponibili nell’editor prezzi. Il valore delle proprie azioni a ogni passo temporale è calcolato in base al valore più vicino temporalmente disponibile nell’editor dei prezzi.

Prevedere quale valore avrebbero avuto le proprie azioni sui mercati azionari.

Vendere le azioni

Entering an investment you are selling is done in the same way as buying one (see sezione chiamata «Acquistare nuove quote») except the total cost of the transaction is entered in the Sell column and the Shares column is entered as a negative amount. The net proceeds from the sale should be transferred from the stock account to your bank or brokerage account.

La registrazione corretta della vendita delle azioni DEVE avvenire utilizzando una transazione suddivisa. In essa occorre contabilizzare il profitto (o la perdita) come entrata derivante da un conto Entrate:Guadagni in capitale (o Uscite:Perdita in capitale). Per bilanciare questa entrata, è necessario inserire nella suddivisione, per due volte, l’attività derivante dalle azioni: una per registrare la vendita (utilizzando il numero corretto di azioni e del prezzo unitario) e una volta per bilanciare il profitto ottenuto (impostando il numero di azioni a 0 e il prezzo unitario anch’esso a 0).

Nota

In order to get GnuCash to commit this zero-share, zero-price split to the transaction, you *must* Tab out of the split. If you use the Enter key, GnuCash will convert the split into shares of the commodity.

Nello schema con transazione suddivisa presentato di seguito, il simbolo NUM_AZIONI rappresenta il numero di azioni che si desidera vendere, PREZZO_VENDITA è il prezzo con il quale vengono vendute le azioni, VENDITA_LORDA è il totale ottenuto dalla vendita delle azioni ed è pari a NUM_AZIONI x PREZZO_VENDITA; UTILE è l’importo di denaro ricavato dalla vendita; COMMISSIONI sono le spese di mediazione sostenute e infine VENDITA_NETTA è l’importo netto di denaro guadagnato con la vendita e pari a VENDITA_LORDA - COMMISSIONI.

Tabella 9.1. Vendere azioni utilizzando lo schema della transazione suddivisa

Conto

Numero di quote

Prezzo quota

Acquisto totale

Vendita totale

Attività:Banca ABC

VENDITA_NETTA

Attività:Azioni:SIMBOLO

0

0

UTILE

(Perdita)

Uscite:Commissioni

COMMISSIONI

Attività:Azioni:SIMBOLO

-NUM_AZIONI

PREZZO_VENDITA

VENDITA_LORDA

Entrate:Guadagni in capitale

(Perdita)

UTILE

Se la vendita delle azioni verrà registrata come un guadagno in conto capitale, consultare Capitolo 11, Guadagni in conto capitale e Capitolo 16, Deprezzamento per ricevere ulteriori informazioni sull’argomento.

Esempio - Vendita delle azioni in guadagno

As an example we will use the AMZN account created in the previous section. So you bought 100 shares of AMZN for $20 per share, then later sell them all for $36 per share with a commission of $75. In the split transaction scheme above, PRICEBUY is $20 (the original buying price), NUM_SHARES is 100, TOTALBUY is $2000 (the original buying cost), GROSS_SALE is $3600, and finally PROFIT is $1525 (GROSS_SALE-TOTALBUY-COMMISSION).

Tabella 9.2. Schema a transazione suddivisa per la vendita delle azioni

Conto

Quote

Prezzo

Compra

Vendi

Attività:Banca ABC

3525,00

Attività:Conto di brokeraggio:Azioni:AMZN

0

0

1600,00

Uscite:Commissioni

75,00

Attività:Conto di brokeraggio:Azioni:AMZN

-100

36,00

3600,00

Entrate:Guadagni in capitale (lungo):AMZN

1600,00

Un esempio di vendita delle azioni in guadagno. Sono state acquistate 100 azioni di AMZN per €20 ad azione e vendute a €36.

Immagine della struttura dei conti dopo l’esempio di vendita dell’azione per il guadagno.

Esempio - Vendere le azioni in perdita

As an example we will use the IBM account created in the previous section. You then have bought 51.7598 shares of IBM for $96.6001 per share, then later sell them all for $90 per share. In the split transaction scheme below, PRICEBUY is $96.6001 (the original buying price), NUM_SHARES is 51.7598, TOTAL_BUY is $5,000 (the original buying price), (Loss) is $341.62, and finally GROSS_SALE is $4658.38. Assume the commission was $100.00.

Tabella 9.3. Vendita delle azioni in perdita utilizzando lo schema a transazione suddivisa

Conto

Quote

Prezzo

Compra

Vendi

Attività:Banca ABC

4558,38

Attività:Conto di brokeraggio:Azioni:IBM

0

0

341,62

Uscite:Commissioni

100

Attività:Conto di brokeraggio:Azioni:IBM

-51,7598

90,00

4658,38

Entrate:Guadagni in capitale (lungo):IBM

341,62

0

Nota

É possibile anche inserire la perdita come un numero positivo nella colonna «Compra» o come un numero negativo nella colonna «Vendi»; GnuCash sposterà automaticamente il «profitto negativo» nell’altra colonna.

Sopra è riportata un’immagine dell’esempio di vendita della azioni. Sono stati acquistati €5000 in azioni IBM a €96,6001 cadauna e vendute per €90.

Un’immagine della struttura dei conti derivata dall’esempio di vendita delle azioni in perdita.

Automatic Calculation of Capital Gain or Loss Using Lots

Introduzione

Wikipedia includes the following definition of a lot:

«a set of goods for sale together in an auction; or a quantity of a financial instrument».

GnuCash has a built-in lot management facility that can be used to keep track of capital gains or losses resulting from security sales. Buy and sell transactions are put into lots for the purpose of calculating the cost of the sale. More specifically, a lot is used to link particular buy and sell transaction splits. Lots can be automatically or manually created and linked. Capital gain or loss can be automatically calculated and transaction(s) created for the difference between the sale value and the cost of the securities sold. GnuCash refers to this process as scrubbing.

The term scrub is used because security accounts need to be cleaned after sales to ensure the difference between the cost paid for securities, and value received from selling them, is accounted for as capital gain or loss. If the capital gain/loss is not correct, the Trial Balance ( Reports → Income & Expense → Trial Balance ) bottom line total debits will not balance to total credits.

Nota

If you make an error, you can delete the capital gain/loss transaction(s) and lot(s) and retry.

If you are not familiar with FIFO, LIFO or Average costing, please see Wikipedia FIFO and LIFO accounting and Average cost method.

If you are not familiar with the difference between GnuCash transactions and splits, please see sezione chiamata «Simple vs. Split Transactions».

The GnuCash lot management facility can be a useful feature, reducing manual calculation, especially if dividends have been reinvested over years and there are many different costs involved. It can automatically link buy transactions to sell transactions using FIFO cost method and one can manually link specific buy transactions to sell transactions in order to use LIFO. Advanced Portfolio Report basis costs and gains/losses will agree with the costs and gain/loss transactions created by scrubbing if either the FIFO or LIFO cost methods are used.

Lots in Account Window

The Lots in Account SSSS window, where SSSS is a security account, is used to manually or automatically link security transaction splits to lots and create capital gain/loss transactions to account for the difference between the costs of buying a security and the value received by selling it.

To open the Lots in Account window, open the security account register, then select Actions → View Lots .

Figura 9.1. Selling Shares - Capital Gains - Lots in Account window

An image of the Lots in Account window.

Refer to the Help Manual, Chapter 8 Tools & Assistants, Lots in Account for details of the Lots in Account screen elements.

Procedure Summary

Using the lot management facility for the automatic calculation of capital gain or loss typically follows these steps:

1. sezione chiamata «Manual Lot Creation and Linking» (Optional depending on cost method)

2. sezione chiamata «Automatic Creation of Capital Gain Or Loss Transactions»

3. sezione chiamata «Change Orphaned Gains-CCC to Gain/Loss Account»

4. sezione chiamata «Run a Trial Balance» report to ensure total debits balance to total credits

Manual Lot Creation and Linking

Before using this feature, ensure you have read sezione chiamata «Considerations».

This functionality allows the manual linking of specfic buy and sell transactions. It may be used in the case where a user wishes to use a different cost method than the automatic linking method (FIFO). Effectively, if one wishes the cost basis and capital gains in the Advanced Portfolio Report to be consistent with the capital gains transactions created by scrubbing, manual lot creation only needs to be used when using LIFO or «sale of designated lots» (the same thing for securities as far as US personal tax law is concerned). This is because the scrub function can automatically do FIFO linking so there is no need to do it manually and scrubbing cannot be used for average costing.

See sezione chiamata «Example of Manual Lot Creation and Linking».

Automatic Creation of Capital Gain Or Loss Transactions

Nota

Do NOT do this unless you are using FIFO or LIFO to cost sales. See sezione chiamata «Considerations»

GnuCash can automatically calculate and create security sale capital gain/loss transactions. Lots are used to link buy transaction splits with sell transaction splits so the correct cost of the securities sold can be determined. GnuCash will use any existing lots, and create new lots for any buy transaction splits not already linked to a lot. Buy and sell transaction splits are linked to lots using FIFO method.

See:

sezione chiamata «Example 1 of Automatic Creation of Capital Gain Or Loss Transactions»

sezione chiamata «Example 2 of Automatic Creation of Capital Gain Or Loss Transactions - 2 Sales at Once»

sezione chiamata «Example 3 of Automatic Creation of Capital Gain Or Loss Transactions - After a Simple Stock Split»

Change Orphaned Gains-CCC to Gain/Loss Account

The capital gain/loss transaction(s) created by scrubbing uses an automatically created generic Orphaned Gains-CCC account (where CCC is the security currency) because GnuCash doesn't know which capital gain or loss account should be used. After scrubbing, the user should edit the Orphaned Gains-CCC transaction split to re-assign the income account to a more meaningful income (or expense) gain or loss account (e.g. Income:Long Term Capital Gain:IBM).

See sezione chiamata «Example of Changing the Orphaned Gains-CCC to Gain/Loss Account».

Run a Trial Balance

Running a Trial Balance report ( Reports → Income & Expense → Trial Balance ) after creating capital gain/loss transactions, is a basic check that capital gains/losses are correctly accounting for the difference between the cost paid for securities, and value received from selling them. At the end of the report, total debits should equal total credits.

Suggerimento

A Trial Balance may not balance due to some other problem. To determine if the cause of an imbalance is from incorrectly accounting for capital gain/loss:

If necessary, temporarily change the date of the sell transaction and the capital gain/loss transaction, so they are the only transactions for a particular date, then run the Trial Balance as at the day before. If the Trial Balance is still out by the same amount, it is not the capital gain/loss that is causing the problem.

If you find a prior out of balance Trial Balance, keep running the Trial Balance report with different dates until you find the date it starts being out of balance. Temporarily change the transaction dates for each transaction on the problem date to the following day, then change the dates back to the correct date 1 at a time, running the Trial Balance each time, until you identify the problem transaction. When you change the date of a security sell transaction, you also need to change the date of the corresponding capital gain transaction as it is only the sum of these that will balance in the Trial Balance.

Considerations

There are some points that should be considered before using the lot management facility.

1. GnuCash implements only the First In/ First Out (FIFO) cost method when automatically linking buy transactions to sell transactions. I.e. The oldest securities are always sold first. The Last In First Out (LIFO) cost method may be used by manually linking the most recent buy security splits to the sell split before scrubbing.

2. The Advanced Portfolio Report does not use lot information when calculating costs, just the security transaction splits. It calculates the cost basis and gains or losses using the selected Basis calculation method report option (Average, FIFO or LIFO). If one wishes the Advanced Portfolio Report costs and gains/losses to be consistent with the capital gain/loss transactions created by scrubbing, the same cost model must be used in both places.

3. Scrubbing does not work correctly if there has been a previous sale where the capital gain splits have been manually entered as part of the sale transaction. Therefore ensure previous sales are recorded as 2 transactions:

Tabella 9.4. Transaction 1 dealing with value received, reduction of the number of shares and (optionally) commission

Conto

Tot Shares

(Unit) Price

Buy (Debit)

Sell (Credit)

Brokerage or Bank

Debit

Commission (optional)

Debit

Titolo

-NumSold

SaleUnitPrice

SaleValue

Tabella 9.5. Transaction 2 capital gain/loss (loss in this example)

Conto

Tot Shares

(Unit) Price

Buy (Debit)

Sell (Credit)

Capital Loss

Debit

Titolo

0

0

Credit

4. The automatic capital gains calculations can handle straightforward buy, sell, and return of capital transactions but any transaction that affect the number of shares, even simple splits, will cause it to produce wrong answers so those cases must be handled manually.

Example of Manual Lot Creation and Linking

Here is an example of selling part of a security holding using the LIFO method. In this example, the most recent buy transaction (dated 01/07/2016, a reinvested dividend), is linked to a lot, along with the sell transaction, and the GnuCash scrub function is used to calculate capital gain or loss and create the capital gain/loss transaction.

1. Open the security account's register.

Figura 9.2. Selling Shares - Capital Gains - Security register before scrubbing a single lot

An image of the Security Account register in transaction journal view, before lot scrubbing.

2. Ensure all previous capital gain/loss transactions are separate transactions to the sell transactions which record the reduction in the number of shares and the value received.

3. Select Actions → View Lots to open the Lots in Account SSSS window where SSSS is the security account.

Figura 9.3. Selling Shares - Capital Gains - Lots before scrubbing a single lot

An image of the Lots in Account window before lot scrubbing.

4. Create a new lot using the New Lot button. Initially this lot is not linked to any buy or sell split.

5. Highlight the new lot in the Lots in This Account panel.

6. Highlight the buy split (dated 01/07/2016) of the security to be sold in the Splits free panel.

7. Click the >> button to link the buy split with the highlighted lot. The split moves from the Splits free panel to the Splits in Lot panel.

8. Repeat the previous 2 steps for any other buy splits that should be included in the lot (in this example, there is only 1 buy split in the sale).

9. Highlight the sell split in the Splits free panel.

10. Click the >> button to link the sell split with the highlighted lot.

11. Check the lot Balance is as expected. I.e. in this example the lot balance should be zero as the number of securities sold in the lot, is matched with the same number of security buys.

Figura 9.4. Selling Shares - Capital Gains - Lots before scrubbing a single lot, after manual linking

An image of the Lots in Account window before scrubbing a single lot.

12. Click the Scrub button (NOT the Scrub Account button).

The Lots in Account window has not changed after using the Scrub button so no example screen image is supplied.

13. Continue to sezione chiamata «Change Orphaned Gains-CCC to Gain/Loss Account»

Example 1 of Automatic Creation of Capital Gain Or Loss Transactions

Create the capital gains transaction by following these steps:

1. Open the security account's register.

2. Ensure the sell transaction has been entered with no splits for capital gains or losses.

3. Select Actions → View Lots to open the Lots in Account SSSS window where SSSS is the security account.

4. If using LIFO, use the above procedure sezione chiamata «Manual Lot Creation and Linking» to create a lot for each sell transaction, link the lot with the sell transaction and each of the buy transactions that make up the sale.

5. Click the Scrub Account button which:

- Creates lots for any buy transactions that are not already linked to a lot and links them to sell transactions splits using the FIFO method. As a transaction split can only be linked to 1 lot, if a sell transaction needs to be linked to multiple lots, the sell transaction split is itself split into multiple subsplits. In the case of multiple subsplits, it is possible to have different splits from the same transaction in both the Splits free and Splits in lot panels.

- Creates a separate transaction per lot for capital gain/loss.

Nota

If there are already gain/loss splits as part of a sell transaction, GnuCash scrubbing does not recognize them. So if manually adding gain/loss, separate gain/loss transaction splits from the transaction that reduces the No of Shares) by putting them in a separate transaction if you may use scrubbing in future.

6. Continue with the instructions in the next section.

Example 2 of Automatic Creation of Capital Gain Or Loss Transactions - 2 Sales at Once

Here is an example of FIFO scrubbing without manual lot creation. In this example, the transactions for 2 sales are scrubbed at once but usually scrubbing would be performed after each sale. One reason for scrubbing 2 sales at once, could be because there were multiple sales on the same day.

Figura 9.5. Selling Shares - Capital Gains - Register before Scrub Account

An image of the Security Account register in transaction journal view, before Scrub Account is used.

1. Select Actions → View Lots to open the Lots in Account SSSS window where SSSS is the security account.

Figura 9.6. Selling Shares - Capital Gains - Lots before Scrub Account

An image of the Lots in Account window before Scrub Account is used.

2. Click the Scrub Account button.

Figura 9.7. Selling Shares - Capital Gains - Lots after Scrub Account

An image of the Lots in Account window after using Scrub Account.

Nota

After using the Scrub Account button only the last lot is shown, so the above image is after the Lots in Account window has been closed and reopened so all the lots show.

3. Close the Lots in Account SSSS window and return to the security account register.

Figura 9.8. Selling Shares - Capital Gains - Register after Scrub Account

An image of the security register after using Scrub Account.

Nota

The security splits in the sell transactions have been split into subsplits, one subsplit per lot, and a capital gain transaction has been created for each security subsplit of each sell transaction.

4. Continue to sezione chiamata «Change Orphaned Gains-CCC to Gain/Loss Account»

Example 3 of Automatic Creation of Capital Gain Or Loss Transactions - After a Simple Stock Split

Here is an example of FIFO scrubbing without manual lot creation/linking, where the Stock Split Assistant has been used for a simple stock split. In this example, 100 shares of security XYZ were bought for $10.00 each, there was a simple 2 for 1 stock split for zero cost (so the holding was then 200 shares @ $5.00 each), then all 200 shares were sold for $6.00 each.

Figura 9.9. Selling Shares - Capital Gains - Register after Scrub Account

An image of the Security Account register in transaction journal view, after Scrub Account is used.

Figura 9.10. Selling Shares - Capital Gains - Lot 0 after Scrub Account

An image of the Security Account register in transaction journal view, after Scrub Account is used.

Figura 9.11. Selling Shares - Capital Gains - Lot 1 after Scrub Account

An image of the Security Account register in transaction journal view, after Scrub Account is used.

The above screen shots show that scrubbing created:

2 lots. A separate lot for each buy (it essentially treats the stock split as a buy of 100 for no cost)

2 capital gain transactions (one for each lot) on the date of the sale:

- Lot 0: 1/7/2009 loss $400 (sale $600 - cost $1000)

- Lot 1: 1/7/2009 gain $600 (sale $600 - cost $0)

Total gain $200 is correct. Whether the gain is a single long-term one or one each of long-term and short-term or whether there's even a distinction depends on the user's tax jurisdiction and the way the split is structured. If the user needs help figuring it out they should consult a professional.

Example of Changing the Orphaned Gains-CCC to Gain/Loss Account

1. Close the Lots in Account SSSS window if open and return to the security account register.

Figura 9.12. Selling Shares - Capital Gains - Register after scrubbing a single lot

An image of the security register after scrubbing a single lot.

2. Find each new Realized Gain/Loss transaction in the security account register (they will have the same date as the sell transactions). Edit the Orphaned Gains-CCC transaction split to re-assign the income account to a more meaningful income (or expense) gain or loss account (e.g. Income:Long Term Capital Gain:IBM).

Suggerimento

You may like to split the capital gain/loss into taxable and non taxable parts if that is in accord with your tax laws.

Dividendi

Alcune società o fondi comuni rendono periodicamente dei dividendi agli azionisti. I dividendi vengono normalmente forniti in due modalità diverse: o vengono automaticamente reinvestiti nella commodity o sono restituiti come liquidi. I fondi comuni sono spesso impostati per reinvestire automaticamente i dividendi, mentre i dividendi per le azioni comuni vengono generalmente pagati in liquidi.

Dividendi liquidi

If the dividend is presented as cash, you should record the transaction in the asset account that received the money, as income from Income:Dividends. Additionally if you want to tie the cash dividend to a particular stock holding then add a dummy transaction split to the stock account with quantity 0 price 1 value 0.

As an example consider the following; the dividends deposited as cash into the Broker Account with a tie to the stock account.

Un’immagine del registro del conto di mediazione dopo una serie di dividendi liquidi.

Nota

Se si desidera registrare i dividendi per ogni azione, sarà necessario creare un conto Entrate:Dividendi:SIMBOLO AZIONE per ogni azione posseduta che genera dividendi.

Dividendi reinvestiti

Se i dividendi sono ricevuti sotto forma di un reinvestimento automatico, la transazione corrispondente dovrebbe avvenire all’interno del conto dell’azione o del fondo comune come entrata dal conto «Entrate:Dividendi» per il numero di quote effettivamente reinvestite. Generalmente ci si riferisce a questo tipo di reinvestimento con la sigla DRIP (Dividend Re-Investment Program).

As an example consider the following purchase of NSTAR (NST) stock with the dividends reinvested into a DRIP Account. Mutual fund re-investments would be the same.

Starting with the purchase of 100 shares on Jan. 3, 2005, all dividends will be reinvested and an account is created to track the dividend to the specific stock. GnuCash simplifies the entry by allowing calculations within the cells of the transaction. If the first dividend is $.29/share, enter $53.28 (purchase price + dividend) in the share Price cell and 100*.29 in the Buy cell. GnuCash will calculate for you the corresponding numer of Shares

An image of the NST Stock Account register after a dividend reinvestment.

Return of Capital

This refers to a transaction where an investment returns capital to the investor and doesn't have any accounting implications other than reducing the cost basis. The number of shares held is not changed.

A Return of Capital transaction can be entered in the stock register by entering the stock split with

Quote

0

Prezzo

0

Vendi

Return of Capital value

The other side of the double entry would usually be a debit to the brokerage bank account.

An image of the Stock Account register after a return of capital.

Nota

It is not possible to use the Stock Split Assistant to do this type of transaction.

Suggerimento

If you accidentally entered a non-zero price in the stock split, GnuCash may have created an unwanted price database entry which could cause reports to be wrong. Check for and remove such an unwanted entry from the price database using Tools → Price Editor .

Frazionamenti e fusioni

Le società possono frazionare le loro azioni per diverse ragioni la più comune delle quali è quando l’amministrazione della società ritiene che il prezzo abbia superato il valore ragionevole per gli investitori. Alcuni di questi frazionamenti sono semplici scambi (es: 2 per 1 o 3 per 2) mentre altri sono meccanismi di scambio più complessi con distribuzione di liquidi. I frazionamenti possono anche portare a una diminuzione del numero di azioni se lo scambio è un frazionamento inverso (es: 1 per 3 o 0,75 per 1).

Frazionamento azionario semplice

Per fare un esempio, si supponga che la propria società di investimento in azioni NST abbia dichiarato un frazionamento azionario di 2 per 1 a decorrere dal 6 Giugno 2005. Per inserire la corrispondente transazione occorre avviare l’assistente per il frazionamento azionario andando in Operazioni → Frazionamento azionario .

Un’immagine della selezione dell’assistente per il frazionamento azionario.

La prima schermata è solamente di introduzione; premere Avanti per visualizzare la finestra di selezione del conto e dell’azione per il frazionamento. Sarà necessario creare una voce per ogni combinazione di Conto:Azioni che si possiede.

Un’immagine dell’assistente per il frazionamento azionario al passo 2 - Selezione del conto/azione.

Selezionare il conto Attività:Investimenti:DRIPs:NST e premere Avanti.

La finestra seguente per i dettagli del frazionamento azionario, contiene 5 campi:

- Data - Inserire la data del frazionamento.

- Quote - Il numero di quote aggiunte (o sottratte) nella transazione.

Nell’esempio si è ipotizzato un frazionamento 2 per 1, quindi il numero di quote addizionali è pari al numero di quelle presenti attualmente nel registro.

- Descrizione - La descrizione dovrebbe fornire una breve spiegazione della transazione.

- Nuovo prezzo - Se si desidera è possibile inserire qui il nuovo prezzo dell’azione dopo il frazionamento.

- Valuta - è richiesta la valuta della transazione che dovrebbe essere la stessa con cui è avvenuto l’acquisto delle azioni.

Premere il pulsante Avanti.

Un’immagine dell’assistente per il frazionamento azionario al passo 3 - Dettagli del frazionamento.

La schermata successiva verrà saltata per questo esempio poiché non è presente «Cash in Lieu».

Un’immagine dell’assistente per il frazionamento azionario al passo 4 - Cash in Lieu.

Una finestra finale di Termina proporrà diverse opzioni: Annulla, Indietro per annullare o modificare i dati inseriti, e Applica per completare il frazionamento azionario con i dati inseriti.

Un’immagine del registro del conto Attività:Investimenti:DRIPs:NST dopo l’inserimento di una transazione per un semplice frazionamento azionario.

Fusione azionaria moderatamente complessa

Come esempio, si assuma di aver posseduto delle azioni AT&T durante la fusione avvenuta il 18 Novembre 2005 della SBC con AT&T. In questo esempio si ipotizzerà di aver acquistato le azioni AT&T il 1° Aprile 2005, che i divendi siano stati pagati in liquidi e quindi che non siano stati inseriti nel registro delle azioni AT&T.

Le condizioni della fusione sancivano che 0,77942 azioni di SBC fossero scambiate per ogni azione AT&T. La società derivante dalla fusione continuò a utilizzare il simbolo «T» da AT&T.

AT&T fornì dei «dividendi» di €1,20/azione alla data della transazione, comunque questa operazione non apparirà nel conto delle azioni dato che si trattò di una distribuzione in liquidi.

Il processo di inserimento di questa transazione è identico al frazionamento semplice fino alla schermata dei «Dettagli». Sarà necessario creare una voce di frazionamento in ogni combinazione di Conto investimenti:Azioni che ha delle azioni frazionate.

