13.5. Libro paga

Payroll is a financial record of wages, net pay, paid vacations, and deductions for an employee. This section demonstrates how to track payroll using GnuCash.

13.5.1. Concetti base

Il libro paga consiste nella registrazione finanziaria di salario, retribuzione netta, ferie e trattenute per un dipendente: fondamentalmente tutto ciò che è relativo al conferimento di denaro e benefici a un dipendente. La tenuta del libro paga è una delle pratiche più complesse della contabilità poiché nel pagamento degli stipendi sono coinvolti molti conti, persone e agenzie.

Il libro paga è generalmente contabilizzato come un’uscita. A volte i contabili «accumulano» le uscite del libro paga in un conto delle passività a breve termine. Questo accorgimento risulta utile per il libro paga delle imposte che potrebbero dover essere pagate in un momento diverso rispetto ai dipendenti. Il dipendente potrebbe essere pagato ogni due settimane mentre le tasse ogni trimestre. Questo capitolo illustra il caso in cui i salari vengono pagati immediatamente mentre le tasse vengono accumulate in un conto delle passività.

Nota

GnuCash non fornisce un sistema integrato di gestione del libro paga. Anche se è possibile registrare le uscite del libro paga in GnuCash, i calcoli delle imposte e delle deduzioni devono essere realizzati al di fuori del programma.

13.5.2. Impostare i conti

Le legislazioni locali in materia di imposte devono essere considerate al momento della creazione dei conti. Dato che esistono diversi modi con cui vengono calcolate le imposte sul libro paga a seconda del paese in cui ci si trova, in questa sezione verrà presentato solamente un semplice schema. Partendo da questo, sarà necessario sviluppare una struttura più complessa che si adatti alle proprie necessità particolari.

Assume that you must pay 2 taxes, Tax1 and Tax2, and that each has an employee contribution and an employer contribution.

Gli stipendi dei dipendenti e queste due tasse sono conti per le uscite. Le imposte della società sono passività. I conti delle passività per le imposte servono per accumulare le imposte trattenute a tutti i dipendenti. Le imposte saranno poi pagate alla relativa agenzia governativa.


              Simple Payroll Account Layout:
              
              -Assets
              --Checking
              -Liabilities
              --Tax1  (short term «Immagazzinamento» account)
              --Tax2  (short term «Immagazzinamento» account)
              -Expenses
              --Salaries
              --Tax1
              --Tax2
           

Nota

Si resista alla tentazione di creare dei sottoconti per registrare i salari per ogni dipendente: si verrebbe a creare una lista ingestibile di conti. Si pensi, per esempio, alla lista che si avrebbe dopo diversi anni di attività e vari dipendenti licenziati e assunti. È molto più semplice registrare tutti gli stipendi in un unico conto (per esempio Uscite:Stipendi) e utilizzare i resoconti per visualizzare le informazioni suddivise per dipendente.

The Transaction report can be used to sort and total by description or memo (but not by part of them).

To report salary transactions for a specific employee where the employee name or code is entered in the transaction description or memo, use the Find Transaction assistant (EditFind) to select the transactions, and then report on them using ReportsAccount Report . Further formatting or analysis may be done by copying and pasting the report into a spreadsheet. See Find Transaction in the GnuCash Help Manual.

13.5.3. Payroll Protocol Sample

GnuCash non possiede un sistema integrato per la gestione del libro paga. GnuCash permette di registrare le uscite del libro paga, ma è necessario implementare un codice di calcolo per il libro paga ed eseguire i relativi calcoli con un programma diverso da GnuCash, per esempio in un foglio di calcolo. In questa sezione viene illustrato un codice di calcolo di questo tipo che è possibile utilizzare come modello.

