8.1. Suchen & Finden

8.1. Suchen & Finden
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Zusammenfassung

Der Suchen-Dialog in GnuCash kann sowohl für das Abschnitt 8.1.1, „Suchen von Buchungen“, als auch für das Abschnitt 8.1.2, „Find Customer, Invoice, Job, Vendor, Bill, Employee, Expense Voucher“ in Ihrer Datendatei verwendet werden. Dies ist von dem Kontext abhängig, in dem Sie eine Suche beginnen.

	Tipp
	Im Dialogtitel und in der ersten Zeile des Suchen-Dialogs wird ersichtlich, welche Elemente mit der Suche gefunden werden können.

8.1.1. Suchen von Buchungen

Die Funktion Buchungen suchen wird verwendet, um nach Buchungen in Ihrem aktuellen GnuCash-Buch zu suchen und die Ergebnisse in einer Registerkarte vom Typ Abschnitt 6.18, „Journal“ anzuzeigen. Um den Dialog Buchungen suchen aufzurufen, verwenden Sie im Menü den Eintrag Bearbeiten → Suchen… (Strg+F).

Abhängig davon, wie tief Sie in Ihren Daten abtauchen wollen, werden die folgenden Ausgangssituationen unterschieden:

Ein einzelnes Konto durchsuchen: Führen Sie die Suche in der Registerkarte eines Kontos durch, so werden nur die zu diesem Konto zugehörigen Buchungsteile durchsucht.
Das gesamte GnuCash-Buch durchsuchen: Starten Sie die Suche entweder in der Kontenübersicht, oder in dem geöffneten Abschnitt 6.18, „Journal“, so wird die Suche über alle Konten ausgeführt.

Wenn Sie zuvor die Buchungen in einem Kontenblatt mit Ansicht → Filtern nach… filtern, dann werden in diesem Konto nur die Buchungen durchsucht, die durch den Filter angezeigt werden. Suchen Sie in einem gefiltertem Kontenblatt oder einem Abschnitt 6.18, „Journal“, werden alle Buchungsteile in allen zutreffenden Buchungen —im letzteren Fall diejenigen in dem geöffneten Kontenblatt— durchsucht.

Der Dialog Buchungen suchen besteht aus zwei horizontalen Bereichen. Der obere Bereich beschreibt ein oder mehrere Suchkriterien und der untere Bereich ermöglicht die Angabe eines Suchtyp.

Abbildung 8.1. Der „Buchungen suchen“-Dialog

8.1.1.1. Suchkriterien

Der Bereich Suchkriterum enthält zwei Schaltflächen sowie eine oder mehrere Zeilen zur Angabe von Suchkriterien.

Hinzufügen

Mit der Schaltfläche Hinzufügen kann eine weitere Zeile für die Suche mit mehreren Kriterien ergänzt werden. Bevor eine neue Zeile hinzugefügt werden kann, muss das bestehende Suchkriterium vollständig angegeben sein.

Nach Einträgen suchen, für die gilt…


Alle Kriterien werden erfüllt: Die Auswahl Alle Kriterien werden erfüllt erfordert, dass alle Suchkriterien mindestens eine Übereinstimmung aufweisen. Das entspricht einer UND-Verknüpfung der Suchkriterien.

Irgendeines der Kriterien wird erfüllt: Die Suche mit Irgendeines der Kriterien wird erfüllt bedeutet, dass nur eines der Suchkriterien übereinstimmen muss. Dies kommt einer ODER-Verknüpfung gleich.

Kriterienzeilen

Mit einer oder mehreren Kriterienzeile können Sie durch Anwendung verschiedener Suchkriterien die Suche nach Buchungen steuern. Hierbei kann mit der ersten Schaltfläche ausgewählt werden, in welchem Datenfeld innerhalb einer Buchung oder in einem Buchungsteil gesucht werden soll. Die weiteren Suchparameter in der Kriterienzeile sind abhängig von der Einstellung der ersten Schaltfläche. In der Tabelle Tabelle 8.1, „Suchkriterien für: Buchungsteil“ ist eine umfassende Liste von möglichen Kombinationen dargestellt.

	Tipp
	Am Ende jeder Zeile befindet sich die Schaltfläche „Entfernen“, um dieselbe zu löschen.