Un’immagine dell’assistente per il frazionamento azionario al passo 2 - Selezione del conto/azione (Conto investimenti:T).

Selezionare il conto Attività:Investimenti:Conto brokeraggio:Azioni:T e premere Avanti.

La finestra seguente per i dettagli del frazionamento azionario, contiene 5 campi:

- Data - Inserire la data del frazionamento. Per questo esempio si inserirà 18 Novembre 2005.

- Quote - Il numero di quote aggiunte (o sottratte) nella transazione.

Nell’esempio in oggetto si tratta di un frazionamenti di 0,77942 per 1 e quindi il numero di azioni diminuisce rispetto a quello attualmente presente nel registro. È possibile avvalersi della capacità di GnuCash di eseguire i calcoli nelle celle inserendo direttamente i dati (Es: «(0,77942*100)-100») per calcolare la diminuzione delle azioni derivante dal frazionamento.

- Descrizione - La descrizione dovrebbe fornire una breve spiegazione della transazione.

- Nuovo prezzo - Se si desidera è possibile inserire qui il nuovo prezzo dell’azione dopo il frazionamento.

- Valuta - è richiesta la valuta della transazione che dovrebbe essere la stessa con cui è avvenuto l’acquisto delle azioni.

Premere il pulsante Avanti.

Un’immagine dell’assistente per il frazionamento azionario al passo 3 - Dettagli del frazionamento.

La schermata successiva verrà saltata per questo esempio poiché non è presente «Cash in Lieu».

Una schermata finale di «Termine» fornirà infine le opzioni per tornare Indietro, allo scopo di modificare le informazioni inserite in precedenza, e di Applica per completare il frazionamento azionario con i dati inseriti.

Un’immagine del registro del Conto investimenti:T dopo aver inserito la transazione relativa al frazionamento azionario che comporta la diminuzione delle azioni.

Capitolo 10. Resoconti

GnuCash is a powerful double entry accounting software package that allows users to enter and track their money in a reliable manner. However, putting this information into GnuCash is only a part of the process. To be truly helpful, you need to be able to extract this information in meaningful ways. GnuCash's reporting features allow you to just that.

GnuCash's reporting features allow you to display nearly any group of transactions in a wide variety of formats. This makes it easy to answer questions about your finances, such as "How much did I spend on groceries last month?" or "How much did I earn in the previous six months?"

GnuCash includes a number of common report types, which can be modified to meet your specific needs. If these common reports are insufficient, it is possible to modify or even write your own custom reports (although this is not recommended for beginners).

In generale

There are many standard reports pre-built in GnuCash, all available from the Reports pulldown menu in the main account window.

When you select a report from the list of reports, that report is first run with its default settings. Once you have opened the report, you can modify its parameters by clicking on the Options button on the toolbar. Under Options, you will see the different settings that you can change for each report. Note that for different reports, the options will be different.

Saved Reports Configurations Concepts

Once you have modified a report to meet your needs, you may wish to save that report for reuse at a later point. GnuCash allows custom reports to be saved, using the Save Report Configuration command.

To save a report configuration:

- Go to the Reports Menu and choose the desired report.

- Change the settings on the report until it includes what is needed.

- Go to the General tab of the report's options and change the Report Name to something meaningful (Do not confuse this with the Report Title).

- Apply the changes and close the dialog.

- Click the Save Report Configuration or Save Report Configuration As… button

This will store the report options in a file in your home directory.

The first time you save a report with a name that has not already been saved, you can use either the Save Report Configuration or the Save Report Configuration As… button. You can modify the report name before saving it.

Once a report has been saved with the current name, the Save Report Configuration button will immediately update the saved report configuration. Use the Save Report Configuration As button to save the current report configuration with a new name.

Saved report configurations are available for use under the Reports->Saved Report Configurations entry. They will also be available for use on multicolumn reports.

Saved report configurations can be deleted in the Saved Report Configurations dialog by clicking the trashcan icon.

To edit saved report configurations, open the report via Reports->Saved Report Configurations, edit and apply the new options, and click Save Report Configuration.

Standard Reports Overview

The standard reports that are included in GnuCash are presented here in the order that they appear in the Reports menu. In each section, a short description for each report is given, which explains what the report is intended to show, and its primary purpose.

Assets & Liabilities Group

Reports in this group provide general information about assets and liabilities.

Advanced Portfolio

The Advanced Portfolio produces a report on commodity accounts (stock and mutual fund type accounts) using price information stored in the GnuCash price database and within the GnuCash transaction data. If you do not have stock price information in your file, the report will indicate an error. This report includes extended information about commodity holdings, including information about the basis, gain, and return of individual commodities.

Advanced Portfolio Capital Gains

The Advanced Portfolio report doesn’t use the capital gain splits to calculate capital gains. It calculates the gains from the various buy and sell transactions in the account without regard to whether the gains and losses are recorded or not. Any realized gain splits are ignored. Realized gain splits are recognized as two splits, one in the stock’s account with a zero number of shares and a non-zero value, the other in an income or expense account with a value that is the negative of the split in the stock account. These two splits can be in a separate transaction (as created by scrubbing) or in the same transaction as the sale (this will cause incorrect future scrubbing). The income or expense split can be split into multiple splits, say for taxable/non-taxable or short/long term gains, without affecting this report.

Asset Barchart

The Asset Barchart presents the value of assets on a monthly basis in barchart form. By default, the report displays the eight largest accounts that have specific asset types assigned to them, and it displays bars for the current financial period.

Several settings on this report can greatly affect the information included.

- On the Accounts tab, the "Show Accounts until level" option changes how the report aggregates account totals. Change this value to see information at deeper levels of the account structure.

- On the Display tab, the "Maximum Bars" option will display more bars in the chart, allowing information for more accounts to display. Additionally, the "Show table" option enables the display of chart information in tabular form below the chart.

- On the General tab, the "Price Source" option can significantly affect the reported value of various commodities included in the report.

Asset Piechart

The Asset Piechart presents the value of assets on a monthly basis in piechart form. By default, the report shows the seven largest accounts, that have specific asset types assigned to them, arranged in descending order by value as of the end of the current accounting period.

Several settings on this report can greatly affect the information included.

- On the Accounts tab, the "Show Accounts until level" option changes how the report aggregates account totals. Change this value to see information at deeper levels of the account structure.

- On the Display tab, the "Maximum Slices" option will display more slices in the chart, allowing information for more accounts to display.

- On the General tab, the "Price Source" option can significantly affect the reported value of various commodities included in the report.

Average Balance

The Average Balance report displays monthly averages for the current accounting period.

Balance Sheet

The Balance Sheet lists Asset, Liability, and Equity account balances for all such accounts, and provides totals as of a given date. Balance sheets are commonly run for the last day of each fiscal year to give an overall sense of the financial condition of the entity.

General Journal

The General Journal produces a register of all transactions (beginning to end) in order by date, showing the accounts and the amounts involved, and totals the Net Change by all currencies and assets.

This report is not customizable by date or account, though you can include more or fewer details about the individual transactions, and whether to include running balances and totals for the credits and debits. If you need a report restricted to particular accounts, consider the Transaction Report or open a particular account and choose the Account Transaction Report.

General Ledger

The General Ledger produces information about all transactions for a selected set of accounts. When first run, this report loads no data, and the report options must be changed to retrieve information from the file.

Investment Portfolio

The Investment Portfolio produces a report of commodity accounts (that is, accounts with type "Stock" or "Mutual Fund"), giving holdings, price and value information about commodities in the file.

Liability Barchart

The Liability Barchart presents the value of liabilities on a monthly basis in barchart form. By default, the report displays the eight largest accounts that have specific asset types assigned to them, and it displays bars for the current financial period.

Several settings on this report can greatly affect the information included.

- On the Accounts tab, the "Show Accounts until level" option changes how the report aggregates account totals. Change this value to see information at deeper levels of the account structure.

- On the Display tab, the "Maximum Bars" option will display more bars in the chart, allowing information for more accounts to display. Additionally, the "Show table" option enables the display of chart information in tabular form below the chart.

- On the General tab, the "Price Source" option can significantly affect the reported value of various commodities included in the report.

Liability Piechart

The Liability Piechart presents the value of liabilities on a monthly basis in piechart form. By default, the report shows the seven largest accounts, that have specific asset types assigned to them, arranged in descending order by value as of the end of the current accounting period.

Several settings on this report can greatly affect the information included.

- On the Accounts tab, the "Show Accounts until level" option changes how the report aggregates account totals. Change this value to see information at deeper levels of the account structure.

- On the Display tab, the "Maximum Slices" option will display more slices in the chart, allowing information for more accounts to display.

- On the General tab, the "Price Source" option can significantly affect the reported value of various commodities included in the report.

Net Worth Barchart

The Net Worth Barchart summarizes Asset accounts, Liability accounts, and overall Net Worth as bars on a graph on a monthly basis for the current financial period. This report provides a graphic overview of the file over time.

Net Worth Linechart

The Net Worth Linechart summarizes Asset accounts, Liability accounts, and overall Net Worth as a line graph on a monthly basis for the current financial period. This report provides a graphic overview of the file over time.

Price Scatterplot

The Price Scatterplot displays the value of one commodity relative to another commodity, for example the value of a stock relative to a currency. When first run, this report loads no data, and the report options must be changed to retrieve information from the file. Specifically, the "Price of Commodity" setting on the Price options tab must be changed to a specific commodity.

Budget Group

Budget reports in GnuCash allow you to gather summary information related to budgets you may have created. In order for these reports to work, you must first create a budget. The reports in this group are specifically based on budget information. To use these reports, you need to have a budget saved in your file.

Budget Balance Sheet

Budget Barchart

Budget Flow

Budget Income Statement

Budget Profit & Loss

Budget Report

Business Group

Reports in this group provide general information about activities related to a business.

Customer Report

Customer Summary

Customer Summary is a customer profit report that can help with job analysis by comparing the income and expenses for a specific customer.

All invoices have an Owner in GnuCash, so invoices that are made will show a customer and show in the report. When creating a Bill, the Default Chargeback Customer is blank. To use the profit report, this field needs an entry, since this is the tag that decides the line to which to attach the expense. Left blank, the bill will be assigned to "No Customer." Similarly, when income is entered directly in a register rather than creating an invoice, it will also be assigned to "No Customer."

Thus, if this report includes an entry for "No Customer", this means that the report may be inaccurate, as the results are not all properly labeled.

Possible use scenarios include:

- Tracking retail sales from different cities

- Tracking rental properties

- Tracking types of business

- Tracking commission sales

Each of these scenarios assumes that the account structure includes breakdowns for individual tracked categories. Changing settings on the Income and Expense tabs under Options can hone the information displayed. By default all income and expense accounts are included; however, since GnuCash can't really predict the names and classification of income and expense accounts, it must group them all into the "No Customer" entry.

Note that inventory-based businesses won't benefit from this report because of its nature.

Useful options:

- The Expense Accounts tab allows the selection of one or more expense accounts.

- The Income Accounts tab allows the selection of one or more income accounts.

- The Display tab allows sorting by name, profit percentage, or amount of profit.

Easy Invoice

Employee Report

Fancy Invoice

Payable Aging

Printable Invoice

Receivable Aging

This report provides a listing of all customers, their current balance, and how much they have outstanding from invoices over different time periods&mdash;how much they owe from 0-30 days, from 31-60 days, from 61-90 days, and over 90 days. The report also contains links to each customer and to their current customer report.

Vendor Report

Income & Expense Group

Reports in this group provide information about Income and Expense

Cash Flow

This report shows the change in value for a set of accounts (the flow of cash) over a given period of time. By default, this report is based on accounts in Assets and Special Accounts, and covers the current financial period. The report enumerates all money coming in to and going out of the base accounts, broken down by the other account.

Equity Statement

This report can be seen as extension of the Balance Sheet report. The Balance Sheet states the balance of Assets, Liabilities and Equity at a specific point of time. The Equity Statement focuses on the Equity Accounts by showing the cash flow to and from them for a given period of time.

By balancing this cash flow with income, the report shows the available capital at the beginning and end of the selected time period.

Expense Barchart

The Expense Barchart presents the value of expenses on a monthly basis in barchart form. By default, the report displays the eight largest accounts that have specific expense types assigned to them, and it displays bars for the current financial period.

Several settings on this report can greatly affect the information included.

- On the Accounts tab, the "Show Accounts until level" option changes how the report aggregates account totals. Change this value to see information at deeper levels of the account structure.

- On the Display tab, the "Maximum Bars" option will display more bars in the chart, allowing information for more accounts to display. Additionally, the "Show table" option enables the display of chart information in tabular form below the chart.

- On the General tab, the "Price Source" option can significantly affect the reported value of various commodities included in the report.

Expense Piechart

The Expense Piechart presents the value of expenses on a monthly basis in piechart form. By default, the report shows the seven largest accounts, that have specific expense types assigned to them, arranged in descending order by value as of the end of the current accounting period.

Several settings on this report can greatly affect the information included.

- On the Accounts tab, the "Show Accounts until level" option changes how the report aggregates account totals. Change this value to see information at deeper levels of the account structure.

- On the Display tab, the "Maximum Slices" option will display more slices in the chart, allowing information for more accounts to display.

- On the General tab, the "Price Source" option can significantly affect the reported value of various commodities included in the report.

Expenses vs. Day of Week

Expenses vs. Day of Week presents a pie chart showing the totals for selected expense accounts totaled by the day of the week of the transaction. The report options enable you to make some adjustments (such as accounts, display options, and the date range) but the account selector only allows expense accounts to be chosen. The report aggregates expense transactions by day of week, not by any other period or category. Due to these limitations, the report may be considered a demonstration or an example to someone wanting to examine the source code for composing a useful custom report.

Income Barchart

The Income Barchart presents the value of income on a monthly basis in barchart form. By default, the report displays the eight largest accounts that have specific income types assigned to them, and it displays bars for the current financial period.

Several settings on this report can greatly affect the information included.

- On the Accounts tab, the "Show Accounts until level" option changes how the report aggregates account totals. Change this value to see information at deeper levels of the account structure.

- On the Display tab, the "Maximum Bars" option will display more bars in the chart, allowing information for more accounts to display. Additionally, the "Show table" option enables the display of chart information in tabular form below the chart.

- On the General tab, the "Price Source" option can significantly affect the reported value of various commodities included in the report.

Income & Expense Chart

Income Piechart

The Income Piechart presents the value of income on a monthly basis in piechart form. By default, the report shows the seven largest accounts, that have specific income types assigned to them, arranged in descending order by value as of the end of the current accounting period.

Several settings on this report can greatly affect the information included.

- On the Accounts tab, the "Show Accounts until level" option changes how the report aggregates account totals. Change this value to see information at deeper levels of the account structure.

- On the Display tab, the "Maximum Slices" option will display more slices in the chart, allowing information for more accounts to display.

- On the General tab, the "Price Source" option can significantly affect the reported value of various commodities included in the report.

Income Statement

This report lists Income and Expense account totals for a set period. By default, it shows all Expense and Income accounts down to 3 levels of sub-accounts for the current financial period.

An Income Statement is also called a "Profit and Loss" report or "Revenue Statement."

In earlier versions of GnuCash, this report was called "Profit & Loss," but with version 2, the report was renamed "Income Statement" to use more common accounting terminology.

The Income Statement helps show where money is coming from and where it is going for a given time period.

Income vs. Day of Week

Income vs. Day of Week presents a piechart showing the totals for selected income accounts totaled by the day of the week of the transaction. The report options enable you to make some adjustments (such as accounts, display options, and the date range) but the account selector only allows income accounts to be chosen. The report aggregates income transactions by day of week, not by any other period or category. Due to these limitations, the report may be considered a demonstration or an example to someone wanting to examine the source code for composing a useful custom report.

Trial Balance

Trial Balance lists the ending balances in all accounts as of a particular date. It is typically run at the end of an accounting period and is primarily used to ensure that the total of all debits equals the total of all credits.

Sample & Custom Group

The reports in this group offer examples on how reports can be customized or podified to suit personal need.

Custom Multicolumn Report

This report provides a base that allows several standard and custom reports to be combined into one view. Note that this report opens with an empty window; you must open the options and designate which reports to include for display. Once the reports have been selected, the settings for individual reports in the multicolumn display can be edited.

Sample Report with Examples

This is a sample report that users can examine to learn how to write their own reports.

Welcome Sample Report

This report demonstrates how the Multicolumn Report can be use to create custom dashboard-type reports.

Other Reports

Several reports are included on the main Reports menu. These are described below.

Account Summary

This lists the balances of all accounts and subaccounts as of a particular date. By default, this report shows accounts and totals down to third-level subaccounts.

This report gives effectively the same information as the Chart of Accounts. You can use this report to export and print the Chart of Accounts.

Nota

To generate a report of account totals over a particular time period (especially if you do not close your books at regular intervals), you might consider using the Income Statement, or Cash Flow reports.

Future Scheduled Transactions Summary

Tax Report & TXF Export

Generates a report and a downloadable .txf file of taxable income and deductible expenses for a particular accounting period. To download the report data, choose the Export button on the toolbar and choose between html and .txf downloadable versions.

To use this report, you must use Edit --> Tax Options to identify which form the taxing authority uses for each income or expense account. Note that you can see but not modify the "Tax related" checkbox in Edit --> Edit Account.

Transaction Report

This report lists the transactions in selected accounts during a specified financial period. When first run, this report loads no data, and the report options must be changed to retrieve information from the file.

Saved Report Configurations

Selecting this will open a dialog with a list of available Saved Report Configurations. "Saved Report Configurations" means sets of customized settings for standard reports.

These sets must be saved by the user before they appear here. See Report Concepts above for instructions on how to save report configurations.

Account Report

The Account Report menu entry only appears when an account register is the active tab. This report produces a list of all transactions in the open register.

Note that if you conduct a search that retrieves several transactions, the results are displayed in a new search register, which can then be used to create a report for just those transactions.

Account Transaction Report

This report also only appears when an account register is the active tab. However, this report only lists transactions that have been selected (e.g. by mouse click) in the current register. If no transactions are selected, an empty report will be generated.

Capitolo 11. Guadagni in conto capitale

Questo capitolo introdurrà alcune delle tecniche utilizzate per tenere traccia dei guadagni e delle perdite realizzate e non realizzate, meglio noti come guadagni o perdite in conto capitale.

Concetti base

Questo capitolo introdurrà alcune delle tecniche utilizzate per tenere traccia dei guadagni e delle perdite realizzate e non realizzate, meglio noti come guadagni o perdite in conto capitale.

Alcuni capitali re investibili possono variare il loro valore nel tempo come, per esempio, le azioni, le obbligazioni, gli immobili o le auto. Alcune attività (es: le azioni) possono aumentare in valore mentre altre (es: un’auto) posso perdere valore. È importante essere in grado di valutare queste variazioni nel valore del capitale: questo capitolo illustrerà come procedere.

Probabilmente tutto ciò che si possiede aumenterà o diminuirà il proprio valore al trascorrere del tempo; quindi è importante capire per quali di questi beni sia indicato tracciarne le variazioni del valore. Si consiglia di tracciare il valore solamente per quei beni che potranno essere venduti in futuro in cambio di liquidi o che sono relativi alle imposte.

I beni consumabili (es: il cibo, il carburante per l’auto, o la carta per la stampante) ovviamente non risultano interessati dall’argomento; inoltre, anche se il nuovo abito che si è appena acquistato perderà valore, non si desidererà tracciare questa diminuzione dato che non si avrà l’intenzione di rivenderlo e non si dovranno pagare delle imposte per la svalutazione dell’abito. Quindi, per questo esempio, l’acquisto di un nuovo abito dovrebbe essere registrato come una semplice uscita…i soldi spesi sono andati (!).

La rivalutazione (aumento del valore) di un bene avviene quando ciò che si possiede aumenta il proprio valore al trascorrere del tempo. Quando si possiede un bene che ha aumentato il proprio valore, la differenza tra il suo prezzo di acquisto e il suo nuovo valore prende il nome di guadagno non realizzato. Quando il bene viene venduto, il profitto che se ne ricava è noto con il nome di guadagno realizzato o guadagno in conto capitale. Un esempio di bene da cui è possibile avere dei guadagni non realizzati ed eventualmente dei guadagni in conto capitale, è una azione di una società pubblicamente scambiata.

Stimare il valore

Come ricordato nell’introduzione di questo capitolo, i guadagni in conto capitale sono i profitti ottenuti dalla vendita di un bene. In questa sezione verrà descritto come tracciare i guadagni in capitale in GnuCash.

I metodi contabili per trattare le rivalutazioni di un bene, sono in qualche modo diversi da quelli per le svalutazioni dato che generalmente si è interessati solamente al momento in cui si rivende il bene e si ottiene un guadagno in capitale; questo è in contrasto con la natura continua del deprezzamento. I guadagni in conto capitale sono un argomento importante nella sfera di influenza della tassazione, poiché i governi tendono a essere interessati a far gravare le imposte sui guadagni in conto capitale in un modo o nell’altro.

Nota

Come sempre, esistono delle eccezioni. Se si possiede un’obbligazione che paga tutti gli interessi a maturazione, le autorità preposte alla tassazione richiedono spesso che venga riconosciuto un interesse ogni anno e si rifiutano di trattarli come un guadagno in conto capitale. Si consultino le normative Nazionali a riguardo dei beni che possono essere tassati nell’eventualità che ne derivi un guadagno in conto capitale.

Stimare l’accrescimento del valore di un bene non è generalmente cosa facile dato che spesso è difficoltoso conoscerne il valore prima dell’effettiva vendita.

I titoli scambiati quotidianamente nei mercati aperti come le Borse, rappresentano probabilmente la tipologia più semplice di bene per cui predire un valore e vendere il bene al prezzo di mercato è semplice quanto chiamare il proprio Brocker (mediatore). Per contro, la stima del valore di una casa è ben più complesso. Le case sono vendute meno frequentemente delle azioni, e la compravendita consiste di grandi sforzi e negoziazioni per cui le stime tendono a essere meno precise. Allo stesso modo, la vendita di un’auto prevede delle trattative che rendono il prezzo meno prevedibile.

Il valore di oggetti da collezione quali gioielli, opere d’arte, figurine e modellini è di ancora più difficile stima. I mercati per questi oggetti sono di nicchia e quindi meno aperti rispetto a quelli delle azioni e delle case. Ancora peggio sono i beni unici nel loro genere; le fabbriche, generalmente, possiedono dei macchinari che costano centinaia di migliaia di euro, costruiti appositamente per realizzare determinati prodotti. Queste apparecchiature non hanno valore al di fuori di un contesto specifico. In questi casi, diverse valutazioni in conflitto tra loro possono essere assegnate al bene e nessuna di esse è «in assoluto» corretta.

Come regola generale della contabilità per quanto riguarda la stima dei guadagni non realizzati (o perdite), si dovrebbe solamente valutare di nuovo dei beni quali le azioni che possono essere rivendute immediatamente e per le quali esistono delle stime affidabili del valore. Per tutti gli altri beni, è meglio attendere semplicemente il momento della vendita, nel quale è possibile determinare esattamente il guadagno in conto capitale. Naturalmente non esiste una regola scritta per questo e infatti diversi contabili adottano diversi comportamenti in questi casi.

Impostare i conti

Come nella maggior parte delle applicazioni della contabilità, esistono diverse metodologie per configurare i guadagni in conto capitale. Nel seguito verrà presentato un metodo generale sufficientemente versatile per essere applicato nella maggior parte delle situazioni. Il primo conto di cui si ha bisogno è quello del Costo del bene (conto di GnuCash del tipo Attività), che rappresenta la posizione in cui verrà registrato l’acquisto originale del bene. Normalmente l’acquisto avviene con una transazione dal proprio conto bancario.

Per tenere traccia della rivalutazione di un bene, saranno necessari tre conti. Il primo è un conto delle attività per i Guadagni non realizzati dove verranno inseriti tutti gli importi delle rivalutazioni. Il conto dei Guadagni non realizzati sarà bilanciato da un conto delle entrate per i Guadagni non realizzati, in cui saranno registrate tutte le rivalutazioni periodiche. Infine, è necessario un ulteriore conto per le entrate, denominato Guadagni realizzati in cui verranno registrati i guadagni in conto capitale derivanti dalla vendita del bene.

Sotto è riportata una generica struttura dei conti adatta a tracciare la rivalutazione di due beni, BENE1 e BENE2. Il conto Attività:Beni immobili:BENE1:Costo è bilanciato dal conto Attività:Attività correnti:Conto risparmio mentre il conto Attività:Beni immobili:BENE1:Guadagni non realizzati è bilanciato dal conto Entrate:Guadagni non realizzati (lo stesso discorso vale per il BENE2).

-Assets

-Current Assets

-Savings Account

-Fixed Assets

-ITEM1

-Cost

-Unrealized Gain

-ITEM2

-Cost

-Unrealized Gain

-Income

-Realized Gains

-Unrealized Gains

Esempio

Si supponga di acquistare un bene per cui si prevede un aumento del valore, quale un quadro di Degas, e di volerne tenere traccia (se ne occuperà la compagnia di assicurazione, anche se nessun altro lo farà).