13.5.3.1. Passo 1: Elenco delle deduzioni

Il primo passo per la realizzazione del codice di calcolo consiste nella creazione di una lista di tutte le possibili tasse e deduzioni per ogni dipendente. Ogni voce deve contenere le definizioni e le formule necessarie a calcolarne il valore. Una volta stabilito il codice, questo deve essere cambiato solamente quando il libro paga o la legislazione sulle imposte cambiano.

Nello scenario proposto, l’elenco sarà come questo:

  • D_STIPENDIO_LORDO - Stipendio lordo del dipendente

  • D_IMPOSTA1 - Contributo del dipendente all’imposta1 (X% di D_STIPENDIO_LORDO)

  • D_IMPOSTA2 - Contributo del dipendente all’imposta2 (X% di D_STIPENDIO_LORDO)

  • S_IMPOSTA1 - Contributo della società all’imposta1 (X% di D_STIPENDIO_LORDO)

  • S_IMPOSTA2 - Contributo della società all’imposta2 (X% di D_STIPENDIO_LORDO)

Nota

Lo stipendio netto del dipendente (D_STIPENDIO-NETTO) è definito come D_STIPENDIO_LORDO - D_IMPOSTA1 - D_IMPOSTA2 e non è necessario inserirlo in questa lista dato che può essere calcolato dagli elementi già noti.

Inserire le formule corrette per calcolare le deduzioni corrispondenti alle voci della lista. A volte le formule possono essere complesse mentre altre volte si tratta solamente di guardare la tabella XYZ delle leggi in materia.

Si noti che con le definizioni più sopra è possibile calcolare dei valori di un certo interesse. Per esempio è possibile conoscere il costo totale per la società: D_STIPENDIO_LORDO + S_IMPOSTA1 + S_IMPOSTA2.

13.5.3.2. Passo 2: Creare lo schema della transazione

Quando si inserisce un libro paga in GnuCash, conviene farlo con una singola transazione suddivisa che coinvolge i conti appropriati di uscite e passività. Per poter controllare i dettagli del libro paga in un secondo momento, aprire la transazione suddivisa.

Con l’elenco delle deduzioni descritto precedentemente, è possibile creare uno schema per la transazione suddivisa di un impiegato. Ogni elemento della lista è collegato a un conto di GnuCash.

Tabella 13.1. Schema della transazione

ContoAumentoDiminuzione
Attività:Conto corrente D_STIPENDIO-NETTO
Uscite:StipendiD_STIPENDIO_LORDO 
Passività:Imposta1 D_IMPOSTA1
Passività:Imposta2 D_IMPOSTA2
Uscite:Imposta1S_IMPOSTA1 
Passività:Imposta1 S_IMPOSTA1
Uscite:Imposta2S_IMPOSTA2 
Passività:Imposta2 S_IMPOSTA2


Si noti come i componenti di S_IMPOSTA1 e S_IMPOSTA2 abbiano delle ricadute sia sul conto delle passività che su quello delle uscite. La parte di competenza della società per ogni imposta è contabilizzata alla data del libro paga, ma rimane una passività fino al momento del versamento.

13.5.3.3. Passo 3: Pagare il dipendente

Andare nel conto da cui verrà pagato il dipendente, per esempio il proprio conto Attività:Conto corrente. Aprire una transazione suddivisa e inserire il valore reale utilizzando come guida lo schema della transazione descritta più sopra. Ripetere il procedimento per tutti i dipendenti.

Suggerimento

Questo processo manuale è tedioso, specialmente se si ha a che fare con un elevato numero di dipendenti.

Uno strumento fornito da GnuCash che può essere di aiuto in questa transazione è quello che permette di duplicare una transazione (utilizzare il pulsante Duplica sulla barra degli strumenti). Questo permette di evitare l’inserimento di tutte le suddivisioni nella transazione per ogni dipendente. Sarà comunque necessario variare secondo necessità gli importi della busta paga del dipendente, ma non occorrerà più creare da zero le suddivisioni necessarie.

