2.5. Speichern Ihrer Finanzdaten

GnuCash kann Ihre Finanzdaten in Dateien oder SQL-Datenbanken speichern, so dass sie zu einem späteren Zeitpunkt geöffnet und verändert werden können. Aber sollten Sie einen Container für Ihre Daten erstellen.

2.5.1. Eine Datei erstellen

Eine GnuCash-Datei wird wie folgt erstellt:

  1. In der GnuCash Menüleiste wählen Sie DateiNeue Datei. Der Neue Kontenhierarchie erstellen Assistent startet.

    Anmerkung

    Wenn Sie GnuCash zum ersten Mal starten, erscheint es mit dem Willkommen bei GnuCash!-Fenster. Dieses Fenster ist genauer im GnuCash Manual beschrieben.

  2. Setzen Sie Ihre Einstellungen im Assistenten und bewegen sich durch die Fenster mit den Vorwärts-, Abbrechen- und Zurück-Schaltflächen.

2.5.2. Daten speichern

Folgen Sie diesen Schritten, um die Datei unter den von Ihnen bevorzugten Namen zu speichern:

  1. Wählen Sie DateiSpeichern unter... in der Menüleiste oder wählen Sie die Speichern-Symbolleisten-Schaltfläche. GnuCash zeigt den Speicherndialog an.

  2. Wählen Sie das Datenformat für die Datei, die Sie speichern, aus dem Listenfeld aus. Die Standardauswahl ist XML, aber wenn Sie einen Datenbankserver aufgesetzt haben, können dieses Format entsprechend wechseln.

    Abhängig vom ausgewählten Datenformat können Sie das Fenster wechseln, wie im Folgenden beschrieben.

    • Wenn Sie XML oder sqlite3 auswählen, sehen Sie folgende Ansicht:

      Abbildung 2.2. Speichern, wenn XML oder sqlite3 ausgewählt ist.

      Der Speichern Dialog

      Dieses Bild zeigt den Speichern Dialog, wenn das gewählte Datenformat XML ist.


      Geben Sie den gewählten Dateinamen in das Namens-Feld ein. Es ist nicht notwendig, eine Erweiterung zu benennen, wenn Sie den Dateinamen schreiben. GnuCash wird die Erweiterung .gnucash automatisch der Datei hinzufügen.

      Anmerkung

      Die .gnucash Erweiterung wurde in der 2.3er Serie von GnuCash eingeführt. Für bereits vorhandene Dateien wird die Erweiterung nicht geändert. Wenn Sie eine vorhandene Datei mit Namen MeineAlteDatei öffnen, wird dieser Name nicht geändert, wenn Sie diese Datei speichern. Sie müssen Speichern unter... benutzen und der Datei einen neuen Namen geben, damit dieser mit der Erweiterung .gnucash gespeichert wird.

      Wählen Sie den Pfad, wo die Datei gespeichert wird.

      Tipp

      Klicken Sie auf die Ordner anlegen-Schaltfläche, um einen neuen Ordner mit einem gewöhnlichen Namen in dem ausgewählten Pfad.

    • Wenn Sie das mysql- oder postgres- Datenformat auswählen, sehen Sie einen ähnlichen Dialog wie folgt:

      Abbildung 2.3. Speicherdialog, wenn mysql oder postgres ausgewählt ist.

      De rSpeicherndialog

      Dieses Bild zeigt den Speichern-Dialog, wenn als Datenformat mysql oder postgres ausgewählt ist.


      Geben Sie in dieses Fenster die Informationen für die Datenbankverbindung ein: Datenbankserver, Datenbank, Benutzername und Passwort.

      Warnung

      Speichern in eine mysql- oder postgres-Datenbank benötigt die entsprechenden Berechtigungen in dieser Datenbank, Sie benötigen die Berechtigung eine neue Datenbank mit einem eigenen Namen anzulegen oder schreibenden Zugriff auf eine vorhandene Datenbank.

  3. Klicken Sie die Speichern unter-Schaltfläche, um die Datei zu speichern.

Wenn Sie nur mit den Finanzdaten eines einzelnen Haushalts arbeiten, genügt eine Datei. Wenn Sie aber auch Ihre Geschäftskonten führen, oder aus anderen Gründen bestimmte Daten getrennt halten wollen, benötigen Sie mehr als eine Datei.

Bevor Sie eine GnuCash-Sitzung beenden, sollten Sie unbedingt Ihre Daten mit DateiSpeichern oder dem Speichern-Symbol in der Werkzeugleiste sichern.

Anmerkung

Da es sehr wichtig ist, Ihre Daten häufig zu sichern, um zu verhindern, die aus welchem Grund auch immer zu verlieren, kann GnuCash die geöffnete Datei automatisch in bestimmten Zeitabständen speichern. Dieser Zeitabstand kann in dem Reiter Allgemein unter BearbeitenEinstellungen (GnuCashEinstellungen unter Mac OS X)eingestellt werden. Berücksichtigen Sie bitte, dass diese Möglichkeit nur beim Speichern im XML-Format relevant ist. Wenn Sie mit einer Datenbank arbeiten, ist das Speichern-Symbol und der Menüeintrag Speichern ausgegraut, weil die Änderungen direkt gespeichert werden.

2.5.3. Datei öffnen

Um eine existierende Datei zu öffnen, wählen Sie DateiÖffnen aus dem Menü. In dem Fenster, dass sich dann öffnet, wählen Sie das Datenformat. Wenn Sie Datei ausgewählt haben, wählen Sie die Datei, die Sie öffnen wollen. Andernfalls geben Sie die benötigten Informationen zur Datenbankverbindung an.

Tipp

GnuCash hält eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien bereit. Öffnen Sie das Menü Datei, und Sie sehen die Namen der zuletzt geöffneten Dateien aufgelistet. Klicken Sie auf diejenige, die Sie öffnen wollen.

2.5.4. Kopieren einer Kontenhierarchie

In einigen Fällen ist es nützlich, die Struktur der vorhandenen Datendatei in eine neue Datei zu kopieren. Zum Beispiel wollen Sie ein neues Abrechnungsverfahren testen, ohne Ihre aktuelle Abrechnungsdaten zu zerstören, oder Sie müssen den Buchführungsrichtlinien folgen, die Sie benötigen, um Ihren Buchungsabschluss am Ende des Jahres durchzuführen und im neuen Jahr mit einem neuen Buch zu beginnen

GnuCash erlaubt Ihnen, einfach eine leere Kopie Ihrer Kontenpläne zu erstellen, durch Auswahl von DateiExportierenKonten exportieren.... Wenn Sie dieses Kommando auswählen, werden Sie gefragt, den neuen Namen für die neue leere Datei einzugeben, und GnuCash erstellt eine neue Datendatei, die nur Ihre Kontenhierarchie (also ohne Buchungsdaten). Einmal gespeichert kann die neue Datei wie jede andere GnuCash Datendatei geöffnet werden, wie oben beschreiben.