Start with an account hierarchy similar to that shown in sezione chiamata «Impostare i conti», but replace «ITEM1» with «Degas» and you can remove the «ITEM2» accounts. We will assume that the Degas painting had an initial value of one hundred thousand dollars. Begin by giving your self $100,000 in the bank and then transferring that from your bank account to your Assets:Fixed Assets:Degas:Cost account (the asset purchase transaction). You should now have a main account window which appears like this:

La finestra principale dell’esempio sulla rivalutazione di un bene

Guadagni non realizzati

Un mese dopo, si ha ragione di credere che il valore del quadro sia aumentato di €10.000 (un guadagno non realizzato). Per registrare questo aumento, occorre inserire un trasferimento di €10.000 dal conto dei propri guadagni accumulabili (Entrate:Guadagni non realizzati) al conto dei guadagni non realizzati (Attività:Beni immobili:Degas:Guadagni non realizzati). La finestra principale assomiglierà a questa:

La struttura dei conti dopo l’inserimento del guadagno non realizzato

Vendere

Si supponga che un altro mese dopo i prezzi dei quadri di Degas siano saliti ancora un po’, in questo caso di circa €20.000, come dalle proprie stime. Puntualmente si registreranno i €20.000 come entrate derivanti da guadagni non realizzati; poi si decide di vendere il quadro.

Si presentano tre possibilità: si potrebbero aver correttamente stimato i guadagni non realizzati, sottostimato i guadagni non realizzati o sovrastimato i guadagni non realizzati.

1. Stima accurata dei guadagni non realizzati.

Le proprie stime ottimistiche del prezzo del quadro erano corrette. Prima di tutto si deve registrare che i profitti ottenuti sono ora guadagni realizzati, e non guadagni non realizzati. Questo si effettua trasferendo le entrate dal conto Entrate:Guadagni non realizzati al conto Entrate:Guadagni realizzati.

In secondo luogo, occorre accreditare il conto bancario con il prezzo di vendita del quadro. Questo denaro proviene direttamente dal sottoconto Attività:Beni immobili:Degas. Si trasferisca l’intero valore del conto Attività:Beni immobili:Degas:Costo nel conto Attività:Beni immobili:Conto risparmio e l’intero valore del conto Attività:Beni immobili:Degas:Guadagni non realizzati nel conto Attività:Attività correnti:Conto risparmio.

Queste transazioni dovrebbero apparire così:

Tabella 11.1. Convertire un guadagno accumulato in un guadagno realizzato

Conto

Trasferimento a

Importo della transazione

Totale del conto

Entrate:Guadagni non realizzati

Entrate:Guadagni realizzati

€30.000

€0

Attività:Beni immobili:Degas:Costo

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€100.000

€0

Attività:Beni immobili:Degas:Guadagni non realizzati

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€30.000

€0

Questo porta i saldi dei conti Attività:Attività correnti:Conto risparmio e Entrate:Guadagni realizzati a un totale rispettivamente di €130.000 ed €30.000.

La struttura dei conti dopo l’inserimento dei guadagni realizzati

2. Sottostima dei guadagni non realizzati.

You were over-optimistic about the value of the painting. Instead of the $130000 you thought the painting was worth you are only offered $120000. But you still decide to sell, because you value $120000 more than you value the painting. The numbers change a little bit, but not too dramatically.

Le transazioni dovrebbero apparire come nell’immagine seguente (si osservi che l’ultima transazione che bilancia i conti dei Guadagni non realizzati):

Tabella 11.2. Convertire un guadagno accumulato in un guadagno realizzato

Conto

Trasferimento a

Importo della transazione

Totale del conto

Entrate:Guadagni non realizzati

Entrate:Guadagni realizzati

€20.000

€10.000

Attività:Beni immobili:Degas:Costo

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€100.000

€0

Attività:Beni immobili:Degas:Guadagni non realizzati

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€20.000

€10.000

Attività:Beni immobili:Degas:Guadagni non realizzati

Entrate:Guadagni non realizzati

€10.000

€0

Questo porta i saldi dei conti Attività:Attività correnti:Conto risparmio e Entrate:Guadagni realizzati a un totale rispettivamente di €120.000 ed €20.000.

3. Sovrastima dei guadagni non realizzati.

Si supponga di riuscire a vendere il quadro a un prezzo superiore alle proprie più rosee previsioni: €150.000. Il plusvalore è, di nuovo, trattato come un guadagno, cioè un’entrata.

Le transazioni dovrebbero apparire come nell’immagine seguente (si osservi che l’ultima transazione che bilancia i conti dei guadagni non realizzati):

Tabella 11.3. Convertire un guadagno accumulato in un guadagno realizzato

Conto

Trasferimento a

Importo della transazione

Totale del conto

Entrate:Guadagni non realizzati

Entrate:Guadagni realizzati

€50.000

€-20.000

Attività:Beni immobili:Degas:Costo

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€100.000

€0

Attività:Beni immobili:Degas:Guadagni non realizzati

Attività:Attività correnti:Conto risparmio

€50.000

€-20.000

Entrate:Guadagni non realizzati

Attività:Beni immobili:Degas:Guadagni non realizzati

€20.000

€0

Questo porta i saldi dei conti Attività:Attività correnti:Conto risparmio e Entrate:Guadagni realizzati a un totale rispettivamente di €150.000 ed €50.000.

Tassazione

Le politiche di tassazione variano considerevolmente fra un paese e un altro, quindi è virtualmente impossibile pronunciarsi in modo valido universalmente. Comunque, è possibile affermare che comunemente le entrate generate dai guadagni in conto capitale non sono soggette a tassazione fino al momento in cui il bene viene venduto e a volte nemmeno in questo momento. I proprietari di case nel Nord America, normalmente si ritrovano a non dover pagare nessuna tassa per il guadagno in capitale che ottengono dalla vendita. Altri paesi invece trattano la vendita delle case in modo differente: le autorità tedesche, per esempio, tassano i guadagni in capitale derivanti dalla vendita di una casa, solamente se si è stati proprietari per meno di dieci anni.

Chris Browne ha una storia da raccontare relativa a quando era un professionista della preparazione delle tasse; una famiglia che aveva venduto una fattoria, si aspettava una considerevole somma di tasse da pagare che però in realtà, furono quasi nulle per il fatto che avevano ottenuto la proprietà prima del 1971 (in cui è stabilita una data critica per le valutazioni in Canada) e dato che la fattoria era anche un caseificio per cui erano possibili alcune particolari deduzioni. La morale di questa storia è che mentre qui è stato mostrato in modo semplice, la tassazione può divenire molto complicata…

Capitolo 12. Valute multiple

This chapter will show how to set up GnuCash accounts to use multiple currencies.

Concetti base

GnuCash supports over a hundred currencies, from the Andorran Franc to the Zimbabwe Dollar. For example, you can have a bank account set up in Euros, and another using Hong Kong Dollars.

Alcuni dei problemi che sorgono quando si utilizzano più valute, hanno a che fare con il trasferimento di fondi tra conti con diversa valuta, con il calcolo del valore totale di conti che hanno valute diverse e con la preparazione dei resoconti con valute miste.

Nota

An alternative way to manage multiple currency accounts from the one presented in the next sections, is to use the trading accounts capabilities of GnuCash. This feature, which was introduced with GnuCash version 2.3.14, can be enabled by going to the Accounts tab under File → Properties .

Per una guida completa sui conti per il trading si consiglia di consultare la guida Tutorial on multiple currency accounting di Peter Selinger (in inglese).

Impostare i conti

Your default account currency is set in the Account tab under Edit → Preferences ( GnuCash → Preferences on macOS).

Similarly, GnuCash offers an option to set your preferred currency for displaying reports (like the balance sheet and income statement). The option is called Default Report Currency, and is in the Reports tab of the GnuCash Preferences screen. You’ll want to set both options when you start using GnuCash because if (for example) your accounts are all in Canadian Dollars but the generated reports are all in US Dollars, the reports will just say that there are «no data/transactions (or only zeroes) for the selected time period».

When you create a new account, you have the option to define the commodity in which that account is denominated. For accounts denominated in a currency, you can specify any of the currencies supported by GnuCash by simply selecting it from the currency commodity list. You will notice that the default currency is the currency that is defined for the parent account of the new account.

As an example, let’s set up a bank account scenario where you mostly work in US Dollars, but do also have a European bank account using the Euro currency, as well as one bank account in Hong Kong using Hong Kong Dollars. So, set up 3 bank accounts, one denominated in US Dollars, one using Euros, and the third in Hong Kong Dollars. One possible account structure for this would be:

-Assets (USD)

-Current Assets (USD)

-US Bank (USD)

-European Bank (EUR)

-HK Bank (HKD)

-Equity (USD)

-Opening Balances (USD)

-USD (USD)

-EUR (EUR)

-HKD (HKD)

Nota

The currency of each account is shown in parenthesis.

Since in this example you mostly work in USD, all of the parent accounts are set to USD. Of course, if you mostly work in Euros, you could change the currency of these parent accounts to EUR. The totals shown in the account tree window will always be converted to the currency of each particular account. Notice, we also set up 3 Starting Balances equity accounts, used to initially populate the 3 banks.

Nota

You could also set up just a single Starting Balance account and use a currency transfer to populate the «different currency» accounts. However, this is more advanced option, which is explained in a later section (sezione chiamata «Purchase of an Asset with Foreign Currency»).

Below you see the result of this example, in which you start with USD 10,000, EUR 10,000 as well as HKD 10,000 in the three bank accounts. Notice that the total of the parent accounts only shows the value of the currency of sub-accounts with matching currencies. In other words, the Total Assets and Total Equity values only reflect USD amounts, because GnuCash has no way of evaluating the value of EUR or HKD yet. Once you set up exchange rates between the currencies, the parent accounts will calculate the converted value of all sub-accounts. See the later section (sezione chiamata «Recording and Updating Currency Exchange Rates») on ways to do this.

Impostazione iniziale di 3 conti bancari con valute multiple.

Si noti che la colonna Totale (Resoconto) è visualizzata. Questa opzione è configurabile facendo clic sulla freccia giù nella riga di intestazione delle colonne e selezionando «Totale(EUR)».

Valute definite dall’utente

Usually when we talk about currencies, we mean government-backed currencies (or more precisely, currencies defined in ISO 4217). GnuCash does not allow you to create your own currencies. If you want to track non-ISO currencies, you can use either of two workarounds, depending on which fits your needs better.

The first method is is to treat these as if they were a security—that is, like a stock or mutual fund. The second method is to use one of the «dummy» currencies for them.

Let’s say for example that you want to track loyalty points you’ve earned by buying from a certain group of businesses. The account which tracks your loyalty points will be Assets:Other:LoyaltyGroupRewardMiles.

In the first method, you define a new security, of type FUND, called RewardMiles. This is pretty straightforward—when you create the new LoyaltyGroupRewardMiles account, just set the account type to Stock or Mutual Fund, click the Select… button next to the Security/currency: box, and click New to define a new security of type FUND.

This is not really what the stock and mutual fund account types are meant for, but GnuCash will allow it. The downside is that you’ll have to enter a «price» for every transaction involving this account, because GnuCash needs the prices to figure out the monetary value of the points and treat them as one of your assets.

In the second method, you use one of the dummy currencies to track the loyalty points. These currencies are «XTS (Code for testing purposes)» and «XXX (No currency)». If you use one of these for your LoyaltyGroupRewardMiles account, you can enter transactions into the account without having to enter share prices for every transaction. And, you can keep using the same two dummy currencies to track all sorts of amounts—vacation dollars earned and used so far this year, vacation hours earned and used, health insurance benefits allowance used and remaining, and so on.

The drawback with this second method is that you cannot define exchange rates for the dummy currencies to convert them to ISO currencies. If you want to do that, you really should use the first method.

Recording and Updating Currency Exchange Rates

GnuCash allows you to update the Currency Exchange Rates both manually and automatically. This process is essentially the same as setting share prices for investments (see sezione chiamata «Impostare il prezzo delle quote»). In the following two sections we will work through both methods.

Prima di iniziare, è bene dare uno sguardo alla struttura dei conti

Initial set up of 3 bank accounts with different currencies.

As you see, the overall balances do not yet reflect any value for EUR or HKD holdings. Adding currency exchange rates will fix this.

Aggiornare manualmente i tassi di cambio

Aprire l’editor prezzi andando in Strumenti → Editor prezzi .

Finestra dell’editor prezzi.

Click on the Add button to add a new currency exchange rate. A window will appear in which you can set up a new exchange rate. This window should appear like this:

Finestra dell’editor prezzi

Set the Namespace to Currency and the Security to EUR (Euro). Then set the exchange rate between the selected security and the selected currency. The price box defines how many units of currency are required to purchase one unit of the security. In this case, how many dollars it will take to purchase on Euro. In this example, you will set the exchange rate to 1 EUR for 1 USD.

La Finestra dell’editor prezzi dopo aver impostato il tasso di cambio tra Euro e dollaro USA

Struttura dei conti dopo aver impostato il tasso di cambio tra Euro e dollaro USA.

Si osservi che poiché non è stato impostato il tasso di cambio per HKD, GnuCash non converte l’HKD in EUR. Questo verrà aggiunto nella sezione successiva.

Aggiornare automaticamente i tassi di cambio

In the previous section you saw how to manually define a new currency exchange rate, but GnuCash includes an automatic price update feature, which will now be described.

Aprire l’editor prezzi andando in Strumenti → Editor prezzi .

Finestra dell’editor prezzi prima di ottenere le quotazioni online.

Premere il pulsante Ricevi quotazioni per caricare automaticamente i vari tassi di cambio di cui si ha bisogno.

Nota

Se il pulsante Ricevi quotazioni è disabilitato, significa che il modulo di Perl Finance::Quote non è installato. Per informazioni su come installarlo, consultare sezione chiamata «Configurazione per la ricezione automatica delle quotazioni»

Finestra dell’editor prezzi dopo aver ottenuto le quotazioni online.

GnuCash downloads exchange rates for all currencies that are in use in your various accounts. This will happen every time you click on Get Quotes or request GnuCash to download quotes as per sezione chiamata «Configurazione per la ricezione automatica delle quotazioni»

Now when you check the main Chart of Accounts you will see that GnuCash has automatically converted the HKD amount to USD amount on the parent accounts that are in USD, as well as on the Total (USD) column. Also the Euro accounts have been been updated with the latest exchange rate.

Struttura dei conti dopo aver ottenuto le quotazioni online.

Come disabilitare il recupero della valuta

Ogni volta che si crea un conto che utilizza una valuta diversa da quella predefinita, verrà automaticamente abilitata la ricezione delle quotazioni online per quella stessa valuta. Comunque, se in seguito il conto viene cancellato, GnuCash non disabiliterà automaticamente la ricezione delle quotazioni.

Quando sarà stato cancellato anche l’ultimo conto con una particolare valuta e non si vorrà ricevere più gli aggiornamenti sulla valuta, procedere nel seguente modo:

- aprire la finestra dei titoli selezionando Strumenti → Editor titoli .

- assicurarsi che sia attivata l’opzione visualizza le valute Nazionali;

- espandere la riga denominata CURRENCY;

- fare doppio clic sulla valuta per cui si desidera disabilitare la ricezione delle quotazioni;

- Deselect the Get Online Quotes box and click OK.

Recording Purchases in a Foreign Currency

Purchases in a foreign currency can be managed in two different ways.

1) Use GnuCash's built-in currency exchange functions when you do your transactions. This is mainly used for one-time transactions, and nothing which happens regularly.

2) Use separate accounts to track transactions, where all involved accounts use the same currency. This is the recommended method, since it allows much better tracking and follow up. In this way, you do one currency exchange transaction, and after that you do normal transactions in the native currency.

The rest of this section will explain more based upon option 2).

Purchase of an Asset with Foreign Currency

You are using USD as your default currency. But, you decide to purchase a boat in Jamaica. To do this, you opened a bank account in Jamaica, moved some money from the US, and then purchased your boat.

To record this in GnuCash we use the following basic account structure:

-Assets (USD)

-Current Assets (USD)

-US Bank (USD)

-Jamaican Bank (JMD)

-Fixed Assets (USD)

-Boat (JMD)

-Equity (USD)

-Opening Balances (USD)

-USD (USD)

Nota

The currency of each account is shown in parenthesis.

First you need to transfer some money ($10,000) to Jamaica, and you use your US bank account (with a balance of $100,000) for that. The bank gives you an exchange rate of USD 1 = JMD 64, but charges you USD 150 to transfer the money.

Trasferimento di denaro in Jamaica

Selezionare la riga della transazione in Jamaica (€9.850,00), premere il tasto destro del mouse e selezionare Modifica tasso di cambio

La finestra in cui viene specificato il tasso di cambio per una transazione in valuta

As Exchange Rate, you enter 1 USD = 64 JMD, since this is the rate your bank gave. Press ok in the Transfer Funds (Edit Exchange Rate) window, and then save this split transaction. Below is how it now looks in the main Chart of Accounts.

Struttura dei conti prima dell’acquisto della barca

You choose to buy a boat for JMD 509,000. To record this transaction in GnuCash, you will need to enter a simple transaction in Assets:Current Assets:Jamaican Bank withdrawing JMD 509,000 and transferring it to Assets:Fixed Assets:Boat

Struttura dei conti dopo l’acquisto della barca

The Chart of Accounts now reflects that your bank account has been reduced by JMD 509,000, and that your Fixed Assets boat account has been increased by the same amount. If you also have turned on the CoA (Column Choice) "Total (USD)" you will see the corresponding value in USD. The USD value will always reflect the latest currency exchange rate you have either automatically or manually retrieved.

Purchasing Foreign Stocks

This example will show how to purchase stocks that are priced in a currency other than your primary currency.

Assume that you live in New York and therefore you have set the default currency to USD. You decide to purchase a stock traded in Hong Kong that is priced in HKD. You would also like to be able to track the various income and expense amounts per stock and broker.

You decide to purchase stock in the Beijing Airport (Hong Kong). The ticker for this stock is 0694.HK on Yahoo! Since you wanted to track all various income and expense amounts, here is the necessary account structure:

Assets:Investments:Brokerage Accounts:Boom:0694.HK (0694.HK)

Assets:Investments:Brokerage Accounts:Boom:Bank (HKD)

Equity:Opening Balances:HKD (HKD)

Expenses:Commissions:Boom.0694.HK (HKD)

Income:Investments:Dividend:Boom:0694.HK (HKD)

La struttura dei conti assomiglia a questa dopo la creazione di tutti i conti necessari:

Struttura dei conti per azioni internazionali

Le informazioni sull’azione sono visualizzabili nell’editor titoli ( Strumenti+Editor titoli ):

Titoli Internazionali

If you have not moved money (HKD 50,000) into the brokerage cash account (Assets:Investments:Brokerage Account:Boom:Bank), do so now, either using the Equity (HKD) account, or an existing bank account (Currency Transfer).

There are two ways to enter the actual purchase transaction: you can enter it from the cash account (shown below), or you can enter it from the stock account. If entered from the stock account, the stock is assumed to be priced in the currency of the parent account.

Let’s assume that the stock price is HKD 3 per share. To record the purchase, open the brokerage’s HKD cash account (Assets:Investments:Brokerage Account:Boom:Bank), and enter the following:

Buy Stocks

Assets:Investments:Brokerage Account:Boom:Bank

Prelievo

50,000

Expenses:Investments:Commission:Boom_HKD

Deposito

500

Assets:Investments:Brokerage Account:Boom:0694

Deposito

49,500 (16,500 shares)

Se non viene visualizzata automaticamente la finestra del Tasso di cambio, fare clic con il tasto destro del mouse nella riga dell’azione e selezionare Modifica tasso di cambio. Nella finestra che verrà aperta, inserire il numero di azioni (16.500) nel campo Trasferisci a:

Impostazione del numero di quote nella finestra del trasferimento fondi

When you return to the Chart of Accounts, you will see the purchased shares reflected in the stock account’s total.

Struttura dei conti con alcune azioni Internazionali

Come si può vedere, il totale in Euro potrebbe essere zero se non è stato impostato alcun tasso di cambio tra EUR e HKD. Per porvi rimedio, andare in Strumenti → Editor prezzi e premere il pulsante Ricevi quotazioni per far sì che GnuCash recuperi automaticamente i vari tassi di cambio di cui si ha bisogno.

Nota

To reiterate, this example shows how stock can be purchased in any currency by entering the transaction in the register of the cash account used to make payment. It is also possible to enter the purchase in the stock account’s register, but be aware that the stock is assumed to be priced in the currency of the stock account’s parent.

In questo esempio, il conto padre (Attività:Investimenti:Conto brockeraggio:Boom) è impostato in HKD. Dato che si tratta della stessa valuta con cui viene espresso il prezzo dell’azione, l’acquisto può essere inserito tranquillamente nel registro del conto dell’azione.

Tracking Currency Investments

Currency investment is when you decide to invest in a different country's currency, and hope that it will rise in value relative your own currency.

When you enter these transactions into GnuCash, you will have to decide on how much detail you would like to have.

If you are not interested in detail at all, a very simple account structure would suffice:

Assets:Investments:Currency:Bank (USD)

Assets:Investments:Currency:XXX (XXX)

You would simply enter transfers between the two accounts, noting exchange rates as you went.

But, if you do want to be able to track capital gains or losses, as well as any fees, you do need a more complex account structure, such as:

Assets:Investments:Currency:Bank (USD)

Assets:Investments:Currency:Currency Bank:XXX (XXX)

Expenses:Investments:Currency:Currency Bank:XXX (XXX)

Income:Investments:Currency Bank:Capital Gains:XXX (XXX)

Purchasing Currency

When purchasing another currency, you will buy a certain number of units of foreign currency with your own currency, at a particular rate. For example, you might buy USD 10,000 worth of Andorran Francs, at 5 Francs to the dollar, with a transaction fee of $150.

Buy Currency

Attività:Investimenti:Valuta:Banca

Prelievo

10,000

Expenses:Investments:Currency:Currency Bank:ADF

Deposito

150

Assets:Investments:Currency:ADF

Deposito

49,250

The Exchange Rate window should pop up when you leave the last row in the split above (Currency Transaction). If this window does not pop up, right click on the row or select Actions, and select Edit Exchange Rate. In the Exchange Rate window you specify the exchange rate you got from the bank.

Vendere un investimento in valuta

Entering a currency sale is done in the same way as a currency buy except that you are now transferring money from the Currency account to your Savings account (very similar to sezione chiamata «Vendere le azioni»).

The proper recording of the currency sale *must* account for realized gains or losses. This can be done using a split transaction. In the split transaction, you must account for the profit (or loss) as coming from an Income:Capital Gains account (or Expenses:Capital Loss). To balance this income, you will need to enter the Currency asset twice in the split—once to record the actual sale (using the correct amount and correct exchange rate), and once to balance the income profit (setting the amount to 0).

In breve, una transazione di vendita per la valuta, dovrebbe assomigliare a quella riportata più sotto, vista di nuovo dal conto Attività:Investimenti:Valuta:Banca.

Tabella 12.1. Schema per la vendita di valuta con una transazione suddivisa

Conto

Deposito

Prelievo

Attività:Investimenti:Valuta:Banca

Importo venduto - Imposta di cambio

Uscite:Investimenti:Valuta:Valuta Banca:XXX

Imposta di cambio

Attività:Investimenti:Valuta:XXX

Importo venduto

Entrate:Investimenti:Valuta Banca:Guadagni in capitale:XXX

[PERDITA]

UTILE

Attività:Investimenti:Valuta:XXX

PROFITTO (con trasferisci a = 0)

[PERDITA (con trasferisci a = 0) ]

Reconciling Statements in a Foreign Currency

Reconciling foreign statement are done in the same manner as when you reconcile your local bank statement. If you have created a Chart of Accounts structure which allows you to have the same currency per account as your statement, it is actually exactly the same as reconciling your local bank statement.

Se si hanno diverse valute, si dovranno convertire manualmente gli importi tra una valuta e l’altra, mentre si riconciliano i conti.

Parte III. Managing Business Finances

Capitolo 13. Business Features

Introduction to Business Features

Le necessità contabili di un’impresa sono evidentemente differenti da quelle di un singolo individuo. Le imprese devono gestire i clienti (che sono debitori di denaro), i fornitori o venditori (che sono creditori), i libri paga dei dipendenti, una legislazione delle imposte più complessa, ecc… GnuCash offre delle funzioni dedicate all’impresa per venire incontro a queste necessità.

Accounts Receivable (A/R) are used by businesses to record sales for which they are not immediately paid. This is represented on the balance sheet as an asset, because the expectation is that you will receive payment soon.

Accounts Payable (A/P) record bills that businesses have received, but may not pay until later. This is represented on the balance sheet as a liability because you will have to pay for them.

A/R and A/P accounts are used primarily when you have a lot of bills and receipts flowing in and out, and do not want to lose track of them just because you do not pay or get paid right away. For most home users, A/R and A/P are too complicated to be worthwhile.

Business Setup

To set up GnuCash to handle accounts receivable or accounts payable for a company, these preliminary steps must be done.

- Build an appropriate Account Hierarchy.

- Set up Sales Tax Tables.

- Enter the company information in GnuCash.

- Set Business Preferences.

- Set up Billing Terms.

Impostare i conti

Esistono diversi modi per configurare una struttura dei conti per un’impresa; si può iniziare con quella fornita dall’assistente per l’impostazione di una nuova struttura dei conti oppure crearne manualmente una nuova. Per accedere alle strutture già pronte fornite con il programma, avviare GnuCash e selezionare File → Nuovo file dal menu e procedere fino a quando viene visualizzata la lista delle strutture disponibili, da cui si potrà selezionare quella relativa all’impresa.

The prebuilt Business Account hierarchy will not meet your needs exactly. You will need make adjustments to the hierarchy so that it will meet your particular needs. It should be close enough, however, that it is recommended you begin with it.

To use GnuCash’s integrated accounts receivable system, you must first set up a special account (usually a sub-account under Assets) to hold transactions for receivables. This account must be defined with account type A/Receivable. GnuCash will use this account to place transactions related to the integrated accounts receivable system.

To use GnuCash’s integrated accounts payable system, you must first set up an account (usually a sub-account under Liabilities) to hold transactions for payables. This account must be defined with account type A/Payable. GnuCash will use this account to place transactions related to the integrated accounts payable system.

