Quicken es uno de los programas más vendido en toda la historia. Casi todo el mundo que ha tenido un PC o un MAC desde finales de los 80 ha tenido una copia del programa en alguna parte, y multitud de gente lo utiliza actualmente para manejar sus finanzas. ¿Por qué? Porque funciona de maravilla e Intuit ha hecho un gran trabajo en ofrecer en el programa lo que la gente quiere.
Han hecho tan buen trabajo, que de hecho, muchos seguidores de Linux mantienen un partición Windows en su equipo solamente para poder ejecutar Quicken y los últimos juegos. Por lo queremos ofrecerle una forma de introducir todos los datos de Quicken en GnuCash y eliminar una barrera más para poner el buen sistema de archivos ext2 en esa partición Windows.
El problema es que GnuCash es un sistema de contabilidad de doble entrada real y Quicken tiene una visión muy simple sobre que es una cuenta, que es una transacción, y, más crítico aún, es severamente simple es su modelo de datos, es decir, que graba en los archivos de datos.
Resumiendo, los archivos QIF no contienen la información necesaria para reconstruir de forma acurada y completa su jerarquía de cuentas del programa Quicken en el sistema de doble entrada de GnuCash sin algunas ayudas del código de importación así como de guías, proporcionadas por usted.
Los archivos QIF omiten pequeñas cosas que pueden ser afectadas al examinar los datos acuradamente.
Por ejemplo, ¿Hay números en formato decimal [1,000.00 == 1000] o formato decimal europeo [1.000,00 == 1000]?
¿O hay fechas
m/d/y |
y/m/d |
Más problemáticos son cosas principales que hay pocas formas de determinar.
Por ejemplo, determinar la moneda en que se expresan las cantidades en el archivo.
o que cuenta contiene el archivo.
El importador de archivos QIF de GnuCash realiza un gran trabajo determinando lo que puede, pero debe vigilar todo el proceso de cerca. Afortunadamente, el sistema está diseñado para poder corregir problemas antes de que los cambios se introduzcan en las cuentas de GnuCash. Nada se modifica en sus cuentas de GnuCash hasta que no apriete el botón "Aceptar" final.
En la siguiente sección, verá una introducción al archivo QIF y sus "características". Puede parecer innecesario técnicamente, pero si está familiarizado con él será capaz de entender lo que seguir los pasos si tiene que revisar los errores para hacer que un archivo problemático funcione, y como leer y editar los archivos QIF para reparar posibles errores.
Hay dos "caminos" principales para utilizar el importador de archivos QIF de GnuCash
Uno es el camino "Soy un usuario Quicken emigrando a GnuCash".
El otro es el camino "Estoy obteniendo algunas actualizaciones desde mi banco con un archivo QIF".
Este documento se centra principalmente en el primero, ya que los nuevos usuarios suelen necesitaría mayor ayuda y realmente no empiezan a utilizar GnuCash hasta que no importan sus antiguos datos. Afortunadamente, una vez se aprende el primer camino, el otro será sencillo.
Los archivos QIF son archivos de texto plano formateados con parejas marca-valor. Al principio de cada linea hay una "marca" de un solo carácter seguido inmediatamente por el "valor", que se extiende hasta el final de la linea.
No se preocupe por tener que editar el archivo utilizando less o de otro editor de textos si tiene problemas importando datos de Quicken; cambios con una simple operación de búsqueda-y-reemplazo pueden reparar cualquier problema que tenga con un archivo QIF. Y una operación de búsqueda-y-reemplazo con regexp hará el resto.
Las colecciones de parejas marca-valor forman registros de diferentes tipos. Hay registros para guardar los nombres y las descripciones de sus cuentas y de las categorías de gastos y cobros que ha definido en Quicken. Hay registros que definen las "clases" de Quicken (parecidas a subcuentas, parecidos a categorías, pero no exactamente). Y hay registros para describir las transacciones.
Aquí hay un registro de transacción típico de Quicken:
!Type:Bank
D6/20/97
T-500
N1012
C*
M
P
L[Visa]
^
La marca ! significa el inicio de la sección de registros de un cierto tipo. En este caso, transacciones del banco. Type:Cat significa una sección de descripciones de Categoría, Account significa descripciones de cuenta, y así.
