Ogni transazione deve addebitare un conto e accreditarne un altro di uno stesso importo. Questo fa si che il bilancio (la differenza tra denaro in entrata e denaro in uscita) sia pari alla somma di passività e capitali.

Il registro in stile libretto degli assegni fornisce un'interfaccia personalizzata, conveniente e familiare per l'inserimento delle transazioni finanziarie. Il registro supporta le comuni transazioni relative agli assegni e alla carta di credito, ma anche quelle relative a entrate, azioni e trasferimenti in valuta.

Il registro supporta le comuni transazioni del conto corrente e della carta di credito, ma anche le entrate, le azioni e le transazioni in valuta. Sono inoltre fornite le seguenti funzionalità:

• Possibilità di immettere delle transazioni pianificate
• Possibilità di marcare una transazione come liquidata o riconciliata
• Autocompletamento delle transazioni inserite
• Possibilità di visualizzare Più conti contemporaneamente in un'unica finestra del registro
• Una barra di riepilogo visualizza tutte le informazioni relative al saldo del conto
• Numerose opzioni per personalizzare l'aspetto e lo stile di visualizzazione

È possibile creare delle transazioni ricorrenti con un alto livello di personalizzazione sia degli importi che delle scadenze. È anche possibile impostare dei promemoria automatici della scadenza di una transazione.

Un assistente che viene eseguito ad ogni avvio di GnuCash, permette di posticipare una transazione pianificata senza annullarla o di inserirla prima della data di scadenza.

GnuCash è fornito di un modulo integrato per la visualizzazione grafica dei propri dati finanziari in forma di:

• Istogrammi
• Diagrammi a torta
• Grafici a dispersione

GnuCash fornisce anche una serie completa di resoconti standard e personalizzabili, quali:

• Stato patrimoniale
• Profitti e perdite di bilancio
• Resoconto del portafoglio
• e molti altri.

I grafici e i resoconti possono essere personalizzati nel contenuto e nell'aspetto in modo facile e completo, per poter soddisfare i bisogni di qualsiasi utente.

La riconciliazione di un conto è un'operazione che permette all'utente di confrontare le transazioni inserite in un conto di GnuCash con un estratto conto. Questa operazione è molto utile per individuare errori nell'immissione delle transazioni o dei movimenti non registrati.

Lo strumento di riconciliazione fornito da GnuCash, in cui sono riportati i saldi riconciliati e liquidati, permette di riconciliare facilmente i propri estratti conti bancari.

I conti (categorie) di tipo entrate/uscite permettono di categorizzare i flussi di liquidi. Se utilizzati in modo appropriato con la partita doppia e i conti del capitale, essi permettono la generazione di resoconti, per esempio, relativi a profitti e perdite che altri sistemi non sono in grado di elaborare.

La gestione di una piccola impresa è semplificata grazie alle funzioni di registrazione di clienti e venditori, di fatturazione e pagamento, dei termini di pagamento e delle imposte.

Utilizzando i conti A/Receivable e A/Payable è anche possibile gestire le buste paga degli impiegati.

GnuCash fornisce uno strumento per la gestione dei bilanci preventivi utile per poter pianificare facilmente la propria strategia finanziaria.

I diversi conti possono avere valute differenti. I trasferimenti in valuta sono completamente bilanciati quando è abilitata la partita doppia.

Le azioni possono essere tracciate individualmente (una per conto) o in un portafoglio di conti (un gruppo di conti che possono essere visualizzati insieme).

Le quotazioni di azioni e fondi comuni possono essere reperite da diversi siti internet, permettendo l'aggiornamento automatico del portafoglio. Per di più, le fonti dei prezzi sono aggiunte regolarmente.

GnuCash di norma immagazzina i dati in file di formato xml. A partire dalla versione 2.4 i dati finanziari di GnuCash possono essere immagazzinati in un database SQL usando SQLite3, MySQL o PostgreSQL.

Se si sta migrando da un altro programma di gestione finanziaria, GnuCash è in grado di importare i file QIF di Intuit^® Quicken^® attraverso un pratico assistente.

GnuCash è inoltre il primo programma gratuito a fornire il supporto per il protocollo >OFX (Open Financial Exchange) che la maggior parte delle banche e dei servizi finanziari stanno adottando.

Un sistema di ricerca delle corrispondenze tra le transazioni garantisce il riconoscimento accurato e la cancellazione automatica delle transazioni duplicate durante l'importazione dei file.

GnuCash è il primo programma gratuito a fornire il supporto al protocollo Tedesco HBCI (Home Banking Computer Information), permettendo agli utenti Tedeschi di eseguire lo scaricamento via internet dell'estratto conto e di inizializzare i trasferimenti bancari e igli addebiti diretti.

GnuCash può essere eseguito su diversi sistemi operativi inclusi Windows, MacOSX e Linux.

GnuCash permette l'internalizzazione di date e valute. Il menu di GnuCash è stato tradotto in 21 lingue tra cui: Cinese, Danese, Francese, Tedesco, Ungherese, Italiano, Giapponese, Polacco, Portoghese, Russo, Spagnolo, Svedese, Turco, Ucraino e Inglese. La documentazione è disponibile in Inglese, Francese, Portoghese, Spagnolo e Italiano.

Una potente procedura per la ricerca di transazioni può aiutare a individuare rapidamente un ago in un pagliaio.

Gli assegni possono essere stampati con un formato predefinito per i comuni gruppi di assegni. Un'interfaccia di personalizzazione permette di definire dei formati personalizzati.

Un percorso guidato a finestre per la configurazione dei pagamenti di prestiti come transazioni pianificate.

GnuCash è ben documentato: assieme al manuale dell'applicazione, i nuovi utenti possono consultare la guida ai concetti. Quest'ultima fornisce all'utente le informazioni di base relative ai principi di contabilità e su come questi vengano applicati in GnuCash.