Basic A/R and A/P Account Hierarchy:

-Assets

-Accounts Receivable

-Checking

-Expenses

…(as required)

-Income

-Sales

-Liabilities

-Accounts Payable

-Tax

-Tax on Purchases

-Tax on Sales

You need to add additional accounts to this hierarchy for it to be useful.

Nota

You do not need to create an individual A/R account for each customer. GnuCash keeps track of customers internally and provides per-customer reports based on the internal tracking. The same applies to A/P and vendors.

Nota

If you deal with customers in more than one currency you will need a separate Accounts Receivable account for each currency.

If you deal with vendors in more than one currency you will need a separate Accounts Payable account for each currency.

Nota

Transactions involving an Accounts Receivable or Accounts Payable account should not be added, changed or deleted in any way other than by using Post/Unpost Bill/Invoice/Voucher or Process Payment!

Setting up Sales Tax Tables

Sales Tax Tables can used to determine the tax for customer invoices (or vendor bills).

A tax table entry can be assigned to an invoice line or bill line.

Set up distinct tax tables for customers and vendors.

The default invoice tax table entry can be assigned to each customer and the default bill tax table entry can be assigned to each vendor.

The default tax table entry for new customers or new vendors can be specified in the Book Options window which can be accessed by File → Properties → Business tab.

Sales Tax Tables are maintained using the Sales Tax Table editor which is accessed via menu Business → Sales Tax Table .

Figura 13.1. Sales Tax Tables Editor

Figura 13.2. New Sales Tax Table Entry

- Name This is the tax table name.

- Type Either Percent % or Value $.

- Value This is the percentage or value depending on Type.

- Account This is the account to which tax will be posted. For tax collected from customers, this should probably be a Liability account as it must be payed to the government. For tax paid to vendors, if tax laws allow tax paid to vendors to offset tax collected from customers, this should probably also be a Liability account (even though it will usually have a debit balance) so that the net tax owed to the government can be easily observed.

If you set up Tax on Purchases and Tax on Sales as subaccounts of Liabilities:Tax then the net tax will be rolled up and can be seen in the GnuCash Accounts tab.

If unsure about tax law requirements, get professional advice.

The following charts illustrate sample tax tables and may be used as starting points to determine the setup appropriate for a particular jurisdiction.

Tabella 13.1. Sample Tax Table Entries for EU country (e.g. 21% / 6% / 0% Belgium, 20% / 5% / 0% UK etc.) (2017)

Tax Table

Tax Table Entries [Asset/Liability]

Percentage or Amount

Standard VAT Sales

VAT:Sales:Standard [L]

21%

Reduced VAT Sales

VAT:Sales:Reduced [L]

6%

Zero-Rated VAT Sales

VAT:Sales:Zero [L]

0%

EC Sales

VAT:Sales:EC [L]

21%

VAT:Sales:Reverse EC [L]

-21%

Standard VAT Purchases

VAT:Purchases:Standard [A]

21%

Reduced VAT Purchases

VAT:Purchases:Reduced [A]

6%

Zero-Rated VAT Purchases

VAT:Purchases:Zero [A]

0%

Tabella 13.2. Sample Tax Table Entries for Australia (2017)

Tax Table

Tax Table Entries [Asset/Liability]

Percentage or Amount

Standard GST Sales

GST:Sales:Standard [L]

10%

GST-free Sales

GST:Sales:Zero [L]

0%

Standard GST Purchases

GST:Purchases:Standard [A]

10%

GST-free Purchases

GST:Purchases:Zero [A]

0%

Tabella 13.3. Sample Tax Table Entries for Cook County, Illinois (2017)

Tax Table

Tax Table Entries [Asset/Liability]

Percentage or Amount

Chicago Sales Taxes

Taxes:Sales:State [L]

6.25%

Taxes:Sales:City [L]

1.25%

Taxes:Sales:County [L]

1.75%

Taxes:Sales:Region [L]

1%

Enter Company Information

After you have built the account structure and defined your tax tables, designate your company in the GnuCash file. To do this, select the Business tab in the Book Options window, which can be accessed from File → Properties .

Figura 13.3. Entering Company Information

Here you can:

- Inserire il nome della società e le informazioni di contatto quali il numero di telefono, di fax, l’indirizzo e-mail e l’indirizzo internet.

- Inserire l’identificativo della propria impresa per il pagamento delle tasse nel campo ID impresa.

- Selezionare la tabella imposte predefinita applicabile ai clienti e ai venditori più comuni.

Setting Business Preferences

Set options on the Business tab of the GnuCash preferences, which is accessed via Edit → Preferences ( GnuCash → Preferences on macOS). See Help manual chapter 10.3.3 Business Book Options Tab.

Setting Billing Terms

Billing Terms can be used to determine the payment due date and be a guide for determining discount for early payment of invoices (or vendor bills).

Nota

As of GnuCash 2.6.7, Billing Terms are only partially supported. Date due is calculated using the Billing Terms but discount amount is not.

Discount for early invoice payment is not implemented. There are 2 ways this may be done, although neither is recommended, and professional advice should be used to confirm that regulations are being complied with:

- After creating and posting a payment which pays the invoice in full, manually edit the payment transaction (usually strongly discouraged) and split the payment to reduce it by the amount of the discount and create a compensating split in an income (discount) account.

- Alternatively, after creating and posting a payment for the discounted amount, create a credit note for the discount using a specific negative sales income (discount) account for the transfer account.

You can specify the billing terms on each invoice/bill. Invoice billing terms will default from the customer billing terms. Bill billing terms will default from the vendor billing terms.

Billing Terms are maintained using the Billing Terms Editor which is accessed via menu Business → Billing Terms Editor .

Figura 13.4. Billing Terms Editor

Figura 13.5. New Billing Term

- Name The internal name of the billing term. For some examples of billing term names and descriptions see https://wiki.gnucash.org/wiki/Payment_Terms.

- Description The description of the billing term, printed on invoices

- There are 2 types of billing terms, with different information to be entered

- Type Days

- Due Days The invoice or bill is due to be paid within this number of days after the post date

- Discount Days The number of days after the post date during which a discount will be applied for early payment

- Discount % The percentage discount applied for early payment

- Type Proximo

- Due Day The day of the month bills are due

- Discount Day The last day of the month for the early payment discount

- Discount % The discount percentage applied if paid early

- Cutoff Day The cutoff day for applying bills to the next month. After the cutoff, bills are applied to the following month. Negative values count backwards from the end of the month.

Crediti correnti

Per crediti correnti si intendono quei prodotti o servizi forniti dalla propria società e per i quali non è ancora stato ricevuto il pagamento.

Componenti del sistema

Transactions generated by the A/R system are recorded within the Accounts Receivable account. You should not work directly with this account. Instead, you will work with the four integrated GnuCash A/R application components available through the Business → Customer sub-menu. These four components are:

- Cliente è un singolo o una società a cui sono stati venduti prodotti o servizi in credito.

- Fattura rappresenta il documento cartaceo inviato al cliente per richiedere il pagamento. Essa contiene una lista dettagliata degli oggetti venduti.

In addition, GnuCash also has support for Credit Notes which represent the inverse of Invoices. A credit note is usually handed to a customer to correct items that were incorrectly invoiced or returned.

Both document types will be set up using the same menu items. Credit notes were introduced starting with GnuCash stable release 2.6.0.

- Lavoro (opzionale) qui vengono registrati i lavori relativi al cliente. Un lavoro in GnuCash è un meccanismo attraverso il quale è possibile raggruppare diverse fatture relative a un particolare cliente.

- Procedura di pagamento permette di registrare i pagamenti ricevuti da un cliente.

Cliente

Per cliente si intende un singolo o una società alla quale vengono venduti beni o servizi. Il cliente deve essere registrato nel sistema dei crediti correnti.

Registrare un nuovo cliente

To register a new customer, enter the menu Business → Customer → New Customer . Fill in customer information, such as Company Name, Address, Phone, Fax, etc.

Finestra di registrazione di un nuovo cliente

Trovare e modificare un cliente

Per trovare un cliente, utilizzare la funzione Impresa → Cliente → Trova cliente . È poi possibile selezionare, dalla finestra dei risultati, un cliente da Visualizzare o modificare. Questa finestra è anche utilizzata per selezionare un cliente quando si crea una nuova fattura e quando si procede a un pagamento.

Finestra di ricerca del cliente

Se dalla ricerca vengono restituiti molti elementi corrispondenti, è possibile filtrare i risultati eseguendo una ulteriore ricerca tra questi ultimi. Il gruppo dei risultati attuali viene analizzato quando è selezionata l’opzione Perfeziona la ricerca attiva. GnuCash rende disponibile questa opzione solamente dopo che è stata eseguita con successo la ricerca iniziale.

Se il cliente che si sta cercando non è stato trovato con il criterio di ricerca inserito, è possibile cambiare il criterio di ricerca e selezionando l’opzione Nuova ricerca seguita dal pulsante Trova. Il passo più importante è la selezione dell’opzione Nuova ricerca. Se il venditore non è tra i risultati della ricerca originale e si effettua una ricerca tra i risultati ottenuti, il venditore non verrà trovato anche se il criterio di ricerca è stato cambiato.

Nota

Per visualizzare una lista dei clienti attivi, si imposti il criterio di ricerca a corrisponde all’espressione regolare e inserire un singolo punto . nel campo del testo da ricercare. Assicurarsi che non sia selezionata l’opzione Cerca solo tra i dati selezionati, poi premere Trova. L’espressione regolare . significa trova tutto.

Fattura

Una fattura è il documento cartaceo che si invia a un cliente per richiedere il pagamento di prodotti o servizi prestati. GnuCash è in grado di creare e di registrare le fatture.

A credit note is the paperwork you send to a customer to correct products or services rendered that were incorrectly invoiced. GnuCash can generate and track credit notes via the same menu entries as invoices.

Nota

This section applies to both invoices and credit notes. In order to avoid repeating everything twice and to keep the text easier to read it will refer only to invoices. You can apply it equally to credit notes. Only where the behavior of credit notes differs from invoices this will be explicitly mentioned.

Registrare un nuovo cliente

To send an invoice to a customer you must first create the new document. To create an invoice use Business → Customer → New Invoice . The New Invoice window must be filled in appropriately.

Creazione di una nuova fattura

Quando si preme il pulsante OK, verrà aperta la finestra di Modifica fattura.

Modificare una fattura

From the Edit Invoice window you can enter an itemized list of goods and services you sold on this invoice in a manner similar to how the account register works. For credit notes you enter an itemized list of goods and services you refunded instead.

Finestra di modifica della fattura

Quando sono state inserite tutte le voci, si può Emettere e stampare la fattura.

Emettere una fattura

Quando è terminata la fase di modifica di una fattura e si è pronti a stamparla, è necessario Emettere la fattura. Non è necessario emettere la fattura immediatamente; in fatti, la fattura deve essere emessa solamente quando si è pronti a stamparla. L’emissione di una fattura prevede l’inserimento automatico delle transazioni necessarie nel conto dei crediti correnti.

Finestra di emissione della fattura

Trovare una fattura

To find an existing invoice, use the Business → Customer → Find Invoice menu item. From the results of the search, you can select an invoice to edit or view.

Nota

Prima di poter modificare una fattura emessa, sarà necessario Annullarla.

Uno degli obiettivi di progetto del sistema di gestione dei crediti correnti presente in GnuCash, era quello di fornire diverse strade per raggiungere una stessa posizione a seconda del metodo con cui si idealizza il problema:

- si può cercare prima il cliente, e poi visualizzare le fatture a esso associate;

- si può cercare una fattura per numero o per nome della società;

- si possono visualizzare le fatture associate a un lavoro cliente.

Stampare una fattura

Dopo aver emesso una fattura, può essere utile stamparla e inviarla al cliente. Per stampare una fattura, utilizzare la voce del menu principale File → Stampa fattura .

Risultato di stampa della fattura

Nota

È possibile modificare l’aspetto della fattura inserendo, per esempio, il logo della società ecc… Per le istruzioni su come farlo, vedere la sezione chiamata «Cambiare l’aspetto della fattura».

Le fatture possono essere anche stampate dalla finestra principale selezionando la voce del menu Resoconti → Resoconto impresa → Fattura stampabile . La finestra del resoconto avviserà che non è stata selezionata una fattura valida per la stampa. Per selezionarla procedere come segue:

1. Utilizzare il pulsante Opzioni della barra degli strumenti o selezionare Modifica → Opzioni resoconto dal menu principale.

2. Selezionare la scheda Generale della finestra delle opzioni del resoconto.

3. Premere il pulsante Seleziona a fianco del campo del Numero fattura.

4. Cercare la fattura come al solito.

È inoltre possibile stampare le fatture direttamente dalla finestra della procedura di pagamento. Consultare la sezione chiamata «Procedere al pagamento» per le istruzioni su come procedere.

Assegnare un numero iniziale alla fattura

GnuCash parte automaticamente con il numero 1 e ne incrementa poi il valore. È possibile inserire manualmente un numero di fattura nella casella di testo ogni volta che viene creata un nuova fattura, ma questa operazione può essere ripetitiva e prima o poi si arriverà a inserire dei numeri duplicati.

You can change the starting invoice number if it is important you. Use File → Properties , access the Counters tab, change the Invoice number value to be one less than your desired starting invoice number and click the OK button or the Apply button.

Lavori per un cliente

Customer Jobs are used to group multiple invoices and credit notes to the same customer. Use of the Customer Jobs feature is optional. The feature is useful when you have multiple jobs for the same customer, and would like to view all the invoices and credit notes related to a single job.

Nuovo lavoro per un cliente

To use customer jobs, you must create them using the Business → Customer → New Job menu item. You will see the New Job window.

To edit an existing customer job, use the Business → Customer → Find Job menu item. Select the desired job in the search results, and click the View/Edit Job button.

To select from the invoices and credit notes associated with a given job, use Business → Customer → Find Job menu item. Select the desired job in the search results and click the View Invoices button. A window listing invoices and credit notes associated with this job appears. Select an invoice or credit note and click the View Invoice button to open an invoice editor in the main application window.

Procedere al pagamento

Verosimilmente, si riceverà il pagamento dai clienti per i quali è stata emessa una fattura. Per registrarlo, si utilizza la procedura di pagamento raggiungibile dal menu Impresa → Cliente → Procedura di Pagamento .

Finestra della procedura di pagamento

Cambiare l’aspetto della fattura

Lo stile predefinito per le fatture, come mostrato nella sezione chiamata «Stampare una fattura», à piuttosto spoglio. Esso prevede che la parte superiore del documento sia vuota, in modo che la fattura possa essere stampata su carta intestata. È però possibile modificare l’aspetto delle fatture.

Utilizzare la voce File → Proprietà per inserire le informazioni relative alla propria società nella scheda Impresa della finestra Opzioni libro. Alcune delle informazioni inserite verranno stampate sul lato destro delle fatture.

Per aggiungere uno sfondo, uno striscione di intestazione e un logo personalizzati alle fatture, occorre modificare il foglio di stile. Per farlo, andare in Modifica → Fogli di stile e selezionare il pulsante Nuovo nella finestra di Selezione del foglio di stile HTML che si aprirà. Verrà poi presentata una finestra come questa:

La finestra del nuovo foglio di stile.

Dare un Nome al nuovo foglio di stile (ad esempio Fattura personalizzata) e selezionare il Modello denominato Elaborato. Alla pressione del pulsante OK verrà aperta la finestra delle Proprietà dei fogli stile HTML. Questa contiene cinque schede: Colori, Stili, Generali, Immagini e Tabelle. La prima scheda relativa ai colori permette di variare la colorazione delle varie sezioni che compongono la fattura. La sezione deegli stili permette di impostare gli stili e le dimensioni dei caratteri. La scheda delle impostazioni generali è dedicata alle informazioni del redattore e del destinatario e permette di abilitare i collegamenti. La scheda delle immagini permette di importare delle immagini nel foglio di stile. Infine, la schede delle tabelle, permette di configurare la spaziatura tra le tabelle che formano la fattura.

Per inserire un logo della società, uno striscione di intestazione e una immagine di sfondo, è possibile utilizzare un’applicazione di grafica come GIMP o OpenOffice Draw per creare l’immagine e salvarla in formato GIF o PNG. A questo punto è possibile importarle nel foglio di stile utilizzando la sezione Immagini descritta in precedenza.

Qui sotto è visualizzato un esempio in cui sono state importate tutte e tre le immagini.

La finestra del foglio di stile HTML con un esempio di immagine di sfondo, striscione di intestazione e logo.

Nota

Le immagini sono inserite nella fattura con i criteri seguenti: l’Immagine di sfondo è adattata per essere inserita come sfondo, lo Striscione di intestazione viene inserito al di sopra del testo della fattura e il Logo è posizionato nell’angolo in alto a sinistra della fattura a fianco dello striscione di intestazione. Sarà probabilmente necessario provare immagini di dimensioni diverse prima di ottenere una bella fattura. Vengono forniti alcuni suggerimenti su questo argomento: il logo dovrebbe essere di circa 1 cm quadrato mentre lo striscione di intestazione dovrebbe essere largo 15 cm e alto 1cm.

Avendo configurato il foglio di stile, al momento della stampa della fattura sarà possibile selezionarlo dal menu Opzioni. Più sotto è riportata la fattura ottenuta dopo aver utilizzato il foglio di stile descritto precedentemente.

La fattura che si ottiene con le immagini selezionate nel foglio di stile.

Debiti correnti

Accounts Payable (or A/P) refers to the accounting of products or services which a company has bought and needs to pay for.

Componenti del sistema

GnuCash ha un sistema integrato di gestione dei debiti correnti. Le transazioni generate da esso vengono inserite nel conto dei debiti correnti, come registrazione di ciò che avviene. Generalmente non si lavora con questo conto ma si utilizzano i quattro componenti dell’applicazione integrata in GnuCash per i debiti correnti. Questi componenti sono disponibili nel menu secondario Impresa → Venditore . Essi sono:

- Venditore è un singolo o società dal quale si acquistano prodotti o servizi in credito.

- Ricevuta è il documento che il venditore invia per richiedere il pagamento. La ricevuta contiene un elenco di ciò che è stato acquistato.

In addition, GnuCash also has support for Credit Notes which represent the inverse of Bills. A credit note is usually received from a vendor to correct items that were erroneously billed or returned.

Both document types will be set up using the same menu items.

- Lavoro (opzionale) è dove vengono registrati i lavori venditore. I lavori sono degli strumenti con i quali è possibile raggruppare le ricevute di un singolo venditore.

- Procedura di pagamento permette di registrare i pagamenti in favore di un venditore verso cui si è debitori.

La sezione seguente tratta individualmente i componenti dell’applicazione per i debiti correnti.

Venditore

Un venditore è un singolo o una società dalla quale si acquista uno o più beni o servizi. I venditori devono essere inseriti nel sistema dei debiti correnti.

Registrare un nuovo cliente

To register a new vendor, select the Business → Vendor → New Vendor menu item. Fill in general information about the vendor, such as Company Name, Address, Phone, Fax, etc. Below is a list of the other options:

La finestra di registrazione di un nuovo venditore assomiglia a questa:

Finestra di registrazione di un nuovo venditore

Trovare e modificare un cliente

To search for an existing vendor, use the Business → Vendor → Find Vendor window. You select a vendor to View/Edit from the results of the search. This window is also used to look up a vendor when entering bills and processing payments.

Finestra di ricerca del venditore

Se dalla ricerca vengono restituiti molti elementi corrispondenti, è possibile filtrare i risultati eseguendo una ulteriore ricerca tra questi ultimi. Il gruppo dei risultati attuali viene analizzato quando è selezionata l’opzione Perfeziona la ricerca attiva. GnuCash rende disponibile questa opzione solamente dopo che è stata eseguita con successo la ricerca iniziale.

Se il venditore che si sta cercando non è stato trovato con il criterio di ricerca inserito, è possibile cambiare il criterio di ricerca e selezionando l’opzione Nuova ricerca seguita dal pulsante Trova. Il passo più importante è la selezione dell’opzione Nuova ricerca. Se il venditore non è tra i risultati della ricerca originale e si effettua una ricerca tra i risultati ottenuti, il venditore non verrà trovato anche se il criterio di ricerca è stato cambiato.

Nota

Per visualizzare un elenco dei venditori attivi, impostare il criterio di ricerca a corrisponde all’espressione regolare e inserire un singolo punto «.» nel campo del testo da ricercare. Assicurarsi che non sia selezionata l’opzione Cerca solo tra i dati selezionati, poi premere Trova. L’espressione regolare «.» significa «fai corrispondere a qualsiasi cosa».

Ricevuta

Una ricevuta è la richiesta di pagamento che si riceve da un venditore. GnuCash è in gradi di gestire le ricevute.

A credit note is the document you receive from a vendor to correct products or services rendered that you were incorrectly charged for on a bill. GnuCash can generate and track credit notes via the same menu entries as bills.

Nota

This section applies to both bills and credit notes. In order to avoid repeating everything twice and to keep the text easier to read it will refer only to bills. You can apply it equally to credit notes. Only where the behaviour of credit notes differs from bills this will be explicitly mentioned.

Registrare un nuovo cliente

Quando si riceve una ricevuta da un venditore e la si vuole immettere in GnuCash, è necessario creare una nuova ricevuta. Per farlo è disponibile la voce Impresa → Venditore → Nuova ricevuta . Apparirà una finestra in cui sono presenti diversi campi da completare.

Finestra per la creazione di una nuova ricevuta

Alla pressione del pulsante OK verrà aperta la finestra di Modifica ricevuta.

Modificare una fattura

From the Edit Bill window you can enter an itemized list of goods and services you purchased, in a manner similar to how the account register works. For credit notes you enter an itemized list of goods and services the vendor refunded instead.

Finestra di modifica della ricevuta

Quando si è terminata l’immissione di tutte le voci, si può Emettere la ricevuta.

Emettere una fattura

Quando si è terminata la fase di modifica di una ricevuta, la si deve Emettere. Non è necessario emetterla subito, è possibile infatti chiudere la finestra di modifica e ritornarvi in seguito. Prima o poi però la ricevuta dovrà essere emessa. L’emissione di una ricevuta comporta l’inserimento delle necessarie transazioni nel conto per i debiti correnti. La finestra di emissione della ricevuta richiede l’inserimento di alcune informazioni:

Finestra di emissione della ricevuta

Trovare una fattura

To find an existing bill, use the Business → Vendor → Find Bill menu item. From the results of the search, you can select a bill to edit, or view.

Nota

Prima di poter modificare una ricevuta emessa, è necessario Ritirarla.

Nota

Esistono altri modi per accedere a una ricevuta esistente simili a quelli utili per accedere alle fatture per i clienti. Consultare sezione chiamata «Trovare una fattura» per avere maggiori informazioni.

Lavori per un venditore

Vendor Jobs are used to group multiple bills and credit notes from a single vendor. Use of the vendor jobs feature is optional. The feature is useful when you have multiple jobs for the same vendor, and would like to view all the bills and credit notes for a single job.

To use vendor jobs, you must create them using the Business → Vendor → New Job menu item. You will see the New Job window.

Nuovo lavoro venditore

To edit an existing vendor job, use the Business → Vendor → Find Job menu item. Select the desired job in the search results, and click the View/Edit Job button.

To select from the bills associated with a given job, use Business → Vendor → Find Job menu item. Select the desired job in the search results and click the View Invoices button. A window listing bills and credit notes associated with this job appears. Select a bill or credit note and click the View Invoice button to open a bill editor in the main application window.

Procedere al pagamento

Prima o poi sarà necessario pagare le ricevute. Per farlo, si utilizza l’applicazione per il pagamento raggiungibile nel menu Impresa → Venditore → Procedura di pagamento .

Più sotto è riportata la finestra di pagamento dei crediti correnti in GnuCash.

Finestra della procedura di pagamento

Libro paga

Payroll is a financial record of wages, net pay, paid vacations, and deductions for an employee. This section demonstrates how to track payroll using GnuCash.

Concetti base

Il libro paga consiste nella registrazione finanziaria di salario, retribuzione netta, ferie e trattenute per un dipendente: fondamentalmente tutto ciò che è relativo al conferimento di denaro e benefici a un dipendente. La tenuta del libro paga è una delle pratiche più complesse della contabilità poiché nel pagamento degli stipendi sono coinvolti molti conti, persone e agenzie.

Il libro paga è generalmente contabilizzato come un’uscita. A volte i contabili «accumulano» le uscite del libro paga in un conto delle passività a breve termine. Questo accorgimento risulta utile per il libro paga delle imposte che potrebbero dover essere pagate in un momento diverso rispetto ai dipendenti. Il dipendente potrebbe essere pagato ogni due settimane mentre le tasse ogni trimestre. Questo capitolo illustra il caso in cui i salari vengono pagati immediatamente mentre le tasse vengono accumulate in un conto delle passività.

Nota

GnuCash non fornisce un sistema integrato di gestione del libro paga. Anche se è possibile registrare le uscite del libro paga in GnuCash, i calcoli delle imposte e delle deduzioni devono essere realizzati al di fuori del programma.

Impostare i conti

Le legislazioni locali in materia di imposte devono essere considerate al momento della creazione dei conti. Dato che esistono diversi modi con cui vengono calcolate le imposte sul libro paga a seconda del paese in cui ci si trova, in questa sezione verrà presentato solamente un semplice schema. Partendo da questo, sarà necessario sviluppare una struttura più complessa che si adatti alle proprie necessità particolari.

Assume that you must pay 2 taxes, Tax1 and Tax2, and that each has an employee contribution and an employer contribution.

