Varje transaktion måste debitera ett konto och kreditera andra med samma belopp. Det säkerställer att böckerna balanserar: skillnaden mellan inkomster och utgifter är exakt lika med summan av tillgångar och skulder.

GnuCash-registret i checkboksstil ger ett anpassat, bekvämt och välbekant gränssnitt för att registrera ekonomiska transaktioner.

Registret stöder vanliga transaktioner för lönekonton och kreditkort samt inkomst-, aktie- och valutatransaktioner. Dessutom finns följande funktioner:

• Möjlighet att ange splittransaktioner
• Möjlighet att markera en transaktion som cleared eller avstämd
• Automatisk ifyllning av angivna transaktioner
• Möjlighet att visa flera konton i ett och samma registerfönster
• En sammanfattningsrad som visar all relevant saldoinformation för kontot
• Många alternativ för att anpassa utseende och visningsstil

Du kan skapa återkommande transaktioner med stor frihet att anpassa belopp och tidplan. Du kan också ställa in en automatisk påminnelse när en transaktion förfaller.

En assistent som körs när GnuCash startar gör det möjligt att skjuta upp schemalagda transaktioner utan att avbryta dem eller registrera dem före förfallodatumet.

GnuCash har en integrerad modul som visar diagram över dina ekonomiska data i form av:

• Stapeldiagram
• Cirkeldiagram
• Punktdiagram

GnuCash innehåller också en komplett uppsättning standardrapporter som kan anpassas, till exempel:

• Balansräkning
• Resultaträkning
• Portföljvärdering
• och många fler.

Diagram och rapporter kan enkelt anpassas i hög grad, både till utseende och innehåll, så att de passar varje användares behov.

Kontoavstämning gör att användaren kan jämföra transaktioner i ett konto med ett kontoutdrag från banken. Det är mycket användbart för att upptäcka oregistrerade transaktioner eller inmatningsfel och säkerställa att bokföringen stämmer med bankens.

GnuCash-verktyget för avstämning visar löpande avstämda och klarerade saldon och gör avstämning mot kontoutdrag enkel.

Kontotyperna för inkomster och utgifter (kategorier) låter dig kategorisera kassaflödet. När de används rätt tillsammans med dubbel bokföring och egetkapitalkonton kan du skapa rapporter som till exempel resultaträkningar, något enklare system inte klarar.

Förenkla hanteringen av ett småföretag med uppföljning av kunder och leverantörer, arbeten, fakturering, betalning av räkningar, skatt och betalningsvillkor.

Med kundfordrings- och leverantörsskuldkonton kan du även hantera löner för dina anställda.

GnuCash ger dig också ett verktyg för att hantera företagets budget, så att du enkelt kan planera den ekonomiska strategin.

Olika konton kan anges i olika valutor. Valutarörelser mellan konton balanseras helt när dubbel bokföring är aktiverad.

Följ aktier individuellt, en per konto, eller i en kontoporfölj, alltså en grupp konton som kan visas tillsammans.

Hämta kurser för aktier och fonder från olika webbplatser och uppdatera portföljen automatiskt. Nya priskällor läggs till regelbundet.

Som standard lagrar GnuCash data i XML-format. Från version 2.4 kan ekonomiska data i GnuCash lagras i en SQL-databas med SQLite3, MySQL eller PostgreSQL.

Den här funktionen betraktas som experimentell. Den fungerar i de flesta vanliga användningsfall, men vissa specialfall har rapporterats orsaka dataförlust. GnuCash-utvecklarna åtgärdar varje problem när det rapporteras. Testtäckningen är dock inte fullständig, så det kan fortfarande finnas situationer som orsakar dataförlust.

Om du flyttar från andra ekonomiprogram kan GnuCash importera QIF-filer från Intuit^® Quicken^® med en praktisk assistent.

GnuCash är också det första fria programmet som stöder protokollet OFX (Open Financial Exchange), som många banker och finansiella tjänster börjar använda.

Ett system för matchning av transaktioner ser till att dubbletter identifieras korrekt och tas bort automatiskt vid filimport.

GnuCash är det första fria programmet som stöder det tyska protokollet Home Banking Computer Information. Det gör att tyska användare kan hämta kontoutdrag och initiera överföringar och autogiron.

GnuCash körs på många olika operativsystem, bland annat Windows, MacOSX och Linux.

GnuCash hanterar internationella datum och valutor. Programmets menyer och dialogrutor har översatts till 61 språk, bland annat kinesiska, danska, franska, tyska, ungerska, italienska, japanska, norska, polska, portugisiska, ryska, spanska, svenska, turkiska, ukrainska och brittisk engelska. Dokumentation finns på engelska, franska, portugisiska och spanska.

En kraftfull dialog för transaktionssökning hjälper dig att snabbt hitta en nål i en höstack.

Checkar kan skrivas ut i standardformat på vanliga checkblanketter. Ett grafiskt gränssnitt gör det möjligt att skapa egna checklayouter.

En guidad dialog för att konfigurera lånebetalningar som schemalagda transaktioner.

GnuCash är mycket väl dokumenterat: utöver programmets handbok kan nya användare dra full nytta av introduktionen till koncept. Dokumentet ger bakgrundsinformation om bokföringsprinciper och hur de återspeglas i GnuCash, med många praktiska exempel som beskrivs steg för steg.