La marca D significa la fecha. Observe la "característica" compatible con año 2000 (y2k). Es una "característica" maravillosa de algunas versiones de Quicken y fechas en 2000:
D1/ 1' 0
T-640.00
CX
N511
PJoe Bob
LRent:Apartment
^
Oups! Afortunadamente el importador de QIF de GnuCash puede interpretar todas los formatos de fecha raros que puede encontrar en la lista gnucash-devel.
El campo T es la cantidad "Total" de la transacción. Si hay varios elementos, la suma de todos los elementos está en el campo T. El dinero con valor negativo significa dinero que sale de cuenta.
El campo N es un "Número", que normalmente es un número de verificación o algún otro número identificativo para la transacción.
El campo C representa el estado Eliminado/Reconciliación de la transacción. Una x o una X en este campo significa la transacción está "Eliminada", una * significa la transacción está Reconciliada.
El campo M es la explicación de la transacción (memo).
El campo P es el beneficiario (receptor).
El campo L es la linea de Cuenta/Categoría. Si el valor en este campo está encerrado en corchetes, como [Visa], esta transacción es una transferencia a una cuenta de Quicken llamada Visa. Si no hay corchetes, la transacción es en a una Categoría (como Alquilar:Apartamento).
La marca ^ significa Final de Registro.
Los usuarios de Quicken que hagan uso de Clases verán un carácter barra (/) seguido por el nombre de la clase añadido en la línea Categoría (como [Visa]/Project)
Si una transacción tiene varios "elementos", significa que es una transacción con "esta" cuenta pero está "separada" en múltiples cuentas de fuente/destino, los elementos (de cada separación) se describen para cada elemento con un campo S para la clase/cuenta/categoría, campo $ para la cantidad del elemento, y un campo E para la explicación (memo) por elemento. El total de todos los campos $ en el registro de la transacción debe ser igual al campo T.
Observe que en ningún lugar del registro de la transacción, ni en ningún lugar del archivo, el programa Quicken guarda el nombre de la cuenta que se describe con el archivo. No pregunte porqué, no se sabe. Microsoft Money (que también puede guardar archivos QIF) utiliza un "truco" para tener la información en el archivo. Si la primera transacción bancaria del archivo tiene un destinatario "Opening Balance", la linea L contiene el nombre de la cuenta del archivo:
!Type:Bank
D12/03/95
T4,706.57
CX
POpening Balance
L[New Bank]
^
Los registros "Opening Balance" son tratados de forma especial, ya que no significan lo que los datos aparecen indicar (si lo interpreta literalmente, como uno transferencia de $4706.57 de [New Bank] a [New Bank], el balance es $0.00). En la sección Pestaña Cuentas hay una explicación de que se hace con ellos.
Quicken y otros programas que utilizan QIF como formato de exportación saben como poner la historia de múltiples cuentas dentro de un único archivo QIF. Hacen esto introduciendo el texto "!Account" como prefijo antes del conjunto de transacciones de/a la cuenta.
El importador QIF debe ser capaz de tratar estos archivos correctamente. Quizá piense que la "Cuenta QIF de defecto" parezca algo arbitrario; para exportaciones de multi-cuentas, la cuenta referenciada es la primera con el registro "Opening Balance". Sin embargo, como Quicken explícitamente lista la cuenta para cada transacción en las exportaciones multi-cuenta, no se puede obtener ninguna transacción en la cuenta por defecto en vez de en las que se supone debe estar allí.
La guía de "uso rápido": Para cargar sus archivos, apriete el botón "Seleccionar ..." en la pestaña Archivos para buscar el archivo, entonces apriete el botón "Cargar Archivo" en la parte inferior de la pestaña Archivos para ejecutar la carga.
Repita este proceso hasta que todos los archivos estén cargados (lea la explicación para ver como puede cargar todos los archivos a la vez). Verifique las Cuentas y Categorías (mediante sus respectivos diálogos) y realice las correcciones si son necesarias. Entonces apriete el botón grande Aceptar.
