Minden tranzakciónak meg kell terhelnie egy számlát és egyenlő összeggel jóvá kell írnia egy másikat. Ez biztosítja a könyvelés egyensúlyát: a bevételek és kiadások közötti különbség pontosan megegyezik az eszközök és kötelezettségek összegével.

A GnuCash csekkfüzet stílusú nyilvántartás, egy egyedi, kényelmes és ismerős felületet biztosít a pénzügyi tranzakciók beviteléhez.

A nyilvántartás támogatja az általános csekk- és hitelkártya-tranzakciókat, valamint a jövedelem, a részvény- és deviza-tranzakciókat. A következő szolgáltatások is rendelkezésre állnak:

• Felosztott tranzakciók bevitelének lehetősége
• Lehetőség egy tranzakció megjelölésére elszámoltként vagy egyeztetettként
• A megadott tranzakciók automatikus kitöltése
• Lehetőség több számla megjelenítésére egyetlen nyilvántartásablakban
• Egy összefoglaló sáv, amely megjeleníti a fontos számlaegyenleg-információkat
• Számos lehetőség a megjelenés és a megjelenítési stílus testreszabására

Létrehozhat ismétlődő tranzakciókat az összegek és az időszakok magas szintű testreszabásával. Beállíthat egy automatikus emlékeztetőt is, a tranzakció esedékessé válásának időpontjára.

Egy segéd, amely a GnuCash indításakor fut, lehetővé teszi az ütemezett tranzakciók elhalasztását anélkül, hogy törölné vagy megadná azokat a határidő előtt.

A GnuCash beépített modullal rendelkezik a pénzügyi adatok grafikonjainak megjelenítéséhez a következő formában:

• Oszlopdiagramok
• Kördiagramok
• Szórási diagramok

A GnuCash szabványos és testreszabható jelentések teljes készletét is tartalmazza, például:

• Mérleg
• Nyereség & Veszteség
• Portfólió értékelése
• és még sok más.

A grafikonok és jelentések, megjelenésükben és tartalmukban nagymértékben és egyszerűen testreszabhatók, hogy minden felhasználó igényét kielégítsék.

A Számlaegyeztetés lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy összehasonlítsa a számlán szereplő tranzakciókat a banki kivonattal. Ez a művelet nagyon hasznos a nyomon nem követett tranzakciók, vagy az adatbeviteli hibák észleléséhez, és annak biztosításához, hogy a könyvelése megegyezzen a bank könyvelésével.

Az GnuCash egyeztető eszköz, az egyeztetett és tisztázott egyenlegek futtatásával egyszerű feladattá teszi a banki kivonatokkal való egyeztetést.

A Bevétel/Kiadás számlatípusok (kategóriák) lehetővé teszik a pénzforgalom kategóriánkénti kezelését. Ha megfelelően használják a kettős könyvvitel funkcióval és a tőkeszámlákkal, lehetővé teszik olyan jelentések készítését, mint például a Nyereség és Veszteség, amelyek egyszerűbb rendszerekben nem lehetségesek.

Egyszerűsíti a kisvállalkozás irányítását az Ügyfél és a Szállító nyomon követésével, a Munkák, a Kimenő számlázás és a Bejövő számlák fizetésével, valamint az Adó és a Számlázási feltételek segítségével.

A Követelések és Kifizetendő számlák használatával még az alkalmazottak bérszámfejtése is kezelhető.

A GnuCash egy olyan eszközt is biztosít, amellyel kezelheti vállalkozása költségkeretét, így könnyedén megtervezheti a pénzügyi stratégiáját.

A különböző számlák különböző pénznemekben nevesítettek. A számlák közötti valutamozgások teljesen kiegyensúlyozottak, ha a kettős könyvelés engedélyezve van.

Részvények nyomon követése egyenként (számlánként egy), vagy számlaportfólióban (együtt megjeleníthető számlacsoport).

Kérje le a részvény és befektetési alap jegyzéseket különböző webhelyekről, frissítse a portfóliót automatikusan. Rendszeresen hozzáadunk további lekérdezési forrásokat.

A GnuCash alapértelmezés szerint xml formátumban tárolja az adatokat. A 2.4-es verziótól kezdődően a GnuCash pénzügyi adatok SQL adatbázisban is tárolhatók, az SQLite3, a MySQL vagy a PostgreSQL használatával.

Vegye figyelembe, hogy ez a funkció kísérleti jellegű. A legtöbb felhasználási esetnél működik, de néhány esetben adatvesztést eredményezett. A GnuCash fejlesztők minden problémát a bejelentéskor javítanak. Azonban nincs teljes tesztlefedettség, így továbbra is lehetnek olyan esetek, amelyek adatvesztést eredményeznek.

Ha más pénzügyi szoftverről költözik át, a GnuCash képes importálni az Intuit^®, a Quicken^® QIF fájlokat a segéd használatával.

A GnuCash egyben az első ingyenes szoftveralkalmazás, amely támogatja az OFX (Open Financial Exchange) protokollt, amelyet sok bank és pénzügyi szolgáltatás kezd használni.

A tranzakcióegyeztető rendszer biztosítja, hogy a duplikált tranzakciók pontosan felismerhetők és automatikusan törlődnek a fájlimportálás során.

A GnuCash az első ingyenes szoftveralkalmazás, amely támogatja a német Home Banking Computer Information (HBCI) protokollt, amely lehetővé teszi a német felhasználók számára, hogy kivonatokat töltsenek le, valamint banki átutalásokat és csoportos beszedési megbízásokat kezdeményezzenek.

A GnuCash számos különböző operációs rendszeren fut, beleértve a Windows, a MacOSX és a Linux rendszereket.

A GnuCash kezeli a nemzetközi dátumformátumokat és pénznemeket. Az alkalmazás menüit és felugró ablakait lefordították 61 nyelvre, köztük kínai, dán, francia, német, magyar, olasz, japán, norvég, lengyel, portugál, orosz, spanyol, svéd, török, ukrán és angol. A dokumentáció angol, francia, portugál és spanyol nyelveken érhető el.

A hatékony tranzakciólekérdezési párbeszédpanel segítségével gyorsan megtalálhatja a tűt a szénakazalban.

A csekkek szabványos formátumban nyomtathatók a közönséges csekkkészletekre. A testreszabható grafikus felhasználói felület lehetővé teszi egyéni csekk elrendezések kidolgozását.

Irányított párbeszéd a hiteltörlesztések ütemezett tranzakcióként történő beállításához.

A GnuCash nagyon jól dokumentált az alkalmazás kézikönyvével, az új felhasználók teljes mértékben kihasználhatják az Oktatóanyag és fogalmi útmutatót. Ez a dokumentum háttér-információkat ad a számviteli alapelvekről és arról, hogy ezek hogyan jelennek meg a GnuCash alkalmazásban, és sok gyakorlati példát mutat be lépésről lépésre.