Gli stipendi dei dipendenti e queste due tasse sono conti per le uscite. Le imposte della società sono passività. I conti delle passività per le imposte servono per accumulare le imposte trattenute a tutti i dipendenti. Le imposte saranno poi pagate alla relativa agenzia governativa.

Simple Payroll Account Layout:

-Assets

--Checking

-Liabilities

--Tax1  (short term «Immagazzinamento» account)

--Tax2  (short term «Immagazzinamento» account)

-Expenses

--Salaries

--Tax1

--Tax2

Nota

Si resista alla tentazione di creare dei sottoconti per registrare i salari per ogni dipendente: si verrebbe a creare una lista ingestibile di conti. Si pensi, per esempio, alla lista che si avrebbe dopo diversi anni di attività e vari dipendenti licenziati e assunti. È molto più semplice registrare tutti gli stipendi in un unico conto (per esempio Uscite:Stipendi) e utilizzare i resoconti per visualizzare le informazioni suddivise per dipendente.

The Transaction report can be used to sort and total by description or memo (but not by part of them).

To report salary transactions for a specific employee where the employee name or code is entered in the transaction description or memo, use the Find Transaction assistant ( Edit → Find ) to select the transactions, and then report on them using Reports → Account Report . Further formatting or analysis may be done by copying and pasting the report into a spreadsheet. See Find Transaction in the GnuCash Help Manual.

Payroll Protocol Sample

GnuCash non possiede un sistema integrato per la gestione del libro paga. GnuCash permette di registrare le uscite del libro paga, ma è necessario implementare un codice di calcolo per il libro paga ed eseguire i relativi calcoli con un programma diverso da GnuCash, per esempio in un foglio di calcolo. In questa sezione viene illustrato un codice di calcolo di questo tipo che è possibile utilizzare come modello.

Passo 1: Elenco delle deduzioni

Il primo passo per la realizzazione del codice di calcolo consiste nella creazione di una lista di tutte le possibili tasse e deduzioni per ogni dipendente. Ogni voce deve contenere le definizioni e le formule necessarie a calcolarne il valore. Una volta stabilito il codice, questo deve essere cambiato solamente quando il libro paga o la legislazione sulle imposte cambiano.

Nello scenario proposto, l’elenco sarà come questo:

- D_STIPENDIO_LORDO - Stipendio lordo del dipendente

- D_IMPOSTA1 - Contributo del dipendente all’imposta1 (X% di D_STIPENDIO_LORDO)

- D_IMPOSTA2 - Contributo del dipendente all’imposta2 (X% di D_STIPENDIO_LORDO)

- S_IMPOSTA1 - Contributo della società all’imposta1 (X% di D_STIPENDIO_LORDO)

- S_IMPOSTA2 - Contributo della società all’imposta2 (X% di D_STIPENDIO_LORDO)

Nota

Lo stipendio netto del dipendente (D_STIPENDIO-NETTO) è definito come D_STIPENDIO_LORDO - D_IMPOSTA1 - D_IMPOSTA2 e non è necessario inserirlo in questa lista dato che può essere calcolato dagli elementi già noti.

Inserire le formule corrette per calcolare le deduzioni corrispondenti alle voci della lista. A volte le formule possono essere complesse mentre altre volte si tratta solamente di guardare la tabella XYZ delle leggi in materia.

Si noti che con le definizioni più sopra è possibile calcolare dei valori di un certo interesse. Per esempio è possibile conoscere il costo totale per la società: D_STIPENDIO_LORDO + S_IMPOSTA1 + S_IMPOSTA2.

Passo 2: Creare lo schema della transazione

Quando si inserisce un libro paga in GnuCash, conviene farlo con una singola transazione suddivisa che coinvolge i conti appropriati di uscite e passività. Per poter controllare i dettagli del libro paga in un secondo momento, aprire la transazione suddivisa.

Con l’elenco delle deduzioni descritto precedentemente, è possibile creare uno schema per la transazione suddivisa di un impiegato. Ogni elemento della lista è collegato a un conto di GnuCash.

Tabella 13.4. Schema della transazione

Conto

Aumento

Diminuzione

Attività:Conto corrente

D_STIPENDIO-NETTO

Uscite:Stipendi

D_STIPENDIO_LORDO

Passività:Imposta1

D_IMPOSTA1

Passività:Imposta2

D_IMPOSTA2

Uscite:Imposta1

S_IMPOSTA1

Passività:Imposta1

S_IMPOSTA1

Uscite:Imposta2

S_IMPOSTA2

Passività:Imposta2

S_IMPOSTA2

Si noti come i componenti di S_IMPOSTA1 e S_IMPOSTA2 abbiano delle ricadute sia sul conto delle passività che su quello delle uscite. La parte di competenza della società per ogni imposta è contabilizzata alla data del libro paga, ma rimane una passività fino al momento del versamento.

Passo 3: Pagare il dipendente

Andare nel conto da cui verrà pagato il dipendente, per esempio il proprio conto Attività:Conto corrente. Aprire una transazione suddivisa e inserire il valore reale utilizzando come guida lo schema della transazione descritta più sopra. Ripetere il procedimento per tutti i dipendenti.

Suggerimento

Questo processo manuale è tedioso, specialmente se si ha a che fare con un elevato numero di dipendenti.

Uno strumento fornito da GnuCash che può essere di aiuto in questa transazione è quello che permette di duplicare una transazione (utilizzare il pulsante Duplica sulla barra degli strumenti). Questo permette di evitare l’inserimento di tutte le suddivisioni nella transazione per ogni dipendente. Sarà comunque necessario variare secondo necessità gli importi della busta paga del dipendente, ma non occorrerà più creare da zero le suddivisioni necessarie.

Se le transazioni del libro paga non cambiano significativamente tra una scadenza e l’altra, è possibile utilizzare la funzione di duplicazione della transazione per creare una copia della busta paga più recente di un dipendente ed utilizzarla per l’attuale stipendio. Se questo processo viene eseguito con una certa cadenza costante, leggere il capitolo sulle transazioni pianificate per risparmiare ancora più tempo!

Passo 4: Pagare il governo

L’ultima operazione da compiere è relativa alle tasse governative. Il conto delle passività ha raccolta le tasse spettanti alle varie agenzie governative; queste devono essere pagate periodicamente inviando, per esempio, un assegno agli uffici competenti. Per registrare il pagamento in GnuCash è sufficiente inserire una transazione a due conti dal (per esempio) il conto corrente per pagare la passività derivante dalle imposte. La transazione avviene esclusivamente tra il conto corrente e il conto delle passività; nell’operazione non viene coinvolto alcun conto delle uscite. Il conto delle uscite è addebitato nel momento in cui viene registrata la passività relativa alle imposte.

Business Payroll Example

Using the account setup seen previously, let’s go through an example. Assume that there are 2 employees (E1 and E2) who each earn $1000 per month gross salary. The employee contribution to Tax1 and Tax2 are 10% and 5% respectively. The company contribution to Tax1 and Tax2 are 15% and 10% each on top of the employee’s gross salary.

Starting with $50k in the bank, and before doing any payroll, the account hierarchy looks like this:

Impostazione iniziale del libro paga

The deductions list for employee 1 are:

- D_STIPENDIO_LORDO - stipendio lordo del dipendente - €1.000

- D_IMPOSTA1 - Contributo del dipendente all’imposta1 - €100 (10% si D_STIPENDIO_LORDO)

- D_IMPOSTA2 - Contributo del dipendente all’imposta2 - €50 (5% di D_STIPENDIO_LORDO)

- S_IMPOSTA1 - Contributo della società all’imposta1 - €150 (15% di D_STIPENDIO_LORDO)

- S_IMPOSTA2 - Contributo della società all’imposta2 - €100 (10% di D_STIPENDIO_LORDO)

Tabella 13.5. Schema della transazione per il Dipendente 1

Conto

Aumento

Diminuzione

Attività:Conto corrente

€850 (D_STIPENDIO-NETTO)

Uscite:Stipendi

€1000 (D_STIPENDIO_LORDO)

Passività:Imposta1

€100 (D_IMPOSTA1)

Passività:Imposta2

€50 (D_IMPOSTA2)

Uscite:Imposta1

€150 (S_IMPOSTA1)

Passività:Imposta1

€150 (S_IMPOSTA1)

Uscite:Imposta2

€100 (S_IMPOSTA2)

Passività:Imposta2

€100 (S_IMPOSTA2)

From the checking account, enter the split transaction for employee 1. It should look like this:

Transazione suddivisa per il Dipendente1

Suggerimento

Quando si pagano i dipendenti, inserire solamente il nome del dipendente nel campo della descrizione. Se si decide di utilizzare GnuCash anche per la stampa degli assegni, l’assegno verrà creato con il nome corretto del dipendente a cui si riferisce. Per registrare altre informazioni nella transazione oltre al nome del dipendente, utilizzare il campo delle note, disponibile quando si visualizza il registro nella modalità a doppia linea.

Si ripeta la procedura descritta anche per il secondo dipendente; al termine la struttura dei conti assomiglierà a questa:

La struttura dei conti dopo aver pagato gli stipendi

Now, you will enter the company contributions. The Liabilities:Tax1 and Liabilities:Tax2 accounts track how much you must pay to the government for each tax type. When it is time to pay these agencies, you will make a transaction from the checking account to these liability accounts. No expense accounts are involved. The main account will then appear like this:

I conti dopo aver pagato le imposte governative

Capitolo 14. Bilanci

Questo capitolo spiega come creare e gestire i bilanci con GnuCash.

Concetti base

Il bilancio è uno strumento che permette di stimare e prevedere le entrate e le uscite. Si può utilizzare per aiutarsi nella pianificazione delle proprie finanze in un certo periodo di tempo e per esaminare come sono le proprie transazioni finanziarie attuali in confronto a quelle attese.

Il concetto di bilancio è generale e quindi GnuCash offre uno strumento di calcolo del bilancio che è semplice e flessibile. L’utente ha la libertà di decidere la complessità o la semplicità del proprio bilancio. Questa guida aiuterà nella scelta di queste decisioni.

Terminologia

Esistono dei termini utili che verranno utilizzati per trattare l’argomento del bilancio:

- Bilancio - un piano finanziario che descrive i redditi attesi e/o le spese relative ad un particolare periodo di tempo period

- Bilancio dei liquidi - un bilancio preventivo per gli introiti e gli esborsi di liquidi. Questio tipo di bilanciosi occupa dei flussi di liquidi: da dove proviene il proprio denaro, qual’è la sua destinazione e, naturalmente, a quanto ammonta.

- Bilancio delle uscite - un bilancio destinato principalmente alla pianificazione delle destinazioni del proprio denaro. Questo tipo di bilancio registra le proprie uscite. Generalmente non ha niente a che vedere con le rivalutazioni o con i rimborsi delle passività. Comunque, tiene conto degli interessi. Per esempio, se si acquistano €100 di alimentari con la carta di credito, si incorre in una spesa di €100 per alimentari e una passività di 100€ verso la compagnia della carta di credito. Quando si pagherà la ricevuta della carta di credito, verrà applicato un tasso di interesse che si suppone dia origine ad una spesa addizionale di €10. Un bilancio delle uscite è in grado di pianificare la transazione per l’acquisto degli alimentari e per il pagamento degli interessi, ma non la transazione per ripagare la compagnia della carta di credito.

- Bilancio di capitale - un bilancio che descrive un piano per pagare una ingente spesa futura, spesso attraverso una combinazione di risparmi e prestiti in denaro. Nota: i bilanci di capitale possono a volte divenire piuttosto complessi perché hanno anche lo scopo di rispondere alla domanda «è possibile permettersi di fare questo e quello?» esplorando diversi scenari che coinvolgono conti ipotetici.

- Periodo di bilancio - il periodo di tempo durante il quale il piano si sviluppa. I periodi di bilancio più comunemente utilizzati sono l’anno e il mese. Alle volte, potrebbe essere utile fare il bilancio per diversi periodi consecutivi in una volta, per convenienza o per una pianificazione più dettagliata. Ad esempio, un bilancio annuale può includere un periodo di bilancio di 12 mensilità.

Creare un bilancio

Ancora prima di iniziare la creazione di un bilancio, è importante spendere un po’ di tempo pensando alla struttura dei conti. Per esempio, se si desidera ottenere un bilancio per le proprie spese di elettricità e acqua, non è possibile avere solamente un conto Uscite:Servizi. I conti devono essere dettagliati almeno quanto il bilancio che si vuole ottenere.

Scegliere i conti per i quali creare il bilancio

Il primo passo da compiere nella creazione di un bilancio, consiste nello scegliere che cosa di desidera pianificare. Questa decisione influisce sulla scelta dei conti da includere nel bilancio. Ad esempio, se si è interessati solamente al tracciamento delle proprie spese, si può creare un bilancio delle uscite inserendo solamente gli importi dei conti delle uscite. D’altra parte, se si desidera tracciare tutti i propri movimenti di liquidi, si può creare un bilancio dei flussi di liquidi immettendo gli importi dei conti di attività, passività, entrate e uscite.

Prima di procedere alla creazione del bilancio occorre prendere due decisioni: per quali conti si desidera ottenere un bilancio? e, per quando si desidera che venga calcolato il bilancio? È sempre possibile cambiare idea in seguito dopo la creazione del bilancio, ma è necessario iniziare con qualcosa.

Suggerimento

Come regola generale, spesso interessa conoscere in cosa si spende il proprio denaro e quindi si potrebbe voler realizzare un resoconto delle uscite. Se si è anche preoccupati di non avere abbastanza denaro al posto giusto nel momento giusto, si potrebbe voler realizzare un bilancio dei flussi di liquidi.

Scegliere il periodo di bilancio

Prima di creare un bilancio occorre anche decidere per quale periodo di tempo si desidera pianificare. I periodi di bilancio più comuni sono mensilmente e annualmente. Se si desidera realizzare un bilancio il cui percorso finanziario nel tempo sia variabile, allora sarebbe necessario includere diversi periodi nel bilancio. Ad esempio, se si desidera pianificare delle spese maggiori per i servizi nel periodo invernale piuttosto che in quello estivo, allora si potrebbe voler suddividere il bilancio annuale in 4 trimestri o anche in 12 mesi, e mettere nel bilancio un valore superiore per il periodo invernale e uno inferiore per quello estivo.

Come Iniziare

Per creare il primo bilancio selezionare Operazioni → Nuovo → Nuovo bilancio preventivo . Verrà immediatamente visualizzato un nuovo bilancio con le impostazioni predefinite e nessun elemento. Selezionare poi il pulsante Opzioni. Le opzioni più importantii sono quelle relative al periodo e al numero di occorrenze. Per il periodo del bilancio, selezionare la data d’inizio e il periodo di tempo più corto per il quale si vuole effettuare il conteggio. Poi selezionare il numero di occorrenze.

La pagina del bilancio mostra ora una lista di conti con una colonna per ogni periodo di bilancio. La data visualizzata nel titolo di ogni colonna rappresenta l’inizio di quel periodo di bilancio.

Inserire i valori di bilancio

Ora si devono inserire i valori di bilancio cioè gli importi che ci si aspetta che i saldi dei conti assumano durante il periodo di bilancio. I valori di bilancio possono essere inseriti in due modi: il primo consiste nel fare clic direttamente nella cella di interesse e inserire un importo.

Se si hanno a disposizione delle transazioni inserite in GnuCash, il secondo metodo consiste nel far stimare a GnuCash i valori di bilancio sulla base di queste transazioni. Prima, selezionare il conto che si desidera far stimare a GnuCash; poi, premere il pulsante Stima sulla barra degli strumenti. Nella finestra di Stima dei valori del bilancio, selezionare la data dopo la quale GnuCash dovrà controllare le transazioni. GnuCash inizierà da questa data e controllerà nel seguito per il periodo di durata del bilancio. Ad esempio, se si sta facendo un bilancio annuale e si sceglie come data il 1° Gennaio 2005, GnuCash controllerà tutte le transazioni in quel conto dal 1° Gennaio 2005 al 31 Dicembre 2005.

Resoconti del bilancio

la parte più complessa è terminata: la creazione del bilancio. Per sapere come appaiono le transazioni attuali nei confronti del proprio piano è necessario creare un resoconto di bilancio.

Andare in Resoconti → Impresa → Resoconto di bilancio . Per ogni conto, il resoconto di bilancio mostrerà l’importo previsto dal bilancio e quello attuale in due colonne adiacenti per ogni periodo di bilancio. Se sono stati creati due o più bilanci, è possibile utilizzare le opzioni per il resoconto di bilancio per selezionare il bilancio da visualizzare nel resoconto.

Two other types of budget reports are commonly used in the small business setting. They are the Budgeted Income Statement and the Budgeted Balance Sheet.

Budgeted Income Statement

The budgeted income statement is similar to the income statement. Both show the revenues and expenses for a given period as well as the profit, which is the difference revenue - expenses. The income statement is based on historical data, but the budgeted income statement is based on the predictions made in the budget.

Budgeted Balance Sheet

The budgeted balance sheet is similar to the balance sheet. Both show the assets, liabilities, and equity. The difference is that the balance sheet is based on historical data, and the budgeted balance sheet is based on the predictions made in the budget.

Capitolo 15. Altre attività

Concetti generali

Questo capitolo illustra altre pratiche contabili per quelle attività, frequenti per le imprese, che necessitano di essere registrate sui libri contabili. Le spiegazioni seguenti riguardano sia la descrizione sia lo scopo dell’attività edincludono anche le comuni pratiche contabili (scrittura sui libri o registrazione) per le relative transazioni.

Questi concetti si sono evoluti sulla base di centinaia di anni di esperienza e aiuteranno a massimizzare l’utilità e la significatività della propria attività di registrazione.

This section introduces categorization of assets in the balance sheet based on time or the asset’s useful life (current and long-term). Sometimes assets are also considered from the standpoint of their liquidity , which is regarded as how close or distant the asset is from being turned into cash. Near-cash assets are relatively quickly converted to cash (e.g., accounts receivable), while assets requiring rather a long time to convert to cash are considered to be relatively fixed in their non-cash state (e.g., heavy equipment, buildings, land). (Fixed does not mean they were repaired!)

You should find that current assets parallel those with more liquidity, while long-term and fixed assets are those with much less liquidity. Finally, below you will find a few assets that could be either current or long-term based on the nature of the facts constituting them.

Other Assets Described

Attività correnti

Current Assets are those activities whose normal expected life would be one year or less. Such activities could be tracking reimbursable expenses, travel advances, short-term loans to a friend or family member, prepaid expenses, annual insurance premium amortization, and so on. The individual entity could have many other kinds of short term activities that reflect what it is doing. (These asset types are explained individually below.)

Long-term (Fixed) Assets

Long-term (Fixed) Assets are those activities whose normal expected life exceeds one or more years. This grouping covers both tangible and intangible assets. Examples of tangible assets are land, buildings, and vehicles (cars, trucks, construction equipment, factory presses, etc.) Intangible assets include such things as patents, copy rights, goodwill, etc. Because the lives of some of these assets show wear and tear and deterioration in value over time, businesses and individuals can allow for that diminution in value by calculating depreciation on such assets. For example, land normally does not depreciate, but buildings do, as do equipment and vehicles. (These asset types are explained individually below.)

Attività correnti

This section explains short-term receivables, reimbursable expenses, travel advances, prepaid premiums, prepaid rent, suspense or wash accounts.

Short-term Receivables

This kind of account is useful to reflect an agreement made with someone you trust. Suppose you lent someone $500 and he agreed to repay you $50 a month. If he paid on time, the loan you made would be paid off within a year, which is why it is classified as a short-term receivable. So you could record that loan initially in this account tree: OtherAssets:Current Assets:LoanToJoe. At the time you give him the money: your entry is debit (increase) LoanToJoe $500 and credit (decrease) Bank $500. Each time you receive Joe’s payment you record $50 debit (increase) to Bank and credit (decrease) LoanToJoe.

Suggerimento

Don’t become confused by the use of the word «Loan». «Loan-To» is the tipoff that you really have a receivable, that is, you will receive from Joe, the money you previously loaned. Until he actually pays the money owed you, you reflect his debt in your books by an account describing your expectation–you will receive the money owed you, hence the word «receivable».

Spese rimborsabili

This kind of activity is one in which you spend your own money on behalf of someone else (your employer, perhaps) and later you receive repayment of what you spent. The case might be a business trip. The employer has a policy of covering (paying for) all authorized expenses. After the trip is over, the employee submits a report listing dates and amounts spent with receipts for all the expenditures. The employer reviews the report and pays for all items that it considers as having a valid business reason. (Normally, employees know in advance what the employer will reimburse, so only those items are recorded as a reimbursable expense on the employee’s books.)

Because a business trip can involve different kinds of expenditures (air travel, lodging, transportation at the destination, etc.), different kinds of expenditures would be recorded in the one account as long as the expenditures all related to the same trip. In other words, if a second trip is made before the first is fully settled, a second account for a different event could be set up. It would make sense to do this, if it would help to keep separate all the details of one trip from those of another. It is up to the person making the trip to decide how much trouble it would be to put separate trips in separate accounts or to put them all in the same account. The trip taker should remember that the account must be reconciled in order to know with certainty that all expenses have been reimbursed.

Recording the expenditures on the trip would be much the same. That is, if you paid trip expenses by cash you would debit (increase) the reimburseable expense account for the money paid in cash, because it is a receivable to you until it has been reimbursed to you. The credit offsetting your expenditure would decrease the account that shows the cash in your pocket or the account from which you drew the cash for the payment made. If you paid by credit card, the debit side would be the same as just described, but the credit would be an increase to the credit card company account on your books.

When you received your reimbursement, then the journal entry (or transaction) to record receipt of the funds from the employer would be: debit (increase) Bank for the check amount and credit (decrease) the reimbursable expense account for the check amount.

If it turns out that the reimbursable expense account is not zero balance after processing the employer’s payment, then it means that there is a difference between you and the employer in handling the expense, which needs to be investigated. If the balance is a debit (a positive balance), your account has some money that was not reimbursed. If the balance is a credit (a negative balance), you were paid for more than what you recorded as due you. In both of those situations you should reconcile the difference between what you recorded and what was paid. That effort should disclose exactly what is causing the discrepancy. You will need to contact the employer’s bookkeeper to know what was paid, if the reimbursement check was not accompanied by a detailed list of the items being paid you.

In the event the employer refused to reimburse you for an expenditure, that effectively makes it your expense. In that case, you would make this entry: debit (increase) your own Expense (appropriately named) and credit (decrease) the Reimbursable Expense account. That entry should result in a zero balance in the Reimbursable Expense account. If not, reconcile until you identify the difference.

Suggerimento

Sometimes there are small differences that don’t match an individual entry. In those cases divide the amount by 2 or by 9. If the unresolved amount is divisible by two, it suggests that both you and the employer entered the item in the same manner: both as debits or both as credits. If it is divisible by 9, then likely one of you transposed adjoining numbers; e.g., one entered 69 and the other entered 96. If the difference is divisible neither by 2 or by 9, then it could be that more than one error is present.

Travel Advances

These are very similar to Reimbursable Expenses. The difference is that someone gives you money first; you spend it, and then you give a report accounting for what you spent it on. The report is supported by invoices establishing who, what, where, when, and how much for each expenditure. In the Reimbursable Expense case, you spent your money first and later recovered it.

In the Travel Advance case when you receive the advance, you record on your books this entry: debit (increase) Bank for the travel advance amount received (say, $500); credit (increase) the short-term liability Travel Advance ($500). This is a liability, because you are not gifted with the money, but only loaned it for the purpose of having funds to spend when doing the employer’s business.

Frequently, the way these monetary arrangements work is that at the beginning of for example a salesperson’s employment, he or she receives the advance and monthly (or more frequently) turns in a report about who, what, where, when, and how much he spent. The money in the report is reimbursed if approved.

During the period after receiving the advance and before filing a request for reimbursement report, the salesperson can record his or her expenditures into the advance liability account. In that case, the balance in the account will show how much of the advance has not yet been spent (assuming the Travel Advance balance is a credit). If no mistakes have been made and all expenses are approved, then the sum of the unspent account balance and the reimbursing check amount will equal the original travel advance amount.

It makes sense for the salesperson to record the travel expenses to this advance account (and not to his or her own expense accounts), because the money is being spent on behalf of the employer, for the employer’s authorized expenses. It is not the employee’s own money, and therefore not his or her own expense.

When the salesperson receives the report reimbursement (say, $350), he or she debits (increases) Bank, and credits (increases) again the Travel Advance liability account, assuming that previously he or she had been recording expenditures to the travel advance account. Tracking activity in this manner causes the account to always show the amount that is owed the employer.

See sezione chiamata «Spese rimborsabili» above for what to do if the employer does not accept an item the employee put on the travel advance reimbursement request report. The difference resolution effort is essentially the same for both types of accounts.

Prepaid Premiums or Prepaid Rent

Some types of expenses are usually billed as semi-annual or annual amounts. For example, the insurance industry will bill home insurance annually, while car insurance premiums can be annual or semi-annual. For those that pay an amount that covers several months or a full year, the proper accounting treatment is to reflect in each accounting period the amount that expresses the benefit applying to that period.

In the case of someone who pays a full-year’s insurance premium at the beginning of the insurance period, the entry to record this is debit (increase) Prepaid Insurance Premium for say, $1,200, and credit (decrease) Bank for $1,200.