Porqué necesita cargar todos sus archivos a la vez:
Hay dos tipos distintos de archivos QIF: aquellos que describen las cuentas simples y aquellos que describen las cuentas múltiples. Ambos tipos intentar ser "completos" en contener todas las transacciones que afectan a la cuenta que representan. Lo que significa es que si tiene cuentas Quicken multiples, con transferencias entre ellas, las transacciones aparecerán en múltiples cuentas. Esto significa que si no es precavido a la hora de evitar las transacciones duplicadas acabará por tener un balance incorrecto en GnuCash. Definitivamente algo horrible.
Para obtener la mejor replicación posible de su árbol de cuentas de Quicken, exporte todo lo que puede desde Quicken y luego impórtelo todo en una única sesión, tanto como un archivo QIF único que contiene todas sus cuentas juntas o como archivos individuales para cada cuenta. La pestaña Archivos le permite cargar tantos archivos como quiera, y asegurarse que la moneda, el nombre de la cuenta de Quicken, y lo demás son correctas para cada uno. El importador puede hacer realmente un buen trabajo atrapando las referencias cruzadas (cuáles son y marcarlas).
La mayor parte del importador está escrito en Guile, y puede ser un poco lento para archivos QIF largos. La carga de archivos suele tardar 5-6 segundos por un archivo QIF con aproximadamente 1000 transacciones.
Cuando haya cargado todos los archivos en el importador, vaya a la pestaña Cuentas, y luego a la pestaña Categorías, y verifique que el importador va a introducir las transacciones de Quicken en el lugar correcto. Puede apretar para desplegar un diálogo y modificar el nombre/tipo de cuenta de destino para cualquier cuenta QIF. No se preocupe por cambiar estas cuentas de destino cada vez, son obtenidas por el importador basadas en el nombre y tipo de las cuentas QIF. El mapeado de cuentas Quicken a cuentas GnuCash se informa en el archivo de configuración cuando aprieta "Aceptar", por lo que si importa más archivos Quicken describiendo estas mismas cuentas no deberá corregir el importador de nuevo.
Asegúrese (especialmente en la pestaña Cuentas) que los nombres de las cuentas QIF se referencian con dos nombres diferentes, asegúrese que la "Cuenta QIF" de cada archivos en la pestaña Archivos es lo que piensa que es. Si la Cuenta QIF de un archivo es incorrecta, el importador no será capaz de transferirla correctamente y sus balances serán erróneos. Si la Cuenta QIF de un archivo es incorrecta, seleccione el archivo en la pestaña Archivo, desmarque la caja de verificación "Auto", y edite el campo "edit" para que contenga el nombre correcto, luego apriete "Cargar Archivo" de nuevo. Se le preguntará confirmar la recarga del archivo y entonces se hará. Vuelva a la pestaña Cuentas, y observe que el problema se soluciona, repita este proceso tantas veces como sea necesario.
Cuando esté satisfecho con la correspondencia de cuentas (haga doble clic en ellas, asegúrandose de grabar la sesión GnuCash antes por seguridad), luego y solamente luego apriete "Aceptar". Si aprieta Cancelar en cualquier momento, sus cuentas no serán modificadas.
Le recordamos, como el importador está escrito en su mayor parte en Guile, que puede ser bastante lento en archivos QIF grandes. Tarda 3-4 segundos para insertar 1000 transacciones en GnuCash en un Celeron 433, proporcionalmente más tiempo con CPUs más lentas. Pocas veces debe hacer importaciones grandes como ésas, afortunadamente, por lo que no es preocupante.
La primera cosa a hacer es cargar todos sus archivos. Apriete en "Seleccionar Archivo", escoja su archivo, luego introduzca los datos necesarios en los campos cuenta, moneda, formato numérico, y fecha, y luego apriete "Cargar Archivo". El campo Moneda tiene como valor por defecto la moneda por defecto de GnuCash (establecida en la pestaña Internacional del diálogo de Configuración). Intente autodetectar el formato numérico, el formato de fecha, y el nombre de cuenta primero. El formato numérico y los formatos de fechas estarán en "Autodetectar", si la autodetección no funciona en todos los casos; en ese caso, deberá hacer la selección manualmente. Probablemente sabe que el formato numérico es normalmente decimal; si es de Estados Unidos o Gran Bretaña, es "decimal" seguro. Casi todos los archivos QIF que hay en Estados Unidos tienen el formato de fecha m/d/y (d/m/y para España), por lo que intente esto si la autodetección no funciona.