Die Suchergebnisse hängen von der Registerkarte ab, von der aus Sie die Suche starten und ob das gewählte Datenfeld zur Buchung oder einem Buchungsteil gehört.

Diese Felder gehören zur Buchung:

Beschreibung
Bemerkung
Nummer
Buchungsdatum

Wohingegen die anderen Felder in den Buchungsteilen enthalten sind und somit jeweils einem einzigen Konto zugeordnet sind:

Buchungsnummer
Nummer/Aktion
Datum des Abgleichs
Wert
Anteile
Wertpapier-/Anteilspreis
Abgleichen
Abschlussbuchungen
Ausgeglichene Buchungen
Konto

8.1.1.2. Suchtypen

Im Abschnitt Suchtyp gibt es fünf Auswahlmöglichkeiten. Die erste Option ist immer aktiviert, die folgenden drei sind verfügbar, wenn Sie die Option Suchen… aus einem Kontobuch heraus starten oder, falls der Befehl Suchen… von einem anderen Fenster aus aufgerufen wurde, nach der Ausführung des ersten Suchvorgangs. Die letzte Option ist nur verfügbar für das Abschnitt 8.1.2, „Find Customer, Invoice, Job, Vendor, Bill, Employee, Expense Voucher“.


Neue Suche: Eine neue Suche nach Buchungen durchführen.

Verfeinern der aktuellen Suche: Innerhalb der Ergebnisse der vorherigen Suche mit geänderten Suchkriterien erneut suchen.

Ergebnisse zur aktuellen Suche hinzufügen: Die Ergebnisse auf der Grundlage der ersten Suchkriterien oder an Hand von neuen Kriterien ergänzen.

Ergebnisse von der aktuellen Suche löschen: Alle Ergebnisse verwerfen, die mit den vorherigen Suchergebnissen übereinstimmen.

Nur aktuelle Daten durchsuchen: Wenn aktiviert, wird in den Daten gesucht, die als aktiv gekennzeichnet sind. Ansonsten werden alle Daten durchsucht. Diese Auswahl ist für Buchungen suchen deaktiviert, da sie nur für das Abschnitt 8.1.2, „Find Customer, Invoice, Job, Vendor, Bill, Employee, Expense Voucher“ genutzt werden kann.

	Anmerkung
	Bei der Auswahl der Suchkriterien ist zu beachten, dass die Kriterien auf einzelne Buchungsteile oder Felder in den Buchungen angewendet werden und dass die gesamte Buchung in den Ergebnissen enthalten ist. Es gibt keinen visuellen Hinweis in den Ergebnissen, welcher Buchungsteil oder welches Feld die Suchkriterien erfüllt.

Sobald Sie die Suchkriterien festgelegt haben, können Sie auf die Schaltfläche Suchen klicken. Der Dialog schließt sich und die Suchergebnisse werden in einer neuen Registerkarte angezeigt. Ein Bericht über die Suchergebnisse kann mit Berichte → Kontenbericht erstellt und gedruckt werden. Der Kontenbericht hat nur begrenzte Formatierungsmöglichkeiten, kann aber wie alle GnuCash-Berichte, da er im html-Format erstellt wird, kopiert und in eine Tabellenkalkulation eingefügt werden, um ihn weiter zu formatieren. Alternativ kann der Kontenbericht in eine html-Datei exportiert werden und die html-Datei kann in einer Tabellenkalkulation geöffnet werden.

	Anmerkung
	Drücken Sie die Schaltfläche Schließen, um den Dialog zu beenden ohne eine Suche auszuführen.