Then a monthly recurring journal entry (scheduled transaction) is created that debits (increases) Insurance Expense $100 and credits (decreases) Prepaid Insurance Premium $100. This technique spreads the cost over the periods that receive the insurance coverage benefit. Businesses following generally accepted accounting practices would normally use this technique, especially if they had to present financial statements to banks or other lenders. Whether individuals do depends on the person and how concerned they are to match cost with benefit across time periods. Another factor influencing use of this technique would be the number of such situations the person encounters. It is relatively easy to remember one or two, but more difficult if having to manage 10 to 20. You would set up as many or as few as proved useful and important to you.

Suspense or Wash Accounts

The purpose of these accounts is to provide a device to track «change of mind» situations. The objective of these accounts is to provide a temporary location to record charges and credits that are not to be included permanently in your books of record. When the transactions reflected in these accounts have been fully completed, Wash/Suspense accounts will normally carry a zero balance.

For example, say in the grocery store you see canned vegetables on sale, so you buy 6 cans at $1 per can. Say that the total purchases were $50. When you come home and are putting things in the cupboard you discover you already had 12 cans. You decide to return the 6 you just bought. Some persons in this situation would charge (increase) the whole bill to Grocery Expense; and when they returned the cans, they would credit (decrease) Grocery Expense. That is one way of handling that. The effect of this method is to leave recorded on your books the cost of items that you really did not purchase from a permanent standpoint. It is only when the items have actually been returned and the vendor’s return receipt has also been recorded that the distortion this method generates will then be removed.

Actually, there are several treatments, depending on when and how the original transaction was booked/recorded and when you decided to return the items purchased. Basically, did you change your mind before you recorded the transaction or after doing so?

If you decided to return the items after recording the purchase transaction, you may originally have charged Grocery Expense for the full amount ($50) of all items. In that scenario, what you kept and the amount of the items to be returned were grouped into one account. You could edit the original transaction and restate the amount charged to the Grocery Expense account to be the difference ($44) between the total paid ($50) for groceries and the value of the items to be returned. That leaves the returned-item value as the amount ($6) you should record to the Suspense account.

Obviously, if you decided to return items before you recorded your purchase, then you would book the original entry as a charge to Grocery Expense for the amount kept ($44) and as a charge to Suspense for the amount returned ($6). The off-setting credit ($50) to cash or credit card is not affected by these treatments.

When there are several persons shopping and at different vendors, there can be a case where there are several returns happening at once and in overlapping time frames. In that case the Wash Account is charged (increased) at time of changing the mind, and either Bank or Credit Card is credited. When the return occurs, the reverse happens: Bank or Credit Card is debited for the cash value of the returned items and the Wash/Suspense Account is credited in the same amount.

If the wash account has a non-zero balance, scanning the debit and credit entries in the account will show the non-matched items. That is, debits not matched by offsetting credits indicate items intended to be returned but not actually returned yet. The reverse (credits not matched by offsetting debits) indicates that returns were made but the original charge was not recorded in the Wash Account.

These differences can be cleared up by returning unreturned items or recording charges (debits) for items already returned. The mechanics of doing that likely will be finding the original expense account the item was charged to and making an entry like: debit Wash Account, credit original expense. It also could be as described above where the original recording is adjusted by adding a charge to Wash/Suspense account and decreasing the amount charged to the original account.

Short or Long-term Assets

This section explains why some types of assets may be short or long-term and presents an example.

An example is deposits (e.g., utility, rental, security). If the deposit agreement contains a provision to recover the deposit at the end of a year, the treatment could be that of a short-term asset. However, when the agreement is that the deposit holder returns the funds only upon successful inspection at the end of the relationship, then at the start of the relationship or agreement, the person paying the deposit has to decide whether to write it off as a current expense or to track it for eventual recovery at the end of the agreement (not infrequently, moving to a new location).

Whichever decision is made, the accounting treatment is to debit (increase) expense (assuming the write-off decision) or debit (increase) Deposits Receivable (assuming the intent is to recover the deposit in the future) and credit (decrease) Bank for the amount of the deposit (if paid by cash) or credit (increase) credit card if paid using that payment method.

Long-term (Fixed) Assets

This section illustrates long-term assets (those whose useful lives exceed a year) and discusses these types: land, buildings, leasehold improvements, intangibles, vehicles and other equipment.

Terreni

Land is not a wasting asset. That is, it does not get used up over time and rarely suffers damage such that it loses value. For that reason, it usually is recorded at cost at the time of purchase. Appreciation in its value over decades is not recorded and is not recognized in any way on the books of the owner. It is only after land has been sold that sale price and purchase cost are compared to calculate gain or loss on sale.

Land is frequently sold/purchased in combination with structures upon it. That means that the cost has to become separated from the cost of structures on it. Land valuation is usually part of the transfer of ownership process and its value is shown on the purchase documents separately from that of any structures it supports.

Land values shown on purchase documents frequently arise from the process of value determination managed by assessors whose job it is to assign values to land for tax purposes. Local and regional areas of a state or province use the values determined by assessors in their tax formulas, which provide revenues for local and regional governing authorities to finance their required community services.

Should land be acquired in a situation not subject to a history of land valuation by a formal valuation system, then the purchaser can appeal to real estate agents and an examination of recent sale transactions for information that would allow calculating a reasonable amount to express the value of the land.

Edifici

Buildings are the man-made «caves» in which much of life’s human interaction occurs. These structures are wasting assets, because in their use they or their components gradually wear. Over time they begin to lose some of their function and they can suffer damage due to planetary elements or human action.

Accepted accounting practice is to record the cost of the building determined at time of ownership transfer (purchase) or at conclusion of all costs of construction. Because buildings are frequently used for decades, and due to the need to be able to calculate gain or loss on sale, accounting practice preserves the original cost by not recording declines in value in the account containing the original purchase or construction cost.

Instead, the depreciation technique is used to show (in the balance sheet) the structure’s net book value (original cost reduced by accumulated depreciation). Depreciation is a separate topic treated elsewhere in this Guide.

Leasehold Improvements

When a business does not own the building where it operates, and instead has a long-term lease, it is not uncommon for the business tenant to make improvements to the premises so that the structure obtains both function and appearance that enhances conducting its business activities.

In these cases, the expenditures that the business incurs are recorded in a Leasehold Improvements account: increase (debit) Leasehold Improvements, decrease (credit) Bank or increase (credit) a suitable liability account (which could be a liability to a contractor or a bank or a credit card, etc.).

Veicoli o attrezzature

Vehicles or Equipment of all kinds usually last for several years, but their useful lives are much shorter than that of assets that have little movement in their functioning. Because they do wear out over time, common accounting practice in business is to record depreciation using life spans and depreciation methods appropriate to the nature and use of the asset. Frequently, the life and depreciation methods chosen are influenced by what is permitted per national tax regulations for the kind of asset being depreciated.

Usually, businesses depreciate their assets. Individuals can do so as well to the degree that taxing authorities permit. Very wealthy persons employ accountants and attorneys to track and manage their investments and assets holdings to take advantage of all tax benefits permitted by law.

Intangibles

The mechanics of accounting (debiting and crediting appropriate accounts) for these assets are relatively simple, much the same as for any of the above assets. Where the difficulty lies is in their valuation, which is an advanced topic and not something that individual persons and small businesses would likely encounter. For that reason further discussion of items such as patents, copyrights, goodwill, etc. are left out of this Guide.

Capitolo 16. Deprezzamento

Questo capitolo introdurrà i concetti di deprezzamento (o svalutazione) in contabilità e fornirà alcuni esempi reali di utilizzo.

Concetti base

La svalutazione è il metodo contabile per spendere gli acquisti di capitale nel tempo. Esistono due motivi per cui si potrebbe voler registrare il deprezzamento: si sta tenendo la contabilità delle proprie finanze personali e si desidera tenere traccia del valore netto oppure si sta tenendo la contabilità di una piccola impresa e si ha la necessità di produrre un documento finanziario dal quale si dedurranno le detrazioni fiscali.

Il metodo di registrazione della svalutazione è lo stesso in entrambi i casi ma lo scopo finale è diverso; in questa sezione verranno discusse le differenze fra i due Prima di tutto si riportano dei termini di utilizzo comune trattando di deprezzamento.

- Deprezzamento accumulato - il totale cumulato del deprezzamento avvenuto nella vita di un bene. Esso viene accumulato nel conto di deprezzamento nella sezione del bene.

- Deprezzamento contabile - è l’importo del deprezzamento che viene registrato sui documenti finanziari per un periodo contabile.

- Giusto valore di mercato - l’importo per il quale un bene può essere venduto a una data precisa.

- Valore netto registrato - è la differenza fra il costo originale di acquisto del bene e il deprezzamento a una certa data.

- Costo originale - è l’importo di denaro con cui è stato acquistato il bene. Sono inclusi in esso tutti i costi necessari a rendere utilizzabile per i propri scopi il bene. Per esempio: spedizione, costi di installazione, addestramenti speciali ecc…

- Valore di recupero - è il valore al quale si stima che il bene possa essere venduto al termine della sua vita utile (per il proprio utilizzo).

- Ammortamento fiscale - è l’importo del deprezzamento utile per individuare il valore del reddito imponibile per l’applicazione delle imposte.

Finanze personali

Il deprezzamento è utilizzato nelle finanze personali per far diminuire periodicamente il valore di un bene al fine di avere a disposizione una stima accurata del valore netto corrente. Per esempio, se si possiede un’auto, è possibile tener traccia del suo valore attuale registrando il deprezzamento ogni anno. Per farlo, è necessario registrare il prezzo di acquisto originale come un’attività e poi registrare un’uscita relativa alla svalutazione (consultare sezione chiamata «Esempio» per vedere un esempio). Così facendo il valore netto contabile sarà approssimativamente uguale al giusto valore di mercato del bene alla fine dell’anno.

Depreciation for personal finance has no tax implications, it is simply used to help you estimate your net worth. Because of this, there are no rules for how you estimate depreciation, use your best judgement.

Per quali beni si dovrebbe stimare la svalutazione? Dato che lo scopo del deprezzamento per le finanze personali è quello di fornire una stima del valore netto dei propri beni, si consiglia di registrare la svalutazione solamente per quei beni che hanno un valore rilevante e che un giorno si potrebbe desiderare rivendere come, per esempio, un’auto o una barca.

Impresa

Al contrario delle finanze personali dove lo scopo è quello di tracciare il valore dei beni personali, le imprese devono far corrispondere le spese di acquisto di un bene capitale con la rendita che questo può fornire; questo è possibile solo con la registrazione della svalutazione. Le imprese hanno anche a che fare con le leggi sulle imposte che trattano il deprezzamento; questo prende il nome di ammortamento fiscale. L’impresa è libera di scegliere qualsiasi schema desideri per registrare il deprezzamento, ma lo schema utilizzato per l’ammortamento fiscale è fisso. Spesso questo comporta delle differenze tra svalutazione contabile e ammortamento fiscale, ma è possibile prendere dei provvedimenti per ridurre questo effetto.

Quali acquisti dovrebbero essere capitalizzati? se si prevede che un bene acquistato possa fornire delle entrate per un tempo superiore all’anno corrente, allora dovrebbe essere capitalizzato. In questa definizione ricadono quindi i beni quali i terreni, gli edifici, le attrezzature, le auto e i computer (se vengono tutti utilizzati per lavoro). Non sono compresi i beni che possono considerarsi come scorte. Così, se si acquista un bene con l’intento di rivenderlo, non dovrebbe essere capitalizzato.

Oltre al prezzo di acquisto del bene in sé stesso, qualsiasi costo sostenuto per rendere utilizzabile il bene, dovrebbe essere capitalizzato. Per esempio, se si acquista un’attrezzatura che deve essere spedita fuori città, che necessita di lavori elettrici per l’installazione e di corsi specifici sul suo utilizzo, tutti questi costi potranno essere inclusi nel costo dell’attrezzatura.

È anche necessario conoscere il valore di recupero del bene che, solitamente, viene assunto pari a zero. Il bisogno di conoscere il valore di recupero deriva dal fatto che il bene sarà deprezzato fino a quando il valore netto contabile (costo meno deprezzamento) sarà pari al valore di recupero. Così, quando il bene sarà tolto dal registro, non si avranno perdite o guadagni derivanti dalla cessione del bene.

L’ultimo passo consiste nell’individuare il metodo di svalutazione da utilizzare. Questo argomento verrà discusso nelle pagine seguenti.

Avvertimento

Si presti attenzione al fatto che diversi Paesi possono avere politiche sulle imposte sostanzialmente diverse per quanto riguarda il deprezzamento; questo documento fornisce solamente delle nozioni di base in modo che poi ognuno possa applicare la politica sulle imposte e sul deprezzamento che interessa nel caso specifico.

Stimare il valore

Un nodo centrale del problema del deprezzamento è la determinazione di come deve essere stimato il valore futuro del bene. A differenza delle spesso incerte stime che si devono effettuare quando si ha a che fare con le rivalutazioni di un bene, il campo delle svalutazioni è più concreto. Utilizzando le fonti elencate di seguito, dovrebbe risultare immediata la stima del valore futuro di un bene oggetto di svalutazione.

- Leggi sulle imposte: per le imprese che vogliono utilizzare il deprezzamento ai fini del calcolo delle imposte, il governo tende a fornire delle precise regole su come si deve calcolare la svalutazione. Consultare le norme vigenti nel proprio paese in quanto dovrebbero esplicitamente indicare come calcolare il deprezzamento.

- Giornali dell’usato:, per le auto e per le moto, è facile trovare dei valori di riferimento su riviste e giornali specifici che permettono di conoscere il valore di un’auto dopo un certo periodo di tempo dall’acquisto. Da questi valori sarà possibile estrapolare un modello di svalutazione.

Schemi di svalutazione

Uno schema di svalutazione è un modello matematico che descrive come un capitale verrà speso nel tempo. Per ogni bene soggetto a deprezzamento, sarà necessario scegliere uno schema di svalutazione. È importante ricordare che, relativamente alle imposte, si dovrà svalutare il bene seguendo determinate regole; questo processo prende il nome di ammortamento fiscale. Per scopi relativi all’analisi delle proprie finanze, si è liberi di utilizzare il metodo che si preferisce: si parla, in questo caso, di deprezzamento contabile. In questo modo c’è meno differenza tra le entrate nette sull’estratto e le entrate tassabili..

Questa sezione illustrerà 3 fra i più diffusi schemi di svalutazione: lineare, geometrico e somma delle cifre. Per semplificare gli esempi, si assumerà che il valore di recupero del bene che viene deprezzato, sia zero. Se si desidera utilizzare un valore di recupero, si dovrà interrompere la svalutazione nel momento in cui il valore netto contabilizzato eguaglia il valore di recupero.

1. La svalutazione lineare diminuisce il valore di un bene di un quantitativo prefissato ogni periodo fino a quando il valore è nullo. Il calcolo relativo è molto semplice: basta stimare la vita utile del bene e dividere in parti uguali il costo per la vita utile.

Esempio: si è acquistato un computer per €1.500 e si desidera svalutarlo in un periodo di 5 anni. Ogni anno il valore del deprezzamento ammonta a €300, il che comporta i seguenti risultati:

Tabella 16.1. Esempio di schema a svalutazione lineare

Anno

Deprezzamento

Valore residuo

0

-

1500

1

300

1200

2

300

900

3

300

600

4

300

300

5

300

0

2. Nella svalutazione geometrica il deprezzamento è calcolato come percentuale del valore del bene nel periodo precedente. Si tratta quindi di uno schema di svalutazione pesato in avanti dato che il deprezzamento maggiore si ha all’inizio. In questo schema il valore di un bene decresce esponenzialmente lasciando un valore residuo finale maggiore di zero (es: il valore di rivendita).

Esempio: si considera l’esempio precedente con un deprezzamento annuale del 30%.

Tabella 16.2. Esempio di schema a svalutazione geometrica

Anno

Deprezzamento

Valore residuo

0

-

1500

1

450

1050

2

315

735

3

220,50

514,50

4

154,35

360,15

5

108,05

252,10

Nota

Attenzione: le autorità per le imposte potrebbero richiedere (o permettere) l’utilizzo di una percentuale maggiore nel primo periodo. D’altra parte però in Canada, questa regola è invertita dato che è permessa solo mezza quota del «Capital Cost Allowance» nel primo anno. Il risultato di questo approccio è che il valore del bene decresce più rapidamente all’inizio che alla fine del periodo; questo comportamento è probabilmente più realistico rispetto a quello lineare per la maggior parte dei beni. Questo è certamente vero per le automobili.

3. Somma delle cifre è uno schema di svalutazione pesato in avanti simile a quello geometrico a eccezione del fatto che il bene raggiunge un valore nullo al termine del periodo. Questo metodo è applicato prevalentemente nei paesi Anglosassoni; eccone un esempio:

Esempio: si divida d subito il valore del bene per il numero di anni di utilizzo; per l’esempio considerato sopra con un valore del bene pari a €1.500 utilizzato per un periodo di anni pari a 5, si ottiene 1.500/(1+2+3+4+5)=100. Il deprezzamento e il valore del bene sono così calcolati:

Tabella 16.3. Esempio di schema di svalutazione con somma delle cifre

Anno

Deprezzamento

Valore residuo

0

-

1500

1

100*5=500

1.000

2

100*4=400

600

3

100*3=300

300

4

100*2=200

100

5

100*1=100

0

Impostare i conti

Come nella maggior parte della pratica contabile, esistono diversi modi per impostare i conti per il deprezzamento. Nel seguito verrà illustrato un metodo generale che dovrebbe essere sufficientemente flessibile per essere utilizzato nella maggior parte delle situazioni. Il primo conto di cui si avrà bisogno sarà un conto relativo al Costo del bene (tipo di conto di GnuCash: attività), nel quale verrà semplicemente registrato l’acquisto del bene. Normalmente questo acquisto avviene con una transazione dal proprio conto bancario.

Allo scopo di tenere traccia del deprezzamento del bene, saranno necessari due conti di svalutazione. Il primo è il conto per il Deprezzamento accumulato nel quale verranno registrate le somme di tutti gli importi di svalutazione e conterrà dei valori negativi; in GnuCash, questo conto appartiene alla famiglia delle attività. Il conto del deprezzamento accumulato è bilanciato da un conto Uscite:Deprezzamento, nel quale vengono registrate tutte le uscite periodiche; in GnuCash, questo conto è del tipo Uscite.

Più sotto è riportata una generica struttura dei conti per il tracciamento della svalutazione di due beni: BENE1 e BENE2. I conti del Costo del bene sono bilanciati dal Conto Bancario, il conto del Deprezzamento accumulato è bilanciato dal conto delle Uscite del deprezzamento.

-Attività

-Beni immobili

-BENE1

-Costo                (Conto del costo delle attività)

-Deprezzamento     (Conto del deprezzamento accumulato)

-BENE2

-Costo                (Conto del costo delle attività)

-Deprezzamento     (Conto del deprezzamento accumulato)

-Attività correnti

-Banca

-Uscite

-Deprezzamento        (Conto delle uscite del deprezzamento)

Uno dei vantaggi della struttura dei conti presentata, è che fornisce immediatamente alcuni valori riassuntivi riguardanti il bene che si sta deprezzando. Il totale del conto Attività:Beni immobili:BENE1 mostra il valore attualmente stimato per il BENE1, il conto Attività:Beni immobili:BENE1:Costo visualizza quanto è stato pagato originariamente il BENE1, Attività:Beni immobili:BENE1:Deprezzamento riporta il deprezzamento accumulato relativo al BENE1 e, infine, il conto Uscite:Deprezzamento visualizza il deprezzamento totale cumulato di tutti i beni.

È sicuramente possibile utilizzare altre strutture dei conti. Una configurazione diffusa prevede di combinare i conti delle attività Costo del bene e Deprezzamento accumulato. In questo modo si ha il vantaggio di avere meno conti che popolano la propria struttura, ma, di contro, per determinare alcune delle grandezze principali descritte nel paragrafo precedente, è necessario aprire la finestra del registro del conto. Come nella maggior parte delle cose, esistono diversi metodi per compiere la stessa azione: l’importante è utilizzare quella che risulta più comoda per le proprie necessità o capacità.

L’inserimento degli importi relativi al deprezzamento, deve essere effettuato in modo manuale per ogni periodo contabile. Non c’è, attualmente, modo in GnuCash di eseguire automaticamente i calcoli relativi allo schema di svalutazione o di inserire automaticamente i valori nel conto corretto. Comunque, essendo il periodo contabile generalmente pari a 1 anno, non si tratta di un lavoro molto impegnativo eseguendolo manualmente.

Esempio

Si immagini di essere un fotografo e che quindi si debba utilizzare un’auto e una costosa macchina fotografica per il proprio lavori. Sarà utile tenere traccia della svalutazione di questi beni dato che sarà probabilmente possibile dedurre la svalutazione dalle imposte sulla propria attività.

Il primo passo consiste nella costruzione della struttura dei conti (come mostrata nella sezione precedente, sostituendo a BENE1 e a BENE2 «auto» e «macchina fotografica»). Ora, è possibile registrare l’acquisto dei beni trasferendo il denaro dal proprio conto bancario al relativo conto del costo del bene per ogni oggetto (es: il conto Attività:Beni immobili:Auto:Costo per l’auto). In questo esempio si parte con €30.000 in banca, l’auto costa €20.000 e la macchina fotografica costa €10.000 entrambe acquistate il 1° Gennaio 2000.

La finestra principale dell’esempio di svalutazione del bene, prima del deprezzamento

Controllando i codici sulle tasse, si apprende che il deprezzamento deve essere calcolato utilizzando lo schema «somma delle cifre», su un periodo di 5 anni. Quindi, i deprezzamenti annuali per l’auto ammontano a €6.667, €5.333, €4.000, €2.667, €1.333 per gli anni da 1 a 5 rispettivamente, arrotondati all’euro. Gli importi della svalutazione annua per la macchina fotografica sono €3.333, €2.667, €2.000, €1.333, €667. Si consulti la sezione precedente sugli schemi di svalutazione per ritrovare la formula con cui questi valori sono stati calcolati.

Per ogni periodo contabile (anno fiscale) si deve registrare il deprezzamento come un’uscita nel corrispondente conto del deprezzamento accumulato (es: il conto Attività:Beni immobili:Auto:Deprezzamento per l’auto). Le due finestre più sotto mostrano il conto del deprezzamento accumulato relativo alla propria auto e la finestra principale dopo il terzo anno (es: il terzo periodo) di svalutazione utilizzando lo schema somma delle cifre.

La finestra del registro di deprezzamento di un bene

La finestra principale di deprezzamento di un bene

Nota

ATTENZIONE: dato che il deprezzamento e il calcolo delle imposte sono fortemente legati, non si sarà sempre liberi di scegliere il metodo che si preferisce. La correzione di calcoli errati richiede sempre molto tempo e sforzo, più di quanto sia richiesto calcolando da subito i valori esatti; quindi, se si ha intenzione di svalutare dei beni, è bene informarsi prima di tutto su quale schema è permesso o necessario utilizzare.

Capitolo 17. Python Bindings

GnuCash è sempre stato un’applicazione tradizionale nel senso che è sempre stato utilizzato attraverso un’interfaccia grafica che permette di aprire, modificare e salvare i propri dati. Questo fatto può essere considerato come una limitazione dato che è possibile fare solamente quello che i menu, le finestre e la barra degli strumenti permettono di fare.

A volte però si avverte il bisogno di una maggiore flessibilità. Per esempio si potrebbe aver bisogno di un resoconto con alcune informazioni diverse da quelle fornite dai resoconti inclusi in GnuCash, oppure si vuole automatizzare un’operazione frequente. Queste manipolazioni personalizzate sono le candidate ideali per essere scritte in un linguaggio di programmazione piuttosto che in un altro.

A partire dalla versione 2.4 di GnuCash è possibile utilizzare degli script di Python per manipolare i propri dati finanziari.

Importante

Le estensioni di Python sono una caratteristica opzionale del codice sorgente. Per poter utilizzare gli script di Python, GnuCash deve essere stato compilato con questa cmake-DWITH_PYTHON=ON … opzione abilitata. Al momento questa opzione non è abilitata di default, quindi per poter utilizzare questa funzionalità, è necessario compilare GnuCash da sorgente.

Le estensioni Python sono fornite con un paio di script già pronti per l’utilizzo. Questo capitolo illustra come utilizzarli.

Suggerimento

Questo capitolo non spiega come scrivere il proprio script di Python. Per questo fare riferimento alla documentazione per gli sviluppatori.

Capitolo 18. Importare i dati dell’impresa

Importare fatture e ricevute

This functionality is only available by default for versions greater than 2.6

For 2.4.13 the Customers and Vendors importer is an optional module and needs to enabled by editing the file $HOME/.gnucash/config.user, adding the line:

(gnc:module-load "gnucash/plugins/bi_import" 0)

Su sistemi Linux questo file è $HOME/.gnucash/config.user e su macOS ~/Library/Application Support/GnuCash/config.user. Se il file non esiste già, lo si dovrà creare. Dopo aver riavviato GnuCash l’elemento comparirà alla fine del menu Impresa.