Se le transazioni del libro paga non cambiano significativamente tra una scadenza e l’altra, è possibile utilizzare la funzione di duplicazione della transazione per creare una copia della busta paga più recente di un dipendente ed utilizzarla per l’attuale stipendio. Se questo processo viene eseguito con una certa cadenza costante, leggere il capitolo sulle transazioni pianificate per risparmiare ancora più tempo!

13.5.3.4. Passo 4: Pagare il governo

L’ultima operazione da compiere è relativa alle tasse governative. Il conto delle passività ha raccolta le tasse spettanti alle varie agenzie governative; queste devono essere pagate periodicamente inviando, per esempio, un assegno agli uffici competenti. Per registrare il pagamento in GnuCash è sufficiente inserire una transazione a due conti dal (per esempio) il conto corrente per pagare la passività derivante dalle imposte. La transazione avviene esclusivamente tra il conto corrente e il conto delle passività; nell’operazione non viene coinvolto alcun conto delle uscite. Il conto delle uscite è addebitato nel momento in cui viene registrata la passività relativa alle imposte.

13.5.4. Business Payroll Example

Using the account setup seen previously, let’s go through an example. Assume that there are 2 employees (E1 and E2) who each earn $1000 per month gross salary. The employee contribution to Tax1 and Tax2 are 10% and 5% respectively. The company contribution to Tax1 and Tax2 are 15% and 10% each on top of the employee’s gross salary.

Starting with $50k in the bank, and before doing any payroll, the account hierarchy looks like this:

Libro paga - Esempio 1

Impostazione iniziale del libro paga

The deductions list for employee 1 are:

  • D_STIPENDIO_LORDO - stipendio lordo del dipendente - €1.000

  • D_IMPOSTA1 - Contributo del dipendente all’imposta1 - €100 (10% si D_STIPENDIO_LORDO)

  • D_IMPOSTA2 - Contributo del dipendente all’imposta2 - €50 (5% di D_STIPENDIO_LORDO)

  • S_IMPOSTA1 - Contributo della società all’imposta1 - €150 (15% di D_STIPENDIO_LORDO)

  • S_IMPOSTA2 - Contributo della società all’imposta2 - €100 (10% di D_STIPENDIO_LORDO)

Tabella 13.2. Schema della transazione per il Dipendente 1

ContoAumentoDiminuzione
Attività:Conto corrente €850 (D_STIPENDIO-NETTO)
Uscite:Stipendi€1000 (D_STIPENDIO_LORDO) 
Passività:Imposta1 €100 (D_IMPOSTA1)
Passività:Imposta2 €50 (D_IMPOSTA2)
Uscite:Imposta1€150 (S_IMPOSTA1) 
Passività:Imposta1 €150 (S_IMPOSTA1)
Uscite:Imposta2€100 (S_IMPOSTA2) 
Passività:Imposta2 €100 (S_IMPOSTA2)


From the checking account, enter the split transaction for employee 1. It should look like this:

Libro paga - Esempio 2

Transazione suddivisa per il Dipendente1

Suggerimento

Quando si pagano i dipendenti, inserire solamente il nome del dipendente nel campo della descrizione. Se si decide di utilizzare GnuCash anche per la stampa degli assegni, l’assegno verrà creato con il nome corretto del dipendente a cui si riferisce. Per registrare altre informazioni nella transazione oltre al nome del dipendente, utilizzare il campo delle note, disponibile quando si visualizza il registro nella modalità a doppia linea.

Si ripeta la procedura descritta anche per il secondo dipendente; al termine la struttura dei conti assomiglierà a questa:

Libro paga - esempio 3

La struttura dei conti dopo aver pagato gli stipendi

Now, you will enter the company contributions. The Liabilities:Tax1 and Liabilities:Tax2 accounts track how much you must pay to the government for each tax type. When it is time to pay these agencies, you will make a transaction from the checking account to these liability accounts. No expense accounts are involved. The main account will then appear like this:

Libro paga - esempio 4

I conti dopo aver pagato le imposte governative