Para descargar un archivo que ha cargado previamente, seleccione el nombre en la lista de archivos de la izquierda. Si modifica los parámetros para un archivos ya cargado, apriete "Cargar Archivo" de nuevo para cargarlo con los nuevos parámetros. No olvide desactivar "Auto" en la entrada de Cuenta QIF si desea introducirlos manualmente.
Si no hay ningún registro "Opening Balance" en el archivo, el nombre de la cuenta se obtiene del nombre del archivo: cualquier extensión .qif se elimina, y todos los guiones y subrayados son cambiados por espacios en blanco. Si desea modificar manualmente el nombre, guarde le archivo con un nombre que se el importador lea correctamente (p.e. guarde la cuenta "Mi Cuenta Bancaria" como Mi-Cuenta-Bancaria.qif o Mi_Cuenta_Bancaria.qif).
Cada línea en la pestaña Cuenta representa una referencia (relación) de la cuenta Quicken a la cuenta GnuCash. De igual modo, la pestaña Categorías muestra las relaciones de las categorías Quicken a las Cuentas GnuCash. Solamente las cuentas QIF referenciadas por una o más transacciones se muestran. El nombre de la cuenta GnuCash se muestra con el "nombre completo", incluyendo los nombres de todas las cuentas padres separadas por el carácter separador por defecto (generalmente ":").
La primera cosa a verificar es la columna de nombres de las cuentas Quicken. Asegúrese que no hay duplicaciones con los nombres (problemas may/min, etc...). Si una transacción QIF hace una transferencia a [Mi Cheque], y ha importado un archivo llamado mi-cheque.qif, puede tener una entrada de cuenta con nombre "mi cheque" y una con "Mi Cheque". Si son la misma cuenta, debe volver a la pestaña Archivos y recargar mi-cheque.qif con el nombre de cuenta Quicken correcto, Mi Cheque.
Cuando tenga todas las cuentas Quicken correctas, verifique la columna de cuentas GnuCash. La cuenta GnuCash por defecto para una cuenta Quicken se determina por un proceso de eliminación que obtiene el nombre más idóneo con la información disponible. Los nombres que se intentan son (en orden de preferencia):
Relaciones guardadas de sesiones de importaciones previas. Cada vez que aprieta "Aceptar" en el diálogo de importación, las relaciones que ha seleccionado se guardan para futuras importaciones. Actualmente, el archivo es siempre ~/.gnucash/qif-accounts-map. Si obtiene unas relaciones por defecto erróneas (por ejemplo, si modifica el nombre de cuenta y el importador quiere crear una nueva cuenta con el nombre antiguo) simplemente elimine ese archivo. Se está trabajando en mejorar la utilidad.
Cuentas similares de su árbol de cuentas existente en GnuCash. "Similar" significa que los tipos de cuentas son compatibles y los nombres se podrían razonablemente referir a la misma cosa. La búsqueda de nombres sigue como más preferentes correspondencia exacta con nombres de archivo, seguidos de correspondencias ignorando may/min, seguido de correspondencias con prefijos de cuentas padres (p.e. la cuenta QIF "Visa" corresponde con la cuenta GnuCash "Tarjetas Crédito:Visa"), y seguido de búsquedas en texto ("substring"). Si conoce un sistema heurístico bueno para este proceso, por favor avísenos.
Nueva Cuenta. El nombre de una nueva cuenta es actualmente el mismo nombre que la cuenta Quicken; de nuevo, si conoce un sistema mejor digánoslo. Se ha pensando en hacer una búsqueda en el árbol de cuentas para insertarla (si todas las cuentas de tarjetas de crédito existentes pertenecen a una cuenta, hacer la nueva cuenta como hija de élla,etc...). Está en la lista de tareas por hacer.
Verifique tanto el nombre como el tipo de una cuenta GnuCash para cada cuenta QIF. Si no está de acuerdo con estos valores, apriete en la fila que contiene la relación equivocada. Observará el diálogo Seleccionador de Cuentas que le permitirá hacer las modificaciones.