Perchè l’importatore funzioni correttamente, i dati devono essere in formato a lunghezza fissa di campo, o separati da virgole. Uno script di Python è fornito di seguito come esempio.

import sys

import csv

VENDOR_ID="000013"

INFILE=sys.argv[1]

INV_ID=sys.argv[2]

try:

ACCOUNT=sys.argv[3]

except:

ACCOUNT="Expenses:Materials General"

Reader = csv.reader(open(INFILE), delimiter=',')

# Need to ignore 1st and last rows

for row in Reader:

if row[0].isdigit(): # We only use numbered lines

outline=(INV_ID + ",," + VENDOR_ID + ",,,," + row[1] + " > " + row[4] + ",ea," +

ACCOUNT + "," + row[2] + "," + row[5].replace("GBP", "") + ",,,,no,,,,,,,")

print outline

Esempio di un file d’ordine del fornitore scaricato da Rapid Electronics (UK).

line number,product code,quantity,availability,product description,unit price,discounts,line total,delivery,sub total,vat,grand total

1,47-3524,100,100 Available,BC848C SOT-23 NPN TRANSISTOR (INF) (RC),GBP0.03,GBP0.00,GBP0.03

2,47-3278,30,30 Available,L78L05ACZ 0.1A +5V VOLTAGE REG (ST) (RC),GBP0.18,GBP0.00,GBP0.18

3,22-0120,1,1 Available,Tube 34 14pin DIL socket, narrow7.62mm, without central support,GBP1.05,GBP0.00,GBP1.05

4,22-0127,1,0 Available<br />1 on Back Order,Tube 17 28pin DIL socket, wide15.24mm, without central support,GBP1.22,GBP0.00,GBP1.22

5,62-0368,1,1 Available,820R CR25 0.25W CF Resistor Pk 100,GBP0.50,GBP0.00,GBP0.50

6,47-3130,100,100 Available,1N4001 1A 50V SILICON RECTIFIER DIODE RC,GBP0.01,GBP0.00,GBP0.01

7,17-0310,1,1 Available,PROFESSIONAL MINATURE PROBE HOOK RED RC,GBP0.90,GBP0.00,GBP0.90

8,17-0312,1,1 Available,PROFESSIONAL MINATURE PROBE HOOK BLACKRC,GBP0.90,GBP0.00,GBP0.90

9,34-0655,1,1 Available,PROTOBLOC 2 BREADBOARD,GBP4.39,GBP0.00,GBP4.39

10,18-0200,1,1 Available,PP3 9V ALKALINE BATTERY "Not For Retail Sale",GBP1.37,GBP0.00,GBP1.37

,,,,,,,,GBP4.95,GBP24.93,GBP4.35,GBP29.28

Un file simile dopo essere stato processato con lo script di Python.

MEC-0071,,000013,,,,34-0655 > PROTOBLOC 2 BREADBOARD,ea,Expenses:Materials General,1,4.39,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,18-0105 > PP3 / PP6 BATTERY CLIP 150MM (RC),ea,Expenses:Materials General,10,0.06,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,62-0370 > 1k CR25 0.25W CF Resistor Pk 100,ea,Expenses:Materials General,1,0.50,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,62-0354 > 220R CR25 0.25W CF Resistor Pk 100,ea,Expenses:Materials General,1,0.50,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,34-5548 > PLAIN DOCUMENT WALLET ASSORTED PK 50 RE,ea,Expenses:Materials General,1,6.95,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,62-0386 > 4k7 CR25 0.25W CF Resistor Pk 100,ea,Expenses:Materials General,1,0.50,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,34-0860 > COPPER CLAD SRBP SS 100 X 160 (RC),ea,Expenses:Materials General,5,0.50,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,18-0163 > PP3 BATTERY HOLDER WITH FLYING LEADS RC,ea,Expenses:Materials General,5,0.23,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,73-4290 > ATMEGA8-16PU 8-BIT MICRO 8K DIL-28 (RC),ea,Expenses:Materials General,3,1.99,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,81-0014 > BC108 NPN GP TRANSISTOR RC,ea,Expenses:Materials General,20,0.16,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,DELIVERY,ea,Expenses:Postage,1,4.95,,,,no,,,,,,,

MEC-0071,,000013,,,,VAT,tax,Expenses:VAT,1,4.35,,,,no,,,,,,,

Come si può vedere mancano alcuni campi mentre altri non sono necessari per l’importazione. La prima riga e l’ultima sono superflue dato che GnuCash si prenderà cura di calcolare il totale. Tutto ciò che serve è di prelevare ciò che è necessario e produrre un file di output con il formato corretto per essere importato in GnuCash. In questo caso i campi del numero dell’elemento (part number) e della descrizione (description) verranno uniti per comporre la descrizione della fattura (o ricevuta) in GnuCash. Sono necessari il campo della quantità (quantity) e del prezzo (price). Contrariamente alla dicitura dell’intestazione, la VAT non è riportata per ogni riga dato che è sempre 0, ma è calcolata nell’ultima riga sul totale dell’ordine.

Nota

Questo causerà problemi in seguito.

In questo esempio il conto Uscite:Materiali generici è stato impostato come conto di destinazione. Questo può essere cambiato dopo l’importazione nel modo usuale, così come qualsiasi altro dato. Se questo conto non esiste, verrà lasciato vuoto durante l’importazione e dovrà essere impostato manualmente. Le righe che iniziano con il simbolo «#» sono considerate come commenti e quindi tralasciate.

Lo script è invocato con il seguente comando:

python importer.py file_da_importare, invoice_id > file_in_cui_salvare.csv

Questo breve script può facilmente essere modificato per adattarlo a qualsiasi formato scaricato. L’unica restrizione riguarda il numero di campi che deve essere fisso, almeno al momento. L’importatore ignorerà le righe con un numero errato di campi (questo potrebbe essere corretto nelle versioni future). L’ID venditore è semplicemente il numero identificativo assegnato a quello specifico venditore. Gli elementi row[N] si riferiscono alla posizione dove sono presenti i dati. È importante notare come il primo campo sia row[0] e non row[1].

Una volta che il file è stato convertito, selezionare Impresa → Importa fatture e ricevute per aprire una nuova finestra di importazione. Selezionare il file appena creato, selezionare poi fattura o ricevuta e il formato separato da virgole. Controllare che i dati dei campi siano nelle colonne corrette prima di selezionare OK. Una volta importata la fattura può essere aperta per modificarla o per emetterla nel modo usuale.

Una nota sulla VAT o qualsiasi altra imposta sugli acquisti. Come già detto, Rapid Electronics calcola la VAT sul totale della ricevuta e non per ogni riga. GnuCash calcola la VAT per ogni riga e ne fai poi il totale. Questa differenza può comportare delle inaccuratezze nell’importo della VAT di alcuni centesimi che sono sufficienti a causare problemi in fase di riconciliazione del conto usato per l’acquisto. Al momento il superamento del problema dipende solamente dal proprio modo preferito; ad esempio la VAT può essere aggiunta manualmente in una riga separata come i costi di spedizione. QUindi parte del lavoro è lasciata all’utente ma la parte più noiosa di inserimento di ogni elemento è eliminata.

Per il fututro: attualmente il formato di importazione è ristertto e diversi utenti potrebbero andare incontro a dei problemi durante il processo di conversione. Aggiungere un modello per ogni possibile formato CSV dei fornitori sarebbe un lavoro enorme e probabilmente infruttuoso dato che molti fornitori spesso cambiano formato senza avvertire gli sviluppatori di GnuCash. I miglioramenti futuri del processo di importazione saranno basati sui consigli degli utenti e probabilemente verrà reso più semplice o flessibile (spesso «semplice» non è compatibile con «flessibile»).

Nota

Se non si ha dimestichezza con Python (esistono altri linguaggi), è possibile inviare una richiesta alla lista dell’utente di GnuCash, con un esempio del proprio file CSV scaricato, e probabilmente qualcuno si preoccuperà di scrivere uno script di Python per la sua traduzione.

Note per gli autori Python

Per poter completare con successo il processo di importazione, il numero di campi deve essere rispettato, quindi le virgole sono importanti.

Di seguito è riportato un elenco completo dei campi necessari:

id, date_opened, owner_id, billingid, notes, date, desc, action, account, quantity, price, disc_type, disc_how, discount, taxable, taxincluded, tax_table, date_posted, due_date, account_posted, memo_posted, accu_splits,

Nota

Si noti la virgola finale

Una breve descrizione di ogni campo

- id - il numero della fattura. Tutte le righe devono contenerlo o la riga verrà rifiutata.

- date_opened - Use the same date format as setup in Preferences. Today's date is inserted if this is blank.

- owner_id - numero ID del venditore o del cliente. Tutte le righe devono contenere questo valore altrimenti verranno rifiutate.

- billingid — ID ricevuta.

- notes — note della fattura.

- date - la dta dell’elemento sulla riga. Può essere lasciata vuota per considerarla in data odierna.

- desc - descrizione della fattura o della ricevuta

- action - per le ricevute normalmente è «ea».

- account - il conto a cui è attribuito l’elemento.

- quantity - quantità di ogni elemento. Deve contenere un valore o la riga verrà rifiutata.

- price - prezzo di ogni elemento. Deve contenere un valore o la riga verrà rifiutata.

- disc_type - tipo di sconto; può essere «%» o «TODO». Si applica solo alle fatture. È necessario fare qualche prova in questo caso dato che può essere funzione della valuta.

- disc_how - si applica solamente alle fatture.

- discount - importo dello sconto applicato. Si applica solamente alle fatture.

- taxable - Will tax be applied to the item? «yes» or blank.

- taxincluded - Is tax included in the item price? «yes» or blank.

- tax_table — tabella delle imposte da applicare all’elemento.

- date_posted - If posted, what date. Normally left blank for manual posting after editing the invoice. Use the same date format as setup in Preferences.

- due_date - Date payment is due. Use the same date format as setup in Preferences.

- account_posted — conto di emissione.

- memo_posted - If posted insert memo here.

- accu_splits - Accumulate splits? «yes» or blank.

Importare clienti e venditori

This functionality is only available in the 2.6 versions of GnuCash and is only loaded by default for versions greater than 2.6.

For versions lower than 2.6 the Customers and Vendors importer is an optional module and needs to enabled by editing the file $HOME/.gnucash/config.user, adding the line:

(gnc:module-load "gnucash/plugins/customer_import" 0)

Su sistemi Linux questo file è $HOME/.gnucash/config.user e su macOS ~/Library/Application Support/GnuCash/config.user. Se il file non esiste già, lo si dovrà creare. Dopo aver riavviato GnuCash l’elemento comparirà alla fine del menu Impresa.

In order for the importer to work each line in the input file must have the following structure.

id, company, name, addr1, addr2, addr3, addr4, phone, fax, email, notes, shipname, shipaddr1, shipaddr2, shipaddr3, shipaddr4, shiphone, shipfax, shipmail

Fields can be separated with commas or semicolons and each field can be in quotes. These options are selectable in the import dialog. Vendors don’t have shipping information so even though the fields have to exist, leave them empty. The id field is optional and if it is empty a new id will be chosen. If the id field has a value this will UPDATE any vendor/customer with the same id. This may not be what you want. Note that in your input file the data must be a single line for each customer/vendor.

The importer does not currently import billing information for customers or vendors, these will have to be edited individually after importing.

Parte IV. Appendices

GnuCash Glossary

This is a glossary of common terms used in GnuCash. Some entries here are taken from Wikipedia.

Conto

An account keeps track of what you own, owe, spend or receive.

Accounting Period

An accounting period is the period with reference to which accounting books of an entity are prepared. Common accounting periods include month, quarter, and year.

AqBanking

A library which implements the German Home Banking Computer Interface (HBCI) and Electronic Banking Internet Communication Standard (EBICS), OFX Direct Connect and Paypal. It is the successor of openHBCI.

Asset

An asset is something you own. Anything tangible or intangible that can be owned or controlled to produce value and that is held to have positive economic value is considered an asset.

Balance Sheet

A Balance Sheet is a summary of the financial balances of an individual or organization. It summarizes a company's assets, liabilities and ownership equity at a specific point in time.

Book

A book is a record of all transactions for an individual or organization. In GnuCash, each file contains a book.

Capital Gain/Loss

The difference between the purchase and selling prices of an investment at the time the investment is sold. Also known as Realized Gain/Loss. Before an investment is sold, the difference in value is referred to as Unrealized Gain/Loss.

Vedi anche Realized Gain/Loss, Unrealized Gain/Loss.

Capital stock

Vedi Stock.

Struttura dei conti

A listing of all the accounts available in the data file. The chart of accounts consists of balance sheet accounts (assets, liabilities, stockholders' equity) and income statement accounts (revenues, expenses, gains, losses).

Commissionie

The fee paid to a broker to buy or sell securities.

Commodity

A commodity is something of value that is easily tradeable or sellable; for example, currencies, stocks, bonds, grain, copper, and oil are all commodities.

Azione ordinaria

Vedi Stock.

Interesse composto

The concept that the reinvested interest can later earn interest of its own (interest on interest). This is often referred to as compound interest.

Cost Basis

Cost basis is the original cost of property, adjusted for various factors. Its primary use is for tax purposes. Factors that affect the cost basis include: stock splits, dividends, depreciation and return of capital distributions. Cost basis is used to determine the capital gain.

CSV

Stands for Comma Separated Values. CSV files are used to store data in plain text. Each line of the file is a record and each record can be comprised of multiple fields separated by commas. CSV is one import format that GnuCash supports.

Dividendi

Dividends are cash payments a company makes to shareholders. The amount of this payment is usually determined as some amount of the profits of the company. Not all common stocks give dividends.

Capitali

Equities are investments in which the investor becomes part (or whole) owner in something.

Financial Transaction Services (FinTS)

A banking protocol used by German banks. Developed by the German Central Banking Committee ZKA (Zentraler Kredit-Ausschuss). The standard is used only by German banks. Prior 2002, it was called Home Banking Computer Interface (HBCI). FinTS is one import format that GnuCash supports.

Vedi anche Home Computer Banking Interface (HBCI).

GSettings

Since version 2.5 the tool that stores user configuration data. It uses the native data store of the operating system:

Linux

DConf since Gnome 3.0 dropped GConf

macOS

Defaults. Use the command-line defaults(1) to modify prefs when GnuCash isn't running.

Windows

Registry.

Home Computer Banking Interface (HBCI)

A bank-independent online banking protocol used by German banks. Home Banking Computer Interface (HBCI) was developed by the German Central Banking Committee ZKA (Zentraler Kredit-Ausschuss). Since 2002, it has been called Financial Transaction Services (FinTS). HBCI is one import format that GnuCash supports.

Vedi anche Financial Transaction Services (FinTS).

Interesse

What a borrower pays a lender for the use of their money. Normally, this is expressed in terms of a percentage of the principal per year. For example, a savings account with 1% interest will pay you $1 for every $100 you keep deposited per year.

Liability

A liability is a debt or obligation that an individual or organization owes.

LibOFX

An open source library for OFX. It was created by one of the GnuCash developers, originally to be the OFX interface for GnuCash.

Vedi anche OFX.

Liquidità

A measure of how easily convertible an investment is to cash. Money in a savings account is very liquid, while money invested in a house has low liquidity because it takes time to sell a house.

Lot

A lot is a means of grouping a commodity so that you later identify that the item bought in one transaction is the same as one sold in a different transaction. Lots are often implemented with stocks, where capital gain can depend on which item is being sold at a given time.

MT940

A financial information standard defined by SWIFT and used by several European banks. It is also used internally in HBCI. Unfortunately, you can't download the MT940 standard, but some banks publish it on their web sites. MT940 is one import format that GnuCash supports.

OFX

The Open Financial eXchange format. This is a financial information exchange standard used by many institutions. OFX is one import format that GnuCash supports.

Price Database

The price database contains a store of price quotes for stocks, mutual funds, and currencies.

Somma capitale

The original amount of money invested or borrowed.

QFX

The Quicken Financial eXchange format is a proprietary financial information exchange standard promoted by Quicken and used by many institutions. QFX is one import format that GnuCash supports.

QIF

The Quicken Interchange Format (QIF) is an open specification for reading and writing financial data to files. This is an older format that is still used by many institutions. QIF is one import format that GnuCash supports.

Realized Gain/Loss

The difference between the purchase and selling prices of an investment at the time the investment is sold. Also known as Capital Gain/Loss. Before an investment is sold, the difference in value is referred to as Unrealized Gain/Loss.

Vedi anche Capital Gain/Loss, Unrealized Gain/Loss.

Profitto

The total income plus capital gains or losses of an investment.

Vedi anche Rendimento.

Rischio

The probability that the return on investment is different from what was expected. Investments are often grouped on a scale from low risk (e.g., savings accounts or government bonds) to high risk (e.g., common stocks or junk bonds). As a general rule of thumb, the higher the risk, the higher the possible return.

Scheduled Transaction

Scheduled transactions provide a framework for remembering information about transactions that are set to occur in the future, either once or periodically.

Vedi anche Rendimento.

Scheme

Scheme is a functional programming language based on a dialect of LISP. Reports in GnuCash use the Scheme programming language; thus, users wishing to customize reports must write Scheme.

Azionista

A shareholder is a person who holds common stock in a company.

Split

A split, or Ledger Entry, is the fundamental accounting unit. Each split consists of an amount, the value of that amount expressed in a (possibly) different currency, a Memo, a pointer to the parent Transaction, a pointer to the debited Account, a reconciled flag and timestamp, an action field, and a key-value frame which can store arbitrary data.

Stock

A security that represents a certain fractional ownership of a company. This is what you buy when you «buy stock» in a company on the open market. This is also sometimes known as capital stock, or common stock.

Frazionamento azionario

Occurs when a company offers to issue some additional multiple of shares for each existing stock. For example, a «2 for 1» stock split means that if you own 100 shares of a stock, you will receive an additional 100 shares at no cost to you. The unit price of the shares will usually be adjusted so there is no net change in the value, so in this example the price per share will be halved. Note that such transactions affect the cost basis per share owned.

Transaction

A transaction consists of a date, a description, an ID number, a list of two or more splits, and a key-value frame. Transactions embody the notion of "double entry" accounting.

Unrealized Gain/Loss

Unrealized gain or loss is the difference in value between a purchase price and the current value of a given asset. These gains remain unrealized until the asset is sold, at which point they become Realized gains or losses.

Vedi anche Capital Gain/Loss, Realized Gain/Loss.

Valuation

The process of determining the market value or the price the investment would sell at in a «reasonable time frame».

XML

The eXtensible Markup Language is an international markup standard. GnuCash stores its data by default in an XML data structure.

Rendimento

A measure of the amount of money you earn from an investment (i.e., how much income you receive from the investment). Typically, this is reported as a percentage of the principal amount. Yield does not include capital gains or losses (see Return). For example, a stock that sells for $100 and gives $2 in dividends per year has a yield of 2%.

Appendice A. Guida alla migrazione

Questa appendice è di supporto agli utenti di altri software finanziari nella migrazione a GnuCash. Saranno descritte le differenze di impostazioni di GnuCash confrontandole con quelle di altri programmi.

Usare i conti in luogo delle categorie

Se si ha familiarità con altri programmi per la gestione delle finanze personali, si sarà già abituati a tenere traccia delle proprie entrate e uscite come categorie. Dato che GnuCash utilizza un sistema a partita doppia (consultare la sezione 2.1), entrate e uscite sono trattate come conti. Il concetto di base è lo stesso, ma la struttura a conti presenta una maggiore coerenza con l’uso commerciale comune. Così, sia che si utilizzi per gestire la propria attività o per le proprie finanze personali, GnuCash permette di tenere facilmente traccia di ogni operazione.

I conti per le entrate e per le uscite forniscono le stesse informazioni contenute nelle categorie ma in più forniscono maggiore flessibilità nell’immissione delle transazioni. In GnuCash si ha infatti la possibilità di inserire direttamente le transazioni attraverso il relativo registro contabile; i programmi che utilizzano le categorie non offrono questa possibilità perché, per le categorie, non esiste un «registro contabile».

In GnuCash si ha anche la possibilità di trattare i conti di entrate e uscite esattamente come si tratterebbero le categorie, se ci si sente più a proprio agio con quest’ultimo metodo. In Quicken® e altri programmi simili, le transazioni hanno bisogno di un conto e di una categoria. Sostituendo un nome di conto entrate o uscite in GnuCash con il nome della categoria uitlizzata nell’altro programma, il risultato dovrebbe essere identico. L’immissione delle transazioni è discusso in dettaglio al capitolo 4.

Organizazzione dei file QIF (Discussione)

Problemi comuni di duplicazione (Discussione)

Controllo dei dati QIF (Discussione)

Convertire i file XML di GnuCash

I file dei dati XML creati da GnuCash possono essere trasformati facilmente in quasi tutti gli altri formati di file di dati (es. QIF, CSV…), se si ha familiarità con XSLT. I file dei dati creati da GnuCash sono XML «well-formed» e possono essere quindi «dati in pasto» a un parser XSLT con un foglio di stile associato. Questo permette di trasformare il file in qualsiasi formato che può essere progettato, dato un adeguato foglio di stile.

Per portare a termine la procedura con successo, è necessario seguire alcuni passi; la scrittura di un foglio di stile non è argomento da affrontare in questa sede ma, se si dispone di uno di questi, ecco come procedere:

1. Copiare il file dei dati XML di GnuCash in un file che funziona.

Nota

Se il file è stato modificato l’ultima volta con una versione di GnuCash precedente alla 2.0, allora prima di continuare al passo successivo, è necessario modificare il tag <gnc-v2> come di seguito indicato:

<gnc-v2 xmlns:cd="http://www.gnucash.org/XML/cd"

xmlns:book="http://www.gnucash.org/XML/book"

xmlns:gnc="http://www.gnucash.org/XML/gnc"

xmlns:cmdty="http://www.gnucash.org/XML/cmdty"

xmlns:trn="http://www.gnucash.org/XML/trn"

xmlns:split="http://www.gnucash.org/XML/split"

xmlns:act="http://www.gnucash.org/XML/act"

xmlns:price="http://www.gnucash.org/XML/price"

xmlns:ts="http://www.gnucash.org/XML/ts"

xmlns:slot="http://www.gnucash.org/XML/kvpslot"

xmlns:cust="http://www.gnucash.org/XML/cust"

xmlns:entry="http://www.gnucash.org/XML/entry"

xmlns:lot="http://www.gnucash.org/XML/lot"

xmlns:invoice="http://www.gnucash.org/XML/invoice"

xmlns:owner="http://www.gnucash.org/XML/owner"

xmlns:job="http://www.gnucash.org/XML/job"

xmlns:billterm="http://www.gnucash.org/XML/billterm"

xmlns:bt-days="http://www.gnucash.org/XML/bt-days"

xmlns:sx="http://www.gnucash.org/XML/sx"

xmlns:fs="http://www.gnucash.org/XML/fs"

xmlns:addr="http://www.gnucash.org/XML/custaddr">

Si può inserire più o meno qualsiasi cosa prima del segno di uguale, ma generalmente si utilizza un URL.

2. creare un foglio di stile XSLT contenente la trasformazione che si desidera effettuare oppure recuperarne uno già preparato (non ce ne sono molti, ma ce n’è uno per il formato CSV in lavorazione);

3. installare un processore XSLT come %app-saxon;>) o %app-xalan;. Comunque qualsiasi processore simile funzionerà…;

4. elaborare il file di lavoro e il foglio di stile attraverso il processore seguendo le istruzioni fornite;

5. si disporrà infine di un file nel formato desiderato. Un utente intraprendente può addirittura arrivare a scrivere un foglio di stile per trasformare un file dei dati di GnuCash in un foglio di Calc per OpenOffice (o vice-versa). Alcuni formati, come il QIF, richiedono un po’ meno lavoro.

Il beneficio risiede nel fatto che non è necessario scrivere un modulo in Scheme o una nuova routine in C per eseguire la trasformazione. Chiunque conosca o abbia voglia di imparare il linguaggio XML può cimentarsi in questa operazione: sinceramente, niente di più difficile che scrivere una pagina web….

Anyhow, I just wanted this tidbit to be captured somewhere permanently. The process works on 2.6.14 datafiles, and ought to work on earlier versions, too.

Appendice B. Formati di file ausiliari

Questi sono i formati di alcuni file ausiliari utilizzati da GnuCash.

File di formato per gli assegni (Check Format File *.chk)

In generale

Il file di formato per gli assegni è utilizzato per indicare a GnuCash come stampare uno o più assegni in un foglio di carta. Questo file descrive dapprima la disposizione generale della pagina (numero di assegni, orientazione, ecc…) e poi descrive l’impaginazione delle singole voci per ogni assegno. Il file è organizzato nel tipico formato a chiave e valore utilizzato dalla maggior parte delle applicazioni Linux. Le coppie di chiave e valore sono raggruppate in sezioni che iniziano con il nome del gruppo racchiuso tra parentesi quadre.

GnuCash cerca i file di formato per gli assegni in due differenti posizioni nel momento in cui viene aperta la finestra di stampa degli assegni: la prima posizione è generalmente /usr/share/gnucash/checks, dove risiedono i file di formato distribuiti con il programma; la seconda posizione è la cartella personale ~/.gnucash/checks. L’utente può aggiungere dei file di formato in qualsiasi momento (anche mentre GnuCash è in esecuzione) copiando semplicemente un nuovo file *.chk in questa cartella. Aprendo nuovamente la finestra di stampa degli assegni, il nuovo formato apparirà nella lista di quelli disponibili.

Nota

La stampa funziona in modo differente in funzione della versione di GTK installata nel sistema. Quando GnuCash utilizza una versione precedente alla 2.10, tutti gli spostamenti sono misurati a partire dall’angolo in basso a sinistra del foglio o dell’assegno singolo; quando invece si utilizza la versione 2.10 o successive, tutti gli spostamenti sono relativi all’angolo in alto a sinistra del foglio o del singolo assegno.

Esempio di contenuto del file

Un tipico file per gli assegni di GnuCash è mostrato di seguito. Il contenuto di questo file verrà descritto nelle sezioni successive.