8.1.1.3. Verwendbare Suchkriterien

Tabelle 8.1. Suchkriterien für: Buchungsteil

Datenfeld	Steuerungselement 2 ^[a]	Steuerungselement 3	Steuerungselement 4
Beschreibung ^[b] Bemerkung^[b] Buchungstext Beschreibung, Bemerkung, Buchungstext ^[c] Nummer^[b] Aktion	enthält	Suchkriterium	Groß-/Kleinschreibung beachten?
	gleich
	entspricht regulärem Ausdruck ^[d]
	entspricht nicht regulärem Ausdruck^[d]
Datum des Abgleichs Buchungsdatum^[b]	vor	Datum wählen
	vor oder am
	am
	nicht am
	nach
	nach oder am
Wert	hat Haben oder Soll hat Soll hat Haben	kleiner	Suchkriterium
		kleiner oder gleich
		gleich
		ungleich
		größer
		größer oder gleich
Anteil Wertpapier-/Anteilspreis	kleiner	Suchkriterium
	kleiner oder gleich
	gleich
	ungleich
	größer
	größer oder gleich
Abgleichen ^[e]	ist ist nicht	Unbestätigt
		Bestätigt
		Abgeglichen
		Fixiert
		Storniert
Abschlussbuchung ^[f] Ausgeglichene Buchungen ^[g]	Aktiviert
Abschlussbuchung ^[f] Ausgeglichene Buchungen ^[g]	nicht Aktiviert
Konto	entspricht irgendeinem Konto	Konten wählen
Konto	entspricht keinem Konto	Konten wählen
Alle Konten	entspricht allen Konten	Konten wählen
^[a]Der Begriff Steuerungselement steht in diesem Dialog stellvertretend für alle Bedienelemente. Dieses können Auswahlfelder, Eingabefelder, Kontrollkästchen, Schaltflächen, usw. sein. ^[b]Die Felder Beschreibung, Bemerkung, Nummer und Buchungsdatum gehören zur Buchung, alle anderen durchsuchbaren Felder sind Teil einzelner Buchungsteile. ^[c]Sucht gleichzeitig nach einem Begriff in den Feldern Beschreibung und Bemerkung der Buchung sowie in dem Buchungstext des Buchungsteils. ^[d]Ein regulärer Ausdruck, auch als Regex bekannt, bezeichnet eine Textsuche, wie sie in verschiedenen Anwendungsprogrammen verwendet wird. Unter anderem bieten die Textverarbeitung und die Tabellenkalkulation des Office-Paketes OpenOffice.org die Möglichkeit, mit regulären Ausdrücken im Text zu suchen. ^[e]Die Option Abgleichen wendet die ausgewählten Kriterien auf jede Zeile einer Buchung einzeln an. Jede Buchung kann nur einen der angegebenen Werte haben, aber oft gibt es eine Mischung von Werten innerhalb einer vollständigen Buchung, so dass Begleitzeilen die ausgewählten Kriterien möglicherweise nicht erfüllen. Siehe den separaten Hinweis zur Definition von Statuswerten. Für eine detaillierte Beschreibung der Status von Buchungen siehe Abschnitt 6.11, „Setzen des Abgleichstatus (Feld A) einer Buchung.“ ^[f]Diese Auswahl findet Buchungen, deren Buchungsteil durch Werkzeuge → Buchabschluss als Abschlussbuchung markiert ist. ^[g]Diese Auswahl findet Buchungen, die ausgeglichen sind oder nicht ausgeglichen sind. Da es `GnuCash` fast immer gelingt, Buchungen auszugleichen, werden fast immer alle möglichen Buchungen zurückgegeben. Es ist jedoch möglich, eine Buchung zu erstellen, die mehrere Handelsgüter enthält, welche nicht ausgeglichen werden können. Mit deaktivieren des Kästchens werden diese Buchungen gefunden.

8.1.1.4. Erläuterungen zum Suchkriterium „Abgleichen“

Das Kriterium Abgleichen verdient eine nähere Erläuterung. Denken Sie sich die ausgewählten Abgleichstatus-Schaltflächen (Unbestätigt, Bestätigt, usw.) als eine einzige Gruppe auf die ein logisches „ODER“ angewandt wird. Mit anderen Worten, die Auswahl „ist“ bzw. „ist nicht“ wird mit „ODER“ der ausgewählten Status-Schaltflächen verknüpft. Die Schaltflächen, die nicht ausgewählt sind, werden einfach ignoriert. Es ist nicht dasselbe wie zu sagen, dass der Abgleichstatus nicht einer von diesen sein kann.