El seleccionador de cuentas está en desarrollo. La idea es que puede seleccionar una cuenta existente de un árbol jerárquico, o introducir la información para una nueva cuenta en los campos de la parte inferior. Aunque, ahora mismo es posible que haga cosas extrañas como especificar una subcuenta de una cuenta existente con un tipo que no es compatible con el del padre. Se está trabajando en arreglarlo. Se ha probado todos los casos desastrosos posibles que puede hacer y no ocurre nada terrible excepto que su árbol de cuentas puede quedar en un estado que nunca quedaría a través del editor normal (una cuenta de tarjeta de crédito como hija de una cuenta bancaria, por ejemplo). No lo haga. Se está trabajando para repararlo.
Realmente todo ocurre cuando aprieta el botón "Aceptar", por lo que tiene una sección para él sólo.
Primero se hace un proceso de "marcar y verificar" para eliminar las mitades duplicadas de las transferencias en las transacciones cargadas de Quicken.
Se crea un árbol de cuentas en GnuCash que refleja su árbol jerárquico actual e incluye cualquier nueva cuenta añadidas por las relaciones de Cuentas y Categorías.
Todas las transacciones QIF son convertidas en elementos GnuCash e insertadas en el nuevo árbol de cuentas.
Finalmente, se llama al motor de GnuCash para insertar el árbol de cuentas antiguo con el árbol nuevo.
Si sus archivos Quicken tienen registros de "Balance Abierto" ("Opening Balance"), observará una cuenta llamada "Opening Balance" en la pestaña Cuentas. La contabilidad para cuentas abiertas es extraño, cuando se piensa en ello, porque provienen de cuentas que están fuera del mundo de GnuCash. En la lista de correo gnucash-devel hay una sugerencia para hacer una cuenta llamada "Ganancias Retenidas" como punto de entrada del "Balance Abierto", del tipo Equidad. Para ser razonable aunque no se entienda del todo, y es la cuenta por defecto para las cuentas llamadas "Opening Balance".
En la vista de Categorías, puede observar un entrada de Categoría QIF en blanco. Las transacciones Quicken no requieren tener una Categoría, pero las transacciones GnuCash requieren tener un origen y un destino. La categoría en blanco le permite seleccionar a que cuenta de GnuCash van a parar todas las transacciones sin categoría. Normalmente serán transacciones varias que ha hecho, rectificaciones de caja, y por el estilo, por lo que probablemente quiere ponerlas en una cuenta "Gastos Varios" o parecida. Puede tener sentido ponerla como cuenta de equidad.
Las transacciones de acciones de Quicken tienen un patrón reconocible para los pagos de dividendos. Si el importador puede decir que una transacción es realmente una transferencia de dividendos entonces por defecto creará una cuenta de cobros llamada "Dividendo". Esta categoría no es presente normalmente en los archivos Quicken, por lo que se crea por arte de magia.
Quicken tiene una abstracción de una cuenta simple que representa los "fondos familiares" para permitir transferencias sencillas entre las diversas cuentas administradas por una familia. El importador de GnuCash SIEMPRE fallará la primera vez, porque Quicken, adrede, pone información incorrecta en el archivo. La cuenta "vacía" representa los fondos de la familia como un todo que seguramente debería ser una cuenta bancaria, donde las transferencias a y desde ella en un archivo Quicken se expresan en monedas, no funciona. El balance de esta cuenta se supone siempre igual a 0 porque se utiliza como intermediaria entre dos cuentas en la familia. Se arreglará el problema cuando alguien nos explique como funciona.
Las cuentas de comisiones realmente confunden a la gente. Básicamente, nuestra interpretación es que las "cuentas de comisiones" por ellas mismas deberían ser cuentas bancarias. El único problema es en inserciones como pagos de dividendos de bienes a la cuenta de comisión. Si utiliza una cuenta de Dividendo, puede perder la información acerca de donde proviene el dividendo. El importador intenta guardar esta información poniendo el nombre de seguridad en la entrada Pagador ( que se muestra en GnuCash en el campo Descripción de la transacción). Si dispone de una idea mejor, por favor avísenos.