[Top]

Guid = 67b144d1-96a5-48d5-9337-0e1083bbf229

Title = Quicken/QuickBooks (tm) US-Letter

Rotation = 0.0

Translation = 0.0;4.0

Show_Grid = false

Show_Boxes = false

[Check Positions]

Height = 252.0

Names = Top;Middle;Bottom

[Check Items]

Type_1 = PAYEE

Coords_1 = 90.0;102.0;400.0;20.0

Type_2 = AMOUNT_WORDS

Coords_2 = 90.0;132.0

Type_3 = AMOUNT_NUMBER

Blocking_Chars_3 = true

Coords_3 = 500.0;102.0

Type_4 = DATE

Coords_4 = 500.0;67.0

Type_5 = NOTES

Coords_5 = 50.0;212.0

Descrizione dei campi

Gruppo Top

Questa sezione del file degli assegni descrive la disposizione generale nella pagina degli assegni (o dell’assegno) che vengono immessi nella stampante.

Tabella B.1. Campo per la descrizione della disposizione generale

Nome

Tipo

Necessario

Descrizione

Guid

stringa

obbligatorio

Il codice guid permette di identificare univocamente un formato di assegni utilizzato da GnuCash. Deve essere unico tra tutti quelli delle applicazioni fornite e quelli forniti dall’utente. Se si copia un file di formato esistente da utilizzare come base per le proprie modifiche, questo valore deve essere cambiato. Il programma uuidgen può essere usato per generare questo identificativo.

Titolo

stringa

obbligatorio

Il campo title permette di identificare univocamente il formato di assegni da parte dell’utente. Questo valore è presentato tale e quale nella lista dei formati presente nella finestra di stampa degli assegni. Se si copia un file di formato esistente da utilizzare come base per le proprie modifiche, questo valore deve essere cambiato adottando una qualsiasi stringa in formato utf-8.

Carattere

stringa

opzionale

Se fornita, rappresenta il carattere predefinito utilizzato per stampare tutti campi di testo nell’assegno. Questo campo può contenere qualsiasi stringa accettata da GTK come carattere. Se questo campo è lasciato vuoto, verrà utilizzato il carattere predefinito indicato nelle preferenze di GnuCash. Un valore tipico può essere «sans 12».

Blocking_Chars

Booleano

opzionale

Se fornito, rappresenta il valore di default quando si stampano tutti gli elementi TEXT su questo assegno. Quando impostato a «true», stampa i caratteri *** prima e dopo ogni campo di testo nell’assegno. I caratteri di blocco sono stampati per proteggere i campi di testo da modifiche. Per esempio, il campo dell’importo potrebbe essere stampato come ***100,00***

DateFormat

Booleano

opzionale

Se fornito, rappresenta il valore predifinto quando si stampano tutti gli elementi DATE su questo assegno. Se impostato a «true», il formato di data verrà stampato in 8 punti, centrato e sopra la data corrente. Per esempio DDMMYYYY.

Rotation

virgola mobile

opzionale

Questo valore indica la rotazione di tutta la pagina (in gradi) rispetto al punto di origine. Per le versioni di GTK precedenti alla 2.10, il punto di origine è situato nell’angolo in basso a sinistra della pagina e la rotazione è positiva in senso antiorario. Per le versioni di GTK superiori o uguali alla 2.10, il punto di origine è nell’angolo in alto a sinistra della pagina e la rotazione è positiva in senso orario. La rotazione della pagina è applicata prima della traslazione.

Translation

elenco di 2 numeri a virgola mobile

opzionale

Questi valori specificano la rotazione lungo x e lungo y dell’intera pagina (in punti) relativamente al punto di origine. Per le versioni di GTK precedenti alla 2.10, il punto di origine è situato nell’angolo in basso a sinistra della pagina e la traslazione è positiva verso l’alto e verso destra. Per le versioni di GTK superiori o uguali alla 2.10, il punto di origine è nell’angolo in alto a sinistra della pagina e la traslazione è positiva verso destra e verso il basso. La rotazione alla pagina è applicata prima della traslazione.

Show_Grid

Booleano

opzionale

Se questo valore è impostato a true allora GnuCash disegnerà una griglia nella pagina, partendo dal punto di origine con delle linee intervallate di 50 punti. Questa opzione è utile quando si desidera creare un nuovo file di formato per la stampa degli assegni.

Show_Boxes

Booleano

opzionale

Se questo valore è impostato a true allora per ogni elemento di cui sono state specificate larghezza e altezza, GnuCash disegnerà un riquadro che mostra la posizione e l’ingombro massimo dell’elemento stesso. Questa opzione è utile quando si desidera creare un nuovo file di formato per la stampa degli assegni.

Nota

Le opzioni Blocking_Chars e DateFormat sono definite per tutti i formati di assegno nella scheda Stampa in Modifica → Preferenze . Si raccomanda che queste opzioni globali rimangano impostate a falso (valore predefinito) e che vengano invece impostate per ogni assegno nel gruppo Check Items come descritto nel seguito.

Gruppo Check Positions

Questo gruppo di elementi specifica come sono distribuiti gli assegni nel foglio di carta e fornisce dei nomi a ogni posizione di un assegno in modo che l’utente possa indicare a GnuCash quale di queste posizioni debba essere stampata. Questo gruppo di valori e chiavi è opzionale e deve essere tralasciato se si desidera che venga stampato un solo assegno per foglio.

Tabella B.2. Campi per la stampa di più assegni per foglio

Nome

Tipo

Necessario

Descrizione

Altezza

virgola mobile

obbligatorio

Questo campo specifica l’altezza del singolo assegno nella pagina. Se si desidera stampare più di un assegno per pagina, allora questo campo è obbligatorio. Se si desidera invece stampare un solo assegno per foglio, tutta la sezione dovrebbe essere tralasciata.

Names

elenco di stringhe

obbligatorio

Questo campo specifica i nomi delle posizioni degli assegni che possono essere stampati per ogni pagina. Questi nomi rappresentano le posizioni dell’assegno partendo dall’alto della pagina e spostandosi verso il basso. I nomi vengono indicati in modo identico nella lista delle posizioni presente nella finestra di stampa degli assegni. Un valore tipico per questo campo può essere Top;Middle;Bottom, ma potrebbe anche essere First;Second;Third o qualsiasi altro insieme di stringhe che identifica chiaramente la posizione dell’assegno. Se si desidera stampare più di un assegno per pagina, allora questo campo è obbligatorio. Se si desidera invece stampare un solo assegno per foglio, tutta la sezione dovrebbe essere tralasciata..

Gruppo Check Items

Questa sezione indica le singole voci da stampare sull’assegno. Non c’è limite al numero di voci che è possibile inserire e la stessa tipologia può essere ripetuta più volte; questo permette la stampa di assegni che hanno una matrice laterale, o degli assegni per le imprese che sono uno per pagina e che hanno sia l’assegno e le matrici multiple nella stessa pagina. per esempio, per stampare il nome del beneficiario in un assegno per imprese e in entrambe le matrici, basta specificare tre diverse voci del tipo Payee con differenti coordinate per la stampa.

Ogni nome di chiave contenuta in questa sezione include esplicitamente il numero dell’elemento a cui viene applicata: es. la chiave denominata Type_1 si applica al primo elemento stampato e la chiave Coords_3 viene applicata al terzo elemento che deve essere stampato. I numeri delle voci cominciano da uno e crescono in modo sequenziale. Ogni salto nella numerazione viene interpretato da GnuCash come la fine della lista della voce. Gli elementi sono stampati secondo l’ordine numerico, non nell’ordine con cui appaiono nel file.

Ogni elemento specificato deve includere un tipo di dichiarazione. I restanti parametri per l’elemento dipendo dal suo particolare tipo. Consultare la Tabella B.4, «Tipi di voci per un singolo assegno» per recuperare una lista di tipi di elementi validi e i rispettivi parametri richiesti.

Tabella B.3. Campi degli elementi per un unico assegno

Nome

Tipo

Necessario

Descrizione

Type_n

stringa

obbligatorio

Questo campo specifica il tipo di elemento da stampare sull’assegno. Consultare la Tabella B.4, «Tipi di voci per un singolo assegno» per una lista di voci valide.

Coords_n

elenco di 2 o 4 numeri a virgola mobile

obbligatorio

Questo campo specifica le coordinate in cui la voce verrà inserita nell’assegno e, opzionalmente, ne specifica anche l’altezza e la larghezza. I valori rappresentano rispettivamente gli spostamenti lungo agli assi X e Y rispetto all’angolo in basso a sinistra dell’elemento e opzionalmente la sua larghezza e altezza. Se viene fornito un valore per l’altezza, allora deve essere inserita anche la larghezza e quindi questo campo deve contenere 2 o 4 valori. Per le versioni GTK precedenti alla 2.10, il punto di origine è nell’angolo in bsso a sinistra della pagina e le traslazioni sono positive verso l’alto e verso destra. Per le versioni GTK 2.10 e superiori, il punto di origine è situato in alto a sinistra e le traslazioni sono positive verso il basso e verso destra.

Nota

Indipendentemente dalla posizione del punto di origine (in alto o in basso), le coordinate specificano sempre il punto in basso a sinistra dell’elemento.

Font_n

stringa

opzionale

Se fornita, rappresenta il carattere utilizzato per stampare la specifica voce di testo. Questo campo può contenere una stringa qualsiasi purché sia accettata da GTK. Se questo campo è lasciato vuoto, verrà utilizzato il carattere predefinito specificato nella sezione Iniziale del file di descrizione degli assegni o, se anche questo è stato tralasciato, il carattere specificato nelle preferenze di GnuCash. Questo campo viene riconosciuto solamente se si utilizza GTK 2.10 o successivo.

Align_n

stringa

opzionale

Se fornita, rappresenta l’allineamento utilizzato per stampare la specifica voce di testo. Questo campo deve contenere una delle seguenti stringhe «sinistra», «centro» o «destra». Se questo campo è lasciato vuoto, il testo verrà allineato a sinistra. Questo campo viene riconosciuto solamente se si utilizzano le GTK 2.10 o successive.

Text_n

stringa

opzionale

Questo campo è utilizzato solamente quando il tipo di voce è impostato a TEXT. Specifica il testo, in formato utf-8, da stampare sull’assegno.

Filename_n

stringa

opzionale

Questo campo è utilizzato solamente quando il tipo di elemento è impostato a PICTURE. Specifica il nome del file dell’immagine da stampare sull’assegno. La stringa può specificare un percorso assoluto o relativo. In quest’ultimo caso, GnuCash controlla prima nella cartella dei formati di assegno forniti dal programma (generalmente /usr/share/gnucash/checks) e, se non lo dovesse trovare, cercherà nella cartella personale ~/.gnucash/checks. Questo campo viene riconosciuto solamente se si utilizza GTK 2.10 o successivo.

Blocking_Chars_n

Booleano

opzionale

Se fornito, imposta l’opzione di stampa Blocking_Chars per questo elemento.

DateFormat_n

Booleano

opzionale

Se fornito, imposta l’opzione di stampa DateFormat per questo elemento.

Queste sono le voci che possono essere stampate individualmente su un assegno; necessitano tutte delle coordinate rispetto alla pagina dove devono essere stampate. La maggioranza di queste voci producono la stampa di un testo sul foglio ed è possibile, per ognuna di esse, specificare un carattere e un allineamento. Per esempio, l’importo in cifre di un assegno può essere stampato con la giustificazione a destra mentre, tutto il resto, giustificato a sinistra. Gli altri tipi devono avere dei parametri unici.

Tabella B.4. Tipi di voci per un singolo assegno

Nome

Valori obbligatorio

Valori facoltativi

Descrizione

PAYEE

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare il nome del beneficiario partendo dalle coordinate specificate.

DATE

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

DateFormat

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare la data partendo dalle coordinate specificate.

NOTES

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare il campo delle note della transazione partendo dalle coordinate specificate.

CHECK_NUMBER

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

This type value tells GnuCash to print the check number at the specified coordinates. The check number reflects the book option selection under File → Proprietà for number source (transaction number or anchor-split action - see Use Split Action Field for Number in the Book Options section of the GnuCash Help Manual).

MEMO

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare il il campo promemoria della suddivisione partendo dalle coordinate specificate.

ACTION

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

This type value tells GnuCash to print the split action field at the specified coordinates. However, the printed field reflects the book option selection under File → Proprietà for number source (transaction number or anchor-split action - see Use Split Action Field for Number in the Book Options section of the GnuCash Help Manual). If number source for the book is specified as anchor-split action, this field will instead print the transaction number field.

AMOUNT_WORDS

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare l’importo in lettere dell’assegno partendo dalle coordinate specificate. L’importo apparirà nella forma Un milione, due cento trenta quattro e 56/100.

AMOUNT_NUMBER

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare l’importo in cifre dell’assegno partendo dalle coordinate specificate. L’importo apparirà nella forma €1.234,56.

ADDRESS

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare l’indirizzo alle coordinate specificate.

SPLITS_ACCOUNT

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare i nomi dei conti per ogni suddivisione partendo dalle coordinate specificate. Vedere la nota sulla stampa delle suddivisioni.

SPLITS_AMOUNT

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare l’importo per ogni suddivisione partendo dalle coordinate specificate. Gli importi sono stampati con il simbolo della valuta. Vedere la nota sulla stampa delle suddivisioni.

SPLITS_MEMO

Coordinate

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare il campo del promemoria partendo dalle coordinate specificate. Vedere la nota sulla stampa delle suddivisioni.

TEXT

Coordinate, testo

Font

Align

Blocking_Chars

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare una stringa arbitraria partendo dalle coordinate specificate. La stringa da stampare è specificata dalla chiave Text_n.

PICTURE

Coordinate, nome del file

(nessuno)

Questo valore del tipo indica a GnuCash di stampare un’immagine partendo dalle coordinate specificate. L’immagine da stampare è specificata attraverso la chiave Filename_n. Questo tipo è riconosciuto solamente quando si utilizza GTK 2.10 o successiva.

Nota

SPLIT items include all split entries for the transaction except for the split that applies to the current account register (referred to as the anchor-split). This is usually the last split listed when splits are displayed in the register. The coordinate location defines the lower left location for the split information.

Creare dei file di formato per gli assegni

Creare un proprio file di formato per gli assegni è un’operazione piuttosto semplice. Il metodo più semplice consiste nel copiare un file di formato esistente dalla cartella del programma (generalmente /usr/share/gnucash/checks) alla cartella ~/.gnucash/checks. È importante ricordarsi di cambiare il valore guid per fare in modo che il nuovo file venga accettato da GnuCash e di cambiare il titolo in modo che sia di descrittivo. A questo punto è possibile cambiare e aggiungere i campi come si desidera. È possibile anche creare un nuovo file di formato premendo il pulsante Salva formato nella pagina del Formato personalizzato della finestra di stampa degli assegni.

Nota

I nomi delle chiavi sono sensibili alle lettere maiuscole o minuscole. Se si avessero dei problemi con un file di formato per gli assegni, assicurarsi che tutti i nomi delle chiavi inizino con la lettera maiuscola.

Appendice C. Documentazione sulla licenza libera GNU (in inglese)

Versione 1.1, Marzo 2000

Diritto d'autore © 2000 Free Software Foundation, Inc.

Free Software Foundation, Inc. 59 Temple Place, Suite 330, Boston, MA02111-1307USA

Everyone is permitted to copy and distribute verbatim copies of this license document, but changing it is not allowed.

0. PREAMBLE

The purpose of this License is to make a manual, textbook, or other written document «free» in the sense of freedom: to assure everyone the effective freedom to copy and redistribute it, with or without modifying it, either commercially or noncommercially. Secondarily, this License preserves for the author and publisher a way to get credit for their work, while not being considered responsible for modifications made by others.

This License is a kind of «copyleft», which means that derivative works of the document must themselves be free in the same sense. It complements the GNU General Public License, which is a copyleft license designed for free software.

We have designed this License in order to use it for manuals for free software, because free software needs free documentation: a free program should come with manuals providing the same freedoms that the software does. But this License is not limited to software manuals; it can be used for any textual work, regardless of subject matter or whether it is published as a printed book. We recommend this License principally for works whose purpose is instruction or reference.

1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS

This License applies to any manual or other work that contains a notice placed by the copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. The «Document», below, refers to any such manual or work. Any member of the public is a licensee, and is addressed as «you».

A «Modified Version» of the Document means any work containing the Document or a portion of it, either copied verbatim, or with modifications and/or translated into another language.

A «Secondary Section» is a named appendix or a front-matter section of the Document that deals exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Document’s overall subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that overall subject. (For example, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section may not explain any mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection with the subject or with related matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political position regarding them.

The «Invariant Sections» are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being those of Invariant Sections, in the notice that says that the Document is released under this License.

The «Cover Texts» are certain short passages of text that are listed, as Front-Cover Texts or Back-Cover Texts, in the notice that says that the Document is released under this License.

A «Transparent» copy of the Document means a machine-readable copy, represented in a format whose specification is available to the general public, whose contents can be viewed and edited directly and straightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint programs or (for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to text formatters or for automatic translation to a variety of formats suitable for input to text formatters. A copy made in an otherwise Transparent file format whose markup has been designed to thwart or discourage subsequent modification by readers is not Transparent. A copy that is not «Transparent» is called «Opaque».

Examples of suitable formats for Transparent copies include plain ASCII without markup, Texinfo input format, LaTeX input format, SGML or XML using a publicly available DTD, and standard-conforming simple HTML designed for human modification. Opaque formats include PostScript, PDF, proprietary formats that can be read and edited only by proprietary word processors, SGML or XML for which the DTD and/or processing tools are not generally available, and the machine-generated HTML produced by some word processors for output purposes only.

The «Title Page» means, for a printed book, the title page itself, plus such following pages as are needed to hold, legibly, the material this License requires to appear in the title page. For works in formats which do not have any title page as such, «Title Page» means the text near the most prominent appearance of the work’s title, preceding the beginning of the body of the text.

2. VERBATIM COPYING

You may copy and distribute the Document in any medium, either commercially or noncommercially, provided that this License, the copyright notices, and the license notice saying this License applies to the Document are reproduced in all copies, and that you add no other conditions whatsoever to those of this License. You may not use technical measures to obstruct or control the reading or further copying of the copies you make or distribute. However, you may accept compensation in exchange for copies. If you distribute a large enough number of copies you must also follow the conditions in section 3.

You may also lend copies, under the same conditions stated above, and you may publicly display copies.

3. COPYING IN QUANTITY

If you publish printed copies of the Document numbering more than 100, and the Document’s license notice requires Cover Texts, you must enclose the copies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover Texts: Front-Cover Texts on the front cover, and Back-Cover Texts on the back cover. Both covers must also clearly and legibly identify you as the publisher of these copies. The front cover must present the full title with all words of the title equally prominent and visible. You may add other material on the covers in addition. Copying with changes limited to the covers, as long as they preserve the title of the Document and satisfy these conditions, can be treated as verbatim copying in other respects.

If the required texts for either cover are too voluminous to fit legibly, you should put the first ones listed (as many as fit reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacent pages.

If you publish or distribute Opaque copies of the Document numbering more than 100, you must either include a machine-readable Transparent copy along with each Opaque copy, or state in or with each Opaque copy a publicly-accessible computer-network location containing a complete Transparent copy of the Document, free of added material, which the general network-using public has access to download anonymously at no charge using public-standard network protocols. If you use the latter option, you must take reasonably prudent steps, when you begin distribution of Opaque copies in quantity, to ensure that this Transparent copy will remain thus accessible at the stated location until at least one year after the last time you distribute an Opaque copy (directly or through your agents or retailers) of that edition to the public.

It is requested, but not required, that you contact the authors of the Document well before redistributing any large number of copies, to give them a chance to provide you with an updated version of the Document.

4. MODIFICATIONS

You may copy and distribute a Modified Version of the Document under the conditions of sections 2 and 3 above, provided that you release the Modified Version under precisely this License, with the Modified Version filling the role of the Document, thus licensing distribution and modification of the Modified Version to whoever possesses a copy of it. In addition, you must do these things in the Modified Version:

- A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the Document, and from those of previous versions (which should, if there were any, be listed in the History section of the Document). You may use the same title as a previous version if the original publisher of that version gives permission.

- B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities responsible for authorship of the modifications in the Modified Version, together with at least five of the principal authors of the Document (all of its principal authors, if it has less than five).

- C. State on the Title Page the name of the publisher of the Modified Version, as the publisher.

- D. Preserve all the copyright notices of the Document.

- E. Add an appropriate copyright notice for your modifications adjacent to the other copyright notices.

- F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice giving the public permission to use the Modified Version under the terms of this License, in the form shown in the Addendum below.

- G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover Texts given in the Document’s license notice.

- H. Include an unaltered copy of this License.

- I. Preserve the section entitled «History», and its title, and add to it an item stating at least the title, year, new authors, and publisher of the Modified Version as given on the Title Page. If there is no section entitled «History» in the Document, create one stating the title, year, authors, and publisher of the Document as given on its Title Page, then add an item describing the Modified Version as stated in the previous sentence.

- J. Preserve the network location, if any, given in the Document for public access to a Transparent copy of the Document, and likewise the network locations given in the Document for previous versions it was based on. These may be placed in the «History» section. You may omit a network location for a work that was published at least four years before the Document itself, or if the original publisher of the version it refers to gives permission.

- K. In any section entitled «Acknowledgements» or «Dedications», preserve the section’s title, and preserve in the section all the substance and tone of each of the contributor acknowledgements and/or dedications given therein.

- L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their titles. Section numbers or the equivalent are not considered part of the section titles.

- M. Delete any section entitled «Endorsements». Such a section may not be included in the Modified Version.

- N. Do not retitle any existing section as «Endorsements» or to conflict in title with any Invariant Section.

If the Modified Version includes new front-matter sections or appendices that qualify as Secondary Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option designate some or all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of Invariant Sections in the Modified Version’s license notice. These titles must be distinct from any other section titles.

You may add a section entitled «Endorsements», provided it contains nothing but endorsements of your Modified Version by various parties--for example, statements of peer review or that the text has been approved by an organization as the authoritative definition of a standard.

You may add a passage of up to five words as a Front-Cover Text, and a passage of up to 25 words as a Back-Cover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modified Version. Only one passage of Front-Cover Text and one of Back-Cover Text may be added by (or through arrangements made by) any one entity. If the Document already includes a cover text for the same cover, previously added by you or by arrangement made by the same entity you are acting on behalf of, you may not add another; but you may replace the old one, on explicit permission from the previous publisher that added the old one.

The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use their names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modified Version .

5. COMBINING DOCUMENTS

You may combine the Document with other documents released under this License, under the terms defined in section 4 above for modified versions, provided that you include in the combination all of the Invariant Sections of all of the original documents, unmodified, and list them all as Invariant Sections of your combined work in its license notice.

The combined work need only contain one copy of this License, and multiple identical Invariant Sections may be replaced with a single copy. If there are multiple Invariant Sections with the same name but different contents, make the title of each such section unique by adding at the end of it, in parentheses, the name of the original author or publisher of that section if known, or else a unique number. Make the same adjustment to the section titles in the list of Invariant Sections in the license notice of the combined work.

In the combination, you must combine any sections entitled «History» in the various original documents, forming one section entitled «History»; likewise combine any sections entitled «Acknowledgements», and any sections entitled «Dedications». You must delete all sections entitled «Endorsements.»

6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS

You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this License, and replace the individual copies of this License in the various documents with a single copy that is included in the collection, provided that you follow the rules of this License for verbatim copying of each of the documents in all other respects.

You may extract a single document from such a collection, and dispbibute it individually under this License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow this License in all other respects regarding verbatim copying of that document.

7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS

A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents or works, in or on a volume of a storage or distribution medium, does not as a whole count as a Modified Version of the Document, provided no compilation copyright is claimed for the compilation. Such a compilation is called an «aggregate», and this License does not apply to the other self-contained works thus compiled with the Document, on account of their being thus compiled, if they are not themselves derivative works of the Document. If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these copies of the Document, then if the Document is less than one quarter of the entire aggregate, the Document’s Cover Texts may be placed on covers that surround only the Document within the aggregate. Otherwise they must appear on covers around the whole aggregate.

8. TRANSLATION

Translation is considered a kind of modification, so you may distribute translations of the Document under the terms of section 4. Replacing Invariant Sections with translations requires special permission from their copyright holders, but you may include translations of some or all Invariant Sections in addition to the original versions of these Invariant Sections. You may include a translation of this License provided that you also include the original English version of this License. In case of a disagreement between the translation and the original English version of this License, the original English version will prevail.

9. TERMINATION

You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document except as expressly provided for under this License. Any other attempt to copy, modify, sublicense or distribute the Document is void, and will automatically terminate your rights under this License. However, parties who have received copies, or rights, from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain in full compliance.

10. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE

The Free Software Foundation may publish new, revised versions of the GNU Free Documentation License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns. See https://www.gnu.org/copyleft.

Each version of the License is given a distinguishing version number. If the Document specifies that a particular numbered version of this License «or any later version» applies to it, you have the option of following the terms and conditions either of that specified version or of any later version that has been published (not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published (not as a draft) by the Free Software Foundation.

Addendum

To use this License in a document you have written, include a copy of the License in the document and put the following copyright and license notices just after the title page:

Copyright Cristian Marchi.

Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.1 or any later version published by the Free Software Foundation; with the Invariant Sections being LIST THEIR TITLES, with the Front-Cover Texts being LIST, and with the Back-Cover Texts being LIST. A copy of the license is included in the section entitled «GNU Free Documentation License».

If you have no Invariant Sections, write «with no Invariant Sections» instead of saying which ones are invariant. If you have no Front-Cover Texts, write «no Front-Cover Texts» instead of «Front-Cover Texts being LIST»; likewise for Back-Cover Texts.

Se il proprio documento contiene esempi di programmazione non immediati, se ne raccomanda il rilascio con una licenza di software libero a propria scelta, quale la GNU General Public License, per permetterne l’utilizzo nel software libero.