Zum Beispiel: Wenn Sie Abgleichen / ist / Bestätigt / Abgeglichen wählen, bedeutet das soviel, wie Sie möchten alle Buchungen angezeigt bekommen, die bestätigte oder abgegliche Buchungsteile enthalten. (Stellen Sie sich ein unsichtbares ODER zwischen allen ausgewählten Status Schaltflächen vor.) Das ist dasselbe wie die Auswahl von Abgleichen / ist / Bestätigt, dann ein weiteres Suchkriterium mit der Schaltfläche Hinzufügen einfügen, und in der neuen Zeile wählen Sie Abgleichen / ist / Abgeglichen und schließlich die Auswahl von Nach Einträgen suchen, für die gilt, irgendeines der Kriterien wird erfüllt. In beiden Fällen wird GnuCash genau die gleichen Buchungen anzeigen.

8.1.1.5. Erläuterungen zum Suchkriterium „Konten“ und „Alle Konten“

Wenn die Suchfunktion aus einer Abschnitt 4.3, „Kontenübersicht“ oder einem Abschnitt 6.18, „Journal“ aufgerufen wird, dann führt die Verwendung des Suchkriteriumes Konto eine Suche in den Konten durch, die in dem Dialogfeld Konten wählen markiert sind. Diese bedeutet, dass eine Übereinstimmung in einem der ausgewählten Konten entweder angezeigt —entspricht irgendeinem Konto— oder verworfen —entspricht keinem Konto— wird. Wird hingegen die Suche in einem regulären Kontenregister gestartet und das aktuelle Konto ist ausgewählt, werden alle Buchungen zurückgegeben oder, falls ein anderes Konto als das aktuelle ausgewählt wird, keine Buchungen.

Das Suchkriterium Alle Konten führt eine Suche durch, bei der Buchungen in den Konten, die im dem Dialog, nach Betätigen der Schaltfläche Konten wählen, markiert wurden, gefunden werden und mindestens einen Buchungsteil in jedem der ausgewählten Konten enthalten. Wenn die Suche in einem regulären Kontobuch gestartet wird, ist dies das einzige Kriterium, das Buchungsteile von anderen Konten prüft. Wenn Sie also den Dialog Buchungen suchen z.B. in Aktiva:Umlaufvermögen:Girokonto öffnen und alle Buchungen dieses Kontos mit einem Buchungsteil in Ausgaben:Lebensmittel finden wollen, ist dies als Kriterium zu verwenden. Beachten Sie jedoch, dass es sich um eine UND-Suche handelt: Wenn Sie zusätzlich auch nach Ausgaben:Miete suchen, erhalten Sie nur die Buchungen mit einem Buchungsteil in jedem der beiden Konten und nicht die Buchungen mit nur einem einzigen Buchungsteil.

8.1.2. Find Customer, Invoice, Job, Vendor, Bill, Employee, Expense Voucher

The business find assistant is used to search for business related items (Customer, Invoice, Job, Vendor, Bill, Employee, Expense Voucher). To open the business search dialog select the desired item to Find from the Geschäft → Kunden → Kunde suchen…, Geschäft → Lieferant → Lieferant suchen… or Geschäft → Mitarbeiter → Mitarbeiter suchen… submenus.

	Tipp
	The titlebar and the first row of the assistant dialog reports the item type you are searching for: Customer, Invoice, Job, Vendor, Bill, Employee, Expense Voucher.

There are two panes in the Find dialog. The top pane contains the Search Criteria buttons and the bottom pane contains the Type of Search selection.

8.1.2.1. Search Criteria section

There are two buttons in the top of the Search Criteria pane. The left button allows you to Add another criteria row to search for multiple criteria.

	Anmerkung
	The existing criteria row needs to be completed before adding a new row.

The right button is used to Search for items where all criteria are met or Search for items where any criteria are met. The all criteria are met search requires all of the criteria rows to have at least one match. The any criteria are met search requires only one of the criteria rows to be matched.

The criteria row in the Search Criteria pane is used to combine different criteria buttons (see tables Tabelle 8.2, „Search criteria buttons - Customer Search“, Tabelle 8.3, „Search criteria buttons - Invoice Search“, Tabelle 8.4, „Search criteria buttons - Job Search“, Tabelle 8.5, „Search criteria buttons - Vendor Search“, Tabelle 8.6, „Search criteria buttons - Bill Search“, Tabelle 8.7, „Search criteria buttons - Employee Search“ Tabelle 8.8, „Search criteria buttons - Expense Voucher Search“ for a comprehensive list of combinations)

8.1.2.2. Type of Search section

In the Type of Search pane there are five selections. The first and alst options are always selectable while the following three are available only when you perform the first search by setting some search criteria and pressing the Find button.

