| Manual do Utilizador GnuCash | ||
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C/R (Contas a Receber) e C/P (Contas a Pagar) são utilizadas por empresas para registar vendas pelas quais não serão imediatamente pagas, ou para registar contas que receberam, mas apenas irão pagar mais tarde. Este tipo de contas é utilizado principalmente quando você tem muitas facturas e recibos a entrar e sair, e não lhes deseja perder o controlo apenas porque não as paga/é pago imediatamente.
Para a maior parte dos utilizadores domésticos, C/R e C/P são demasiado complicadas e confusas para valerem o esforço.
Vamos assumir que em vez de requerer que os seus clientes lhe paguem imediatamente, em dinheiro, lhes emite uma factura e lhes dá 30 dias para efectuar o pagamento. (Após 30 dias, podemos começar a cobrar juros e a enviar cartas de caloteiro :-)). Quando efectuamos uma venda, as duas contas afectadas são Vendas (uma conta de receitas) e Contas a Receber. Contas a Receber são activos, mas não são líquidos pois não os pode vender imediatamente, e certamente não são dinheiro. Quando o cliente paga a factura, você transfere o montante de C/R para Dinheiro. Isto é feito em dois passos pois você decidiu efectuar a sua contabilidade na base da efectivação e não no do dinheiro. Isto deve-se a que a maioria das suas transacções não se baseiam apenas em dinheiro trocar de mãos, mas antes em contrair obrigações (ou dívidas).
Em operações mais sofisticadas, pode existir uma muito mais complexa sequência de documentos gerados e acompanhados:
Um cliente envia uma Ordem de Compra, que autoriza a compra.
Uma Ordem de Produção calendariza a produção do que quer que seja que o cliente deseja adquirir.
Uma Guia de Remessa é emitida, para enviar os bens para o cliente.
Uma vez enviados, uma Factura é emitida, representando um pedido de pagamento.
As vendas são registadas assim que ocorrem. Infelizmente, você pode acabar por vender produtos a operadores mal-intencionados desconhecendo tal facto, e ficar com uma "dívida incobrável". Por forma a determinar que partes das Contas a Receber parecem estar mais em risco, é normal organizar as C/R baseadas na "idade" das dívidas, sendo comum a segmentação em várias idades, de pagamentos em aberto à 0-30 dias, em aberto à 31-60 dias, 61-90 dias, e depois aqueles que estão mesmo atrasados. A dada altura, poderá tornar-se óbvio que o cliente nunca irá pagar o que deve, e temos de registar a dívida como Dívida Incobrável. Nessa altura, é normal registar a entrada da seguinte forma: (Atenção às especificidades da lei portuguesa sobre prazos de incobrabilidade)
Table 2. Exemplo de Custo de Dívida Incobrável
| Conta | Déb. | Créd. |
|---|---|---|
| Custo de Dív. Incobrável | 100,000$ | |
| Contas a Receber | 100,000$ |
Poderia ter reduzido as Receitas de Vendas, mas as empresas tendem a preferir controlar especificamente os montantes que vão perdendo para maus clientes.
Aviso: Conceito Contabilístico Avançado. Dívidas Incobráveis são um exemplo de uma "contra-conta". Não nos referimos a montantes pagos aos rebeldes na Niquerágua, mas antes ao conceito de que a conta é uma conta de receita que é esperado conter um saldo oposto ao que normalmente deveria, para que contra-balance o saldo de outra conta de receitas. Amortizações Acumuladas, utilizada para reduzir o valor de um activo ao longo do tempo, é outro exemplo de uma contra-conta.
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