Registar Receitas e Despesas

Num sistema de dupla entrada, dois tipos de contas têm de ser criadas: algumas do tipo "Receita" e outras do tipo "Despesa". (Há a tendência para existirem muito mais tipos de despesas do que de receitas.) Receitas tais como o ordenado, honorários, juros bancários e mais-valias de acções são assim registadas como transferências de uma conta de receita para uma conta de banco (ou, em geral, algum activo). Da mesma forma, despesas são registadas como transferências de uma conta de cartão de crédito (ou, em geral, uma conta de passivo) para uma de despesas.

Outra forma de descrever os requisitos da "dupla entrada" é o de que quando você tem uma receita, acontecem duas coisas:

• Você recebe uma quantia em dinheiro, e tem de registar essa ocorrência na sua conta bancária.

• Você teve uma receita, e tem de registar esse acontecimento numa conta de receita.

Se, como no GnuCash, tudo for forçado a usar apenas uma coluna, em que débitos são representados por valores positivos, e créditos por valores negativos, as contas de receita/despesa fazem uma coisa pouco intuitiva e verá as receitas como valores negativos. Isso parece contrário ao intuitivo, mas é de todo necessário por forma a que a regra da contabilidade de dupla entrada se mantenha verdadeira.

As contas de receitas e despesas são também especiais pois os seus totais de conta não não aparecem directamente na folha de saldos (ou balanço). A folha de saldos mostra "Resultado Líquido": a soma de todas as receitas menos todas as despesas. Receitas e Despesas não são nem activos nem passivos e assim não surgem na folha de saldos. O que surge na folha de balanço é o seu efeito nos saldos.

Outro relatório, o de "Lucros e Prejuizos" (L&P), analiza receitas e despesas. O lucro total (ou prejuizo) é calculado como total das receitas menos o total das despesas. Numa boa forma simétrica, visto activos e passivos não serem nem receitas nem despesas, eles obviamente não surgem num relatório de L&P.

Apesar de estas contas serem de certa forma "especiais", você não tem fazer nada de especial para utilizar as contas de receitas e despesas. O GnuCash gere os valores automaticamente, pelo que se registar correctamente os efeitos de uma transacção na sua conta bancária ou cartão de crédito, o lado da receita/despesa da transacção deverá ser também correctamente gerada.

As coisas apenas são "peculiares" quando montantes são transferidos entre contas de receitas e despesas. Se achar que tem de fazer uma transferência assim, então terá de aprender os conceitos mais avançados por detrás das "contas a pagar" e "contas a receber". Tais transferências tipicamente ocorrem em empresas, quando receitas e despesas podem ocorrer em momentos que são diferentes daqueles em que o dinheiro dá realmente entrada ou saida das contas bancárias da empresa.

Por exemplo, normalmente as empresas reconhecem a receita quando a venda é feita. Isso pode significar que você reconhece uma venda de 200.000$ no momento em que você e o seu cliente apertarem a mão pelo negócio. Visto que o dinheiro ainda não entrou, a venda tem de ser registada de outra forma. Tem de reconhecer a venda no momento do acordo. Para fazer com que as transacções saldem, você adiciona a venda de 200.000$ às Contas a receber, em vez de as adicionar a algo como dinheiro.

Conhecimento de Causa: Quando uma venda é reconhecida e como é registada é decidido não só baseado em princípios contabilísticos aceites mas também com base em legislação nacional ou internacional.

(A documentação deveria indicar que para mais informações, deveria seguir o link para a página de Contas a Pagar e Contas a Receber).