New Search: Perform a new search
Refine current search: Search within the results of the previous search
Add results to current search: Search based on the first set of criteria or the new criteria
Delete results from current search: Discard any results that match the previous search results
Search only active data: Search only if data are marked as active.

8.1.2.3. The rest of the search dialog

When search criteria are selected, you can press the Find button. You will be presented with the list of search results in the same Find dialog.

	Tipp
	Aside from the results, `GnuCash` gives you some buttons to manage the highlighted result.

	Tipp
	In the bottom right of the Find dialog there is a button that allows you to create a New business item.

	Anmerkung
	Press the Close button to close the Find assistant dialog.

8.1.2.4. List of search criteria buttons

Tabelle 8.2. Search criteria buttons - Customer Search

Button 1	Button 2	Button 3	Button 4	Button 5
Company Name	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Customer ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Billing Contact	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Shipping Contact	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]

Tabelle 8.3. Search criteria buttons - Invoice Search

Button 1	Button 2	Button 3	Button 4	Button 5	Button 6
Invoice ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Company Name	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Date Opened	is before	Date selection field	Remove row
	is before or on
	is on
	is not on
	is after
	is on or after
Is Posted?	is	set true	Remove row
Is Posted?	is not	set true	Remove row
Date Posted	is before	Date selection field	Remove row
	is before or on
	is on
	is not on
	is after
	is on or after
Is Paid?	is	set true	Remove row
Is Paid?	is not	set true	Remove row
Billing ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Invoice Notes	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Invoice Owner	is	Customer	Criteria entry field	Select...	Remove row
		Vendor
		Employee
		Job
	is not	Customer
		Vendor
		Employee
		Job

Tabelle 8.4. Search criteria buttons - Job Search

Button 1	Button 2	Button 3	Button 4	Button 5
Job Name	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Job Number	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Billing ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Only Active?	is	set true	Remove row
Only Active?	is not	set true	Remove row
Owner's Name	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]

Tabelle 8.5. Search criteria buttons - Vendor Search

Button 1	Button 2	Button 3	Button 4	Button 5
Company Name	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Vendor ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Billing Contact	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]

Tabelle 8.6. Search criteria buttons - Bill Search

Button 1	Button 2	Button 3	Button 4	Button 5	Button 6
Bill ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Company Name	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Due Date	is before	Date selection field	Remove row
	is before or on
	is on
	is not on
	is after
	is on or after
Date Opened	is before	Date selection field	Remove row
	is before or on
	is on
	is not on
	is after
	is on or after
Is Posted?	is	set true	Remove row
Is Posted?	is not	set true	Remove row
Date Posted	is before	Date selection field	Remove row
	is before or on
	is on
	is not on
	is after
	is on or after
Is Paid?	is	set true	Remove row
Is Paid?	is not	set true	Remove row
Billing ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Bill Notes	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Bill Owner	is	Customer	Criteria entry field	Select...	Remove row
		Vendor
		Employee
		Job
	is not	Customer
		Vendor
		Employee
		Job

Tabelle 8.7. Search criteria buttons - Employee Search

Button 1	Button 2	Button 3	Button 4	Button 5
Employee Name	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Employee Username	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Employee ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]

Tabelle 8.8. Search criteria buttons - Expense Voucher Search

Button 1	Button 2	Button 3	Button 4	Button 5	Button 6
Voucher ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Employee Name	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Due Date	is before	Date selection field	Remove row
	is before or on
	is on
	is not on
	is after
	is on or after
Date Opened	is before	Date selection field	Remove row
	is before or on
	is on
	is not on
	is after
	is on or after
Is Posted?	is	set true	Remove row
Is Posted?	is not	set true	Remove row
Date Posted	is before	Date selection field	Remove row
	is before or on
	is on
	is not on
	is after
	is on or after
Is Paid?	is	set true	Remove row
Is Paid?	is not	set true	Remove row
Billing ID	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Voucher Notes	contains	Criteria entry field	Is entry Case Insensitive?	Remove row
	matches regex^[d]
	does not match regex^[d]
Voucher Owner	is	Customer	Criteria entry field	Select...	Remove row
		Vendor
		Employee
		Job
	is not	Customer
		Vendor
		Employee
		Job

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